Come perfezionare l'esperienza di pianificazione automatizzata per le tue riunioni online

Le app di pianificazione hanno cambiato gli standard di professionalità, soprattutto quando si incontrano potenziali clienti. Puoi immaginare come un rappresentante di vendita possa avere difficoltà a concludere affari se i suoi contatti sono irritati da un'esperienza di pianificazione sciatta.

È normale che le persone con poche riunioni al giorno si sentano a proprio agio nel gestire il coordinamento della pianificazione senza un'app di prenotazione.

Ma man mano che il traffico aumenta e nuovi contatti iniziano ad arrivare da ogni direzione, quegli stessi rappresentanti iniziano a incorrere in problemi di pianificazione. Perdono tempo in attesa di no-show, creano attrito con le doppie prenotazioni e corrono il rischio di perdere preziose prospettive.

Quando i lead in entrata sono ostacolati da problemi di pianificazione, è più probabile che cambino. Supponiamo di offrire gli stessi tre orari di riunione a due clienti separati. Se entrambi scelgono la stessa data e ora, dovrai chiedere a uno di scegliere un'ora diversa. C'è il rischio che questo porti a ping pong e-mail e li irriti.

Non c'è alcuna buona ragione per creare attrito così presto nel percorso del cliente. È necessario un processo completamente automatizzato e snello. Questa è una delle tue prime opportunità per mostrare la tua professionalità come team a contatto con i clienti. In vista delle vendite e delle chiamate di supporto, un forte flusso di pianificazione può aiutare a comunicare un senso di autorità.

Quando metti in atto i tuoi sistemi di pianificazione online, è più facile per il partecipante mantenere la data e unirsi a te in tempo.

Il tuo flusso di lavoro di pianificazione online è interrotto?

Scegliere un momento per incontrarsi con qualcuno non dovrebbe essere così difficile. Ma lo sopportiamo quando scriviamo messaggi con amici e familiari. Gli affari dovrebbero essere gestiti con più attenzione. I lead non hanno la stessa tolleranza per avanti e indietro degli amici intimi. Quindi, se il flusso di lavoro di pianificazione di un team è interrotto e loro stanno armeggiando senza alcuna soluzione software, l'azienda perderà molte opportunità.

I problemi classici nel flusso di pianificazione includono doppie prenotazioni, no-show, cancellazioni dell'ultimo minuto o richieste di riprogrammazione. L'elenco potrebbe continuare, perché senza una ricevuta del tuo accordo, entrambe le parti devono disporre di un sistema di calendario funzionante.

Quando pianifichi alla vecchia maniera, devi anche fidarti che entrambe le parti faranno il passo in più per inserire quella riunione nel loro calendario. Devono anche controllare il calendario abbastanza spesso (o ricevere notifiche via sms/e-mail) per assicurarsi di vedere e ricordare la riunione.

Calcolo del tempo perso su email ping pong

I metodi della vecchia scuola per programmare le riunioni dovrebbero essere più umani. Più reale e di bell'aspetto. Ma possono anche essere più dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errori.

Prendi la tipica interazione e-mail che si verifica, solo per organizzare una riunione:

• L'organizzatore invia un'e-mail per suggerire alcuni orari di riunione
• L'invitato non può incontrarsi in quegli orari, quindi richiede invece un orario diverso
• L'host controlla ma il nuovo orario richiesto non è disponibile per lui

Come una partita a scacchi, la strategia di programmazione era sbagliata fin dall'inizio. Quindi, mentre questi due potrebbero essere in grado di arrampicarsi e riprendersi, le cose sono diventate sciatte velocemente. Questo invia un segnale sulla debolezza organizzativa dell'azienda. A seconda della natura dell'interazione, l'invitato potrebbe mettere in dubbio l'integrità della tua azienda nel suo insieme.

• L'host si scusa e invia alcuni nuovi suggerimenti
• L'invitato non può incontrarsi in quegli orari. Si frustrano.
• L'host chiede all'invitato di condividere un momento che invece funzionerebbe
• L'invitato non risponde mai a un'altra email dell'host

Sono sicuro che arriverai dove sto andando con questo. Giocare a ping pong e-mail è una perdita di tempo per entrambe le parti. Anche se puoi farlo in 2-3 e-mail, ci vuole tempo. Ed è facile perdere l'appuntamento perché ci si può dimenticare di annotarlo sul calendario. L'uso di uno scheduler automatizzato può risolvere entrambi i problemi per te.

Lead persi e clienti frustrati

Hai progettato una potente strategia di marketing e un ciclo di vendita efficiente e stai iniziando a vedere i risultati. È come se avessi scoperto una miniera d'oro di piombo.

