Cum se scrie un e-mail de solicitare PTO (cu exemple)

Imaginează-ți că vrei să mergi în vacanță cu familia ta, să faci o excursie de weekend cu partenerul tău sau chiar să iei câteva zile libere pentru un pic de odihnă și relaxare. Cum îi ceri efectiv managerului tău să ia o vacanță de companie?

Ați putea să-i întrebați în persoană, dar probabil că sunt ocupați cu întâlniri și este posibil să nu primiți un răspuns rapid. Le-ai putea trimite mesaje, dar asta pare prea casual pentru locul de muncă. Trimiterea unui e-mail de solicitare de concediu plătit (PTO) asigură un echilibru bun între profesionalism și obținerea unui răspuns rapid.

Acest articol discută ce este un e-mail de solicitare PTO. De asemenea, vă va arăta cum puteți solicita timpul de concediu prin e-mail și sfaturile noastre de top pentru a scrie cea mai bună cerere de concediu posibil.

Ce este un e-mail de solicitare PTO?

Un e-mail de solicitare PTO este un e-mail pe care îl trimiteți managerului dvs. pentru a solicita concediu plătit de la serviciu. Este o modalitate formală și profesională de a depune o cerere de concediu plătit managerului dvs.

Ce este PTO?

PTO este un beneficiu în care angajații sunt plătiți pentru timpul în care nu lucrează. Deși nu este o cerință legală ca angajatorul dvs. să ofere PTO ca beneficiu, aceasta poate contribui la o cultură puternică a companiei și vă poate ajuta să echilibrați viața profesională și cea de acasă.

Chiar dacă locul de muncă nu oferă PTO, sfaturile și exemplele incluse în acest articol vă vor ajuta să scrieți un e-mail puternic pentru a solicita orice tip de timp liber.

De ce este importantă PTO?

PTO vă poate ajuta să găsiți un echilibru sănătos între muncă și viață și are multe beneficii pentru bunăstarea și fericirea dumneavoastră.

Un studiu al SHRM a constatat că angajații menționează concediul plătit drept al doilea beneficiu ca important la locul de muncă. Acest studiu a mai constatat că angajații care sunt încurajați să-și ia PTO sunt cu 68% mai fericiți în general decât cei care nu sunt.

În plus, Forbes a descoperit că epuizarea angajaților este una dintre principalele cauze ale fluctuației angajaților la locul de muncă. Aproape 50% dintre angajați au declarat că epuizarea a fost motivul pentru care și-au părăsit locul de muncă în 2019. Asigurarea că iei pauze regulate te poate ajuta să previi să ajungi la punctul de epuizare. De asemenea, vă poate ajuta să mențineți un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată.

Cum să scrieți un e-mail de solicitare PTO

Pentru a vă asigura că solicitarea dvs. prin e-mail PTO are cele mai bune șanse de a fi aprobată, am oferit câțiva pași pe care trebuie să-i urmați.

Pasul 1: Luați în considerare dacă este necesar un e-mail de solicitare PTO

În timp ce un e-mail de solicitare a PTO este o modalitate excelentă de a solicita zile de vacanță, există modalități mai simple de a solicita timp liber. De asemenea, este o idee bună să verificați manualul angajaților companiei dvs. pentru a vedea cum ar dori compania dvs. să solicitați PTO. Este posibil să aveți nevoie să solicitați PTO printr-un software de planificare a programelor precum Connecteam.

Aplicația Connecteam ușor de utilizat este instrumentul perfect pentru a vă ajuta să solicitați și să vă gestionați PTO. În loc de procesul de e-mail lent, puteți solicita PTO cu un singur clic.

Pasul 2: scrieți un subiect clar pentru e-mail

Odată ce ați stabilit că un e-mail este cel mai bun curs de acțiune, primul pas pentru a scrie un e-mail de solicitare PTO este să scrieți un subiect clar. Acest lucru îi permite managerului să știe ce cereți înainte de a deschide e-mailul și îl sprijină în gestionarea eficientă a volumului de lucru. Includeți o scurtă descriere a conținutului e-mailului în linia de subiect, cum ar fi „ Numele dvs. – Solicitare PTO”. Acesta este un subiect clar și profesional.

Scrierea unui subiect clar pentru e-mailul dvs. poate ajuta, de asemenea, managerul dvs. dacă caută e-mailul la o dată ulterioară.

