PTO申請メールの書き方（例文付き）

家族と一緒に休暇に出かけたり、パートナーと週末旅行に出かけたり、ちょっとした休息とリラクゼーションのために数日間休みを取りたいと想像してみてください。 マネージャーに会社の休暇を取るよう効果的に依頼するにはどうすればよいですか?

直接質問することもできますが、会議で忙しい可能性が高く、迅速な対応が得られない場合があります。 テキストメッセージを送信することもできますが、職場ではカジュアルすぎると感じます。 有給休暇 (PTO) のリクエスト メールを送信すると、プロ意識と迅速な対応のバランスが取れます。

この記事では、有給休暇申請メールとは何かについて説明します。 また、メールで休暇を申請する方法と、可能な限り最高の休暇申請を作成するためのヒントも紹介します。

有給休暇申請メールとは?

PTO 申請メールは、上司に有給休暇を申請するために送信するメールです。 これは、有給休暇の申請を上司に提出するための正式かつ専門的な方法です。

PTOとは何ですか？

PTO は、従業員が働いていない時間に対して支払われる福利厚生です。 雇用主が福利厚生として PTO を提供することは法的要件ではありませんが、強力な企業文化に貢献し、仕事と家庭生活のバランスをとるのに役立ちます。

あなたの職場が PTO を提供していない場合でも、この記事に含まれるアドバイスと例は、あらゆる種類の休暇を要求する強力なメールを作成するのに役立ちます.

PTO が重要な理由

PTO は、健康的なワークライフ バランスを実現するのに役立ち、健康と幸福に多くのメリットがあります。

SHRM の調査によると、従業員は職場で 2 番目に重要な福利厚生として有給休暇を挙げています。 この調査では、PTO の取得を奨励されている従業員は、そうでない従業員よりも全体的に 68% 幸福度が高いこともわかりました。

さらに、Forbes は、従業員の燃え尽き症候群が職場での従業員の離職の主な原因の 1 つであることを発見しました。 従業員のほぼ 50% が、2019 年に仕事を辞めた理由は燃え尽き症候群だと述べています。 また、健康的なワークライフバランスを維持するのにも役立ちます。

PTO申請メールの書き方

PTO メールのリクエストが承認される可能性を最大限に高めるために、従うべきいくつかの手順を用意しました。

ステップ 1: 有給休暇申請メールが必要かどうかを検討する

PTO 申請メールは有給休暇を申請する優れた方法ですが、もっと簡単に休暇を申請する方法もあります。 また、会社の従業員ハンドブックをチェックして、会社がどのように PTO を要求しているかを確認することもお勧めします。 Connecteam などのスケジュール計画ソフトウェアを使用して PTO を要求する必要がある場合があります。

Connecteam の使いやすいアプリは、有給休暇の申請と管理に最適なツールです。 遅い電子メールプロセスの代わりに、ワンクリックで有給休暇を申請できます。

ステップ 2: 明確なメールの件名を書く

電子メールが最善の行動であると判断したら、有給休暇申請電子メールを作成するための最初のステップは、明確な件名を書くことです。 これにより、マネージャーはメールを開く前にあなたが何を求めているかを知ることができ、ワークロードを効果的に管理するのに役立ちます。 「あなたの名前- PTO リクエスト」のように、件名に電子メールの内容の簡単な説明を含めます。 これは明確でプロフェッショナルな件名です。

メールの件名を明確にすると、マネージャーが後でメールを検索する際にも役立ちます。

ステップ 3: 形式ばらないことから始める。

件名を入力したら、マネージャーにメールを送信します。 メールの本文をカジュアルな口調で始めることをお勧めします。 適切な方法で上司に挨拶します。たとえば、次のようになります。

「こんにちは、 [マネージャーの名前]

今日も元気でいてね。」

また

「おはようございます、 [マネージャーの名前]

週末はいかがでしたか？」

どちらのオプションもフレンドリーでプロフェッショナルであり、休暇を申請する前に最適です。

ステップ 4: 希望日を記入してください

これらの非公式の後、目の前の問題に注意を向けてください。 まず、有給休暇を申請していることを伝えます。 日付を明確にし、事前通知を行っていることを強調します。 このフォーマットを試してください:

「会社が割り当てた PTO 日数のうち、 X日間を使用したいと考えています。 [MM/DD/YYYY – MM/DD/YYYY]を PTO として使用することを要求しています。 これらの日付を取得するには、 [X]週間前に通知することに注意してください。」

STEP5：欠席理由を伝える

要求の理由を述べる必要はありませんが、休暇があなたにとってどれほど重要であるかをマネージャーが理解するのに役立ちます。 これにより、休暇を承認する可能性が高くなる可能性があります。

休暇が必要な理由について、すべての詳細を共有する必要はありません。 しかし、家族と一緒に休暇を取ることにどのように興奮しているか、または自分自身に数日必要な場合は、PTOがあなたにとって重要である理由を理解するのに役立つかもしれません.