Poi succede il peggio: il tuo sistema di pianificazione non è ottimizzato. Ci vuole troppo tempo e si traduce anche in prenotazioni doppie (o addirittura triple). I tuoi contatti si frustrano e rinunciano a cercare di fissare un appuntamento. E quelli che sei riuscito a farti diventare un fantasma, non si fanno vedere alle riunioni. Certo, puoi seguirli, ma è più tempo da dedicare a giocare a ping pong e-mail.

Ma indovinate un po?

I tuoi potenziali clienti non hanno il tempo di aspettare una soluzione ai loro problemi. Lo vogliono ora e passeranno ad altre opzioni. Perderai contatti e, in definitiva, le entrate che avrebbero dovuto arrivare a te.

Ecco perché è così importante semplificare l'esperienza di pianificazione per le persone. Aiuterà ad alleviare alcune di queste frustrazioni e a migliorare i tassi di conversione.

Come puoi farlo?

• Esamina i tuoi processi : attualmente offri un'esperienza di pianificazione ottimale?
• Migliora le tue comunicazioni : la pianificazione semplificata dà il tono a una buona riunione. Tutta la comunicazione è automatizzata per la tua comodità.
• Evita note di riunione fuori posto : le note di riunione perse possono danneggiare la tua reputazione e portare a opportunità perse.
• Riduci le cancellazioni e mitiga la riprogrammazione : rendi l'esperienza di pianificazione una parte del percorso del cliente, ottimizzandola per le conversioni.
• Follow-up in caso di mancata presentazione : questo è importante per garantire che la tubazione mantenga i cavi che altrimenti potrebbero scivolare attraverso le fessure.
• Invia e-mail di conferma e promemoria : le persone sono occupate. Non vogliono essere gravati dallo sforzo cognitivo di ricordare un appuntamento. È qui che le e-mail di conferma e promemoria migliorano l'esperienza di pianificazione.
• SMS : Con il 92% dei clienti che afferma di apprezzare la messaggistica istantanea, gli SMS sono un ottimo modo per offrire ai tuoi clienti ciò che desiderano.
• Collegamenti a conferenze Web esclusivi: integra la tua piattaforma di videoconferenza preferita e crea collegamenti a conferenze univoci per ogni riunione.
• Utilizzare uno scheduler che supporti più membri del team : la pianificazione delle riunioni per i team può essere complicata. Un pianificatore online rende tutto più semplice.

Immergiamoci in alcuni di questi nella sezione seguente.

Semplificazione dell'esperienza di pianificazione con un'app

La pianificazione delle riunioni gioca un ruolo enorme nel successo del tuo motore di lead generation. Questo in definitiva ha un impatto sulle prestazioni della tua attività e sui tuoi profitti.

Ecco perché le aziende stanno migliorando l'esperienza di pianificazione con app come Appointlet .

Spesso è gratificante quando un'azienda migliora la propria esperienza di pianificazione. Tenere traccia del percorso dell'utente dalla visita iniziale del sito fino alla conferma della prenotazione può rivelare molto su cosa sta funzionando e dove stai perdendo persone.

Ecco alcune cose che possono disattivare i lead:

• Ci vuole troppo tempo per concordare un tempo . Che si tratti di una telefonata o di una serie di e-mail, andare avanti e indietro fa perdere tempo che i tuoi clienti non vogliono spendere.
• Interfaccia di pianificazione complicata . Alcuni strumenti di pianificazione hanno interfacce utente complicate che possono disorientare le persone che non sono tecnicamente esperte.
• Inconveniente . Non costringere i tuoi clienti a setacciare i loro calendari per trovare e confermare le riunioni. Invia inviti a cui possono accedere a loro piacimento.

Quindi, come si fornisce un'esperienza di pianificazione positiva?

Analizziamo alcuni aspetti del processo di pianificazione delle riunioni che ti aiuteranno a fare una prima impressione fantastica.

Migliora le tue capacità di comunicazione di lead e clienti

Un incontro inizia molto prima che le parti separate si uniscano. I confini dell'assemblea, infatti, possono estendersi anche prima della convocazione. In definitiva, il potenziale della riunione inizia quando qualcuno ha l'impulso per la prima volta di saperne di più sulla tua azienda e stabilire una connessione con te.

