Cara Menulis Email Permintaan PTO (Dengan Contoh)

Bayangkan Anda ingin pergi berlibur bersama keluarga, melakukan perjalanan akhir pekan bersama pasangan, atau bahkan hanya mengambil cuti beberapa hari untuk sedikit istirahat dan relaksasi. Bagaimana Anda secara efektif meminta manajer Anda untuk mengambil cuti perusahaan?

Anda dapat menanyakannya secara langsung, tetapi kemungkinan besar mereka sibuk dalam rapat, dan Anda mungkin tidak mendapatkan tanggapan yang cepat. Anda dapat mengirim pesan kepada mereka, tetapi itu terasa terlalu santai untuk tempat kerja. Mengirim email permintaan cuti berbayar (PTO) menghasilkan keseimbangan yang baik antara profesionalisme dan mendapatkan respons yang cepat.

Artikel ini membahas apa itu email permintaan PTO. Ini juga akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat meminta waktu liburan melalui email dan tips terbaik kami untuk menulis permintaan cuti terbaik.

Apa itu Email Permintaan PTO?

Email permintaan PTO adalah email yang Anda kirim ke manajer Anda untuk meminta cuti berbayar dari pekerjaan. Ini adalah cara formal dan profesional untuk mengirimkan permintaan cuti berbayar kepada manajer Anda.

Apa itu PTO?

PTO adalah tunjangan di mana karyawan dibayar untuk waktu mereka tidak bekerja. Meskipun bukan persyaratan hukum bagi pemberi kerja Anda untuk menawarkan PTO sebagai keuntungan, hal itu dapat berkontribusi pada budaya perusahaan yang kuat dan membantu Anda menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan rumah tangga.

Meskipun tempat kerja Anda tidak menawarkan PTO, saran dan contoh yang disertakan dalam artikel ini akan membantu Anda menulis email yang kuat untuk meminta cuti apa pun.

Mengapa PTO Penting?

PTO dapat membantu Anda mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dan memiliki banyak manfaat untuk kesejahteraan dan kebahagiaan Anda.

Sebuah studi dari SHRM menemukan bahwa karyawan mengutip cuti berbayar sebagai manfaat terpenting kedua di tempat kerja. Studi ini juga menemukan bahwa karyawan yang didorong untuk mengambil PTO mereka secara keseluruhan 68% lebih bahagia daripada mereka yang tidak.

Selain itu, Forbes menemukan bahwa kelelahan karyawan adalah salah satu penyebab utama pergantian karyawan di tempat kerja. Hampir 50% karyawan menyatakan burnout adalah alasan mereka berhenti bekerja pada tahun 2019. Memastikan Anda beristirahat secara teratur dapat membantu mencegah Anda mencapai titik burnout. Ini juga dapat membantu Anda menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.

Cara Menulis Email Permintaan PTO

Untuk memastikan permintaan email PTO Anda memiliki peluang terbaik untuk disetujui, kami telah menyediakan beberapa langkah untuk Anda ikuti.

Langkah 1: Pertimbangkan apakah email permintaan PTO diperlukan

Meskipun email permintaan PTO adalah cara yang bagus untuk meminta hari libur, ada cara yang lebih mudah untuk meminta cuti. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memeriksa buku pegangan karyawan perusahaan Anda untuk mengetahui bagaimana perusahaan Anda ingin Anda meminta PTO. Mungkin Anda perlu meminta PTO Anda melalui perangkat lunak perencanaan jadwal seperti Connecteam.

Aplikasi Connecteam yang mudah digunakan adalah alat yang sempurna untuk membantu Anda meminta dan mengelola PTO Anda. Alih-alih proses email yang lambat, Anda dapat meminta PTO dengan satu klik.

Langkah 2: Tulis baris subjek email yang jelas

Setelah Anda menentukan bahwa email adalah tindakan terbaik, langkah pertama untuk menulis email permintaan PTO adalah menulis baris subjek yang jelas. Ini memungkinkan manajer Anda mengetahui apa yang Anda minta sebelum mereka membuka email dan mendukung mereka dalam mengelola beban kerja secara efektif. Sertakan deskripsi singkat tentang konten email di baris subjek, seperti " Nama Anda— Permintaan PTO". Ini adalah baris subjek yang jelas dan profesional.

Menulis baris subjek yang jelas untuk email Anda juga dapat membantu manajer Anda jika mereka mencari email tersebut di kemudian hari.

Langkah 3: Mulailah dengan informalitas.