ステップ 6: 事前準備

事前に休暇に向けてどのように準備したかを示す証拠を電子メールで提供し、上司に、休暇前に仕事が完了することを保証します。 例えば：

「私の現在のタスクは、休暇に入る前に完了する予定です。 [同僚の名前]には、休暇中に職務を引き継ぐように依頼済みです。 また、緊急の場合は[電話番号/メール] のみでご連絡いたします。 」

ステップ 7: 許可をリクエストする

丁寧に上司の許可を求めてメールを締めくくります。

「このリクエストがあなたのスケジュールに合うかどうか教えてください」または「これは受け入れられますか?」

ステップ 8: 上司に感謝し、サインオフする

あなたの要求を検討してくれた上司に感謝し、友好的かつプロフェッショナルな方法で電子メールを承認してください。

「私のリクエストを検討してくれてありがとう。 あなたからの便りを楽しみにしています。

敬具、

[あなたの名前]"

休暇申請メールの例とヒント

PTO の申請は、それが付与されることを保証するものではないことに注意してください。 以下のヒントと例に従って、可能な限り強力な事例を作成し、PTO 申請が承認されるようにしてください。

例 1: 正式な休暇申請メール

この例では、従業員 (Susanne Connors) がマネージャー (Joan Jenkins) に休暇を要求するメールを送信しています。 スザンヌは、パートナーのジェニーと一緒に見本市会場に週末旅行に行きたいと考えています。 Susanne には 3 週間以上の有給休暇が残っており、同僚の Tim が留守中の通話に対応できるように準備を整えています。

正式な要求は、企業または公共部門の環境でより一般的です。 メールのトーンがフォーマルな場合は、PTO 申請を書くときに同じアプローチを採用することを検討してください。

件名: Susanne Connors — PTO リクエスト

親愛なるジョアンへ

今日もお元気で。

重要なヒント: フォーマルな環境では、プロフェッショナルな挨拶を使用することをお勧めします。 企業環境の場合は、「このメールで問題ないと思います」を試すこともできます。

会社が定める有給休暇を2日取りたいです。 この申請は、2023 年 4 月 20 日木曜日と 4 月 21 日金曜日に行います。この PTO 申請には 3 か月以上かかることにご注意ください。

私は自分とパートナーのジェニーのために週末に見本市会場への旅行を予約する予定です。 ジェニーのおばあちゃんは、ジェニーが幼い頃、同じ遊園地に連れて行ってくれました。同じ遊園地に連れて行って驚かせたかったのです。

重要なヒント: 旅行で楽しみにしていることを具体的に共有するか、上司が行ったことがある場所であることがわかっている場合は、おすすめを尋ねてください。 共通点を見つけることで、彼らはイエスと言う可能性が高くなります!

留守中の通話とメッセージの対応をティムに依頼済みで、緊急時には電話とメールで対応します。

このリクエストがあなたのスケジュールに合うかどうか教えてください。 あなたからの便りを楽しみにしています。

敬具、

スザンヌ

例 2: 内定休暇申請メール

この例では、従業員 (Marco) がマネージャー (Aiden) にメールを送信して、2 週間の PTO を要求しています。 Marco はチームの一員として働いており、彼の同僚である Amy は、Marco が留守の間、Marco の電子メールに応答することに同意しています。 マルコの会社には無制限の有給休暇モデルがあり、組織文化はあまり正式ではありません。

この非公式な組織文化のために、マルコはマネージャーとより会話的なスタイルをとっています。 新興企業または小規模な組織で働いている場合は、このアプローチを採用することをお勧めします。

件名: マルコ—休暇申請

こんにちは。

週末はいかがでしたか？ あなたが子供たちと一緒にビーチを訪れたと聞きました。

2023 年 2 月 6 日から 2023 年 2 月 12 日までの間に PTO を取得して、サンディエゴに旅行する予定です。 近くにあるバーのことをあなたが教えてくれたのを覚えていますが、その名前は何ですか? 調べてみようかな！

仕事を休むには 6 週間の通知で十分だと思いますが、チームでうまくいかない場合は喜んで日付を変更します。

重要なヒント: この例では、マルコはチームをサポートするための出張日程について柔軟に対応してくれます。 柔軟に対応できる場合は、メールでそのことを強調してください。これは、あなたがチーム プレーヤーであることを示しています。

エイミーは、私が留守の間、未返信のメールを喜んで受け取ると言っています. 私が必要な場合は、引き続き IM でご連絡いただけます。 タイムゾーンが正しく更新されることを願っています。

重要なヒント: 非公式の有給休暇申請メールでは、興奮を表すジョークや休日の絵文字を含めてみてください。 ただし、これは正式な電子メールでは避ける必要があります。

スペイン旅行の感想やおすすめがあれば教えてください！ 私はあなたが数回訪れたことを知っています。

再度、感謝します、

マルコ

重要なヒント: PTO を申請したら、カレンダーで 1 週間の予定を設定します。 それまでにマネージャーから連絡がない場合は、リマインダー メールを送信して、休暇の予約を妨げている問題がないか確認してください。

結論

PTO は、経済的な損失を被ることなく仕事を休むための優れた方法です。 提供される可能性のある PTO を取得することには、大きなメリットがあります。 これらには、ワークライフ バランスの向上や生産性の向上を支援することが含まれます。

しかし、あなたの仕事はあなたの不在で苦しむべきではありません。 これを防ぐには、有給休暇申請メールを上司に送信して、いつ離陸する予定かを上司に知らせてください。 オフを要求する日付を明確にし、その間に何をするかを知らせてください。
Connecteam などのソフトウェアを使用して PTO を申請することもできます。 職場で Connecteam を使用する方法の詳細については、無料トライアルにサインアップしてください。