So schreiben Sie eine PTO-Anfrage-E-Mail (mit Beispielen)

Stellen Sie sich vor, Sie möchten mit Ihrer Familie in den Urlaub fahren, mit Ihrem Partner einen Wochenendausflug unternehmen oder sich einfach ein paar Tage frei nehmen, um sich auszuruhen und zu entspannen. Wie bitten Sie Ihren Vorgesetzten effektiv, einen Betriebsurlaub zu nehmen?

Sie könnten sie persönlich fragen, aber sie sind wahrscheinlich mit Besprechungen beschäftigt, und Sie erhalten möglicherweise keine schnelle Antwort. Du könntest ihnen schreiben, aber das fühlt sich für den Arbeitsplatz zu lässig an. Das Versenden einer E-Mail mit der Bitte um bezahlte Freizeit (PTO) bietet ein gutes Gleichgewicht zwischen Professionalität und einer schnellen Antwort.

In diesem Artikel wird erläutert, was eine PTO-Anforderungs-E-Mail ist. Es zeigt Ihnen auch, wie Sie Urlaubszeit per E-Mail beantragen können, und unsere Top-Tipps zum Verfassen des bestmöglichen Urlaubsantrags.

Was ist eine PTO-Anfrage-E-Mail?

Eine PTO-Anforderungs-E-Mail ist eine E-Mail, die Sie an Ihren Vorgesetzten senden, um eine bezahlte Freistellung von der Arbeit zu beantragen. Es ist eine formelle und professionelle Möglichkeit, Ihrem Vorgesetzten einen Antrag auf bezahlte Freistellung zu stellen.

Was ist Zapfwelle?

PTO ist eine Leistung, bei der Mitarbeiter für die Zeit bezahlt werden, in der sie nicht arbeiten. Es ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass Ihr Arbeitgeber PTO als Zusatzleistung anbietet, es kann jedoch zu einer starken Unternehmenskultur beitragen und Ihnen dabei helfen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.

Selbst wenn Ihr Arbeitsplatz kein PTO anbietet, helfen Ihnen die Ratschläge und Beispiele in diesem Artikel, eine starke E-Mail zu schreiben, um jede Art von Freizeit zu beantragen.

Warum ist Zapfwelle wichtig?

PTO kann Ihnen helfen, eine gesunde Work-Life-Balance zu finden, und hat viele Vorteile für Ihr Wohlbefinden und Ihre Zufriedenheit.

Eine Studie von SHRM ergab, dass Mitarbeiter bezahlte Freizeit als zweitwichtigste Leistung am Arbeitsplatz nennen. Diese Studie ergab auch, dass Mitarbeiter, die dazu ermutigt werden, ihre PTO zu nehmen, insgesamt um 68 % glücklicher sind als diejenigen, die dies nicht tun.

Darüber hinaus stellte Forbes fest, dass Mitarbeiter-Burnout eine der Hauptursachen für Mitarbeiterfluktuation am Arbeitsplatz ist. Fast 50 % der Mitarbeiter gaben 2019 an, dass Burnout der Grund dafür war, dass sie ihren Job aufgegeben haben. Regelmäßige Pausen können helfen, Burnout zu vermeiden. Es kann Ihnen auch helfen, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.

So schreiben Sie eine PTO-Anfrage-E-Mail

Um sicherzustellen, dass Ihre PTO-E-Mail-Anfrage die besten Chancen hat, genehmigt zu werden, haben wir einige Schritte bereitgestellt, die Sie befolgen können.

Schritt 1: Überlegen Sie, ob eine PTO-Anforderungs-E-Mail erforderlich ist

Während eine PTO-Anfrage-E-Mail eine großartige Möglichkeit ist, um Urlaubstage zu beantragen, gibt es einfachere Möglichkeiten, eine Auszeit zu beantragen. Es ist auch eine gute Idee, das Mitarbeiterhandbuch Ihres Unternehmens zu überprüfen, um zu sehen, wie Ihr Unternehmen möchte, dass Sie PTO beantragen. Es kann sein, dass Sie Ihre PTO über eine Terminplanungssoftware wie Connecteam anfordern müssen.

