如何撰寫 PTO 請求電子郵件（附示例）

想像一下，您想與家人一起去度假，與伴侶一起週末旅行，甚至只是休息幾天休息一下。 你如何有效地要求你的經理去公司休假？

您可以親自詢問他們，但他們可能忙於開會，您可能不會得到快速回复。 你可以給他們發短信，但這對工作場所來說太隨意了。 發送帶薪休假 (PTO) 請求電子郵件在專業性和獲得快速響應之間取得了良好的平衡。

本文討論什麼是 PTO 請求電子郵件。 它還將向您展示如何通過電子郵件請求休假時間，以及我們編寫最佳休假請求的重要提示。

什麼是 PTO 請求電子郵件？

PTO 請求電子郵件是您發送給您的經理以請求帶薪休假的電子郵件。 這是向您的經理提交帶薪休假請求的正式且專業的方式。

什麼是取力器？

PTO 是一項福利，員工在他們不工作的時間獲得報酬。 雖然法律不要求您的雇主提供 PTO 作為福利，但它可以促進強大的公司文化並幫助您平衡工作和家庭生活。

即使您的工作場所不提供 PTO，本文中包含的建議和示例也將幫助您寫一封強有力的電子郵件來請求任何類型的休假。

為什麼取力器很重要？

PTO 可以幫助您在工作與生活之間取得健康的平衡，並且對您的幸福和幸福有很多好處。

SHRM 的一項研究發現，員工將帶薪休假列為工作場所第二重要的福利。 這項研究還發現，鼓勵參加 PTO 的員工總體上比沒有參加 PTO 的員工快樂 68%。

此外，福布斯發現，員工倦怠是職場員工離職的主要原因之一。 近 50% 的員工表示，精疲力盡是 2019 年離職的原因。確保定期休息有助於防止您達到精疲力盡的地步。 它還可以幫助您保持健康的工作與生活平衡。

如何撰寫 PTO 請求電子郵件

為確保您的 PTO 電子郵件請求最有可能獲得批准，我們提供了一些步驟供您遵循。

第 1 步：考慮是否需要 PTO 請求電子郵件

雖然 PTO 請求電子郵件是請求休假的好方法，但還有更直接的請求休假方法。 查看貴公司的員工手冊以了解貴公司希望您如何申請 PTO 也是一個好主意。 您可能需要通過 Connecteam 等時間表規劃軟件申請 PTO。

Connecteam 易於使用的應用程序是幫助您申請和管理 PTO 的完美工具。 您可以一鍵請求 PTO，而不是緩慢的電子郵件流程。

第 2 步：撰寫清晰的電子郵件主題行

一旦您確定電子郵件是最佳行動方案，編寫 PTO 請求電子郵件的第一步就是寫一個明確的主題行。 這可以讓您的經理在打開電子郵件之前知道您的要求，並支持他們有效地管理工作量。 在主題行中包含對電子郵件內容的簡短描述，例如“您的姓名 - PTO 請求”。 這是一個清晰而專業的主題行。

為你的電子郵件寫一個明確的主題行也可以幫助你的經理，如果他們在以後搜索電子郵件。

第 3 步：從非正式場合開始。

完成主題行後，就該給您的經理寫一封電子郵件了。 以非正式的語氣開始電子郵件的正文是個好主意。 以適當的方式問候您的經理，例如：

“嗨， [經理的名字]

希望你今天一切都好。”

要么

“早上好， [經理姓名]

你周末過得怎麼樣？”

這兩種選擇都友好而專業，是申請休假的完美先決條件。

第 4 步：說明您需要的天數

在這些非正式的場合之後，將注意力轉移到手頭的事情上。 首先說明您要申請 PTO。 明確日期並強調您提前通知。 試試這個格式：

“我想使用公司分配的 PTO 天數中的X天。 我請求[MM/DD/YYYY – MM/DD/YYYY]用作 PTO。 請注意，我提前[X]週提前通知這些日期。”

第 5 步：說明您缺席的原因

雖然不需要說明您提出請求的原因，但它可以幫助您的經理了解休假對您的重要性。 這可能會使他們更有可能批准休假。

您不必分享有關休假原因的所有細節。 但是告訴他們您很高興與家人一起度假，或者您需要幾天時間獨處，這可能會幫助他們理解為什麼 PTO 對您很重要。

第六步：提前準備

在電子郵件中提供您如何提前為休假做準備的證據，並向您的經理保證您的工作將在您離開前完成。 例如：

“我目前的任務將在我休假前完成，我已經請[同事姓名]在我休假期間接手我的職責。 我也只能通過[電話號碼/電子郵件]聯繫緊急情況。 ”

