Como escrever um e-mail de solicitação de PTO (com exemplos)

Imagine que você deseja sair de férias com sua família, fazer uma viagem de fim de semana com seu parceiro ou apenas tirar alguns dias de folga para descansar e relaxar. Como você efetivamente pede ao seu gerente para tirar férias da empresa?

Você pode perguntar pessoalmente, mas provavelmente eles estão ocupados em reuniões e você pode não obter uma resposta rápida. Você pode enviar uma mensagem de texto para eles, mas isso parece muito casual para o local de trabalho. Enviar um e-mail de solicitação de folga remunerada (PTO) atinge um bom equilíbrio entre profissionalismo e obter uma resposta rápida.

Este artigo discute o que é um e-mail de solicitação de PTO. Ele também mostrará como você pode solicitar férias por e-mail e nossas principais dicas para redigir a melhor solicitação de folga possível.

O que é um e-mail de solicitação de PTO?

Um e-mail de solicitação de PTO é um e-mail que você envia ao seu gerente para solicitar uma folga remunerada do trabalho. É uma maneira formal e profissional de enviar uma solicitação de folga remunerada ao seu gerente.

O que é PTO?

PTO é um benefício em que os funcionários são pagos pelo tempo que não estão trabalhando. Embora não seja um requisito legal para o seu empregador oferecer PTO como um benefício, isso pode contribuir para uma forte cultura da empresa e ajudá-lo a equilibrar o trabalho e a vida doméstica.

Mesmo que seu local de trabalho não ofereça PTO, os conselhos e exemplos incluídos neste artigo o ajudarão a escrever um e-mail forte para solicitar qualquer tipo de folga.

Por que o PTO é importante?

O PTO pode ajudá-lo a encontrar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal e traz muitos benefícios para o seu bem-estar e felicidade.

Um estudo da SHRM descobriu que os funcionários citam a folga remunerada como o segundo benefício mais importante no local de trabalho. Este estudo também descobriu que os funcionários que são incentivados a usar a tomada de força são 68% mais felizes em geral do que aqueles que não são.

Além disso, a Forbes descobriu que o esgotamento dos funcionários é uma das principais causas de rotatividade de funcionários no local de trabalho. Quase 50% dos funcionários afirmaram que o esgotamento foi o motivo para deixar seus empregos em 2019. Fazer pausas regulares pode ajudar a evitar que você chegue ao ponto de esgotamento. Também pode ajudá-lo a manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

Como escrever um e-mail de solicitação de PTO

Para garantir que sua solicitação de e-mail PTO tenha a melhor chance de ser aprovada, fornecemos algumas etapas a serem seguidas.

Etapa 1: considere se um e-mail de solicitação de PTO é necessário

Embora um e-mail de solicitação de PTO seja uma ótima maneira de solicitar dias de férias, existem maneiras mais diretas de solicitar uma folga. Também é uma boa ideia verificar o manual do funcionário da sua empresa para ver como sua empresa gostaria que você solicitasse o PTO. Pode ser que você precise solicitar seu PTO através de um software de planejamento de cronograma como o Connecteam.

O aplicativo fácil de usar do Connecteam é a ferramenta perfeita para ajudá-lo a solicitar e gerenciar seu PTO. Em vez do lento processo de e-mail, você pode solicitar PTO com um clique.

Passo 2: Escreva uma linha de assunto de e-mail clara

Depois de determinar que um e-mail é o melhor curso de ação, a primeira etapa para escrever um e-mail de solicitação de PTO é escrever uma linha de assunto clara. Isso permite que seu gerente saiba o que você está pedindo antes de abrir o e-mail e o ajuda a gerenciar sua carga de trabalho com eficiência. Inclua uma breve descrição do conteúdo do e-mail na linha de assunto, como “ Seu nome — Solicitação de PTO”. Esta é uma linha de assunto clara e profissional.

