PTO 요청 이메일 작성 방법(예시 포함)

가족과 함께 휴가를 가거나 파트너와 주말 여행을 가거나 약간의 휴식과 휴식을 위해 며칠 쉬고 싶다고 상상해 보십시오. 관리자에게 회사 휴가를 가도록 효과적으로 요청하는 방법은 무엇입니까?

직접 물어볼 수도 있지만 회의가 바쁠 가능성이 높으며 빠른 응답을 받지 못할 수도 있습니다. 문자를 보낼 수는 있지만 직장에서는 너무 캐주얼하게 느껴집니다. 유급 휴가(PTO) 요청 이메일을 보내면 전문성과 빠른 응답 사이에서 균형을 잘 잡을 수 있습니다.

이 문서에서는 PTO 요청 이메일이 무엇인지 설명합니다. 또한 이메일을 통해 휴가를 요청하는 방법과 가능한 최상의 휴가 요청을 작성하기 위한 최고의 팁을 보여줍니다.

PTO 요청 이메일이란 무엇입니까?

PTO 요청 이메일은 직장에서 유급 휴가를 요청하기 위해 관리자에게 보내는 이메일입니다. 관리자에게 유급 휴가 요청을 제출하는 공식적이고 전문적인 방법입니다.

PTO란?

PTO는 직원이 일하지 않는 시간에 대해 급여를 받는 혜택입니다. 고용주가 PTO를 혜택으로 제공하는 것이 법적 요구 사항은 아니지만 강력한 회사 문화에 기여하고 일과 가정 생활의 균형을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

귀하의 직장에서 PTO를 제공하지 않더라도 이 기사에 포함된 조언과 예는 휴가를 요청하는 강력한 이메일을 작성하는 데 도움이 될 것입니다.

PTO가 중요한 이유는 무엇입니까?

PTO는 건강한 일과 삶의 균형을 유지하도록 돕고 웰빙과 행복을 위한 많은 혜택을 제공합니다.

SHRM의 연구에 따르면 직원들은 직장에서 두 번째로 중요한 혜택으로 유급 휴가를 꼽았습니다. 이 연구는 또한 PTO를 사용하도록 권장받은 직원이 그렇지 않은 직원보다 전반적으로 68% 더 행복하다는 것을 발견했습니다.

또한 Forbes는 직원 번아웃이 직장에서 직원 이직의 주요 원인 중 하나라는 사실을 발견했습니다. 직원의 거의 50%가 번아웃이 2019년 직장을 그만둔 이유라고 밝혔습니다. 규칙적인 휴식을 취하는 것이 번아웃 지점에 도달하는 것을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 건강한 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

PTO 요청 이메일 작성 방법

귀하의 PTO 이메일 요청이 승인될 가능성이 가장 높도록 귀하가 따라야 할 몇 가지 단계를 제공했습니다.

1단계: PTO 요청 이메일이 필요한지 고려

PTO 요청 이메일은 휴가를 요청하는 좋은 방법이지만 휴가를 요청하는 더 간단한 방법이 있습니다. 또한 회사의 직원 핸드북을 확인하여 회사에서 PTO를 요청하는 방법을 확인하는 것이 좋습니다. Connecteam과 같은 일정 계획 소프트웨어를 통해 PTO를 요청해야 할 수도 있습니다.

Connecteam의 사용하기 쉬운 앱은 PTO를 요청하고 관리하는 데 도움이 되는 완벽한 도구입니다. 느린 이메일 처리 대신 한 번의 클릭으로 PTO를 요청할 수 있습니다.

2단계: 명확한 이메일 제목 작성

이메일이 최선의 조치라고 판단되면 PTO 요청 이메일을 작성하는 첫 번째 단계는 명확한 제목을 작성하는 것입니다. 이를 통해 관리자는 이메일을 열기 전에 귀하가 무엇을 요청하는지 알 수 있고 업무량을 효과적으로 관리할 수 있도록 지원합니다. 제목 줄에 " Your Name— PTO Request"와 같은 이메일 내용에 대한 간단한 설명을 포함합니다. 이것은 명확하고 전문적인 제목입니다.

이메일 제목을 명확하게 작성하면 관리자가 나중에 이메일을 검색할 때 도움이 될 수 있습니다.

3단계: 비공식적인 것부터 시작하십시오.

