Как написать электронное письмо с запросом PTO (с примерами)

Представьте, что вы хотите поехать в отпуск с семьей, отправиться в путешествие на выходные со своим партнером или даже просто взять несколько выходных, чтобы немного отдохнуть и расслабиться. Как эффективно попросить своего руководителя взять корпоративный отпуск?

Вы можете спросить их лично, но они, скорее всего, заняты на совещаниях, и вы можете не получить быстрого ответа. Вы могли бы написать им, но это слишком непринужденно для рабочего места. Отправка электронного запроса на оплачиваемый отпуск (PTO) обеспечивает хороший баланс между профессионализмом и быстрым ответом.

В этой статье обсуждается, что такое электронное письмо с запросом PTO. Он также покажет вам, как вы можете запросить отпуск по электронной почте, и наши лучшие советы по составлению наилучшего возможного запроса на отпуск.

Что такое электронное письмо с запросом PTO?

Электронное письмо с запросом на отгул — это электронное письмо, которое вы отправляете своему менеджеру, чтобы запросить оплачиваемый отпуск. Это формальный и профессиональный способ отправить менеджеру запрос на оплачиваемый отпуск.

Что такое ПТО?

PTO — это льгота, при которой работникам выплачивается плата за время, которое они не работают. Хотя по закону ваш работодатель не обязан предлагать отгулы в качестве льготы, это может способствовать формированию сильной корпоративной культуры и помочь вам сбалансировать работу и личную жизнь.

Даже если на вашем рабочем месте не предусмотрено отгулов, советы и примеры, включенные в эту статью, помогут вам составить сильное электронное письмо с просьбой о предоставлении любого отпуска.

Почему ВОМ важен?

PTO может помочь вам достичь здорового баланса между работой и личной жизнью и имеет много преимуществ для вашего благополучия и счастья.

Исследование, проведенное SHRM, показало, что сотрудники называют оплачиваемый отпуск вторым по важности преимуществом на рабочем месте. Это исследование также показало, что сотрудники, которых поощряют брать отгулы, в целом на 68% счастливее, чем те, кто этого не делает.

Кроме того, Forbes обнаружил, что выгорание сотрудников является одной из основных причин текучести кадров на рабочем месте. Почти 50% сотрудников заявили, что выгорание было причиной ухода с работы в 2019 году. Регулярные перерывы могут помочь вам не дойти до точки выгорания. Это также может помочь вам поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Как написать электронное письмо с запросом PTO

Чтобы ваш запрос по электронной почте PTO имел наилучшие шансы на одобрение, мы предусмотрели для вас несколько шагов.

Шаг 1. Подумайте, нужно ли электронное письмо с запросом на отгул

Хотя электронное письмо с запросом на отгулы — отличный способ попросить об отпуске, есть и более простые способы запросить отгул. Также рекомендуется проверить справочник сотрудников вашей компании, чтобы узнать, как ваша компания хотела бы, чтобы вы запрашивали PTO. Возможно, вам потребуется запросить отгул через программное обеспечение для планирования расписания, такое как Connecteam.

Простое в использовании приложение Connecteam — идеальный инструмент, который поможет вам запрашивать и управлять отгулами. Вместо медленного процесса электронной почты вы можете запросить PTO одним щелчком мыши.

Шаг 2. Напишите четкую тему письма

После того, как вы определили, что электронная почта является лучшим способом действий, первым шагом к написанию электронного письма с запросом на отмену является написание четкой строки темы. Это позволяет вашему менеджеру узнать, о чем вы просите, прежде чем он откроет электронное письмо, и поможет ему эффективно управлять своей рабочей нагрузкой. Включите краткое описание содержания электронного письма в строку темы, например « Ваше имя — Запрос PTO». Это четкая и профессиональная сюжетная линия.

Написание четкой темы для вашего электронного письма также может помочь вашему менеджеру, если он будет искать электронное письмо позже.

Шаг 3: Начните с неформальных отношений.

