Jak napisać wiadomość e-mail z żądaniem PTO (z przykładami)

Wyobraź sobie, że chcesz wyjechać na wakacje z rodziną, wybrać się na weekendową wycieczkę z partnerem, a nawet po prostu wziąć kilka dni wolnego na odrobinę odpoczynku i relaksu. Jak skutecznie poprosić przełożonego o urlop firmowy?

Możesz zapytać ich osobiście, ale prawdopodobnie są zajęci spotkaniami i możesz nie uzyskać szybkiej odpowiedzi. Możesz do nich napisać, ale wydaje się to zbyt swobodne w miejscu pracy. Wysłanie e-maila z prośbą o płatny urlop (PTO) zapewnia dobrą równowagę między profesjonalizmem a uzyskaniem szybkiej odpowiedzi.

W tym artykule omówiono, czym jest wiadomość e-mail z żądaniem PTO. Pokaże również, w jaki sposób możesz poprosić o urlop za pośrednictwem poczty elektronicznej, oraz nasze najważniejsze wskazówki dotyczące pisania najlepszego możliwego wniosku o urlop.

Co to jest wiadomość e-mail z żądaniem PTO?

Wiadomość e-mail z żądaniem PTO to wiadomość e-mail wysyłana do przełożonego z prośbą o płatny urlop w pracy. Jest to formalny i profesjonalny sposób na złożenie przełożonemu wniosku o płatny urlop.

Co to jest PTO?

PTO to świadczenie, w ramach którego pracownicy otrzymują wynagrodzenie za czas, w którym nie pracują. Chociaż oferowanie PTO jako świadczenia nie jest wymogiem prawnym, może przyczynić się do silnej kultury firmy i pomóc w zrównoważeniu życia zawodowego i prywatnego.

Nawet jeśli Twoje miejsce pracy nie oferuje PTO, porady i przykłady zawarte w tym artykule pomogą Ci napisać mocny e-mail z prośbą o dowolny rodzaj urlopu.

Dlaczego PTO jest ważne?

PTO może pomóc Ci osiągnąć zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i ma wiele zalet dla Twojego dobrego samopoczucia i szczęścia.

Badanie przeprowadzone przez SHRM wykazało, że pracownicy wymieniają płatny urlop jako drugą najważniejszą korzyść w miejscu pracy. To badanie wykazało również, że pracownicy, których zachęca się do podjęcia PTO, są ogólnie o 68% szczęśliwsi niż ci, którzy tego nie robią.

Ponadto Forbes odkrył, że wypalenie zawodowe jest jedną z głównych przyczyn rotacji pracowników w miejscu pracy. Prawie 50% pracowników stwierdziło, że wypalenie było powodem odejścia z pracy w 2019 roku. Regularne robienie przerw może pomóc w uniknięciu wypalenia zawodowego. Może również pomóc w utrzymaniu zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Jak napisać wiadomość e-mail z żądaniem PTO

Aby mieć pewność, że Twoja prośba o wysłanie wiadomości e-mail z PTO ma największe szanse na zatwierdzenie, przedstawiliśmy kilka kroków, które należy wykonać.

Krok 1: Zastanów się, czy wiadomość e-mail z żądaniem PTO jest konieczna

Chociaż wiadomość e-mail z żądaniem PTO to świetny sposób na poproszenie o dni urlopu, istnieją prostsze sposoby ubiegania się o urlop. Dobrym pomysłem jest również sprawdzenie podręcznika pracownika Twojej firmy, aby zobaczyć, w jaki sposób Twoja firma chciałaby, abyś poprosił o PTO. Może się zdarzyć, że będziesz musiał poprosić o przystawkę odbioru mocy za pośrednictwem oprogramowania do planowania harmonogramu, takiego jak Connecteam.

Łatwa w użyciu aplikacja Connecteam to doskonałe narzędzie, które pomoże Ci zamówić przystawkę odbioru mocy i zarządzać nią. Zamiast powolnego procesu wysyłania wiadomości e-mail, możesz poprosić o PTO jednym kliknięciem.

Krok 2: Napisz wyraźny temat wiadomości e-mail

Po ustaleniu, że e-mail jest najlepszym rozwiązaniem, pierwszym krokiem do napisania e-maila z prośbą o PTO jest napisanie jasnego tematu. Dzięki temu Twój menedżer wie, o co prosisz, zanim otworzy wiadomość e-mail, i pomoże mu skutecznie zarządzać obciążeniem pracą. W wierszu tematu umieść krótki opis treści wiadomości e-mail, na przykład „ Twoje imię i nazwisko — żądanie PTO”. To jasny i profesjonalny temat.

Napisanie jasnego tematu wiadomości e-mail może również pomóc Twojemu menedżerowi, jeśli szuka wiadomości e-mail w późniejszym terminie.