Die benutzerfreundliche App von Connecteam ist das perfekte Tool, um Sie bei der Beantragung und Verwaltung Ihrer PTO zu unterstützen. Anstelle des langsamen E-Mail-Prozesses können Sie PTO mit einem Klick anfordern.

Schritt 2: Schreiben Sie eine klare E-Mail-Betreffzeile

Sobald Sie festgestellt haben, dass eine E-Mail die beste Vorgehensweise ist, besteht der erste Schritt zum Schreiben einer PTO-Anfrage-E-Mail darin, eine klare Betreffzeile zu schreiben. Dadurch weiß Ihr Vorgesetzter, worum Sie bitten, bevor er die E-Mail öffnet, und unterstützt ihn dabei, sein Arbeitspensum effektiv zu verwalten. Fügen Sie eine kurze Beschreibung des E-Mail-Inhalts in die Betreffzeile ein, z. B. „ Ihr Name – PTO-Anfrage“. Dies ist eine klare und professionelle Betreffzeile.

Das Verfassen einer eindeutigen Betreffzeile für Ihre E-Mail kann Ihrem Vorgesetzten auch helfen, wenn er zu einem späteren Zeitpunkt nach der E-Mail sucht.

Schritt 3: Beginnen Sie mit Formalitäten.

Sobald Sie Ihre Betreffzeile vervollständigt haben, ist es an der Zeit, eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten zu schreiben. Es ist eine gute Idee, den Text der E-Mail mit einem informellen Ton zu beginnen. Begrüßen Sie Ihren Vorgesetzten auf angemessene Weise, zum Beispiel:

„Hallo, [Name des Managers]

Ich hoffe, es geht dir heute gut.“

ODER

„Guten Morgen, [Name des Managers]

Wie war dein Wochenende?"

Beide Optionen sind freundlich und professionell und sind die perfekte Vorstufe zur Urlaubsanfrage.

Schritt 4: Geben Sie Ihre gewünschten Tage an

Wenden Sie sich nach diesen Formalitäten der Sache zu. Beginnen Sie mit der Angabe, dass Sie PTO anfordern. Machen Sie genaue Angaben zu den Terminen und betonen Sie, dass Sie im Voraus Bescheid geben. Versuchen Sie dieses Format:

„Ich möchte X Tage meiner vom Unternehmen zugewiesenen PTO-Tage nutzen. Ich beantrage die Verwendung von [MM/TT/JJJJ – MM/TT/JJJJ] als PTO. Bitte beachten Sie, dass ich [X] volle Wochen im Voraus kündige, um diese Termine wahrzunehmen.“

Schritt 5: Nennen Sie Ihre Gründe für die Abwesenheit

Es ist zwar nicht erforderlich, die Gründe für Ihre Anfrage anzugeben, aber es kann Ihrem Vorgesetzten helfen zu verstehen, wie wichtig die Auszeit für Sie ist. Dies könnte dazu führen, dass sie die Auszeit eher genehmigen.

Sie müssen nicht jedes Detail darüber preisgeben, warum Sie die Auszeit wünschen. Aber wenn Sie ihnen sagen, wie sehr Sie sich darauf freuen, mit Ihrer Familie in den Urlaub zu fahren, oder wie sehr Sie ein paar Tage für sich brauchen, können sie vielleicht verstehen, warum die PTO für Sie wichtig ist.