После того, как вы заполните строку темы, пришло время написать электронное письмо вашему менеджеру. Это хорошая идея, чтобы начать основную часть письма с неформального тона. Поприветствуйте своего менеджера соответствующим образом, например:

«Привет, [имя менеджера]

Надеюсь, ты сегодня в порядке».

ИЛИ ЖЕ

«Доброе утро, [имя менеджера]

Как ты провел выходные?"

Оба варианта дружелюбны и профессиональны и являются идеальным предшественником запроса на отпуск.

Шаг 4: Укажите необходимые дни

После этих неформальных разговоров обратите внимание на насущный вопрос. Начните с заявления о том, что вы запрашиваете PTO. Четко укажите даты и подчеркните, что вы заранее уведомляете. Попробуйте этот формат:

«Я хотел бы использовать X дней из выделенных моей компанией дней PTO. Я прошу использовать [ММ/ДД/ГГГГ – ММ/ДД/ГГГГ] в качестве PTO. Пожалуйста, обратите внимание, что я даю [X] полных недель предварительного уведомления, чтобы взять эти даты».

Шаг 5: Укажите причины отсутствия

Хотя указывать причины вашего запроса не обязательно, это может помочь вашему руководителю понять, насколько важен для вас отпуск. Это может повысить вероятность того, что они одобрят отпуск.

Вам не нужно делиться всеми подробностями о том, почему вы хотите отдохнуть. Но если вы расскажете им, как вы рады отправиться в отпуск с семьей или как сильно вам нужно несколько дней для себя, это может помочь им понять, почему отгулы важны для вас.

Шаг 6: Подготовьтесь заранее

Предоставьте в электронном письме доказательства того, как вы заранее подготовились к выходным, и заверите своего руководителя, что ваша работа будет завершена до того, как вы уйдете. Например:

«Мои текущие задачи будут выполнены до того, как я уйду в отпуск, и я уже попросил [имя коллеги] взять на себя мои обязанности, пока я в отпуске. Со мной также можно будет связаться в экстренных случаях только по [номер телефона/электронная почта]. ”

Шаг 7. Запросите разрешение

Завершите письмо, вежливо попросив разрешения у своего руководителя.

«Сообщите мне, подходит ли этот запрос для вашего расписания» ИЛИ «Будет ли это приемлемо?»

Шаг 8. Поблагодарите своего менеджера и подпишитесь.

Поблагодарите своего менеджера за рассмотрение вашего запроса и подпишите письмо в дружелюбной и профессиональной манере.

«Спасибо, что рассмотрели мою просьбу. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

[Ваше имя]"

Оставить заявку Примеры электронных писем и лучшие советы

Помните, что запрос PTO не является гарантией того, что он будет предоставлен. Следуйте нашим советам и примерам ниже, чтобы создать максимально убедительную аргументацию, чтобы ваш запрос на отгул был одобрен.

Пример 1: Официальное электронное письмо с просьбой об отпуске

В этом примере сотрудница — Сюзанна Коннорс — отправляет электронное письмо своему менеджеру — Джоан Дженкинс — с просьбой об отпуске. Сюзанна хочет отправиться на выходные на ярмарку со своей напарницей Дженни. У Сюзанны есть более чем трехнедельный оплачиваемый отпуск, и она уже организовала для своего коллеги Тима возможность отвечать на ее звонки, пока она отсутствует.

Формальные запросы более распространены в корпоративной или государственной среде. Если тон ваших электронных писем обычно формальный, подумайте о том, чтобы использовать тот же подход при написании запроса на отгулы.

Тема сообщения: Сюзанна Коннорс — запрос на отгул

Дорогая Джоан,

Я надеюсь, что вы хорошо сегодня.

Главный совет: в официальной обстановке рекомендуется использовать профессиональные приветствия. Вы также можете попробовать «Надеюсь, это электронное письмо вас найдет» для корпоративной среды.

