วิธีเขียนอีเมลคำขอ PTO (พร้อมตัวอย่าง)

ลองนึกภาพว่าคุณต้องการไปเที่ยวพักผ่อนกับครอบครัว ไปเที่ยวสุดสัปดาห์กับคนรัก หรือแม้แต่หยุดพักผ่อนสักสองสามวัน คุณจะขอให้ผู้จัดการลาพักร้อนของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร?

คุณสามารถถามพวกเขาด้วยตนเองได้ แต่พวกเขาอาจจะยุ่งอยู่กับการประชุม และคุณอาจไม่ได้รับคำตอบอย่างรวดเร็ว คุณสามารถส่งข้อความถึงพวกเขาได้ แต่นั่นก็ดูไม่เป็นทางการเกินไปสำหรับที่ทำงาน การส่งอีเมลคำขอลางานแบบชำระเงิน (PTO) สร้างความสมดุลที่ดีระหว่างความเป็นมืออาชีพและการตอบกลับอย่างรวดเร็ว

บทความนี้กล่าวถึงอีเมลคำขอ PTO คืออะไร นอกจากนี้ยังแสดงวิธีขอเวลาลาพักร้อนทางอีเมลและเคล็ดลับยอดนิยมของเราในการเขียนคำขอลาพักร้อนที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

อีเมลคำขอ PTO คืออะไร?

อีเมลคำขอส่งกำลังออกคืออีเมลที่คุณส่งถึงผู้จัดการของคุณเพื่อขอเวลาหยุดงานที่ได้รับค่าจ้าง เป็นวิธีที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพในการส่งคำขอลางานแบบชำระเงินให้กับผู้จัดการของคุณ

ส่งกำลังออกคืออะไร?

ส่งกำลังออกคือผลประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับค่าจ้างสำหรับเวลาที่พวกเขาไม่ได้ทำงาน แม้ว่าจะไม่ใช่ข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับนายจ้างของคุณในการเสนอ PTO เป็นผลประโยชน์ แต่ก็สามารถนำไปสู่วัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งและช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่บ้านได้

แม้ว่าสถานที่ทำงานของคุณไม่มีบริการส่งกำลังออก คำแนะนำและตัวอย่างที่รวมอยู่ในบทความนี้จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่ชัดเจนเพื่อขอเวลานอกประเภทใดก็ได้

เหตุใด PTO จึงมีความสำคัญ

ส่งกำลังออกสามารถช่วยให้คุณสร้างความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและมีประโยชน์มากมายสำหรับความเป็นอยู่และความสุขของคุณ

การศึกษาจาก SHRM พบว่าพนักงานอ้างว่าการหยุดงานที่ได้รับค่าจ้างเป็นผลประโยชน์ที่สำคัญที่สุดอันดับสองในที่ทำงาน การศึกษานี้ยังพบว่าพนักงานที่ได้รับการสนับสนุนให้ใช้ PTO มีความสุขโดยรวม 68% มากกว่าพนักงานที่ไม่ได้รับ

นอกจากนี้ Forbes พบว่าความเหนื่อยหน่ายของพนักงานเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้พนักงานลาออกในที่ทำงาน พนักงานเกือบ 50% ระบุว่าความเหนื่อยหน่ายเป็นสาเหตุของการออกจากงานในปี 2019 การแน่ใจว่าคุณหยุดพักเป็นประจำสามารถช่วยป้องกันไม่ให้คุณถึงจุดเหนื่อยหน่ายได้ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณรักษาสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดี

วิธีเขียนอีเมลคำขอ PTO

เพื่อให้แน่ใจว่าคำขอทางอีเมลส่งกำลังออกของคุณมีโอกาสดีที่สุดที่จะได้รับการอนุมัติ เราได้จัดเตรียมขั้นตอนบางอย่างเพื่อให้คุณปฏิบัติตาม

ขั้นตอนที่ 1: พิจารณาว่าจำเป็นต้องมีอีเมลคำขอ PTO หรือไม่

แม้ว่าอีเมลคำขอส่งกำลังออกจะเป็นวิธีที่ดีในการขอวันหยุด แต่ก็มีวิธีที่ตรงไปตรงมามากกว่าในการขอลาหยุด นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบคู่มือพนักงานของบริษัทของคุณเพื่อดูว่าบริษัทของคุณต้องการให้คุณขอ PTO อย่างไร คุณอาจต้องขอ PTO ของคุณผ่านซอฟต์แวร์การวางแผนกำหนดการ เช่น Connectteam