Escrever uma linha de assunto clara para o seu e-mail também pode ajudar seu gerente se ele estiver procurando o e-mail posteriormente.

Passo 3: Comece com informalidades.

Depois de preencher sua linha de assunto, é hora de escrever um e-mail para seu gerente. É uma boa ideia começar o corpo do e-mail com um tom informal. Cumprimente seu gerente de maneira apropriada, por exemplo:

“Oi, [nome do gerente]

Espero que você esteja bem hoje.”

OU

“Bom dia, [nome do gerente]

Como foi o seu final de semana?"

Ambas as opções são amigáveis ​​e profissionais e são o precursor perfeito para solicitar férias.

Etapa 4: indique os dias necessários

Após essas informalidades, volte sua atenção para o assunto em questão. Comece afirmando que você está solicitando PTO. Seja claro sobre as datas e destaque que você está avisando com antecedência. Tente este formato:

“Gostaria de usar X dias dos dias de PTO alocados pela empresa. Estou solicitando [MM/DD/AAAA – MM/DD/AAAA] para ser usado como PTO. Por favor, note que estou dando [X] semanas completas de aviso prévio para tomar essas datas.”

Passo 5: Indique os motivos da ausência

Embora não seja um requisito declarar os motivos de sua solicitação, isso pode ajudar seu gerente a entender a importância da folga para você. Isso pode torná-los mais propensos a aprovar o tempo de folga.

Você não precisa compartilhar todos os detalhes sobre por que deseja uma folga. Mas dizer a eles como você está animado para tirar férias com sua família ou o quanto precisa de alguns dias para si mesmo pode ajudá-los a entender por que o PTO é importante para você.

Passo 6: Prepare-se com antecedência

Forneça evidências no e-mail de como você se preparou para a folga com antecedência e assegure ao seu gerente que seu trabalho será concluído antes de você sair. Por exemplo:

“Minhas tarefas atuais serão concluídas antes de eu sair de férias e já pedi a [nome do colega] para cumprir minhas obrigações enquanto estou de folga. Também estarei disponível para emergências apenas por [número de telefone/e-mail]. ”

Etapa 7: solicitar permissão

Termine o e-mail pedindo educadamente a permissão do seu gerente.

“Deixe-me saber se esta solicitação funciona com sua programação” OU “Isso será aceitável?”

Etapa 8: agradeça ao seu gerente e assine

Agradeça ao seu gerente por considerar sua solicitação e assine seu e-mail de maneira amigável e profissional.

“Obrigado por considerar meu pedido. Estou ansioso para ouvir de você.

Atenciosamente,

[Seu nome]"

Deixe exemplos de e-mail de solicitação e dicas principais

Lembre-se, solicitar o PTO não é garantia de que ele será concedido. Siga nossas dicas e exemplos abaixo para criar o caso mais forte possível para que sua solicitação de PTO seja aprovada.

Exemplo 1: e-mail formal de solicitação de férias

Neste exemplo, uma funcionária — Susanne Connors — está enviando um e-mail para sua gerente — Joan Jenkins — para solicitar uma folga. Susanne quer fazer uma viagem de fim de semana ao parque de diversões com sua parceira Jenny. Susanne tem mais de três semanas de PTO acumulada para fazer e já providenciou para que seu colega - Tim - cubra suas ligações enquanto ela estiver ausente.

Solicitações formais são mais comuns em ambientes corporativos ou do setor público. Se o tom de seus e-mails costuma ser formal, considere adotar a mesma abordagem ao redigir uma solicitação de PTO.

Linha de assunto: Susanne Connors - solicitação PTO

Querida Joana,

Espero que você esteja bem hoje.

Dica: em ambientes formais, é recomendável usar saudações profissionais. Você também pode tentar “Espero que este e-mail o encontre bem” para ambientes corporativos.

