Как усовершенствовать автоматизированное планирование ваших онлайн-совещаний

Приложения для планирования изменили стандарты профессионализма, особенно при встрече с потенциальными клиентами. Вы можете себе представить, как торговому представителю может быть трудно заключить сделку, если его потенциальных клиентов раздражает неаккуратное планирование.

Обычно люди, проводящие всего несколько встреч в день, чувствуют себя комфортно, координируя планирование без приложения для бронирования.

Но по мере увеличения трафика и появления новых потенциальных клиентов со всех сторон у тех же торговых представителей начинают возникать проблемы с расписанием. Они теряют время в ожидании неявки, создают трения из-за двойных заказов и рискуют потерять ценных потенциальных клиентов.

Когда входящие лиды препятствуют проблемам с расписанием, они, скорее всего, уйдут. Скажем, вы предлагаете одно и то же время встречи двум разным клиентам. Если они оба выберут одну и ту же дату и время, вам придется попросить одного из них выбрать другое время. Есть риск, что это приведет к пинг-понгу по электронной почте и вызовет у них раздражение.

Нет веских причин создавать трения на столь раннем этапе пути клиента. Необходим полностью автоматизированный и оптимизированный процесс. Это одна из ваших первых возможностей продемонстрировать свой профессионализм в качестве команды, ориентированной на клиента. В преддверии продаж и звонков в службу поддержки четкое планирование может помочь передать чувство авторитета.

Когда вы настроите систему онлайн-планирования, участнику будет легче соблюдать дату и присоединиться к вам вовремя.

Ваш рабочий процесс онлайн-планирования нарушен?

Выбор времени для встречи с кем-то не должен быть таким сложным. Но мы миримся с этим, когда переписываемся с друзьями и семьей. К бизнесу следует подходить более внимательно. Лиды не так терпимы к обмену мнениями, как близкие друзья. Таким образом, если рабочий процесс планирования команды нарушается, и они возятся с ним без программного решения, компания теряет много возможностей.

Классические проблемы в процессе планирования включают двойное бронирование, неявку, отмену в последнюю минуту или запросы на изменение расписания. Список можно продолжить, потому что без получения вашего согласия обе стороны должны иметь работающую систему календаря.

Когда вы планируете по старинке, вы также должны быть уверены, что обе стороны предпримут дополнительные шаги, чтобы внести эту встречу в свой календарь. Им также необходимо достаточно часто проверять календарь (или получать смс/уведомления по электронной почте), чтобы убедиться, что они вообще видят и помнят встречу.

Подсчет времени, потерянного при пинг-понге по электронной почте

Старые школьные методы планирования встреч должны быть более человечными. Более реальным и представительным. Но они также могут быть более трудоемкими и подверженными ошибкам.

Возьмите типичное взаимодействие по электронной почте, которое происходит только для того, чтобы назначить встречу:

• Организатор отправляет электронное письмо с предложением времени встречи
• Приглашенный не может встретиться в это время, поэтому вместо этого он запрашивает другое время.
• Хост проверяет, но новое запрошенное время для него недоступно.

Как и в игре в шахматы, стратегия планирования была неправильной с самого начала. Так что, хотя эти двое могут карабкаться и восстанавливаться, все быстро становится небрежным. Это посылает сигнал об организационной слабости компании. В зависимости от характера взаимодействия приглашенный может поставить под сомнение честность вашей компании в целом.

• Хозяин приносит свои извинения и отправляет несколько новых предложений
• Приглашенный не может встретиться в это время. Они расстраиваются.
• Ведущий просит приглашенного поделиться временем, которое будет работать вместо этого.
• Приглашенный никогда не отвечает на другое электронное письмо от организатора

Я уверен, вы поняли, к чему я клоню. Игра в пинг-понг по электронной почте — пустая трата времени для обеих сторон. Даже если вы можете сделать это в 2-3 письмах, это требует времени. И легко пропустить встречу, так как можно забыть отметить ее в своем календаре. Использование автоматизированного планировщика может решить обе проблемы за вас.

