PTO İstek E-postası Nasıl Yazılır (Örneklerle)

Ailenizle tatile gitmek, partnerinizle bir hafta sonu gezisi yapmak, hatta biraz dinlenmek ve rahatlamak için birkaç gün izin almak istediğinizi hayal edin. Yöneticinizden şirket tatiline çıkmasını etkili bir şekilde nasıl isteyebilirsiniz?

Onlara şahsen sorabilirsiniz, ancak toplantılarla meşgul olmaları muhtemeldir ve hızlı bir yanıt alamayabilirsiniz. Onlara mesaj atabilirsin, ama bu iş yeri için fazla sıradan geliyor. Ücretli izin (PTO) isteği e-postası göndermek, profesyonellik ile hızlı yanıt alma arasında iyi bir denge kurar.

Bu makalede PTO isteği e-postasının ne olduğu anlatılmaktadır. Ayrıca size e-posta yoluyla nasıl tatil talebinde bulunabileceğinizi ve mümkün olan en iyi izin talebini yazmak için en iyi ipuçlarımızı gösterecektir.

PTO İstek E-postası Nedir?

PTO talep e-postası, işten ücretli izin istemek için yöneticinize gönderdiğiniz bir e-postadır. Yöneticinize ücretli izin talebi göndermenin resmi ve profesyonel bir yoludur.

PTO nedir?

PTO, çalışanlara çalışmadıkları süre için ödeme yapılan bir avantajdır. İşvereninizin PTO'yu bir fayda olarak sunması yasal bir zorunluluk olmasa da, güçlü bir şirket kültürüne katkıda bulunabilir ve iş ve ev yaşamı arasında denge kurmanıza yardımcı olabilir.

İş yeriniz PTO sunmuyor olsa bile, bu makaledeki tavsiyeler ve örnekler, herhangi bir izin talebinde bulunmak için güçlü bir e-posta yazmanıza yardımcı olacaktır.

PTO Neden Önemlidir?

PTO, sağlıklı bir iş-yaşam dengesi kurmanıza yardımcı olabilir ve refahınız ile mutluluğunuz için birçok faydası vardır.

SHRM'den yapılan bir araştırma, çalışanların ücretli izinleri işyerindeki en önemli ikinci fayda olarak gösterdiğini ortaya koydu. Bu çalışma aynı zamanda PTO almaya teşvik edilen çalışanların almayanlara göre genel olarak %68 daha mutlu olduğunu bulmuştur.

Ayrıca Forbes, çalışan tükenmişliğinin işyerinde çalışan devrinin önde gelen nedenlerinden biri olduğunu tespit etti. Çalışanların yaklaşık %50'si 2019'da işten ayrılma nedeninin tükenmişlik olduğunu belirtti. Düzenli molalar verdiğinizden emin olmak, tükenmişlik noktasına gelmenizi engelleyebilir. Sağlıklı bir iş-yaşam dengesi kurmanıza da yardımcı olabilir.

PTO İstek E-postası Nasıl Yazılır?

PTO-e-posta isteğinizin onaylanma şansının en yüksek olduğundan emin olmak için izlemeniz için bazı adımlar sağladık.

1. Adım: Bir PTO isteği e-postasının gerekli olup olmadığını değerlendirin

Bir PTO isteği e-postası, tatil günleri istemek için harika bir yol olsa da, izin istemek için daha basit yollar vardır. Şirketinizin PTO talebinde bulunmanızı nasıl istediğini görmek için şirketinizin çalışan el kitabına bakmak da iyi bir fikirdir. PTO'nuzu Connecteam gibi bir program planlama yazılımı aracılığıyla talep etmeniz gerekebilir.

Connecteam'in kullanımı kolay uygulaması, PTO'nuzu talep etmenize ve yönetmenize yardımcı olacak mükemmel bir araçtır. Yavaş e-posta süreci yerine tek tıkla PTO talebinde bulunabilirsiniz.

2. Adım: Net bir e-posta konu satırı yazın

Bir e-postanın en iyi eylem şekli olduğuna karar verdikten sonra, bir PTO isteği e-postası yazmanın ilk adımı net bir konu satırı yazmaktır. Bu, yöneticinizin e-postayı açmadan önce ne istediğinizi bilmesini sağlar ve iş yüklerini etkili bir şekilde yönetmelerine destek olur. Konu satırına e-posta içeriğinin kısa bir açıklamasını ekleyin, örneğin " Adınız— PTO İsteği." Bu açık ve profesyonel bir konu satırıdır.

E-postanız için net bir konu satırı yazmak, yöneticinizin e-postayı daha sonraki bir tarihte araması durumunda da yardımcı olabilir.