Ecco perché è importante attirare i visitatori del sito con un potente magnete guida. È il primo passo per assicurarsi il loro interesse. Ma una volta che qualcuno morde il gancio, per così dire, hai bisogno di un solido gioco di follow-up che includa un'esperienza di pianificazione automatizzata. Quando viene effettuata una prenotazione, è necessario impostare l'e-mail automatizzata e i promemoria SMS per tenere le istruzioni della riunione davanti ai partecipanti. Questo aiuta a migliorare la partecipazione e prevenire le mancate presentazioni.

Evita note di riunione fuori posto

Le note di riunione fuori posto sono uno dei motivi più comuni per cui le riunioni falliscono. Anche se puoi arrivare in ritardo, corri il rischio di avere meno tempo per connetterti e la tua prima esperienza condivisa è stata immediatamente problematica. È irritante come host, ma può anche dipingere un'immagine di incompetenza per il partecipante. E nessuno vuole lavorare con qualcuno che è disorganizzato.

Ancora una volta, è qui che entra in gioco uno scheduler come Appointlet. Tenere tutto organizzato è semplicissimo. Niente più taccuini o informazioni fuori posto poiché puoi conservare tutte le tue informazioni in un unico posto. E grazie alle facili integrazioni (tramite Zapier) con il tuo CRM, puoi recuperare rapidamente informazioni importanti dalle precedenti interazioni con il tuo lead o cliente. Questo assicura incontri fruttuosi, senza gli imbarazzanti passi falsi lungo la strada.

Riduci le cancellazioni e mitiga la riprogrammazione

Ammettiamolo: la vita accade e a volte le persone dovranno annullare o riprogrammare. Ma è molto più probabile che le persone lo facciano se si sono dimenticate dell'incontro e si sono prenotate due volte. A differenza di altri problemi che possono essere facilmente automatizzati, il modo più semplice per ridurre le cancellazioni è convincere l'invitato del valore della riunione per lui. Se hanno fame di incontrarti, la loro partecipazione migliorerà.

Gestisci le mancate presentazioni in modo professionale

Potrebbe non essere doloroso come alzarsi in piedi per un appuntamento... ma i no-show fanno ancora male. Hai messo da parte del tempo per incontrare qualcuno e loro non l'hanno considerata una priorità da seguire. Ma emozioni a parte, questo significa anche che vedrai meno vendite e meno entrate complessive. È molto importante che tu mantenga i dettagli della riunione davanti a loro e rendi la partecipazione avvincente.

L'aspetto più importante di un tale sistema è, ovviamente, una piattaforma di pianificazione. Invieranno automaticamente e-mail e promemoria di testo per la tua prossima riunione. Per le mancate presentazioni avvenute semplicemente perché qualcuno si è dimenticato della riunione, questi promemoria possono essere l'elemento essenziale che li blocca.

Inoltre, con un'app di pianificazione, se un cliente ha un vero motivo per non partecipare alla riunione, è facile riprogrammare o annullare. Dare loro questa libertà è un buon modo per mostrare empatia, un tratto essenziale per conquistarli. Ti dà anche l'opportunità di riempire gli slot liberi con nuove prenotazioni.

Appointlet offre ai suoi utenti il ​​controllo sulle regole su quanto preavviso sarà richiesto a un partecipante per annullare o riprogrammare. Queste limitazioni possono aiutare con le cancellazioni dell'ultimo minuto e fare pressione sulle persone affinché rispettino il loro impegno originale.

Alla fine della giornata, avere un solido sistema di prenotazione si traduce in meno sprechi di tempo in:

• Seguire i clienti prima di una riunione.
• In attesa di clienti che non si presenteranno.

L'utilizzo di uno scheduler online migliorerà le tue percentuali di successo e ti aiuterà a far crescere la tua attività.

Conferma le riunioni e invia promemoria tramite e-mail o SMS

Non è un segreto che viviamo in un mondo frenetico. Le persone trascorrono più tempo al telefono, quindi e-mail e SMS sono due dei modi migliori per catturare la loro attenzione. In definitiva, l'obiettivo è tenere a mente i dettagli della riunione. Puoi farlo facilmente inviando:

• Email di conferma . L'invio di un'e-mail subito dopo l'impostazione di una riunione rassicura il partecipante che il processo di prenotazione è andato a buon fine.
• E-mail di promemoria . Con così tante cose in mente, è facile per i partecipanti alla riunione dimenticare una riunione imminente. Invia e-mail di promemoria per assicurarti che ricordino e si preparino psicologicamente per questo.
• Promemoria SMS . Fai in modo che i tuoi clienti vedano facilmente i tuoi promemoria inviando messaggi di testo. Le caselle di posta elettronica possono essere ingombra, quindi gli SMS possono essere più efficaci per alcuni invitati.