Setelah Anda menyelesaikan baris subjek Anda, saatnya untuk menulis email ke manajer Anda. Merupakan ide bagus untuk memulai isi email dengan nada informal. Sapa manajer Anda dengan cara yang tepat, misalnya:

“Hai, [nama manajer]

Saya harap Anda baik-baik saja hari ini.”

ATAU

“Selamat pagi, [nama manajer]

Bagaimana akhir pekanmu?”

Kedua opsi tersebut ramah dan profesional dan merupakan pendahulu yang sempurna untuk meminta waktu liburan.

Langkah 4: Nyatakan hari-hari yang Anda butuhkan

Setelah informalitas ini, alihkan perhatian Anda ke masalah yang sedang dihadapi. Mulailah dengan menyatakan bahwa Anda meminta PTO. Perjelas tentang tanggal dan soroti bahwa Anda memberikan pemberitahuan sebelumnya. Coba format ini:

“Saya ingin menggunakan X hari dari hari PTO yang dialokasikan perusahaan saya. Saya meminta [MM/DD/YYYY – MM/DD/YYYY] untuk digunakan sebagai PTO. Harap perhatikan bahwa saya memberikan [X] minggu penuh pemberitahuan lanjutan untuk mengambil tanggal ini.

Langkah 5: Sebutkan alasan ketidakhadiran Anda

Meskipun bukan keharusan untuk menyatakan alasan permintaan Anda, ini dapat membantu manajer Anda untuk memahami betapa pentingnya waktu istirahat bagi Anda. Ini mungkin membuat mereka lebih mungkin untuk menyetujui waktu istirahat.

Anda tidak perlu membagikan setiap detail tentang mengapa Anda ingin cuti. Tetapi memberi tahu mereka betapa Anda bersemangat untuk berlibur bersama keluarga atau betapa Anda membutuhkan beberapa hari untuk diri sendiri dapat membantu mereka memahami mengapa PTO penting bagi Anda.

Langkah 6: Persiapkan terlebih dahulu

Berikan bukti di email tentang bagaimana Anda mempersiapkan waktu istirahat sebelumnya dan yakinkan manajer Anda bahwa pekerjaan Anda akan selesai sebelum Anda pergi. Sebagai contoh:

“Tugas saya saat ini akan selesai sebelum saya pergi berlibur, dan saya sudah meminta [nama rekan] untuk mengambil tugas saya saat saya libur. Saya juga akan dihubungi untuk keadaan darurat hanya melalui [nomor telepon/ email]. ”

Langkah 7: Minta izin

Akhiri email dengan meminta izin manajer Anda secara sopan.

“Beri tahu saya jika permintaan ini sesuai dengan jadwal Anda” ATAU “Apakah ini dapat diterima?”

Langkah 8: Ucapkan terima kasih kepada manajer Anda dan tanda tangani

Berterimakasihlah kepada manajer Anda karena telah mempertimbangkan permintaan Anda dan tutup email Anda dengan cara yang ramah dan profesional.

“Terima kasih telah mempertimbangkan permintaan saya. Saya berharap mendengar kabar dari kamu.

Salam Hormat,

[Namamu]"

Tinggalkan Contoh Email Permintaan dan Tips Teratas

Ingat, meminta PTO bukanlah jaminan bahwa itu akan dikabulkan. Ikuti tip dan contoh kami di bawah ini untuk membangun kasus terkuat sehingga permintaan PTO Anda disetujui.

Contoh 1: Email permintaan liburan resmi

Dalam contoh ini, seorang karyawan—Susanne Connors—mengemail manajernya—Joan Jenkins—untuk meminta cuti. Susanne ingin melakukan perjalanan akhir pekan ke pasar malam bersama pasangannya Jenny. Susanne memiliki lebih dari tiga minggu PTO yang masih harus diambil dan telah mengatur rekannya—Tim—untuk menutupi teleponnya saat dia pergi.

Permintaan formal lebih umum di lingkungan perusahaan atau sektor publik. Jika nada email Anda biasanya formal, pertimbangkan untuk menggunakan pendekatan yang sama saat menulis permintaan PTO.

Baris subjek: Susanne Connors—permintaan PTO

Joan sayang,

Saya harap Anda baik-baik saja hari ini.

Kiat Teratas: Di lingkungan formal, disarankan untuk menggunakan sapaan profesional. Anda juga dapat mencoba “Saya percaya email ini menemukan Anda dengan baik” untuk lingkungan perusahaan.

Saya ingin mengambil dua hari dari waktu liburan yang dialokasikan perusahaan saya. Saya mengajukan permintaan ini untuk hari Kamis, tanggal 20 April, dan Jumat, tanggal 21 April 2023. Perlu diketahui bahwa saya memberikan pemberitahuan lebih dari tiga bulan untuk permintaan PTO ini.

