Comment rédiger un e-mail de demande de prise de force (avec exemples)

Imaginez que vous souhaitiez partir en vacances avec votre famille, faire un week-end avec votre partenaire ou même simplement prendre quelques jours de repos et de détente. Comment demandez-vous efficacement à votre manager de prendre des vacances d'entreprise ?

Vous pouvez leur demander en personne, mais ils sont probablement occupés en réunion et vous n'obtiendrez peut-être pas une réponse rapide. Vous pouvez leur envoyer un texto, mais cela semble trop décontracté pour le lieu de travail. L'envoi d'un e-mail de demande de congés payés (PTO) établit un bon équilibre entre le professionnalisme et l'obtention d'une réponse rapide.

Cet article explique ce qu'est un e-mail de demande de prise de force. Il vous montrera également comment vous pouvez demander des vacances par e-mail et nos meilleurs conseils pour rédiger la meilleure demande de congé possible.

Qu'est-ce qu'un e-mail de demande de prise de force ?

Un e-mail de demande de prise de force est un e-mail que vous envoyez à votre responsable pour demander un congé payé. C'est un moyen formel et professionnel de soumettre une demande de congé payé à votre responsable.

Qu'est-ce que la prise de force ?

Le PTO est un avantage où les employés sont payés pour le temps qu'ils ne travaillent pas. Bien que ce ne soit pas une obligation légale pour votre employeur d'offrir la prise de force comme avantage, cela peut contribuer à une forte culture d'entreprise et vous aider à concilier travail et vie personnelle.

Même si votre lieu de travail n'offre pas de prise de force, les conseils et exemples inclus dans cet article vous aideront à rédiger un e-mail solide pour demander tout type de congé.

Pourquoi la prise de force est-elle importante ?

La prise de force peut vous aider à trouver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et présente de nombreux avantages pour votre bien-être et votre bonheur.

Une étude de la SHRM a révélé que les employés citent les congés payés comme le deuxième avantage le plus important sur le lieu de travail. Cette étude a également révélé que les employés qui sont encouragés à prendre leur prise de force sont globalement 68 % plus heureux que ceux qui ne le sont pas.

De plus, Forbes a constaté que l'épuisement professionnel des employés est l'une des principales causes de roulement du personnel sur le lieu de travail. Près de 50 % des employés ont déclaré que l'épuisement professionnel était la raison pour laquelle ils avaient quitté leur emploi en 2019. S'assurer de prendre des pauses régulières peut vous aider à éviter d'atteindre le point d'épuisement professionnel. Cela peut également vous aider à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

Comment rédiger un e-mail de demande de prise de force

Pour vous assurer que votre demande par e-mail PTO a les meilleures chances d'être approuvée, nous vous avons fourni quelques étapes à suivre.

Étape 1 : déterminez si un e-mail de demande de prise de force est nécessaire

Bien qu'un e-mail de demande de prise de force soit un excellent moyen de demander des jours de vacances, il existe des moyens plus simples de demander des congés. C'est également une bonne idée de vérifier le manuel de l'employé de votre entreprise pour voir comment votre entreprise aimerait que vous demandiez la prise de force. Il se peut que vous ayez besoin de demander votre prise de force via un logiciel de planification d'horaires comme Connecteam.

L'application facile à utiliser de Connecteam est l'outil parfait pour vous aider à demander et à gérer votre prise de force. Au lieu du processus de courrier électronique lent, vous pouvez demander un PTO en un seul clic.

Étape 2 : rédigez une ligne d'objet claire pour l'e-mail

Une fois que vous avez déterminé qu'un e-mail est le meilleur plan d'action, la première étape pour rédiger un e-mail de demande de prise de force consiste à rédiger une ligne d'objet claire. Cela permet à votre responsable de savoir ce que vous demandez avant qu'il n'ouvre l'e-mail et l'aide à gérer efficacement sa charge de travail. Incluez une brève description du contenu de l'e-mail dans la ligne d'objet, telle que « Votre nom - Demande de prise de force ». Il s'agit d'un sujet clair et professionnel.

Écrire une ligne d'objet claire pour votre e-mail peut également aider votre responsable s'il recherche l'e-mail à une date ultérieure.