Потерянные лиды и разочарованные клиенты

Вы разработали мощную маркетинговую стратегию и эффективный цикл продаж, и вы начинаете видеть результаты. Как будто вы обнаружили свинцовую золотую жилу.

Затем происходит самое худшее — ваша система планирования не оптимизирована. Это занимает слишком много времени и даже приводит к двойному (или даже тройному) бронированию. Ваши лиды разочаровываются и отказываются от попыток назначить встречу. А те, кому удалось вас привидеть — на встречи не приходят. Конечно, вы можете следить за ними, но это больше времени, которое можно потратить на игру в пинг-понг по электронной почте.

Но знаете что?

У ваших потенциальных клиентов нет времени ждать решения своих проблем. Они хотят это сейчас, и они обратятся к другим вариантам. Вы потеряете потенциальных клиентов и, в конечном счете, прибыль, которую должны были получить.

Вот почему так важно упростить процесс планирования для людей. Это поможет облегчить некоторые из этих разочарований и улучшить коэффициент конверсии.

Как вы можете это сделать?

• Изучите свои процессы : обеспечиваете ли вы в настоящее время оптимальное планирование?
• Улучшите свои коммуникации : оптимизированное планирование задает тон для хорошей встречи. Все общение автоматизировано для вашего удобства.
• Избегайте неуместных заметок о встречах : потерянные заметки о встречах могут повредить вашей репутации и привести к упущенным возможностям.
• Сократите количество отмен и снизьте вероятность переноса расписания: сделайте планирование визита частью пути клиента — оптимизируйте его для увеличения конверсий.
• Следите за неявками : это важно для того, чтобы ваша воронка сохраняла потенциальных клиентов, которые в противном случае могли бы ускользнуть.
• Отправить подтверждение и напоминание по электронной почте : Люди заняты. Они не хотят быть обременены когнитивными усилиями по запоминанию встречи. Именно здесь электронные письма с подтверждением и напоминанием улучшают процесс планирования.
• SMS : 92% клиентов говорят, что им нравится обмениваться мгновенными сообщениями, поэтому SMS — отличный способ дать вашим клиентам то, что они хотят.
• Уникальные ссылки на веб-конференции: интегрируйте выбранную вами платформу видеоконференций и создавайте уникальные ссылки на конференции для каждой встречи.
• Используйте планировщик, который поддерживает несколько членов команды . Планирование собраний для команд может быть сложной задачей. Онлайн-планировщик упрощает эту задачу.

Давайте углубимся в некоторые из них в разделе ниже.

Оптимизация процесса планирования с помощью приложения

Планирование встреч играет огромную роль в успехе вашего двигателя лидогенерации. В конечном итоге это влияет на эффективность вашего бизнеса и вашу прибыль.

Вот почему компании улучшают процесс планирования с помощью таких приложений, как Appointlet .

Часто бывает полезно, когда компания улучшает свой опыт планирования. Отслеживание пути пользователя от первоначального посещения сайта до подтверждения бронирования может многое рассказать о том, что работает и где вы теряете людей.

Вот некоторые вещи, которые могут отпугнуть потенциальных клиентов:

• Слишком долго согласовывают время . Будь то телефонный звонок или серия электронных писем, переход туда и обратно тратит впустую время, которое ваши клиенты не хотят тратить.
• Сложный интерфейс планировщика . Некоторые инструменты планирования имеют сложный пользовательский интерфейс, который может сбить с толку людей, технически не подкованных.
• Неудобство . Не заставляйте своих клиентов просматривать свои календари, чтобы найти и подтвердить встречи. Отправляйте приглашения, к которым они могут получить доступ в любое удобное для них время.

Так как же обеспечить положительный опыт планирования?

Давайте углубимся в некоторые аспекты процесса планирования встреч, которые помогут вам произвести фантастическое первое впечатление.

Улучшите свои навыки общения с потенциальными клиентами и клиентами

Встреча начинается задолго до того, как отдельные стороны собираются вместе. На самом деле границы собрания могут расширяться даже до приглашения на собрание. В конечном счете, потенциал встречи начинается, когда у кого-то впервые возникает импульс узнать больше о вашей компании и установить с вами связь.