Saya berencana memesan perjalanan akhir pekan untuk saya dan pasangan saya—Jenny—untuk mengunjungi pasar malam. Nenek Jenny biasa membawanya ke tempat pekan raya yang sama ketika dia masih kecil, dan saya ingin mengejutkannya dengan membawanya ke tempat yang sama.

Kiat Teratas: Bagikan sesuatu yang spesifik yang Anda nantikan tentang perjalanan Anda, atau mintalah rekomendasi jika Anda tahu itu adalah tempat yang pernah dikunjungi manajer Anda. Menemukan kesamaan membuat mereka lebih cenderung mengatakan ya!

Saya telah meminta Tim untuk menutupi panggilan dan pesan saya saat saya pergi, dan saya akan tersedia melalui telepon dan email untuk keadaan darurat.

Beri tahu saya jika permintaan ini sesuai dengan jadwal Anda. Saya berharap mendengar kabar dari kamu.

Salam Hormat,

Susanne

Contoh 2: Email permintaan liburan informal

Dalam contoh ini, seorang karyawan—Marco—mengemail manajernya—Aiden—untuk meminta PTO selama dua minggu. Marco bekerja sebagai bagian dari tim, dan rekannya—Amy—telah setuju untuk menjawab email Marco selama dia pergi. Perusahaan Marco memiliki model PTO tak terbatas dan budaya organisasi yang kurang formal.

Karena budaya organisasi informal ini, Marco memiliki gaya percakapan yang lebih banyak dengan manajernya. Jika Anda bekerja di perusahaan baru atau organisasi kecil, mungkin lebih baik mengadopsi pendekatan ini.

Baris subjek: Marco—Permintaan Liburan

Hai Aiden,

Bagaimana akhir pekanmu? Saya mendengar Anda mengunjungi pantai dengan anak-anak Anda.

Saya berencana untuk mengambil beberapa PTO antara 02/06/23 dan 02/12/23 untuk melakukan perjalanan ke San Diego. Saya ingat Anda memberi tahu saya tentang sebuah bar di dekat sana — Apa namanya lagi? Saya mungkin memeriksanya!

Saya harap pemberitahuan enam minggu sudah cukup untuk mengambil cuti kerja, tetapi saya dengan senang hati menjadwal ulang tanggalnya jika tidak bekerja untuk tim.

Kiat Teratas: Dalam contoh ini, Marco dengan senang hati fleksibel tentang tanggal perjalanannya untuk mendukung tim. Jika Anda dapat menawarkan fleksibilitas, tandai ini di email Anda—Ini menunjukkan bahwa Anda adalah pemain tim!

Amy berkata bahwa dia senang menerima email yang belum terjawab saat saya pergi. Jika Anda membutuhkan saya, saya akan tetap tersedia di IM. Semoga zona waktu saya akan diperbarui dengan benar!

Kiat Teratas: Dalam email permintaan PTO informal, coba sertakan lelucon atau emoji liburan untuk menunjukkan kegembiraan. Namun, ini harus dihindari dalam email formal.

Beri tahu saya pemikiran Anda dan rekomendasi apa pun yang Anda miliki untuk mengunjungi Spanyol! Saya tahu Anda telah mengunjungi beberapa kali.

Terima kasih lagi,

Marco

Kiat Teratas: Setelah Anda meminta PTO, tetapkan janji temu di kalender Anda selama seminggu. Jika Anda belum mendapat kabar dari manajer Anda saat itu, kirim email pengingat untuk mengetahui apakah ada masalah yang menghalangi Anda untuk memesan tanggal liburan tersebut.

Kesimpulan

PTO adalah cara yang bagus untuk mengambil cuti tanpa menderita kerugian finansial. Ada manfaat besar untuk mengambil PTO apa pun yang mungkin ditawarkan kepada Anda. Ini termasuk membantu Anda menemukan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik dan meningkatkan produktivitas Anda.

Namun, pekerjaan Anda tidak boleh menderita karena ketidakhadiran Anda. Untuk mencegah hal ini, pastikan Anda memberi tahu manajer kapan Anda akan berangkat dengan mengirimkan email permintaan PTO kepada mereka. Perjelas tentang tanggal yang Anda minta, dan beri tahu mereka apa yang akan Anda lakukan pada waktu itu.
Anda juga dapat meminta PTO melalui perangkat lunak seperti Connecteam. Daftar uji coba gratis untuk mengetahui lebih lanjut tentang menggunakan Connecteam di tempat kerja Anda.