Comment perfectionner l'expérience de planification automatisée pour vos réunions en ligne

Les applications de planification ont changé les normes de professionnalisme, en particulier lors de rencontres avec des prospects. Vous pouvez imaginer comment un commercial peut avoir du mal à conclure des affaires si ses prospects sont irrités par une expérience de planification bâclée.

Il est courant que les personnes n'ayant que quelques réunions par jour se sentent à l' aise pour gérer la coordination des horaires sans application de réservation.

Mais à mesure que le trafic augmente et que de nouveaux prospects commencent à arriver de toutes les directions, ces mêmes représentants commencent à rencontrer des problèmes de planification. Ils perdent du temps à attendre les non-présentations, créent des frictions avec des doubles réservations et courent le risque de perdre des prospects précieux.

Lorsque les prospects entrants sont gênés par des problèmes de planification, ils sont plus susceptibles de se désabonner. Supposons que vous proposiez les trois mêmes heures de rendez-vous à deux clients distincts. Si les deux choisissent la même date et la même heure, vous devrez demander à l'un de choisir une heure différente à la place. Il y a un risque que cela conduise au ping-pong des e-mails et les irrite.

Il n'y a aucune bonne raison de créer des frictions si tôt dans le parcours client. Un processus entièrement automatisé et rationalisé est nécessaire. C'est l'une de vos premières occasions de montrer votre professionnalisme en tant qu'équipe en contact avec les clients. Avant les appels de vente et d'assistance, un flux de planification solide peut aider à communiquer un sentiment d'autorité.

Lorsque vous mettez en place vos systèmes de planification en ligne, il est plus facile pour le participant de respecter la date et de vous rejoindre à l'heure.

Votre flux de travail de planification en ligne est-il en panne ?

Choisir un moment pour rencontrer quelqu'un ne devrait pas être si difficile. Mais nous le tolérons lorsque nous envoyons des SMS à nos amis et à notre famille. Les affaires devraient être traitées avec plus de prudence. Les prospects n'ont pas la même tolérance pour les allers-retours que les amis proches. Ainsi, si le flux de travail de planification d'une équipe est interrompu et qu'elle s'y attarde sans solution logicielle, l'entreprise perdra de nombreuses opportunités.

Les problèmes classiques dans le flux de planification incluent les doubles réservations, les non-présentations, les annulations de dernière minute ou les demandes de report. La liste est longue, car sans reçu de votre accord, les deux parties doivent avoir mis en place un système de calendrier de travail.

Lorsque vous planifiez à l'ancienne, vous devez également avoir confiance que les deux parties feront le pas supplémentaire pour mettre cette réunion dans leur calendrier. Ils doivent également vérifier le calendrier assez souvent (ou recevoir des notifications par SMS/e-mail) pour s'assurer qu'ils voient et se souviennent de la réunion.

Calcul du temps perdu sur le ping-pong par e-mail

Les méthodes de planification des réunions à l'ancienne sont censées être plus humaines. Plus réel et personnalisé. Mais ils peuvent aussi prendre plus de temps et être sujets aux erreurs.

Prenez l'interaction typique par e-mail qui se produit, juste pour organiser une réunion :

• L'hôte envoie un e-mail pour suggérer des horaires de rendez-vous
• L'invité ne peut pas se rencontrer à ces heures, il demande donc une heure différente à la place
• L'hôte vérifie mais cette nouvelle heure demandée n'est pas disponible pour lui

Comme un jeu d'échecs, la stratégie de planification était erronée dès le départ. Ainsi, bien que ces deux-là soient capables de se débrouiller et de récupérer, les choses sont devenues rapidement bâclées. Cela envoie un signal sur la faiblesse organisationnelle de l'entreprise. Selon la nature de l'interaction, l'invité peut remettre en question l'intégrité de votre entreprise dans son ensemble.

• L'hôte s'excuse et envoie quelques nouvelles suggestions
• L'invité ne peut pas se rencontrer à ces moments-là. Ils deviennent frustrés.
• L'hôte demande à l'invité de partager un moment qui fonctionnerait à la place
• L'invité ne répond jamais à un autre e-mail de l'hôte

Je suis sûr que vous obtenez où je veux en venir. Jouer au ping-pong par e-mail est une perte de temps pour les deux parties. Même si vous pouvez le faire en 2-3 e-mails, cela prend du temps. Et il est facile de manquer le rendez-vous car on peut oublier de le noter sur son agenda. L'utilisation d'un planificateur automatisé peut résoudre les deux problèmes pour vous.

Leads perdus et clients frustrés

Vous avez conçu une stratégie marketing puissante et un cycle de vente efficace et vous commencez à voir les résultats. C'est comme si vous aviez découvert une mine d'or de plomb.

Alors le pire arrive : votre système de planification n'est pas optimisé. Cela prend trop de temps et entraîne même des réservations doubles (voire triples). Vos prospects sont frustrés et renoncent à essayer de fixer un rendez-vous. Et ceux que vous avez réussi à vous fantômes - ils ne se présentent pas aux réunions. Bien sûr, vous pouvez les suivre, mais c'est plus de temps à passer à jouer au ping-pong par e-mail.