Se non sei sicuro di voler incontrare tutte le persone che richiedono un orario, Appointlet include l'opzione per rifiutare o accettare prima manualmente le riunioni. Questo ti dà un maggiore controllo sulle persone con cui trascorri del tempo.

Genera collegamenti a conferenze Web univoci

Poiché la maggior parte delle riunioni è virtuale, è utile disporre di un sistema che genera collegamenti a conferenze Web univoci per ogni riunione. Che si tratti di Zoom, Microsoft Teams o del tuo altro strumento di conferenza Web preferito, Appointlet lo supporta.

Quando la posizione di una riunione è impostata su Web Conference, Appointlet fornisce un pulsante "partecipa alla riunione" con un collegamento diretto a quella stanza unica. Quindi, quando arriva il momento di incontrarsi, l'ospite e il partecipante possono unirsi facilmente con un solo clic.

Supporto per più membri del team

Abbiamo sentito molti utenti di Appointlet che hanno iniziato a cercare una soluzione che soddisfacesse le loro esigenze personali. Ma nel tempo, i colleghi si accorgono del servizio e vogliono provarlo da soli. In questo periodo, tendiamo a vedere le organizzazioni crescere abbastanza rapidamente quando un decisore viene coinvolto e approva una quantità di licenze.

Se la pianificazione di riunioni con un solo partecipante è una piccola sfida, prenotare il tempo con 3 o più persone è esponenzialmente più difficile. Esistono molti diversi tipi di esigenze di pianificazione di cui tenere conto. Ad esempio, se le riunioni devono essere distribuite uniformemente in un team, ciò rappresenta un'esigenza diversa rispetto alla pianificazione di più host di riunioni per incontrarsi con uno o più partecipanti contemporaneamente.

Tuttavia, gestire le prenotazioni con 3+ persone non deve essere difficile. Appointlet fornisce un sistema "Round-Robin" che raggruppa la disponibilità in tutto il tuo team e fa del suo meglio per assegnarli allo stesso modo. Puoi dare priorità a determinati membri del team nel pool, se dovrebbero ottenere la maggior parte delle riunioni.

Assegnare più membri del team a co-ospitare una singola riunione è anche facile con Appointlet. Basta aggiungere le persone in questione e il nostro sistema legge la loro disponibilità combinata prima di presentarsi in qualsiasi momento. Le persone che visualizzano la pagina di pianificazione vedranno solo gli orari che funzionano per tutti gli host presenti.

Questo può ridurre significativamente il coordinamento. Tutte le funzionalità di conferma e promemoria tramite e-mail funzionano per le riunioni di gruppo, quindi anche lì ottieni gli stessi vantaggi.

Raccolta di feedback sull'esperienza di pianificazione

Quindi hai implementato una soluzione e vuoi sapere come stai. Uno dei modi migliori per scoprirlo è... chiediglielo direttamente! Come fai a fare questo?

Con Appointlet, puoi utilizzare l'integrazione Zapier per raccogliere feedback dai partecipanti al termine della riunione. Al termine della riunione, Zapier viene attivato per inviare un'e-mail di follow-up automatizzata con un semplice sondaggio (utilizzando Delighted ) per raccogliere il feedback richiesto. Puoi facilmente creare modelli per questo che puoi modificare in base a chi stai inviando il sondaggio.

Identificazione delle metriche chiave

L'esperienza del cliente (CX) è la chiave per mantenere i contratti esistenti. È anche un ingrediente fondamentale per far crescere una tribù di clienti fedeli e ambasciatori del marchio.

Perché l'esperienza del cliente è così importante?

• L'eccellenza nella CX ti aiuterà a differenziarti dalla concorrenza.
• I clienti felici diventano promotori del passaparola.
• Le competenze di prim'ordine del servizio clienti ispirano la fedeltà al marchio.

I dati mostrano anche che la pianificazione online si aggiunge all'esperienza complessiva del cliente. Ecco alcuni spunti da considerare:

• L' 81% degli esperti di marketing ritiene che la maggior parte della concorrenza si svolga a livello di esperienza del cliente.
• Il 32% delle persone lascia un marchio dopo una brutta esperienza, che include l'esperienza di pianificazione.
• Il 40% dei consumatori è a conoscenza della pianificazione degli appuntamenti in modalità self-service.

Fornire ai tuoi clienti un modo semplice per prenotare un appuntamento con te è fondamentale. Ancora più importante, l'esperienza di pianificazione deve offrire un'esperienza cliente positiva.