Étape 3 : Commencez par les formalités.

Une fois que vous avez rempli votre ligne d'objet, il est temps d'écrire un e-mail à votre responsable. C'est une bonne idée de commencer le corps de l'e-mail avec un ton informel. Accueillez votre responsable de manière appropriée, par exemple :

"Bonjour, [nom du responsable]

J'espère que tu vas bien aujourd'hui.

OU ALORS

"Bonjour, [nom du responsable]

Comment c'est passé ton week-end?"

Les deux options sont amicales et professionnelles et sont le précurseur parfait pour demander des vacances.

Étape 4 : Indiquez vos jours requis

Après ces formalités, tournez votre attention vers le sujet en question. Commencez par indiquer que vous demandez une prise de force. Soyez clair sur les dates et soulignez que vous donnez un préavis. Essayez ce format :

"Je voudrais utiliser X jours de jours de prise de force alloués à mon entreprise. Je demande que [MM/DD/YYYY – MM/DD/YYYY] soit utilisé comme prise de force. Veuillez noter que je donne [X] semaines complètes de préavis pour prendre ces dates.

Étape 5 : Indiquez les raisons de votre absence

Bien qu'il ne soit pas obligatoire d'indiquer les raisons de votre demande, cela peut aider votre responsable à comprendre à quel point le temps libre est important pour vous. Cela pourrait les rendre plus susceptibles d'approuver le congé.

Vous n'êtes pas obligé de partager tous les détails sur les raisons pour lesquelles vous souhaitez un congé. Mais leur dire à quel point vous êtes impatient de prendre des vacances avec votre famille ou à quel point vous avez besoin de quelques jours pour vous pourrait les aider à comprendre pourquoi la prise de force est importante pour vous.

Étape 6 : Préparez-vous à l'avance

Fournissez des preuves dans l'e-mail de la façon dont vous vous êtes préparé pour le congé à l'avance et assurez à votre responsable que votre travail sera terminé avant votre départ. Par exemple:

« Mes tâches actuelles seront terminées avant que je parte en vacances, et j'ai déjà demandé à [nom du collègue] de prendre mes fonctions pendant mon absence. Je serai également joignable en cas d'urgence uniquement via [numéro de téléphone / e-mail]. ”

Étape 7 : demander l'autorisation

Terminez l'e-mail en demandant poliment l'autorisation de votre responsable.

"Faites-moi savoir si cette demande fonctionne avec votre emploi du temps" OU "Est-ce que cela sera acceptable ?"

Étape 8 : Remerciez votre responsable et signez

Remerciez votre responsable d'avoir pris en compte votre demande et signez votre e-mail de manière amicale et professionnelle.

"Merci d'avoir pris en compte ma demande. Je suis dans l'attente de votre réponse.

Sincères amitiés,

[Votre nom]"

Exemples d'e-mails de demande de congé et meilleurs conseils

N'oubliez pas que la demande de prise de force n'est pas une garantie qu'elle sera accordée. Suivez nos conseils et exemples ci-dessous pour construire le dossier le plus solide possible afin que votre demande de prise de force soit approuvée.

Exemple 1 : Courriel officiel de demande de congé

Dans cet exemple, une employée, Susanne Connors, envoie un e-mail à sa responsable, Joan Jenkins, pour demander un congé. Susanne veut faire un week-end à la fête foraine avec sa compagne Jenny. Susanne a plus de trois semaines de prise de force accumulée à prendre et s'est déjà organisée pour que son collègue, Tim, couvre ses appels pendant son absence.

Les demandes formelles sont plus courantes dans les environnements des entreprises ou du secteur public. Si le ton de vos e-mails est généralement formel, envisagez d'adopter la même approche lors de la rédaction d'une demande de prise de force.

Objet : Susanne Connors—Demande de prise de force

Chère Jeanne,

J'espère que tu vas bien aujourd'hui.

Astuce : dans les environnements formels, il est recommandé d'utiliser des salutations professionnelles. Vous pouvez également essayer "J'espère que cet e-mail vous trouvera bien" pour les environnements d'entreprise.

J'aimerais prendre deux jours du temps de vacances alloué à mon entreprise. Je fais cette demande pour le jeudi 20 avril et le vendredi 21 avril 2023. Veuillez noter que je donne plus de trois mois de préavis pour cette demande de prise de force.

