Come scrivere un'e-mail di richiesta PTO (con esempi)

Immagina di voler andare in vacanza con la tua famiglia, fare un viaggio nel fine settimana con il tuo partner o anche solo prenderti qualche giorno di riposo per un po' di riposo e relax. Come chiedi efficacemente al tuo manager di prendersi una vacanza aziendale?

Potresti chiedere loro di persona, ma probabilmente sono impegnati nelle riunioni e potresti non ottenere una risposta rapida. Potresti mandargli un messaggio, ma sembra troppo casual per il posto di lavoro. L'invio di un'e-mail di richiesta di permesso retribuito (PTO) raggiunge un buon equilibrio tra professionalità e ottenere una risposta rapida.

Questo articolo discute cos'è un'e-mail di richiesta PTO. Ti mostrerà anche come richiedere le ferie via e-mail e i nostri migliori consigli per scrivere la migliore richiesta di ferie possibile.

Che cos'è un'e-mail di richiesta PTO?

Un'e-mail di richiesta PTO è un'e-mail che invii al tuo manager per richiedere un congedo retribuito dal lavoro. È un modo formale e professionale per inviare una richiesta di permesso retribuito al tuo manager.

Cos'è la presa di forza?

PTO è un vantaggio in cui i dipendenti vengono pagati per il tempo in cui non lavorano. Sebbene non sia un obbligo legale per il tuo datore di lavoro offrire PTO come vantaggio, può contribuire a una forte cultura aziendale e aiutarti a conciliare lavoro e vita domestica.

Anche se il tuo posto di lavoro non offre PTO, i consigli e gli esempi inclusi in questo articolo ti aiuteranno a scrivere un'e-mail forte per richiedere qualsiasi tipo di permesso.

Perché la presa di forza è importante?

La presa di forza può aiutarti a trovare un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e ha molti vantaggi per il tuo benessere e la tua felicità.

Uno studio di SHRM ha rilevato che i dipendenti citano il tempo libero retribuito come il secondo vantaggio più importante sul posto di lavoro. Questo studio ha anche rilevato che i dipendenti incoraggiati a prendere la PTO sono complessivamente più felici del 68% rispetto a quelli che non lo sono.

Inoltre, Forbes ha scoperto che il burnout dei dipendenti è una delle principali cause del turnover dei dipendenti sul posto di lavoro. Quasi il 50% dei dipendenti ha dichiarato che il burnout è stato il motivo per cui hanno lasciato il lavoro nel 2019. Fare pause regolari può aiutarti a evitare di raggiungere il punto di burnout. Può anche aiutarti a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Come scrivere un'e-mail di richiesta PTO

Per garantire che la tua richiesta PTO-e-mail abbia le migliori possibilità di essere approvata, ti abbiamo fornito alcuni passaggi da seguire.

Passaggio 1: considerare se è necessaria un'e-mail di richiesta PTO

Mentre un'e-mail di richiesta PTO è un ottimo modo per chiedere giorni di ferie, ci sono modi più semplici per richiedere il tempo libero. È anche una buona idea controllare il manuale del dipendente della tua azienda per vedere come la tua azienda vorrebbe che tu richiedessi il PTO. Potrebbe essere necessario richiedere il tuo PTO tramite un software di pianificazione degli orari come Connecteam.

L'app di Connecteam facile da usare è lo strumento perfetto per aiutarti a richiedere e gestire il tuo PTO. Invece del lento processo di posta elettronica, puoi richiedere PTO con un clic.

Passaggio 2: scrivi una riga dell'oggetto dell'e-mail chiara

Una volta stabilito che un'e-mail è la migliore linea d'azione, il primo passo per scrivere un'e-mail di richiesta PTO è scrivere una riga dell'oggetto chiara. Ciò consente al tuo manager di sapere cosa stai chiedendo prima che apra l'e-mail e lo supporta nella gestione efficace del proprio carico di lavoro. Includere una breve descrizione del contenuto dell'e-mail nella riga dell'oggetto, ad esempio " Il tuo nome—Richiesta PTO". Questo è un oggetto chiaro e professionale.