Domande frequenti comuni sull'esperienza di pianificazione

La creazione e l'implementazione di una straordinaria esperienza di pianificazione è essenziale per la crescita del business. Una scarsa esperienza durante il processo di pianificazione fa sì che i tuoi contatti abbiano una scarsa percezione di te. Prima di concludere il nostro post, rispondiamo brevemente ad alcune domande comuni poste sulla creazione di un'esperienza di pianificazione positiva.

Quali sono i componenti chiave di una buona esperienza di pianificazione?

Un'esperienza di pianificazione è generalmente la migliore quando richiede poco o nessun sforzo. Se il tuo invitato si accorge a malapena di aver utilizzato un'app e si incontra con te in tempo, sarebbe considerato un successo. Ciò si ottiene attraverso i promemoria delle riunioni e l'opzione di riprogrammare attraverso lo stesso sistema di automazione, se necessario.

Dove inizia e dove finisce l'esperienza di pianificazione?

Una buona esperienza di pianificazione inizia quando qualcuno è interessato a incontrare la tua azienda. Da quel momento in poi, la facilità o la difficoltà di programmare con te è la parte dell'esperienza. Si potrebbe obiettare che l'esperienza di pianificazione termina quando la riunione è completa. Se invii una richiesta di feedback sulla riunione, puoi estendere ulteriormente i confini nel futuro.

L'esperienza di pianificazione influisce sulle vendite e sulla fidelizzazione dei clienti?

Sì, un'esperienza di pianificazione di bassa qualità mette le aziende a rischio di perdere lead, il che ha un impatto sulle vendite. Una buona esperienza di pianificazione ha un impatto positivo sulla percezione del tuo marchio da parte dei tuoi clienti, portando a una migliore fidelizzazione.

Qual è il miglior software di pianificazione per offrire una buona esperienza?

Con un'interfaccia utente super pulita, facilità d'uso e molte altre funzionalità progettate per semplificare la pianificazione di una riunione, Appointlet vince sicuramente. Che tu stia organizzando riunioni con individui o team, il processo è un gioco da ragazzi sia per l'host che per gli invitati: Appointlet fa la maggior parte del lavoro per te.

Come posso automatizzare l'assunzione di dati per la nostra esperienza di pianificazione?

Un processo di pianificazione include in genere un modulo di assunzione. Se stai automatizzando l'esperienza con un'app come Appointlet, tutto ciò che devi fare è personalizzare il tuo modulo una volta. Tutti i futuri partecipanti vedranno gli stessi campi e verrà chiesto di compilarli prima di confermare la loro richiesta di riunione.

Quale app di pianificazione online mi consente di visualizzare la mia pianificazione giornaliera?

Visualizzare il tuo programma giornaliero a colpo d'occhio è più facile con Appointlet. Ogni volta che qualcuno prenota una riunione con te, la tua dashboard includerà tutte queste informazioni. Avrai anche il controllo sull'annullamento, la riprogrammazione e la partecipazione alle riunioni. Con i filtri di ricerca, puoi trovare rapidamente qualsiasi riunione.

Quali metriche CX sono rilevanti per valutare un'esperienza di pianificazione?

L'esperienza del cliente (CX) è al centro di ogni attività di successo. E inizia con l'esperienza di pianificazione. Alcune metriche CX che puoi utilizzare per valutare un'esperienza di pianificazione includono la cronologia degli appuntamenti di un cliente, il numero di appuntamenti completati e le mancate presentazioni in un determinato periodo.

Tienine traccia per valutare l'efficacia del processo di pianificazione.

Offrire un'esperienza di pianificazione straordinaria: l'inizio di solide relazioni con i clienti

Le app di pianificazione online hanno reso più facile per le aziende pianificare automaticamente gli appuntamenti con i loro contatti e clienti. Ciò si traduce in un risparmio di tempo e denaro. Garantisce inoltre che i tuoi contatti o clienti ricevano un'esperienza positiva, con conseguente chiusura di più vendite.

Hai investito molto nello sviluppo di una strategia di generazione di lead ottimizzata. Assicurati di mettere in atto sistemi per massimizzare le possibilità che quei lead si trasformino in clienti.

E puoi farlo creando un'esperienza di pianificazione straordinaria. Quindi vai avanti e inizia gratuitamente con Appointlet .

Indipendentemente dal tuo settore, dall'assistenza sanitaria alla tecnologia, dalla vendita al dettaglio ai call center e tutto il resto, uno scheduler online è un investimento che non dovresti ignorare.

Qual è la tua esperienza con le app di pianificazione online? Sentitevi liberi di lasciare un commento qui sotto!