Krok 3: Zacznij od formalności.

Po uzupełnieniu tematu nadszedł czas, aby napisać wiadomość e-mail do przełożonego. Dobrze jest rozpocząć treść e-maila nieformalnym tonem. Powitaj swojego przełożonego w odpowiedni sposób, na przykład:

„Cześć, [imię kierownika]

Mam nadzieję, że masz się dzisiaj dobrze.

LUB

„Dzień dobry, [imię kierownika]

Jak spędziłeś weekend?"

Obie opcje są przyjazne i profesjonalne i stanowią doskonały wstęp do ubiegania się o urlop.

Krok 4: Podaj wymagane dni

Po tych formalnościach skup się na bieżącej sprawie. Zacznij od stwierdzenia, że ​​prosisz o PTO. Jasno określ daty i podkreśl, że powiadamiasz z wyprzedzeniem. Wypróbuj ten format:

„Chciałbym wykorzystać X dni z przydzielonych przez moją firmę dni PTO. Proszę o wykorzystanie [MM/DD/RRRR – MM/DD/RRRR] jako WOM. Proszę zauważyć, że daję [X] pełnych tygodni wcześniejszego wypowiedzenia, aby wziąć te daty.”

Krok 5: Podaj przyczyny nieobecności

Chociaż podanie powodów złożenia wniosku nie jest wymagane, może pomóc Twojemu kierownikowi zrozumieć, jak ważny jest dla Ciebie czas wolny. Może to sprawić, że będą bardziej skłonni do zatwierdzenia czasu wolnego.

Nie musisz dzielić się każdym szczegółem, dlaczego chcesz mieć wolne. Ale powiedzenie im, jak bardzo cieszysz się na wakacje z rodziną lub jak bardzo potrzebujesz kilku dni dla siebie, może pomóc im zrozumieć, dlaczego PTO jest dla Ciebie ważne.

Krok 6: Przygotuj się z wyprzedzeniem

Dostarcz w wiadomości e-mail dowód, w jaki sposób przygotowałeś się z wyprzedzeniem do czasu wolnego i zapewnij swojego przełożonego, że Twoja praca zostanie zakończona przed wyjazdem. Na przykład:

„Moje bieżące zadania zostaną zakończone przed wyjazdem na wakacje, a już poprosiłem [imię kolegi] o odebranie moich obowiązków podczas mojego urlopu. Ze mną można się również kontaktować wyłącznie w nagłych wypadkach za pośrednictwem [numer telefonu/e-mail]. ”

Krok 7: Poproś o pozwolenie

Zakończ wiadomość e-mail, grzecznie prosząc przełożonego o pozwolenie.

„Daj mi znać, czy ta prośba pasuje do twojego harmonogramu” LUB „Czy to będzie do zaakceptowania?”

Krok 8: Podziękuj przełożonemu i wypisz się

Podziękuj swojemu przełożonemu za rozpatrzenie Twojej prośby i podpisz e-mail w przyjazny i profesjonalny sposób.

„Dziękuję za rozpatrzenie mojej prośby. Czekam na wiadomość od Ciebie.

Z poważaniem,

[Twoje imię]"

Przykłady wiadomości e-mail z prośbą o urlop i najważniejsze wskazówki

Pamiętaj, prośba o PTO nie gwarantuje, że zostanie przyznana. Postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami i przykładami poniżej, aby zbudować najsilniejszy możliwy argument, aby Twoja prośba o PTO została zatwierdzona.

Przykład 1: Oficjalny e-mail z prośbą o urlop

W tym przykładzie pracownik — Susanne Connors — wysyła wiadomość e-mail do swojego przełożonego — Joan Jenkins — z prośbą o trochę wolnego. Susanne chce wybrać się na weekendową wycieczkę na tereny targowe ze swoją partnerką Jenny. Susanne ma ponad trzy tygodnie zgromadzonego PTO i już zorganizowała dla swojego kolegi — Tima — obsługę jej połączeń podczas jej nieobecności.

Wnioski formalne są bardziej powszechne w środowiskach korporacyjnych lub sektora publicznego. Jeśli ton Twoich e-maili jest zwykle oficjalny, rozważ przyjęcie tego samego podejścia podczas pisania wniosku PTO.

Temat: Susanne Connors — prośba PTO

Droga Joanno,

Mam nadzieję, że masz się dzisiaj dobrze.

Najważniejsza wskazówka: w sytuacjach formalnych zaleca się stosowanie profesjonalnych powitań. Możesz także spróbować „Ufam, że ten e-mail dobrze Cię odnalazł” dla środowisk korporacyjnych.