제목을 작성했으면 관리자에게 이메일을 작성할 차례입니다. 비공식적인 어조로 이메일 본문을 시작하는 것이 좋습니다. 다음과 같이 적절한 방법으로 관리자에게 인사하십시오.

“안녕하세요, [매니저 이름]

오늘은 잘 지내시길 바랍니다.”

또는

“안녕하세요, [매니저 이름]

주말은 어땠어?”

두 옵션 모두 친절하고 전문적이며 휴가 시간을 요청하기 위한 완벽한 전조입니다.

4단계: 필요한 일수 명시

이러한 비공식적 인 후에는 당면한 문제로주의를 돌리십시오. PTO를 요청한다고 말하면서 시작하십시오. 날짜를 명확히 하고 사전 통지를 제공한다는 점을 강조하십시오. 다음 형식을 사용해 보세요.

“회사에서 할당한 PTO 일수 중 X 일을 사용하고 싶습니다. [MM/DD/YYYY – MM/DD/YYYY] 를 PTO로 사용하도록 요청합니다. 이 날짜를 잡기 위해 [X] 주 전에 미리 통지한다는 점에 유의하십시오.”

5단계: 결석 사유 기재

요청 이유를 명시할 필요는 없지만 관리자가 휴가가 귀하에게 얼마나 중요한지 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이로 인해 휴가를 승인할 가능성이 높아질 수 있습니다.

휴가를 원하는 이유에 대해 모든 세부 정보를 공유할 필요는 없습니다. 그러나 가족과 함께 휴가를 보내는 것이 얼마나 기쁜지 또는 자신에게 며칠이 필요한지 이야기하면 PTO가 왜 중요한지 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

6단계: 사전 준비

미리 휴가를 어떻게 준비했는지에 대한 증거를 이메일에 제공하고 떠나기 전에 작업이 완료될 것임을 관리자에게 확인하십시오. 예를 들어:

“휴가를 가기 전에 현재 작업을 완료할 예정이며, 내가 없는 동안 [동료 이름] 에게 작업을 수행하도록 이미 요청했습니다. 비상시에도 [전화번호/이메일]을 통해서만 연락할 수 있습니다. ”

7단계: 권한 요청

관리자의 허락을 정중하게 요청하여 이메일을 마무리합니다.

"이 요청이 귀하의 일정에 맞는지 알려주세요" 또는 "이것이 허용됩니까?"

8단계: 관리자에게 감사 인사를 전하고 승인

귀하의 요청을 고려해 주신 관리자에게 감사를 표하고 친근하고 전문적인 방식으로 이메일에 서명하십시오.

“제 요청을 고려해 주셔서 감사합니다. 당신의 의견을 기다리겠습니다.

감사합니다.

[당신의 이름]"

떠나기 요청 이메일 예시 및 주요 팁

유급휴가 신청이 PTO 승인을 보장하는 것은 아닙니다. PTO 요청이 승인될 수 있도록 가능한 가장 강력한 사례를 구축하려면 아래의 팁과 예를 따르십시오.

예 1: 공식적인 휴가 요청 이메일

이 예에서 직원인 Susanne Connors는 관리자인 Joan Jenkins에게 휴가를 요청하는 이메일을 보냅니다. Susanne은 파트너인 Jenny와 함께 박람회장으로 주말 여행을 가고 싶어합니다. Susanne은 3주 이상의 누적 PTO를 가지고 있으며 그녀가 자리를 비운 동안 그녀의 동료인 Tim이 전화를 받을 수 있도록 이미 준비했습니다.

공식적인 요청은 기업 또는 공공 부문 환경에서 더 일반적입니다. 이메일의 어조가 일반적으로 형식적인 경우 PTO 요청을 작성할 때 동일한 접근 방식을 채택하는 것이 좋습니다.

제목: Susanne Connors—PTO 요청

친애하는 조안,

나는 당신이 오늘 잘 바랍니다.

최고의 팁: 공식적인 환경에서는 전문적인 인사말을 사용하는 것이 좋습니다. 회사 환경에서는 "이 이메일이 귀하를 잘 찾는다고 믿습니다"를 시도할 수도 있습니다.

회사에서 할당한 휴가 중 2일을 사용하고 싶습니다. 저는 2023년 4월 20일 목요일과 2023년 4월 21일 금요일에 이 요청을 하고 있습니다. 이 PTO 요청에 대해 3개월 이상의 통지를 제공한다는 점에 유의하십시오.