Вот почему важно привлекать посетителей сайта сильным лид-магнитом. Это самый первый шаг в обеспечении их интереса. Но как только кто-то, так сказать, клюнет на крючок, вам понадобится надежная игра, которая включает в себя автоматизированное планирование. Когда бронирование сделано, вы должны настроить автоматические напоминания по электронной почте и SMS, чтобы держать инструкции о встрече перед участниками. Это помогает повысить посещаемость и предотвратить неявку.

Избегайте неуместных заметок о встречах

Неуместные записи совещаний — одна из самых распространенных причин срыва совещаний. Даже если вы можете задержать опоздание, вы рискуете иметь меньше времени для подключения, и ваш первый совместный опыт сразу же будет проблематичным. Это раздражает как хозяина, но также может нарисовать картину некомпетентности для посетителя. И никто не хочет работать с кем-то, кто дезорганизован.

Опять же, здесь в игру вступает такой планировщик, как Appointlet. Поддерживать все в порядке очень просто. Больше никаких блокнотов или неуместной информации, так как вы можете хранить всю свою информацию в одном месте. А благодаря простой интеграции (через Zapier) с CRM вы можете быстро получить важную информацию из предыдущих взаимодействий с лидом или клиентом. Это гарантирует, что ваши встречи будут плодотворными, без досадных оплошностей.

Уменьшите количество отмен и уменьшите количество переносов

Посмотрим правде в глаза — жизнь случается, и иногда людям приходится отменять или переносить расписание. Но люди с гораздо большей вероятностью сделают это, если они забыли о встрече и дважды забронировали себе место. В отличие от других проблем, которые можно легко решить автоматически, самый простой способ сократить количество отмен — убедить приглашенных в ценности встречи для них. Если они жаждут встречи с вами, их посещаемость улучшится.

Профессионально справляйтесь с неявками

Это может быть не так больно, как вставать на свидании… но неявка все равно причиняет боль. Вы выделили время для встречи с кем-то, а они не сделали это приоритетом. Но помимо эмоций, это также означает, что вы увидите меньше продаж и меньше общего дохода. Очень важно, чтобы вы информировали участников о встрече и привлекали внимание.

Самым важным аспектом такой системы, конечно же, является платформа планирования. Они автоматически отправят электронные письма и текстовые напоминания о предстоящей встрече. Для неявок, которые произошли просто потому, что кто-то забыл о встрече, эти напоминания могут быть важным элементом, который запирает их.

Кроме того, с помощью приложения для планирования, если у клиента есть реальная причина не посещать вашу встречу, ему легко перенести или отменить встречу. Предоставление им этой свободы — хороший способ проявить эмпатию — черту, которая необходима, чтобы завоевать их расположение. Это также дает вам возможность заполнить свободные места новыми бронированиями.

Appointlet дает своим пользователям контроль над правилами о том, сколько заблаговременного уведомления потребуется участнику для отмены или переноса. Эти ограничения могут помочь при отмене бронирования в последнюю минуту и ​​заставить людей соблюдать свои первоначальные обязательства.

В конце концов, наличие надежной системы бронирования приводит к тому, что меньше времени тратится на:

• Сопровождение клиентов перед встречей.
• Ожидание клиентов, которые не собираются появляться.

Использование онлайн-планировщика повысит ваши показатели успеха и поможет вам развивать свой бизнес.

Подтверждайте встречи и отправляйте напоминания по электронной почте или SMS

Ни для кого не секрет, что мы живем в занятом мире. Люди проводят больше времени в своих телефонах, поэтому электронная почта и SMS — два лучших способа привлечь их внимание. В конечном счете, цель состоит в том, чтобы держать в голове детали встречи. Вы можете легко сделать это, отправив:

• Электронные письма с подтверждением . Отправка электронного письма сразу после назначения встречи убеждает участника в том, что процесс бронирования прошел успешно.
• Напоминания по электронной почте . Имея на уме так много вещей, участники встречи легко забывают о предстоящей встрече. Отправьте электронные письма с напоминаниями, чтобы убедиться, что они помнят об этом и психологически подготовятся к этому.
• СМС-напоминания . Сделайте так, чтобы ваши клиенты могли легко видеть ваши напоминания, отправляя текстовые сообщения. Почтовые ящики могут быть загромождены, поэтому SMS может быть более эффективным для некоторых приглашенных.