Pasul 3: Începeți cu informalitățile.

După ce ați completat subiectul, este timpul să scrieți un e-mail managerului dvs. Este o idee bună să începeți corpul e-mailului cu un ton informal. Salutați-vă managerul într-un mod adecvat, de exemplu:

„Bună, [numele managerului]

Sper că ești bine astăzi.”

SAU

„Bună dimineața, [numele managerului]

Cum a fost weekendul tău?”

Ambele opțiuni sunt prietenoase și profesioniste și sunt precursorul perfect pentru solicitarea timpului de vacanță.

Pasul 4: Indicați zilele necesare

După aceste informalități, îndreptați-vă atenția asupra subiectului în cauză. Începeți prin a declara că solicitați PTO. Fiți clar în ceea ce privește datele și evidențiați că notificați în avans. Încercați acest format:

„Aș dori să folosesc X zile din zilele PTO alocate de companie. Solicit [LL/ZZ/AAAA – LL/ZZ/AAAA] să fie folosit ca PTO. Vă rugăm să rețineți că dau [X] săptămâni întregi de notificare în avans pentru a lua aceste date.”

Pasul 5: Spuneți motivele absenței

Deși nu este o cerință să precizați motivele solicitării dvs., aceasta vă poate ajuta managerul să înțeleagă cât de important este timpul liber pentru dvs. Acest lucru i-ar putea face mai probabil să aprobe timpul liber.

Nu trebuie să împărtășiți fiecare detaliu despre motivul pentru care doriți să aveți timp liber. Dar să le spui cât de încântat ești să iei o vacanță cu familia ta sau cât de mult ai nevoie de câteva zile pentru tine, i-ar putea ajuta să înțeleagă de ce PTO este important pentru tine.

Pasul 6: Pregătiți-vă în avans

Furnizați în e-mail dovezi despre modul în care v-ați pregătit pentru timpul liber și asigurați-vă managerului că munca dvs. va fi finalizată înainte de a pleca. De exemplu:

„Sarcinile mele actuale vor fi îndeplinite înainte de a pleca în vacanță și am cerut deja [numele colegului] să-mi îndeplinească sarcinile cât timp sunt plecat. De asemenea, voi fi contactat pentru situații de urgență numai prin [număr de telefon/e-mail]. ”

Pasul 7: Solicitați permisiunea

Încheiați e-mailul cerând politicos permisiunea managerului dvs.

„Anunță-mă dacă această solicitare funcționează cu programul tău” SAU „Va fi acceptat?”

Pasul 8: Mulțumiți managerului și deconectați-vă

Mulțumiți managerului dvs. pentru că a luat în considerare solicitarea dvs. și semnați-vă e-mailul într-un mod prietenos și profesionist.

„Mulțumesc că ai luat în considerare cererea mea. Aștept cu nerăbdare să ne auzim.

Salutări calde,

[Numele dumneavoastră]"

Lăsați exemple de e-mail de solicitare și sfaturi de top

Rețineți că solicitarea PTO nu este o garanție că va fi acordată. Urmați sfaturile și exemplele noastre de mai jos pentru a crea cel mai solid caz posibil, astfel încât solicitarea dvs. de PTO să fie aprobată.

Exemplul 1: e-mailul formal al cererii de concediu

În acest exemplu, o angajată – Susanne Connors – îi trimite un e-mail managerului ei – Joan Jenkins – pentru a solicita o perioadă liberă. Susanne vrea să facă o excursie de weekend la târg împreună cu partenera ei Jenny. Susanne are de preluat peste trei săptămâni de PTO acumulat și s-a organizat deja pentru colegul ei, Tim, să-și acopere apelurile în timp ce este plecată.

Solicitările formale sunt mai frecvente în mediile corporative sau din sectorul public. Dacă tonul e-mailurilor dvs. este de obicei formal, luați în considerare adoptarea aceleiași abordări atunci când scrieți o solicitare PTO.

Subiect: Susanne Connors—cerere PTO

Dragă Joan,

Sper că ești bine astăzi.

Sfat de top: în mediile formale, este recomandată folosirea salutărilor profesionale. De asemenea, puteți încerca „Am încredere că acest e-mail vă găsește bine” pentru mediile corporative.