Chciałbym wziąć dwa dni urlopu przyznanego przez moją firmę. Składam ten wniosek na czwartek, 20 kwietnia i piątek, 21 kwietnia 2023 r. Proszę zauważyć, że daję ponad trzymiesięczne wypowiedzenie dla tego wniosku PTO.

Planuję zarezerwować weekendową wycieczkę dla siebie i mojej partnerki – Jenny – na wesołe miasteczko. Babcia Jenny zabierała ją na to samo wesołe miasteczko, kiedy była małą dziewczynką, a ja chciałem zrobić jej niespodziankę, zabierając ją na to samo miejsce.

Najważniejsza wskazówka: opowiedz o swojej podróży, czego oczekujesz, lub poproś o rekomendację, jeśli wiesz, że było to miejsce, w którym był Twój kierownik. Znalezienie wspólnej płaszczyzny zwiększa prawdopodobieństwo, że powiedzą „tak”!

Poprosiłem już Tima, aby zajmował się moimi telefonami i wiadomościami, kiedy mnie nie będzie, i będę dostępny przez telefon i e-mail w nagłych wypadkach.

Daj mi znać, czy ta prośba pasuje do Twojego harmonogramu. Czekam na wiadomość od Ciebie.

Z poważaniem,

Zuzanna

Przykład 2: Nieformalny e-mail z prośbą o urlop

W tym przykładzie pracownik — Marco — wysyła wiadomość e-mail do swojego przełożonego — Aidena — z prośbą o dwa tygodnie PTO. Marco pracuje w zespole, a jego koleżanka — Amy — zgodziła się odpowiadać na e-maile Marco podczas jego nieobecności. Firma Marco ma nieograniczony model WOM i mniej formalną kulturę organizacyjną.

Z powodu tej nieformalnej kultury organizacyjnej Marco prowadzi bardziej konwersacyjny styl ze swoim przełożonym. Jeśli pracujesz w start-upie lub małej organizacji, może lepiej przyjąć to podejście.

Temat: Marco — prośba o urlop

Cześć Aidenie,

Jak spędziłeś weekend? Słyszałem, że odwiedziłeś plażę ze swoimi dziećmi.

Planuję wziąć trochę PTO między 02.06.23 a 02.12.23 na podróż do San Diego. Pamiętam, jak opowiadałeś mi o barze w pobliżu… Jak się nazywał? może sprawdzę!

Mam nadzieję, że sześć tygodni wystarczy, aby wziąć trochę wolnego, ale z przyjemnością przełożę terminy, jeśli nie pasują one do zespołu.

Najważniejsza wskazówka: w tym przykładzie Marco jest zadowolony z elastycznych dat podróży, aby wesprzeć zespół. Jeśli możesz zaoferować elastyczność, zaznacz to w swoim e-mailu — pokazuje, że jesteś graczem zespołowym!

Amy powiedziała, że ​​chętnie odbierze e-maile, na które nie odpowiedziałem, kiedy mnie nie będzie. Jeśli będziesz mnie potrzebować, nadal będę dostępny przez komunikator. Mam nadzieję, że moja strefa czasowa zostanie poprawnie zaktualizowana!

Najważniejsza wskazówka: w nieformalnym e-mailu z prośbą o PTO spróbuj zawrzeć żart lub świąteczną emotikonę, aby pokazać podekscytowanie. Należy tego jednak unikać w oficjalnych wiadomościach e-mail.

Daj mi znać, co myślisz i jakie masz rekomendacje dotyczące wizyty w Hiszpanii! Wiem, że byłeś kilka razy.

Dzięki jeszcze raz,

Marco

Najważniejsza wskazówka: Po złożeniu wniosku o PTO ustaw spotkanie w swoim kalendarzu na tydzień. Jeśli do tego czasu nie otrzymałeś odpowiedzi od przełożonego, wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem, aby sprawdzić, czy jakieś problemy uniemożliwiają zarezerwowanie tych dat urlopu.

Wniosek

WOM to świetny sposób na oderwanie się od pracy bez ponoszenia strat finansowych. Korzystanie z dowolnej przystawki odbioru mocy, która może zostać zaoferowana, przynosi ogromne korzyści. Obejmują one pomoc w znalezieniu lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz zwiększenie produktywności.

Jednak twoja praca nie może ucierpieć podczas twojej nieobecności. Aby temu zapobiec, poinformuj swojego przełożonego, o której godzinie zamierzasz wystartować, wysyłając mu wiadomość e-mail z żądaniem PTO. Jasno określ daty, o które prosisz, i daj im znać, co będziesz robić w tym czasie.
Możesz również zażądać PTO za pośrednictwem oprogramowania, takiego jak Connecteam. Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej, aby dowiedzieć się więcej o korzystaniu z Connecteam w miejscu pracy.