Я хотел бы взять два дня отпуска, выделенного моей компанией. Я подаю этот запрос на четверг, 20 апреля, и пятницу, 21 апреля 2023 года. Обратите внимание, что я уведомляю об этом запросе на отгул за три месяца.

Я планирую организовать поездку на выходные для себя и своей подруги Дженни, чтобы посетить ярмарку. Бабушка Дженни водила ее на ту же ярмарку, когда она была маленькой, и я хотел удивить ее, отведя на ту же ярмарку.

Главный совет: поделитесь чем-то конкретным, что вы с нетерпением ждете о своей поездке, или попросите рекомендацию, если вы знаете, что это где-то, где был ваш менеджер. Если они найдут общий язык, они с большей вероятностью скажут «да»!

Я уже попросила Тима отвечать на мои звонки и сообщения, пока меня нет, и я буду доступна по телефону и электронной почте в экстренных случаях.

Дайте мне знать, если этот запрос работает с вашим расписанием. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Сюзанна

Пример 2: Неофициальное электронное письмо с просьбой об отпуске

В этом примере сотрудник — Марко — отправляет электронное письмо своему менеджеру — Эйдену — с просьбой о двухнедельном отгуле. Марко работает в команде, и его коллега Эми согласилась отвечать на электронные письма Марко, пока его нет. Компания Марко имеет неограниченную модель PTO и менее формальную организационную культуру.

Из-за этой неформальной организационной культуры у Марко более разговорный стиль со своим менеджером. Если вы работаете в стартапе или небольшой организации, возможно, лучше использовать этот подход.

Тема сообщения: Марко — запрос на отпуск

Привет Эйден,

Как ты провел выходные? Я слышал, вы были на пляже со своими детьми.

Я планирую взять отпуск в период с 06.02.23 по 12.02.23, чтобы поехать в Сан-Диего. Помнится, ты рассказывал мне о баре неподалеку... Как там еще называется? Я мог бы проверить это!

Я надеюсь, что шести недель будет достаточно, чтобы отпроситься с работы, но я буду рад перенести даты, если они не будут работать на команду.

Полезный совет: в этом примере Марко с удовольствием выбирает даты поездки, чтобы поддержать команду. Если вы можете предложить гибкость, подчеркните это в своем электронном письме — это покажет, что вы командный игрок!

Эми сказала, что будет рада получить любые письма без ответа, пока меня нет. Если я вам понадоблюсь, я по-прежнему буду доступен в чате. Надеюсь, мой часовой пояс будет обновляться правильно!

Главный совет: в неофициальное электронное письмо с запросом PTO попробуйте включить шутку или праздничный смайлик, чтобы показать волнение. Однако этого следует избегать в официальных электронных письмах.

Дайте мне знать ваши мысли и любые рекомендации, которые у вас есть для посещения Испании! Я знаю, что вы посещали несколько раз.

Еще раз спасибо,

Марко

Главный совет: после того, как вы запросили отгул, назначьте встречу в своем календаре на неделю. Если к тому времени вы не получили ответ от своего менеджера, отправьте электронное письмо с напоминанием, чтобы узнать, не мешают ли какие-либо проблемы забронировать эти даты отпуска.

Заключение

PTO — отличный способ отдохнуть от работы без каких-либо финансовых потерь. Есть большие преимущества в использовании любого PTO, который вам могут предложить. К ним относятся помощь в поиске лучшего баланса между работой и личной жизнью и повышение производительности.

Однако ваша работа не должна страдать в ваше отсутствие. Чтобы предотвратить это, обязательно сообщите своему менеджеру, в какое время вы собираетесь уйти, отправив ему электронное письмо с запросом на отгулы. Четко укажите даты, на которые вы уходите, и сообщите им, чем вы займетесь в это время.
Вы также можете запросить PTO через программное обеспечение, такое как Connecteam. Подпишитесь на бесплатную пробную версию, чтобы узнать больше об использовании Connecteam на рабочем месте.