3. Adım: Kayıt dışılıklarla başlayın.

Konu satırınızı tamamladıktan sonra yöneticinize bir e-posta yazmanın zamanı geldi. E-postanın gövdesine resmi olmayan bir üslupla başlamak iyi bir fikirdir. Yöneticinizi uygun bir şekilde selamlayın, örneğin:

“Merhaba, [yöneticinin adı]

Umarım bugün iyisindir.”

VEYA

“Günaydın, [yöneticinin adı]

Haftasonun nasıldı?"

Her iki seçenek de samimi ve profesyoneldir ve tatil zamanı talep etmek için mükemmel birer öncüdür.

4. Adım: Gerekli günlerinizi belirtin

Bu formalitelerden sonra, dikkatinizi eldeki konuya çevirin. PTO talep ettiğinizi belirterek başlayın. Tarihler konusunda net olun ve önceden haber verdiğinizi vurgulayın. Bu biçimi deneyin:

"Şirket tarafından tahsis edilen PTO günlerimin X gününü kullanmak istiyorum. [AA/GG/YYYY – AA/GG/YYYY] 'nin PTO olarak kullanılmasını talep ediyorum. Bu tarihleri ​​almak için [X] tam hafta önceden bildirimde bulunduğumu lütfen unutmayın.

Adım 5: Devamsızlık nedenlerinizi belirtin

Talebinizin nedenlerini belirtmeniz zorunlu olmasa da yöneticinizin iznin sizin için ne kadar önemli olduğunu anlamasına yardımcı olabilir. Bu, izni onaylamalarını daha olası hale getirebilir.

Neden izin istediğinizle ilgili her ayrıntıyı paylaşmak zorunda değilsiniz. Ancak onlara ailenizle tatile çıkacağınız için ne kadar heyecanlı olduğunuzu veya kendinize ayıracağınız birkaç güne ne kadar ihtiyacınız olduğunu söylemek, PTO'nun sizin için neden önemli olduğunu anlamalarına yardımcı olabilir.

6. Adım: Önceden hazırlanın

İzin için önceden nasıl hazırlandığınıza dair e-postada kanıt sağlayın ve yöneticinize işinizin siz ayrılmadan önce tamamlanacağına dair güvence verin. Örneğin:

“Mevcut görevlerim ben tatile çıkmadan önce tamamlanacak ve [meslektaşımın adı]ndan ben izinliyken görevlerimi almasını çoktan istedim. Ayrıca acil durumlarda yalnızca [telefon numarası/e-posta] aracılığıyla bana ulaşılabilecektir. ”

7. Adım: İzin isteyin

Yöneticinizden kibarca izin isteyerek e-postayı bitirin.

"Bu istek programınıza uyup uymadığını bana bildirin" VEYA "Bu kabul edilebilir mi?"

8. Adım: Yöneticinize teşekkür edin ve oturumu kapatın

Yöneticinize talebinizi değerlendirdiği için teşekkür edin ve e-postanızı samimi ve profesyonel bir şekilde kapatın.

“İsteğimi dikkate aldığınız için teşekkürler. Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.

Saygılarımla,

[Adınız]"

İstek E-postası Örneklerini ve En İyi İpuçlarını Bırakın

Unutmayın, PTO talep etmek, bunun verileceğinin garantisi değildir. PTO talebinizin onaylanması için mümkün olan en güçlü senaryoyu oluşturmak üzere aşağıdaki ipuçlarımızı ve örneklerimizi izleyin.

Örnek 1: Resmi tatil isteği e-postası

Bu örnekte, bir çalışan—Susanne Connors—müdürü Joan Jenkins'e izin istemek için e-posta gönderiyor. Susanne, ortağı Jenny ile bir hafta sonu panayır alanına gitmek istiyor. Susanne'ın alması gereken üç haftadan fazla birikmiş PTO'su var ve kendisi yokken aramalarını karşılamak için meslektaşı Tim'i çoktan organize etti.

Resmi talepler, kurumsal veya kamu sektörü ortamlarında daha yaygındır. E-postalarınızın tonu genellikle resmiyse, bir PTO isteği yazarken aynı yaklaşımı benimsemeyi düşünün.

Konu satırı: Susanne Connors—PTO isteği

Sevgili Joan,

Umarım bugün iyisindir.

Önemli İpucu: Resmi ortamlarda profesyonel selamlamaların kullanılması önerilir. Kurumsal ortamlar için “Bu e-postanın sizi iyi bulacağına inanıyorum” ifadesini de deneyebilirsiniz.

Şirketimin ayırdığı tatil süresinden iki gün ayırmak istiyorum. Bu talebi 20 Nisan Perşembe ve 21 Nisan 2023 Cuma günleri için yapıyorum. Bu PTO talebi için üç aydan fazla bir süre önceden bildirimde bulunduğumu lütfen unutmayın.