J'ai l'intention de réserver un week-end pour moi et ma partenaire, Jenny, pour visiter un champ de foire. La grand-mère de Jenny l'emmenait au même champ de foire quand elle était petite, et j'ai voulu la surprendre en l'emmenant au même.

Astuce : Partagez quelque chose de spécifique que vous attendez avec impatience à propos de votre voyage, ou demandez une recommandation si vous savez que c'est un endroit où votre responsable s'est rendu. Trouver un terrain d'entente les rend plus susceptibles de dire oui !

J'ai déjà demandé à Tim de couvrir mes appels et mes messages pendant mon absence, et je serai disponible par téléphone et par e-mail pour les urgences.

Faites-moi savoir si cette demande fonctionne avec votre emploi du temps. Je suis dans l'attente de votre réponse.

Sincères amitiés,

Suzanne

Exemple 2 : e-mail de demande de congé informel

Dans cet exemple, un employé (Marco) envoie un e-mail à son responsable (Aiden) pour demander deux semaines de prise de force. Marco travaille en équipe et sa collègue, Amy, a accepté de répondre aux e-mails de Marco pendant son absence. L'entreprise de Marco a un modèle de prise de force illimitée et une culture organisationnelle moins formelle.

En raison de cette culture organisationnelle informelle, Marco a un style plus conversationnel avec son manager. Si vous travaillez dans une start-up ou une petite organisation, il serait peut-être préférable d'adopter cette approche.

Objet : Marco—Demande de vacances

Salut Aiden,

Comment c'est passé ton week-end? J'ai entendu dire que vous alliez à la plage avec vos enfants.

Je prévois de prendre une prise de force entre le 06/02/23 et le 12/02/23 pour me rendre à San Diego. Je me souviens que vous m'aviez parlé d'un bar près de là. Quel était le nom déjà ? Je vais peut-être vérifier !

J'espère qu'un préavis de six semaines est suffisant pour s'absenter du travail, mais je suis heureux de reprogrammer les dates si elles ne fonctionnent pas pour l'équipe.

Astuce : Dans cet exemple, Marco est heureux d'être flexible sur ses dates de voyage pour soutenir l'équipe. Si vous pouvez offrir de la flexibilité, mettez-le en évidence dans votre e-mail, cela montre que vous êtes un joueur d'équipe !

Amy a dit qu'elle était heureuse de récupérer tous les e-mails sans réponse pendant mon absence. Si vous avez besoin de moi, je serai toujours disponible sur IM. J'espère que mon fuseau horaire se mettra à jour correctement !

Astuce : dans un e-mail informel de demande de prise de force, essayez d'inclure une blague ou un emoji de vacances pour montrer votre enthousiasme. Cependant, cela devrait être évité dans les e-mails formels.

Faites-moi part de vos réflexions et de vos recommandations pour visiter l'Espagne ! Je sais que vous êtes venu plusieurs fois.

Merci encore,

Marco

Astuce : Une fois que vous avez demandé votre prise de force, fixez un rendez-vous dans votre calendrier pour une semaine. Si vous n'avez pas eu de nouvelles de votre responsable d'ici là, envoyez un e-mail de rappel pour voir si des problèmes vous empêchent de réserver ces dates de vacances.

Conclusion

La prise de force est un excellent moyen de s'absenter du travail sans subir de perte financière. Il y a de grands avantages à prendre n'importe quelle prise de force qui pourrait vous être proposée. Il s'agit notamment de vous aider à trouver un meilleur équilibre travail-vie personnelle et à augmenter votre productivité.

Cependant, votre travail ne doit pas souffrir de votre absence. Pour éviter cela, assurez-vous d'informer votre responsable de l'heure à laquelle vous avez l'intention de décoller en lui envoyant un e-mail de demande de prise de force. Soyez clair sur les dates que vous demandez et faites-leur savoir ce que vous ferez pendant cette période.
Vous pouvez également demander la prise de force via un logiciel comme Connecteam. Inscrivez-vous pour un essai gratuit pour en savoir plus sur l'utilisation de Connecteam sur votre lieu de travail.