Если вы не уверены, что хотите встретиться с каждым человеком, который запрашивает время, Appointlet включает возможность вручную отклонять или принимать встречи в первую очередь. Это дает вам больше контроля над тем, с кем вы проводите время.

Создавайте уникальные ссылки на веб-конференции

Поскольку большинство собраний являются виртуальными, полезно иметь систему, которая генерирует уникальные ссылки на веб-конференции для каждого собрания. Будь то Zoom, Microsoft Teams или другой ваш любимый инструмент для веб-конференций, Appointlet поддерживает его.

Когда местом проведения собрания является веб-конференция, Apppointlet предоставляет кнопку «присоединиться к собранию» с прямой ссылкой на эту уникальную комнату. Поэтому, когда придет время встретиться, организатор и посетитель могут легко присоединиться к ней одним щелчком мыши.

Поддержка нескольких членов команды

Мы слышим от многих пользователей Appointlet, которые начали искать решение, отвечающее их личным потребностям. Но со временем коллеги узнают об этом сервисе и захотят попробовать его на себе. Примерно в это же время мы, как правило, наблюдаем, как организации довольно быстро расширяются, когда в дело вступает лицо, принимающее решения, и утверждает определенное количество лицензий.

Если планирование встреч с одним участником представляет собой небольшую проблему, то резервирование времени для 3 или более человек — экспоненциально сложная задача. Необходимо учитывать множество различных типов планирования. Например, если собрания должны быть равномерно распределены по команде, это представляет другую потребность, чем планирование нескольких организаторов собрания для одновременной встречи с одним или несколькими участниками.

Тем не менее, управление бронированием с 3+ людьми не должно быть сложным. Appointlet предоставляет систему «циклического перебора», которая объединяет доступность всей вашей команды и делает все возможное, чтобы назначить их поровну. Вы можете дать определенным членам команды приоритет в пуле, если они должны получить большинство встреч.

С помощью Appointlet также легко назначить нескольких членов команды для совместного проведения одной встречи. Вы просто добавляете людей, о которых идет речь, и наша система считывает их совокупную доступность, прежде чем представить какое-либо время. Люди, которые просматривают страницу расписания, увидят только то время, которое подходит для всех присутствующих хостов.

Это может значительно сократить координацию. Все функции подтверждения и напоминания по электронной почте работают для групповых встреч, поэтому вы получаете те же преимущества и там.

Сбор отзывов об опыте планирования

Итак, вы реализовали решение и хотите знать, как у вас дела. Один из лучших способов узнать это… спросить их напрямую! Как ты это делаешь?

С помощью Appointlet вы можете использовать интеграцию Zapier для сбора отзывов от участников после завершения собрания. В конце встречи Zapier автоматически отправляет последующее электронное письмо с простым опросом (с использованием Delighted ) для сбора необходимых отзывов. Вы можете легко создавать шаблоны для этого, которые вы можете настроить в зависимости от того, кому вы отправляете опрос.

Определение ключевых показателей

Клиентский опыт (CX) — это ключ к сохранению ваших существующих контрактов. Это также неотъемлемая часть роста числа лояльных клиентов и послов бренда.

Почему клиентский опыт так важен?

• Превосходство в CX поможет вам выделиться среди конкурентов.
• Счастливые клиенты становятся промоутерами из уст в уста.
• Первоклассные навыки обслуживания клиентов повышают лояльность к бренду.

Данные также показывают, что онлайн-планирование улучшает общее качество обслуживания клиентов. Вот несколько идей для размышления:

• 81% маркетологов считают, что большая часть конкуренции проявляется на уровне клиентского опыта.
• 32% людей покидают бренд после одного неудачного опыта, в том числе из-за планирования.
• 40% потребителей знают о возможности самостоятельного записи на прием.