Scrivere una riga dell'oggetto chiara per la tua email può anche aiutare il tuo manager se sta cercando l'email in un secondo momento.

Passaggio 3: inizia con le informalità.

Dopo aver completato la riga dell'oggetto, è il momento di scrivere un'e-mail al tuo manager. È una buona idea iniziare il corpo dell'e-mail con un tono informale. Saluta il tuo manager in modo appropriato, ad esempio:

“Ciao, [nome del manager]

Spero che tu stia bene oggi.

O

"Buongiorno, [nome del manager]

Come è stato il tuo fine settimana?"

Entrambe le opzioni sono amichevoli e professionali e sono il perfetto precursore della richiesta di ferie.

Passaggio 4: indicare i giorni richiesti

Dopo queste informalità, rivolgi la tua attenzione alla questione in questione. Inizia affermando che stai richiedendo PTO. Sii chiaro sulle date ed evidenzia che stai dando un preavviso. Prova questo formato:

“Vorrei utilizzare X giorni dei miei giorni PTO assegnati dall'azienda. Chiedo che [MM/GG/AAAA – MM/GG/AAAA] venga utilizzato come PTO. Si prega di notare che sto dando [X] intere settimane di preavviso per prendere queste date.

Passaggio 5: indicare i motivi dell'assenza

Sebbene non sia obbligatorio indicare i motivi della tua richiesta, può aiutare il tuo manager a capire quanto sia importante per te il tempo libero. Ciò potrebbe renderli più propensi ad approvare il tempo libero.

Non devi condividere ogni dettaglio sul motivo per cui vuoi il tempo libero. Ma dire loro quanto sei entusiasta di fare una vacanza con la tua famiglia o quanto hai bisogno di qualche giorno per te stesso potrebbe aiutarli a capire perché la presa di forza è importante per te.

Passaggio 6: preparare in anticipo

Fornisci prove nell'e-mail di come ti sei preparato per il tempo libero in anticipo e assicurati al tuo manager che il tuo lavoro sarà completato prima di partire. Per esempio:

“I miei compiti attuali saranno completati prima che io vada in vacanza e ho già chiesto a [nome del collega] di riprendere i miei compiti mentre sono via. Sarò anche contattabile per le emergenze solo tramite [numero di telefono/e-mail]. "

Passaggio 7: richiedere l'autorizzazione

Completa l'e-mail chiedendo cortesemente il permesso del tuo manager.

"Fammi sapere se questa richiesta funziona con il tuo programma" OPPURE "Sarà accettabile?"

Passaggio 8: ringrazia il tuo manager e firma

Ringrazia il tuo manager per aver preso in considerazione la tua richiesta e firma la tua e-mail in modo amichevole e professionale.

“Grazie per aver preso in considerazione la mia richiesta. Aspetto tue notizie.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]"

Esempi di e-mail di richiesta di congedo e consigli utili

Ricorda, la richiesta di PTO non è una garanzia che verrà concessa. Segui i nostri suggerimenti e gli esempi di seguito per costruire il caso più solido possibile in modo che la tua richiesta PTO venga approvata.

Esempio 1: e-mail formale di richiesta di ferie

In questo esempio, una dipendente, Susanne Connors, invia un'e-mail al suo manager, Joan Jenkins, per richiedere un periodo di ferie. Susanne vuole fare un weekend alla fiera con la sua compagna Jenny. Susanne ha più di tre settimane di PTO accumulate da prendere e ha già organizzato in modo che il suo collega, Tim, copra le sue chiamate mentre lei è via.

Le richieste formali sono più comuni negli ambienti aziendali o del settore pubblico. Se il tono delle tue e-mail è solitamente formale, considera di adottare lo stesso approccio quando scrivi una richiesta PTO.

Riga oggetto: Susanne Connors—Richiesta PTO

Cara Giovanna,

Spero che tu stia bene oggi.

Suggerimento: in ambienti formali, si consiglia di utilizzare saluti professionali. Potresti anche provare "Confido che questa email ti trovi bene" per gli ambienti aziendali.