แอพที่ใช้งานง่ายของ Connectteam เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบที่จะช่วยคุณร้องขอและจัดการ PTO ของคุณ แทนที่จะใช้กระบวนการทางอีเมลที่ช้า คุณสามารถขอ PTO ได้ด้วยคลิกเดียว

ขั้นตอนที่ 2: เขียนหัวเรื่องอีเมลที่ชัดเจน

เมื่อคุณพิจารณาแล้วว่าอีเมลเป็นแนวทางดำเนินการที่ดีที่สุด ขั้นตอนแรกในการเขียนอีเมลคำขอ PTO คือการเขียนหัวเรื่องที่ชัดเจน สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการของคุณรู้ว่าคุณต้องการอะไรก่อนที่จะเปิดอีเมลและสนับสนุนพวกเขาในการจัดการปริมาณงานอย่างมีประสิทธิภาพ ใส่คำอธิบายสั้นๆ ของเนื้อหาอีเมลในบรรทัดหัวเรื่อง เช่น “ Your Name— PTO Request” นี่คือหัวเรื่องที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ

การเขียนหัวเรื่องที่ชัดเจนสำหรับอีเมลของคุณยังสามารถช่วยผู้จัดการของคุณหากพวกเขากำลังค้นหาอีเมลในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มด้วยความไม่เป็นทางการ

เมื่อคุณกรอกหัวเรื่องเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาเขียนอีเมลถึงผู้จัดการของคุณ เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นเนื้อหาของอีเมลด้วยน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการ ทักทายผู้จัดการของคุณด้วยวิธีที่เหมาะสม เช่น

“สวัสดี [ชื่อผู้จัดการ]

ฉันหวังว่าคุณจะสบายดีในวันนี้”

หรือ

“อรุณสวัสดิ์ [ชื่อผู้จัดการ]

วันหยุดของคุณเป็นอย่างไร?"

ตัวเลือกทั้งสองเป็นมิตรและเป็นมืออาชีพและเป็นตัวตั้งต้นที่สมบูรณ์แบบในการขอเวลาพักผ่อน

ขั้นตอนที่ 4: ระบุวันที่คุณต้องการ

หลังจากแจ้งอย่างไม่เป็นทางการเหล่านี้แล้ว ให้หันความสนใจไปที่เรื่องที่กำลังทำอยู่ เริ่มต้นด้วยการระบุว่าคุณกำลังขอส่งกำลังออก ชัดเจนเกี่ยวกับวันที่และเน้นว่าคุณกำลังแจ้งล่วงหน้า ลองใช้รูปแบบนี้:

“ฉันต้องการใช้ X วันของวัน PTO ที่บริษัทจัดสรร ฉันขอให้ [MM/DD/YYYY – MM/DD/YYYY] เป็น PTO โปรดทราบว่าฉันให้เวลา [X] ของการแจ้งเตือนล่วงหน้าเต็มสัปดาห์เพื่อใช้วันที่เหล่านี้”

ขั้นตอนที่ 5: ระบุเหตุผลของคุณสำหรับการขาดงาน

แม้ว่าจะไม่ใช่ข้อกำหนดในการระบุเหตุผลสำหรับคำขอของคุณ แต่ก็สามารถช่วยให้ผู้จัดการของคุณเข้าใจว่าการลาหยุดมีความสำคัญกับคุณเพียงใด สิ่งนี้อาจทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะอนุมัติการหยุดงาน

คุณไม่จำเป็นต้องแชร์ทุกรายละเอียดว่าทำไมคุณถึงต้องการหยุด แต่การบอกพวกเขาว่าคุณรู้สึกตื่นเต้นแค่ไหนที่จะได้ไปเที่ยวพักผ่อนกับครอบครัวหรือมีเวลาให้ตัวเองสัก 2-3 วันอาจช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าเหตุใด PTO จึงมีความสำคัญต่อคุณ

ขั้นตอนที่ 6: เตรียมตัวล่วงหน้า

ระบุหลักฐานในอีเมลว่าคุณได้เตรียมตัวอย่างไรสำหรับวันหยุดล่วงหน้า และรับรองผู้จัดการของคุณว่างานของคุณจะเสร็จสิ้นก่อนที่คุณจะออกไป ตัวอย่างเช่น:

“งานปัจจุบันของฉันจะเสร็จสิ้นก่อนที่ฉันจะไปพักร้อน และฉันได้ขอให้ [ชื่อเพื่อนร่วมงาน] ทำหน้าที่ของฉันต่อในขณะที่ฉันออกไป ฉันจะสามารถติดต่อได้ในกรณีฉุกเฉินผ่านทาง [หมายเลขโทรศัพท์/ อีเมล] เท่านั้น ”

ขั้นตอนที่ 7: ขออนุญาต

จบอีเมลด้วยการขออนุญาตจากผู้จัดการอย่างสุภาพ

“แจ้งให้เราทราบว่าคำขอนี้ใช้ได้กับตารางเวลาของคุณหรือไม่” หรือ “จะยอมรับได้หรือไม่”

ขั้นตอนที่ 8: ขอบคุณผู้จัดการของคุณและออกจากระบบ

ขอขอบคุณผู้จัดการของคุณที่พิจารณาคำขอของคุณและลงนามในอีเมลของคุณด้วยวิธีที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ

“ขอบคุณที่พิจารณาคำขอของฉัน ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ.

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]"

ฝากตัวอย่างอีเมลคำขอและเคล็ดลับยอดนิยม

โปรดจำไว้ว่าการขอ PTO ไม่ใช่การรับประกันว่าจะได้รับ ทำตามเคล็ดลับและตัวอย่างของเราด้านล่างเพื่อสร้างกรณีที่แข็งแกร่งที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้คำขอ PTO ของคุณได้รับการอนุมัติ

ตัวอย่างที่ 1: อีเมลขอลาพักร้อนอย่างเป็นทางการ

ในตัวอย่างนี้ พนักงาน Susanne Connors กำลังส่งอีเมลถึงผู้จัดการของเธอ Joan Jenkins เพื่อขอลางาน ซูซานอยากไปเที่ยวงานสุดสัปดาห์กับเจนนี่คู่หูของเธอ ซูซานน์มี PTO สะสมเกินสามสัปดาห์และได้จัดการให้เพื่อนร่วมงานของเธอซึ่งก็คือทิม—ดูแลการโทรระหว่างที่เธอไม่อยู่

คำขอที่เป็นทางการพบได้ทั่วไปในสภาพแวดล้อมขององค์กรหรือภาครัฐ หากอีเมลของคุณมักจะเป็นทางการ ให้พิจารณาใช้วิธีเดียวกันนี้เมื่อเขียนคำขอส่งกำลังออก

หัวเรื่อง: Susanne Connors—คำขอส่งกำลังออก

เรียน โจน

ฉันหวังว่าคุณจะสบายดีในวันนี้

เคล็ดลับยอดนิยม: ในสภาพแวดล้อมที่เป็นทางการ ขอแนะนำให้ใช้คำทักทายแบบมืออาชีพ คุณยังสามารถลอง "ฉันเชื่อว่าอีเมลนี้พบคุณได้ดี" สำหรับสภาพแวดล้อมขององค์กร

ฉันต้องการใช้เวลาวันหยุดที่บริษัทจัดสรรให้เป็นเวลาสองวัน ฉันส่งคำขอนี้ในวันพฤหัสบดีที่ 20 เมษายน และวันศุกร์ที่ 21 เมษายน 2023 โปรดทราบว่าฉันแจ้งล่วงหน้าสามเดือนสำหรับคำขอ PTO นี้

ฉันวางแผนที่จะจองทริปวันหยุดสุดสัปดาห์สำหรับตัวฉันเองและคู่ของฉัน—เจนนี่—เพื่อเยี่ยมชมงานแสดงสินค้า คุณยายของเจนนี่เคยพาเธอไปที่งานเดียวกันตอนที่เธอยังเด็ก และฉันก็อยากจะทำให้เธอประหลาดใจด้วยการพาเธอไปที่งานเดียวกัน

เคล็ดลับยอดนิยม: แชร์บางสิ่งที่คุณรอคอยเกี่ยวกับการเดินทางของคุณ หรือขอคำแนะนำหากคุณรู้ว่าเป็นสถานที่ที่ผู้จัดการของคุณเคยไป การหาจุดร่วมทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะตอบว่าใช่!

ฉันได้ขอให้ Tim ดูแลเรื่องการโทรและข้อความของฉันในขณะที่ฉันไม่อยู่ และฉันจะติดต่อทางโทรศัพท์และอีเมลในกรณีฉุกเฉิน

แจ้งให้เราทราบหากคำขอนี้ใช้ได้กับตารางเวลาของคุณ ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ.