Aș dori să iau două zile din timpul de vacanță alocat de companie. Depun această solicitare pentru joi, 20 aprilie și vineri, 21 aprilie 2023. Vă rugăm să rețineți că acord un preaviz de peste trei luni pentru această solicitare PTO.

Plănuiesc să rezerv o excursie de weekend pentru mine și partenerul meu — Jenny — pentru a vizita un târg. Bunica lui Jenny o ducea la același târg când era mică și am vrut să o surprind ducând-o la același târg.

Sfat de top: împărtășiți ceva anume pe care îl așteptați cu nerăbdare despre călătoria dvs. sau cereți o recomandare dacă știți că a fost undeva managerul dvs. Găsirea unui punct comun îi face mai probabil să spună da!

L-am rugat deja pe Tim să-mi acopere apelurile și mesajele cât sunt plecat și voi fi disponibil prin telefon și e-mail pentru situații de urgență.

Anunțați-mă dacă această solicitare funcționează cu programul dvs. Aștept cu nerăbdare să ne auzim.

Salutări calde,

Susanne

Exemplul 2: e-mail de solicitare de vacanță informală

În acest exemplu, un angajat — Marco — îi trimite un e-mail managerului său — Aiden — pentru a solicita două săptămâni de PTO. Marco lucrează ca parte a unei echipe, iar colegul său, Amy, a fost de acord să răspundă la e-mailurile lui Marco în timp ce acesta este plecat. Compania lui Marco are un model PTO nelimitat și o cultură organizațională mai puțin formală.

Datorită acestei culturi organizaționale informale, Marco are un stil mai conversațional cu managerul său. Dacă lucrați într-un start-up sau într-o organizație mică, ar putea fi mai bine să adoptați această abordare.

Subiect: Marco—Solicitare vacanță

Bună Aiden,

Cum a fost weekendul tău? Am auzit că ai vizitat plaja cu copiii tăi.

Plănuiesc să iau niște PTO între 02/06/23 și 02/12/23 pentru a călători în San Diego. Îmi amintesc că mi-ai vorbit despre un bar de lângă acolo — Cum se numea din nou? S-ar putea să verific!

Sper că șase săptămâni este suficient de preaviz pentru a lua ceva timp liber de la serviciu, dar sunt bucuros să reprogramez datele dacă nu lucrează pentru echipă.

Sfat de top: în acest exemplu, Marco este fericit să fie flexibil în ceea ce privește datele de călătorie pentru a sprijini echipa. Dacă puteți oferi flexibilitate, evidențiați acest lucru în e-mailul dvs. - Arată că sunteți un jucător de echipă!

Amy a spus că este fericită să primească orice e-mail fără răspuns cât sunt plecat. Dacă aveți nevoie de mine, voi fi în continuare disponibil pe IM. Sper că fusul meu orar se va actualiza corect!

Sfat de top: într-un e-mail informal de solicitare a PTO, încercați să includeți o glumă sau un emoji de vacanță pentru a arăta entuziasm. Cu toate acestea, acest lucru ar trebui evitat în e-mailurile formale.

Spune-mi părerile tale și orice recomandări pe care le ai pentru a vizita Spania! Știu că ai fost de câteva ori.

Multumesc din nou,

Marco

Sfat de top: după ce ați solicitat PTO, setați o întâlnire în calendar pentru o săptămână. Dacă până atunci nu ați primit răspuns de la managerul dvs., trimiteți un e-mail de memento pentru a vedea dacă vreo problemă vă împiedică să rezervați acele date de vacanță.

Concluzie

PTO este o modalitate excelentă de a vă lua puțin timp liber de la serviciu fără a suferi nicio pierdere financiară. Există avantaje mari să luați orice PTO care vi s-ar putea oferi. Acestea includ să vă ajute să găsiți un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată și să vă creșteți productivitatea.

Totuși, munca ta nu trebuie să sufere în absența ta. Pentru a preveni acest lucru, asigurați-vă că îi comunicați managerului la ce oră intenționați să decolare, trimițându-i un e-mail de solicitare a PTO. Fiți clar despre ce date solicitați renunțare și spuneți-le ce veți face în acel timp.
De asemenea, puteți solicita PTO prin software precum Connecteam. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită pentru a afla mai multe despre utilizarea Connecteam la locul dvs. de muncă.