Vorrei prendermi due giorni di ferie assegnati dalla mia azienda. Presento questa richiesta per giovedì 20 aprile e venerdì 21 aprile 2023. Si prega di notare che sto dando più di tre mesi di preavviso per questa richiesta PTO.

Ho in programma di prenotare un viaggio nel fine settimana per me e la mia compagna, Jenny, per visitare una fiera. La nonna di Jenny la portava alla stessa fiera quando era piccola, e io volevo sorprenderla portandola alla stessa.

Suggerimento: condividi qualcosa di specifico che non vedi l'ora del tuo viaggio o chiedi una raccomandazione se sai che è stato un posto in cui è stato il tuo manager. Trovare un terreno comune li rende più propensi a dire di sì!

Ho già chiesto a Tim di coprire le mie chiamate e i miei messaggi mentre sono via, e sarò disponibile via telefono ed e-mail per le emergenze.

Fammi sapere se questa richiesta funziona con il tuo programma. Aspetto tue notizie.

Cordiali saluti,

Susanna

Esempio 2: email di richiesta di ferie informale

In questo esempio, un dipendente, Marco, sta inviando un'e-mail al suo manager, Aiden, per richiedere due settimane di PTO. Marco lavora come parte di un team e la sua collega, Amy, ha accettato di rispondere alle e-mail di Marco durante la sua assenza. L'azienda di Marco ha un modello PTO illimitato e una cultura organizzativa meno formale.

A causa di questa cultura organizzativa informale, Marco ha uno stile più colloquiale con il suo manager. Se lavori in una start-up o in una piccola organizzazione, potrebbe essere meglio adottare questo approccio.

Riga oggetto: Marco—Richiesta di ferie

Ciao Aiden,

Come è stato il tuo fine settimana? Ho sentito che hai visitato la spiaggia con i tuoi figli.

Ho intenzione di prendere un po' di PTO tra il 02/06/23 e il 02/12/23 per recarmi a San Diego. Ricordo che mi parlasti di un bar lì vicino... Come si chiamava? Dovrei controllare!

Spero che sei settimane siano sufficienti per prendere una pausa dal lavoro, ma sono felice di riprogrammare le date se non funzionano per il team.

Suggerimento: in questo esempio, Marco è felice di essere flessibile sulle date del suo viaggio per supportare il team. Se puoi offrire flessibilità, evidenzialo nella tua e-mail: dimostra che sei un giocatore di squadra!

Amy ha detto che è felice di ricevere qualsiasi e-mail senza risposta mentre sono via. Se hai bisogno di me, sarò ancora disponibile su IM. Spero che il mio fuso orario si aggiorni correttamente!

Suggerimento: in un'e-mail di richiesta PTO informale, prova a includere uno scherzo o un'emoji natalizia per mostrare entusiasmo. Tuttavia, questo dovrebbe essere evitato nelle e-mail formali.

Fammi sapere i tuoi pensieri e qualsiasi consiglio tu abbia per visitare la Spagna! So che hai visitato un paio di volte.

Grazie ancora,

Marco

Suggerimento: dopo aver richiesto il tuo PTO, fissa un appuntamento nel tuo calendario per una settimana. Se non hai ancora ricevuto risposta dal tuo manager, invia un'e-mail di promemoria per vedere se ci sono problemi che ti impediscono di prenotare quelle date di vacanza.

Conclusione

PTO è un ottimo modo per prendersi una pausa dal lavoro senza subire alcuna perdita finanziaria. Ci sono grandi vantaggi nel prendere qualsiasi presa di forza che ti potrebbe essere offerta. Questi includono aiutarti a trovare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e aumentare la tua produttività.

Tuttavia, il tuo lavoro non deve soffrire in tua assenza. Per evitare ciò, assicurati di far sapere al tuo manager a che ora intendi decollare inviandogli un'e-mail di richiesta PTO. Sii chiaro su quali date stai richiedendo di uscire e fagli sapere cosa farai in quel momento.
Puoi anche richiedere PTO tramite software come Connecteam. Iscriviti per una prova gratuita per saperne di più sull'utilizzo di Connecteam sul posto di lavoro.