저는 제 파트너인 Jenny와 함께 박람회장을 방문하기 위해 주말 여행을 예약할 계획입니다. Jenny의 할머니는 그녀가 어렸을 때 그녀를 같은 장터에 데려가곤 했고, 나는 그녀를 같은 장터에 데려가서 그녀를 놀라게 하고 싶었습니다.

최고의 팁: 여행에 대해 기대하는 구체적인 사항을 공유하거나 매니저가 가본 곳을 아는 경우 추천을 요청하세요. 공통점을 찾으면 예라고 대답할 가능성이 높아집니다!

나는 이미 내가 자리를 비운 동안 Tim에게 내 통화와 메시지를 덮어달라고 요청했으며 긴급 상황에 대해 전화와 이메일을 통해 연락할 수 있을 것입니다.

이 요청이 귀하의 일정에 맞는지 알려주세요. 당신의 의견을 기다리겠습니다.

감사합니다.

수잔느

예 2: 비공식 휴가 요청 이메일

이 예에서 직원 Marco는 관리자인 Aiden에게 이메일을 보내 2주간의 PTO를 요청합니다. Marco는 팀의 일원으로 일하고 있으며 그의 동료인 Amy는 그가 자리를 비운 동안 Marco의 이메일에 답하기로 동의했습니다. Marco의 회사는 무제한 PTO 모델과 덜 형식적인 조직 문화를 가지고 있습니다.

이러한 비공식적인 조직 문화로 인해 Marco는 관리자와 더 많은 대화 스타일을 가지고 있습니다. 신생 기업이나 소규모 조직에서 일하는 경우 이 접근 방식을 채택하는 것이 더 나을 수 있습니다.

제목: Marco - 휴가 요청

안녕 에이든,

주말은 어땠어? 아이들과 함께 해변을 방문했다고 들었습니다.

02/06/23에서 02/12/23 사이에 샌디에고로 여행하기 위해 PTO를 받을 계획입니다. 당신이 그 근처에 있는 술집에 대해 말했던 것을 기억합니다. 이름이 또 뭐였죠? 확인할 수 있을 것 같아요!

6주 정도면 일을 쉬는 데 충분한 시간이 되기를 바라지만, 팀을 위해 일하지 않는 경우 날짜를 재조정할 수 있어 기쁩니다.

최고의 팁: 이 예에서 Marco는 팀을 지원하기 위해 여행 날짜를 유연하게 조정할 수 있어 기쁩니다. 융통성을 제공할 수 있는 경우 이메일에서 이를 강조하십시오. 팀 플레이어임을 보여줍니다!

Amy는 내가 없는 동안 답장되지 않은 이메일을 기꺼이 받을 것이라고 말했습니다. 저를 필요로 하시면 메신저로 계속 연락할 수 있습니다. 내 시간대가 제대로 업데이트되기를 바랍니다!

최고의 팁: 비공식적인 PTO 요청 이메일에 농담이나 명절 이모티콘을 포함시켜 흥분을 표현해 보세요. 그러나 이것은 공식적인 이메일에서는 피해야 합니다.

스페인 방문에 대한 귀하의 생각과 권장 사항을 알려주십시오! 몇 번 다녀오신 걸로 압니다.

다시 한 번 감사드립니다.

마르코

최고의 팁: PTO를 요청한 후에는 달력에서 일주일 동안 약속을 잡으십시오. 그때까지 관리자로부터 답장을 받지 못한 경우 알림 이메일을 보내 해당 휴가 날짜를 예약할 수 없는 문제가 있는지 확인하세요.

결론

PTO는 금전적 손실 없이 일을 쉬는 좋은 방법입니다. 제공될 수 있는 모든 PTO를 수강하면 큰 이점이 있습니다. 여기에는 더 나은 일과 삶의 균형을 찾도록 돕고 생산성을 높이는 것이 포함됩니다.

그러나 귀하의 부재로 인해 귀하의 작업이 중단되어서는 안됩니다. 이를 방지하려면 PTO 요청 이메일을 보내서 이륙하려는 시간을 관리자에게 알려주십시오. 취소를 요청하는 날짜를 명확히 하고 그 시간에 무엇을 할 것인지 알려주십시오.
Connecteam과 같은 소프트웨어를 통해 PTO를 요청할 수도 있습니다. 직장에서 Connecteam을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 무료 평가판에 등록하십시오.