ขอแสดงความนับถือ,

ซูซาน

ตัวอย่างที่ 2: อีเมลขอลาพักร้อนแบบไม่เป็นทางการ

ในตัวอย่างนี้ พนักงาน — Marco— กำลังส่งอีเมลถึงผู้จัดการ — Aiden— เพื่อขอส่งกำลังออกสองสัปดาห์ Marco ทำงานเป็นส่วนหนึ่งของทีม และเพื่อนร่วมงานของเขา—Amy—ตกลงที่จะตอบอีเมลของ Marco ในขณะที่เขาไม่อยู่ บริษัทของ Marco มีโมเดล PTO ที่ไม่จำกัดและวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นทางการน้อยกว่า

เนื่องจากวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่เป็นทางการนี้ Marco จึงมีรูปแบบการสนทนากับผู้จัดการของเขามากขึ้น หากคุณทำงานในองค์กรที่เพิ่งเริ่มต้นหรือองค์กรขนาดเล็ก การนำแนวทางนี้มาใช้อาจดีกว่า

หัวเรื่อง: Marco—คำขอลาพักร้อน

สวัสดีไอเดน

วันหยุดของคุณเป็นอย่างไร? ฉันได้ยินมาว่าคุณไปเที่ยวทะเลกับลูกๆ

ฉันวางแผนที่จะใช้ PTO ระหว่าง 02/06/23 และ 02/12/23 เพื่อเดินทางไปยังซานดิเอโก ฉันจำได้ว่าคุณเคยบอกฉันเกี่ยวกับบาร์ใกล้ๆ ที่นั่น ชื่ออะไรนะ? ฉันอาจจะลองดู!

ฉันหวังว่าหกสัปดาห์จะเพียงพอสำหรับการแจ้งหยุดงาน แต่ฉันยินดีที่จะเปลี่ยนวันที่หากพวกเขาไม่ได้ทำงานให้กับทีม

เคล็ดลับยอดนิยม: ในตัวอย่างนี้ Marco ยินดีที่จะยืดหยุ่นเกี่ยวกับวันเดินทางเพื่อสนับสนุนทีม หากคุณสามารถเสนอความยืดหยุ่นได้ ให้เน้นข้อความนี้ในอีเมลของคุณ แสดงว่าคุณเป็นผู้เล่นในทีม!

เอมี่บอกว่าเธอยินดีที่จะรับอีเมลที่ยังไม่ได้ตอบในขณะที่ฉันไม่อยู่ ถ้าคุณต้องการฉัน ฉันยังพร้อมให้บริการใน IM หวังว่าเขตเวลาของฉันจะอัปเดตอย่างถูกต้อง!

เคล็ดลับยอดนิยม: ในอีเมลคำขอ PTO ที่ไม่เป็นทางการ ให้ลองใส่มุขตลกหรืออีโมจิวันหยุดเพื่อแสดงความตื่นเต้น อย่างไรก็ตาม ควรหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ในอีเมลที่เป็นทางการ

แจ้งให้เราทราบความคิดของคุณและคำแนะนำใด ๆ ที่คุณมีสำหรับการไปเยือนสเปน! ฉันรู้ว่าคุณเคยไปไม่กี่ครั้ง

ขอบคุณอีกครั้ง,

มาร์โค

เคล็ดลับยอดนิยม: เมื่อคุณขอ PTO แล้ว ให้ตั้งค่าการนัดหมายในปฏิทินเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ หากคุณยังไม่ได้รับการติดต่อกลับจากผู้จัดการของคุณ ให้ส่งอีเมลเตือนความจำเพื่อดูว่ามีปัญหาใดที่ทำให้คุณไม่สามารถจองวันพักร้อนเหล่านั้นได้หรือไม่

บทสรุป

ส่งกำลังออกเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหยุดงานโดยไม่สูญเสียทางการเงิน มีประโยชน์อย่างมากในการรับ PTO ที่คุณอาจได้รับ สิ่งเหล่านี้รวมถึงการช่วยให้คุณพบสมดุลในชีวิตการทำงานที่ดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

อย่างไรก็ตาม งานของคุณจะต้องไม่ประสบกับการขาดงานของคุณ เพื่อป้องกันปัญหานี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแจ้งให้ผู้จัดการทราบเวลาที่คุณต้องการจะออกโดยส่งอีเมลคำขอ PTO ให้พวกเขาทราบ ระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการขอหยุดวันไหน และแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณจะต้องทำอะไรในช่วงเวลานั้น
คุณยังสามารถขอ PTO ผ่านซอฟต์แวร์เช่น Connectteam ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Connectteam ในที่ทำงานของคุณ