Schritt 6: Vorbereiten

Belegen Sie in der E-Mail, wie Sie sich im Voraus auf die Auszeit vorbereitet haben, und versichern Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Ihre Arbeit abgeschlossen sein wird, bevor Sie gehen. Zum Beispiel:

„Meine aktuellen Aufgaben werden erledigt, bevor ich in den Urlaub gehe, und ich habe [Name des Kollegen] bereits gebeten, meine Aufgaben während meiner Abwesenheit zu übernehmen. Auch für Notfälle bin ich nur unter [Telefonnummer/E-Mail] erreichbar. ”

Schritt 7: Erlaubnis anfordern

Beenden Sie die E-Mail, indem Sie höflich um die Erlaubnis Ihres Vorgesetzten bitten.

„Lassen Sie mich wissen, ob diese Anfrage in Ihren Zeitplan passt“ ODER „Ist das akzeptabel?“

Schritt 8: Bedanken Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten und melden Sie sich ab

Bedanken Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten für die Prüfung Ihrer Anfrage und unterzeichnen Sie Ihre E-Mail auf freundliche und professionelle Weise.

„Danke, dass Sie meine Anfrage berücksichtigt haben. Ich freue mich von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name]"

E-Mail-Beispiele für Urlaubsanträge und Top-Tipps

Denken Sie daran, dass die Beantragung von PTO keine Garantie dafür ist, dass es gewährt wird. Befolgen Sie unsere nachstehenden Tipps und Beispiele, um die bestmögliche Argumentation zu entwickeln, damit Ihr PTO-Antrag genehmigt wird.

Beispiel 1: Formelle Urlaubsantrags-E-Mail

In diesem Beispiel sendet eine Mitarbeiterin – Susanne Connors – ihrer Vorgesetzten – Joan Jenkins – eine E-Mail mit der Bitte um eine Auszeit. Susanne will mit ihrer Partnerin Jenny einen Wochenendausflug zum Rummelplatz machen. Susanne hat über drei Wochen angesammelte PTO zu nehmen und hat bereits organisiert, dass ihr Kollege – Tim – ihre Anrufe übernimmt, während sie weg ist.

Formelle Anfragen sind häufiger in Unternehmen oder im öffentlichen Sektor anzutreffen. Wenn der Ton Ihrer E-Mails normalerweise förmlich ist, sollten Sie beim Schreiben einer PTO-Anfrage den gleichen Ansatz verfolgen.

Betreffzeile: Susanne Connors – PTO-Anfrage

Liebe Johanna,

Ich hoffe, es geht dir heute gut.

Top-Tipp: In formellen Umgebungen wird die Verwendung professioneller Begrüßungen empfohlen. Sie können auch „Ich vertraue darauf, dass diese E-Mail Sie wohlauf findet“ für Unternehmensumgebungen ausprobieren.

Ich möchte zwei Tage meiner betrieblichen Urlaubszeit nehmen. Ich stelle diesen Antrag für Donnerstag, den 20. April, und Freitag, den 21. April 2023. Bitte beachten Sie, dass ich für diesen PTO-Antrag mehr als drei Monate im Voraus kündige.

Ich habe vor, einen Wochenendausflug für mich und meine Partnerin – Jenny – zu buchen, um einen Rummelplatz zu besuchen. Jennys Oma hat sie als kleines Mädchen immer auf denselben Rummelplatz mitgenommen, und ich wollte sie überraschen, indem ich sie auf denselben Rummelplatz mitnahm.

Top-Tipp: Teilen Sie etwas Bestimmtes mit, auf das Sie sich in Bezug auf Ihre Reise freuen, oder fragen Sie nach einer Empfehlung, wenn Sie wissen, dass Ihr Manager dort war. Wenn sie Gemeinsamkeiten finden, werden sie eher Ja sagen!

Ich habe Tim bereits gebeten, meine Anrufe und Nachrichten zu übernehmen, während ich weg bin, und ich werde für Notfälle per Telefon und E-Mail erreichbar sein.