Предоставление вашим клиентам простого способа записаться на прием к вам имеет решающее значение. Что еще более важно, опыт планирования должен предлагать положительный опыт клиента.

Часто задаваемые вопросы об опыте планирования

Создание и внедрение удивительного опыта планирования имеет важное значение для роста бизнеса. Плохой опыт во время процесса планирования приводит к тому, что ваши лиды плохо воспринимают вас. Прежде чем мы завершим наш пост, давайте кратко ответим на несколько распространенных вопросов о создании позитивного опыта планирования.

Каковы ключевые компоненты хорошего планирования?

Опыт планирования обычно лучше, когда он не требует усилий. Если ваш приглашенный едва заметит, что он использовал приложение, и встретится с вами вовремя, это будет считаться успехом. Это достигается за счет напоминаний о встречах и возможности перенести их через ту же систему автоматизации, если это необходимо.

Где начинается и заканчивается опыт планирования?

Хороший опыт планирования начинается, когда кто-то заинтересован во встрече с вашей компанией. С этого момента легкость или сложность составления расписания с вами — это часть опыта. Вы можете возразить, что опыт планирования заканчивается, когда собрание завершено. Если вы отправляете запрос на обратную связь о собрании, вы можете расширить границы в будущем.

Влияет ли опыт планирования на продажи и удержание клиентов?

Да, низкое качество планирования подвергает компании риску потери потенциальных клиентов, что влияет на продажи. Хороший опыт планирования положительно влияет на восприятие вашего бренда вашими клиентами, что приводит к лучшему удержанию.

Какое лучшее программное обеспечение для планирования, чтобы обеспечить хороший опыт?

С очень чистым пользовательским интерфейсом, простотой использования и многими другими функциями, разработанными для облегчения планирования встреч, Appointlet определенно берет кубок. Назначаете ли вы встречи с отдельными людьми или группами, процесс очень прост как для организатора, так и для приглашенных — Apppointlet сделает большую часть работы за вас.

Как мне автоматизировать сбор данных для нашего планирования?

Процесс планирования обычно включает в себя форму приема. Если вы автоматизируете работу с таким приложением, как Appointlet, все, что вам нужно сделать, это настроить форму один раз. Все будущие участники увидят одни и те же поля, и им будет предложено заполнить их перед подтверждением их приглашения на собрание.

Какое онлайн-приложение для планирования позволяет мне просматривать свое ежедневное расписание?

Просмотр вашего ежедневного расписания с первого взгляда проще всего с Apppointlet. Всякий раз, когда кто-то заказывает встречу с вами, ваша панель управления будет включать всю эту информацию. Вы также сможете контролировать отмену, перенос и присоединение к собраниям. С помощью поисковых фильтров вы можете быстро найти любую встречу.

Какие CX-метрики важны для оценки опыта планирования?

Клиентский опыт (CX) лежит в основе любого успешного бизнеса. И все начинается с опыта планирования. Несколько показателей CX, которые вы можете использовать для оценки опыта планирования, включают историю встреч клиента, количество завершенных встреч и неявок за определенный период.

Отслеживайте их, чтобы оценить эффективность вашего процесса планирования.

Предоставление удивительного опыта планирования — начало прочных отношений с клиентами

Приложения для онлайн-планирования упростили для предприятий автоматическое планирование встреч со своими лидами и клиентами. Это приводит к экономии времени и денег. Это также гарантирует, что ваши лиды или клиенты получат положительный опыт, в результате чего вы закроете больше продаж.

Вы много вложили в разработку оптимизированной стратегии лидогенерации. Убедитесь, что вы внедрили системы, чтобы максимизировать шансы на то, что лиды превратятся в клиентов.

И вы можете сделать это, создав удивительный опыт планирования. Так что давай, начни бесплатно с Appointlet .

Независимо от вашей отрасли, от здравоохранения до технологий, розничной торговли, колл-центров и всего, что между ними, онлайн-планировщик — это инвестиция, которую вы не должны игнорировать.

Каков ваш опыт работы с онлайн-приложениями для планирования? Не стесняйтесь, чтобы оставить комментарий ниже!