Kendim ve eşim Jenny için bir panayır alanını ziyaret etmek üzere bir hafta sonu gezisi ayarlamayı planlıyorum. Jenny'nin büyükannesi küçük bir kızken onu aynı panayıra götürürdü ve ben de onu aynı panayıra götürerek ona sürpriz yapmak istedim.

Önemli İpucu: Seyahatinizle ilgili sabırsızlıkla beklediğiniz belirli bir şeyi paylaşın veya yöneticinizin gittiği bir yer olduğunu biliyorsanız bir tavsiye isteyin. Ortak bir zemin bulmak, onların evet deme olasılığını artırır!

Tim'den ben yokken aramalarımı ve mesajlarımı yanıtlamasını zaten istedim ve acil durumlar için telefon ve e-posta yoluyla ulaşılabilir olacağım.

Bu isteğin programınıza uygun olup olmadığını bana bildirin. Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.

Saygılarımla,

Susanne

Örnek 2: Resmi olmayan tatil talebi e-postası

Bu örnekte, bir çalışan - Marco - iki haftalık PTO talep etmek için müdürü - Aiden'a e-posta gönderiyor. Marco bir ekibin parçası olarak çalışıyor ve meslektaşı Amy, o yokken Marco'nun e-postalarına cevap vermeyi kabul etti. Marco'nun şirketi, sınırsız bir PTO modeline ve daha az resmi bir organizasyon kültürüne sahiptir.

Bu gayri resmi organizasyon kültürü nedeniyle Marco, yöneticisiyle daha konuşkan bir tarza sahip. Yeni başlayan veya küçük bir kuruluşta çalışıyorsanız, bu yaklaşımı benimsemek daha iyi olabilir.

Konu satırı: Marco—Tatil Talebi

Merhaba Aiden,

Haftasonun nasıldı? Çocuklarınızla sahile gittiğinizi duydum.

San Diego'ya seyahat etmek için 02/06/23 ve 02/12/23 tarihleri ​​arasında biraz PTO almayı planlıyorum. Bana oradaki bir bardan bahsettiğini hatırlıyorum... Adı neydi? Kontrol edebilirim!

Umarım altı hafta işten biraz izin almak için yeterlidir, ancak ekip için uygun değilse tarihleri ​​yeniden planlamaktan memnuniyet duyarım.

Önemli İpucu: Bu örnekte Marco, ekibi desteklemek için seyahat tarihleri ​​konusunda esnek olmaktan mutluluk duyuyor. Esneklik sunabiliyorsanız, e-postanızda bunu vurgulayın—Bu sizin bir takım oyuncusu olduğunuzu gösterir!

Amy, ben yokken cevaplanmamış e-postaları almaktan mutlu olduğunu söyledi. Bana ihtiyacın olursa, IM'de hala müsait olacağım. Umarım, saat dilimim düzgün bir şekilde güncellenir!

Önemli İpucu: Resmi olmayan bir PTO isteği e-postasında, heyecanınızı göstermek için bir şaka veya tatil emojisi eklemeyi deneyin. Ancak, resmi e-postalarda bundan kaçınılmalıdır.

Düşüncelerinizi ve İspanya'yı ziyaret etmek için sahip olduğunuz önerileri bana bildirin! Birkaç kez ziyaret ettiğinizi biliyorum.

Tekrar teşekkürler,

Marco

Önemli İpucu: PTO'nuzu talep ettikten sonra, takviminizde bir haftalık bir randevu ayarlayın. O zamana kadar yöneticinizden yanıt almadıysanız, bu tatil tarihlerini rezerve etmenizi engelleyen herhangi bir sorun olup olmadığını öğrenmek için bir hatırlatma e-postası gönderin.

Çözüm

PTO, herhangi bir mali kayıp yaşamadan işten biraz zaman ayırmanın harika bir yoludur. Size teklif edilebilecek herhangi bir PTO'yu almanın büyük faydaları vardır. Bunlar, daha iyi bir iş-yaşam dengesi bulmanıza yardımcı olmayı ve üretkenliğinizi artırmayı içerir.

Ancak siz yokken işiniz zarar görmemeli. Bunu önlemek için, yöneticinize bir PTO talep e-postası göndererek ne zaman kalkış yapmayı planladığınızı bildirdiğinizden emin olun. Hangi tarihlerde izin talep ettiğiniz konusunda net olun ve bu süre içinde ne yapacağınızı onlara bildirin.
PTO'yu Connecteam gibi bir yazılım aracılığıyla da talep edebilirsiniz. Connecteam'i iş yerinizde kullanma hakkında daha fazla bilgi edinmek için ücretsiz deneme için kaydolun.