Lassen Sie mich wissen, ob diese Anfrage in Ihren Zeitplan passt. Ich freue mich von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

Susanne

Beispiel 2: Informelle Urlaubsantrags-E-Mail

In diesem Beispiel sendet ein Mitarbeiter – Marco – seinem Vorgesetzten – Aiden – eine E-Mail mit der Bitte um zwei Wochen PTO. Marco arbeitet in einem Team und seine Kollegin Amy hat zugestimmt, Marcos E-Mails zu beantworten, während er abwesend ist. Marcos Unternehmen hat ein unbegrenztes PTO-Modell und eine weniger formelle Organisationskultur.

Aufgrund dieser informellen Organisationskultur hat Marco einen eher gesprächigen Stil mit seinem Vorgesetzten. Wenn Sie in einem Start-up oder einer kleinen Organisation arbeiten, ist es möglicherweise besser, diesen Ansatz zu übernehmen.

Betreffzeile: Marco – Urlaubsantrag

Hallo Aiden,

Wie war dein Wochenende? Ich habe gehört, Sie waren mit Ihren Kindern am Strand.

Ich plane, zwischen dem 06.02.23 und dem 12.02.23 etwas PTO zu nehmen, um nach San Diego zu reisen. Ich erinnere mich, dass du mir von einer Bar dort in der Nähe erzählt hast – Wie war noch mal der Name? Ich könnte es überprüfen!

Ich hoffe, dass die Frist von sechs Wochen ausreicht, um sich eine Auszeit von der Arbeit zu nehmen, aber ich verschiebe die Termine gerne, wenn sie für das Team nicht funktionieren.

Top-Tipp: In diesem Beispiel ist Marco gerne flexibel in Bezug auf seine Reisedaten, um das Team zu unterstützen. Wenn Sie Flexibilität bieten können, heben Sie dies in Ihrer E-Mail hervor – es zeigt, dass Sie ein Teamplayer sind!

Amy hat gesagt, dass sie gerne alle unbeantworteten E-Mails abholt, während ich weg bin. Wenn Sie mich brauchen, bin ich immer noch per IM erreichbar. Hoffentlich wird meine Zeitzone richtig aktualisiert!

Top-Tipp: Versuchen Sie, in einer informellen PTO-Anfrage-E-Mail einen Witz oder ein Feiertags-Emoji einzufügen, um Aufregung zu zeigen. Dies sollte jedoch in formellen E-Mails vermieden werden.

Teilen Sie mir Ihre Gedanken und Empfehlungen für einen Besuch in Spanien mit! Ich weiß, dass Sie ein paar Mal zu Besuch waren.

Danke noch einmal,

Marco

Top-Tipp: Sobald Sie Ihre PTO beantragt haben, legen Sie in Ihrem Kalender einen Termin für eine Woche fest. Wenn Sie bis dahin nichts von Ihrem Vorgesetzten gehört haben, senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail, um zu sehen, ob irgendwelche Probleme Sie daran hindern, diese Urlaubsdaten zu buchen.

Fazit

PTO ist eine großartige Möglichkeit, sich eine Auszeit von der Arbeit zu nehmen, ohne finanzielle Verluste zu erleiden. Es gibt große Vorteile, wenn Sie jede PTO nehmen, die Ihnen angeboten wird. Dazu gehören die Unterstützung bei der Suche nach einer besseren Work-Life-Balance und die Steigerung Ihrer Produktivität.

Ihre Arbeit darf jedoch nicht unter Ihrer Abwesenheit leiden. Um dies zu verhindern, teilen Sie Ihrem Vorgesetzten unbedingt mit, wann Sie abheben möchten, indem Sie ihm eine PTO-Anfrage-E-Mail senden. Seien Sie sich darüber im Klaren, an welchen Terminen Sie eine Auszeit beantragen, und teilen Sie ihnen mit, was Sie in dieser Zeit unternehmen werden.
Sie können PTO auch über Software wie Connecteam anfordern. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an, um mehr über die Verwendung von Connecteam an Ihrem Arbeitsplatz zu erfahren.