第 7 步：請求許可

通過禮貌地徵得您經理的許可來結束電子郵件。

“讓我知道這個請求是否符合您的日程安排”或“這可以接受嗎？”

第 8 步：感謝您的經理並簽字

感謝您的經理考慮您的請求，並以友好和專業的方式簽署您的電子郵件。

“感謝您考慮我的請求。 我期待著您的回音。

親切的問候，

[你的名字]”

請假請求電子郵件示例和重要提示

請記住，申請 PTO 並不能保證一定會獲得批准。 按照我們下面的提示和示例構建最強大的案例，以便您的 PTO 請求獲得批准。

示例 1：正式休假請求電子郵件

在此示例中，一名員工 Susanne Connors 正在向她的經理 Joan Jenkins 發送電子郵件，請求休假。 蘇珊想和她的搭檔珍妮一起去遊樂場度週末。 Susanne 有超過三週的累積 PTO 時間要使用，並且已經為她的同事 Tim 安排好在她不在時接聽她的電話。

正式請求在公司或公共部門環境中更為常見。 如果您電子郵件的語氣通常是正式的，請考慮在撰寫 PTO 請求時採用相同的方法。

主題行：Susanne Connors——PTO 請求

親愛的瓊，

我希望你今天一切都好。

重要提示：在正式環境中，建議使用專業的問候語。 對於公司環境，您也可以嘗試使用“我相信這封電子郵件能找到您”。

我想休兩天公司規定的休假時間。 我將在 2023 年 4 月 20 日星期四和 4 月 21 日星期五提出此請求。請注意，我將為此 PTO 請求提前三個月發出通知。

我計劃為自己和我的搭檔珍妮預定一次週末旅行，去遊樂場。 珍妮小的時候，她的祖母經常帶她去同一個遊樂場，我想帶她去同一個遊樂場，給她一個驚喜。

重要提示：分享您對旅行的具體期待，或者如果您知道您的經理去過某個地方，請尋求推薦。 找到共同點使他們更有可能同意！

我已經讓蒂姆在我不在的時候幫我接聽電話和發短信，在緊急情況下我會通過電話和電子郵件與我聯繫。

讓我知道此請求是否符合您的日程安排。 我期待著您的回音。

親切的問候，

蘇珊娜

示例 2：非正式休假請求電子郵件

在此示例中，員工 Marco 正在向他的經理 Aiden 發送電子郵件，請求兩週的 PTO。 Marco 作為團隊的一員工作，他的同事 Amy 同意在他離開時回复 Marco 的電子郵件。 Marco 的公司擁有無限的 PTO 模型和不太正式的組織文化。

由於這種非正式的組織文化，Marco 與他的經理之間的對話風格更為活躍。 如果您在初創公司或小型組織工作，採用這種方法可能會更好。

主題行：Marco—請假

嗨艾登，

你周末過得怎麼樣？ 我聽說你和你的孩子一起去了海灘。

我計劃在 02/06/23 和 02/12/23 之間使用一些 PTO 前往聖地亞哥。 我記得你跟我說過附近有一家酒吧——又叫什麼名字？ 我可能會檢查一下！

我希望六週的時間足以請假，但如果他們不為團隊工作，我很樂意重新安排日期。

重要提示：在這個例子中，Marco 很樂意靈活安排他的旅行日期以支持團隊。 如果您可以提供靈活性，請在您的電子郵件中突出顯示這一點——這表明您是團隊合作者！

艾米說她很樂意在我不在的時候收到任何未回复的郵件。 如果你需要我，我仍然可以在 IM 上找到。 希望我的時區能夠正確更新！

重要提示：在非正式的 PTO 請求電子郵件中，嘗試加入一個笑話或節日表情符號來表達興奮。 但是，在正式電子郵件中應避免這種情況。

讓我知道您的想法和您對訪問西班牙的任何建議！ 我知道你去過幾次。

再次感謝，

馬可

重要提示：一旦您申請了 PTO，請在您的日曆中設置一個為期一周的約會。 如果到那時您還沒有收到經理的回复，請發送一封提醒電子郵件，看看是否有任何問題阻止您預訂這些假期。

結論

PTO 是一種很好的休假方式，而且不會造成任何經濟損失。 參加任何可能提供給您的 PTO 都有很大的好處。 其中包括幫助您找到更好的工作與生活平衡並提高您的工作效率。

但是，您的工作不能因您不在而受到影響。 為防止這種情況發生，請確保通過向經理髮送 PTO 請求電子郵件讓他們知道您打算什麼時候休假。 清楚你要請假的日期，並讓他們知道你在那段時間會做什麼。
您也可以通過 Connecteam 等軟件申請 PTO。 註冊免費試用以了解有關在您的工作場所使用 Connecteam 的更多信息。