Eu gostaria de tirar dois dias do meu tempo de férias alocado pela empresa. Estou fazendo esta solicitação para quinta-feira, 20 de abril e sexta-feira, 21 de abril de 2023. Observe que estou dando mais de três meses de aviso prévio para esta solicitação de PTO.

Pretendo reservar uma viagem de fim de semana para mim e minha parceira, Jenny, para visitar um parque de diversões. A avó de Jenny costumava levá-la ao mesmo parque de diversões quando ela era pequena, e eu queria surpreendê-la levando-a ao mesmo.

Dica importante: compartilhe algo específico que você espera sobre sua viagem ou peça uma recomendação se souber que é um lugar onde seu gerente esteve. Encontrar um terreno comum os torna mais propensos a dizer sim!

Já pedi a Tim para cobrir minhas ligações e mensagens enquanto estiver fora e estarei disponível por telefone e e-mail para emergências.

Deixe-me saber se esta solicitação funciona com sua programação. Estou ansioso para ouvir de você.

Atenciosamente,

Susana

Exemplo 2: E-mail informal de solicitação de férias

Neste exemplo, um funcionário — Marco — está enviando um e-mail para seu gerente — Aiden — para solicitar duas semanas de PTO. Marco trabalha em equipe e sua colega, Amy, concordou em responder aos e-mails de Marco enquanto ele estiver fora. A empresa de Marco tem um modelo PTO ilimitado e uma cultura organizacional menos formal.

Por causa dessa cultura organizacional informal, Marco tem um estilo mais conversador com seu gerente. Se você trabalha em uma start-up ou em uma pequena organização, talvez seja melhor adotar essa abordagem.

Assunto: Marco—Pedido de férias

Olá Aidan,

Como foi o seu final de semana? Ouvi dizer que você visitou a praia com seus filhos.

Pretendo fazer algum PTO entre 06/02/23 e 12/02/23 para viajar para San Diego. Lembro que você me contou sobre um bar perto de lá - Qual era mesmo o nome? Eu poderia verificar isso!

Espero que seis semanas seja o suficiente para tirar uma folga do trabalho, mas ficarei feliz em reagendar as datas se elas não funcionarem para a equipe.

Dica: neste exemplo, Marco fica feliz em ser flexível quanto às datas de viagem para apoiar a equipe. Se você puder oferecer flexibilidade, destaque isso em seu e-mail – isso mostra que você trabalha em equipe!

Amy disse que fica feliz em receber todos os e-mails não respondidos enquanto estou fora. Se precisar de mim, ainda estarei disponível no IM. Espero que meu fuso horário seja atualizado corretamente!

Dica: em um e-mail informal de solicitação de PTO, tente incluir uma piada ou um emoji de feriado para mostrar entusiasmo. No entanto, isso deve ser evitado em e-mails formais.

Deixe-me saber seus pensamentos e recomendações que você tem para visitar a Espanha! Eu sei que você visitou algumas vezes.

Obrigado novamente,

Marco

Dica importante: Depois de solicitar sua PTO, marque um horário em sua agenda para uma semana. Se você ainda não recebeu uma resposta do seu gerente, envie um e-mail de lembrete para ver se algum problema está impedindo você de reservar essas datas de férias.

Conclusão

A PTO é uma ótima maneira de tirar uma folga do trabalho sem sofrer nenhuma perda financeira. Há grandes benefícios em aceitar qualquer PTO que lhe seja oferecido. Isso inclui ajudá-lo a encontrar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal e aumentar sua produtividade.

No entanto, seu trabalho não deve sofrer na sua ausência. Para evitar isso, certifique-se de informar ao seu gerente a que horas pretende decolar, enviando a ele um e-mail de solicitação de PTO. Seja claro sobre quais datas você está solicitando folga e informe a eles o que você fará nesse período.
Você também pode solicitar o PTO por meio de um software como o Connecteam. Inscreva-se para uma avaliação gratuita para saber mais sobre como usar o Connecteam em seu local de trabalho.