Mais devinez quoi ?

Vos prospects n'ont pas le temps d'attendre une solution à leurs problèmes. Ils le veulent maintenant et ils se tourneront vers d'autres options. Vous perdrez des prospects et, en fin de compte, des revenus qui étaient censés vous revenir.

C'est pourquoi il est si important de rationaliser l'expérience de planification pour les gens. Cela vous aidera à atténuer certaines de ces frustrations et à améliorer vos taux de conversion.

Comment peux-tu faire ça?

• Examinez vos processus : offrez-vous actuellement une expérience de planification optimale ?
• Améliorez vos communications : Une planification simplifiée donne le ton pour une bonne réunion. Toutes les communications sont automatisées pour votre commodité.
• Évitez les notes de réunion mal placées : Les notes de réunion perdues peuvent nuire à votre réputation et entraîner des opportunités manquées.
• Réduisez les annulations et atténuez les replanifications : faites de l'expérience de planification une partie intégrante de votre parcours client - optimisez-la pour les conversions.
• Suivi des non-présentations : Ceci est important pour s'assurer que votre pipeline retient les pistes qui pourraient autrement passer entre les mailles du filet.
• Envoyer des e-mails de confirmation et de rappel : Les gens sont occupés. Ils ne veulent pas être accablés par l'effort cognitif de se souvenir d'un rendez-vous. C'est là que les e-mails de confirmation et de rappel améliorent l'expérience de planification.
• SMS : avec 92 % des clients déclarant apprécier la messagerie instantanée, le SMS est un excellent moyen de donner à vos clients ce qu'ils veulent.
• Liens de conférence Web uniques : intégrez la plate-forme de vidéoconférence de votre choix et créez des liens de conférence uniques pour chaque réunion.
• Utilisez un planificateur qui prend en charge plusieurs membres d'équipe : la planification de réunions pour les équipes peut être délicate. Un planificateur en ligne rend cela facile.

Plongeons plus profondément dans certains d'entre eux dans la section ci-dessous.

Simplifier l'expérience de planification avec une application

La planification des réunions joue un rôle énorme dans le succès de votre moteur de génération de leads. Cela a finalement une incidence sur les performances de votre entreprise et sur vos résultats.

C'est pourquoi les entreprises améliorent l'expérience de planification avec des applications comme Appointlet .

Il est souvent gratifiant lorsqu'une entreprise améliore son expérience de planification. Suivre le parcours de l'utilisateur depuis la visite initiale du site jusqu'à la confirmation de la réservation peut révéler beaucoup de choses sur ce qui fonctionne et où vous perdez des personnes.

Voici quelques éléments qui peuvent désactiver les prospects :

• Il faut trop de temps pour se mettre d'accord sur une heure . Qu'il s'agisse d'un appel téléphonique ou d'une série d'e-mails, les allers-retours font perdre un temps que vos clients ne veulent pas perdre.
• Interface de planification compliquée . Certains outils de planification ont des interfaces utilisateur compliquées qui peuvent déconcerter les personnes qui ne maîtrisent pas la technique.
• Inconvénient . N'obligez pas vos clients à parcourir leurs calendriers pour trouver et confirmer des rendez-vous. Envoyez des invitations auxquelles ils peuvent accéder à leur convenance.

Alors, comment offrez-vous une expérience de planification positive ?

Examinons certains aspects du processus de planification des réunions qui vous aideront à vous assurer de faire une première impression fantastique.

Améliorez vos compétences en communication avec les prospects et les clients

Une réunion commence bien avant que des parties distinctes ne se réunissent. En fait, les limites de la réunion peuvent s'étendre même avant la demande de réunion. En fin de compte, le potentiel de la réunion commence lorsque quelqu'un a pour la première fois l'impulsion d'en savoir plus sur votre entreprise et d'établir un lien avec vous.

C'est pourquoi il est important d'attirer les visiteurs du site avec un puissant aimant à prospects. C'est la toute première étape pour sécuriser leur intérêt. Mais une fois que quelqu'un mord le crochet, pour ainsi dire, vous avez besoin d'un jeu de suivi solide qui inclut une expérience de planification automatisée. Lorsqu'une réservation est effectuée, vous devez configurer les rappels automatisés par e-mail et SMS pour conserver les instructions de réunion devant les participants. Cela permet d'améliorer la fréquentation et d'éviter les absences.

Évitez les notes de réunion mal placées

Les notes de réunion mal placées sont l'une des raisons les plus courantes de l'échec des réunions. Même si vous pouvez arriver en retard, vous risquez d'avoir moins de temps pour vous connecter et votre première expérience partagée a été immédiatement problématique. C'est irritant en tant qu'hôte, mais cela peut aussi donner une image d'incompétence au participant. Et personne ne veut travailler avec quelqu'un qui est désorganisé.

Encore une fois, c'est là qu'un planificateur comme Appointlet entre en jeu. Garder tout organisé est super facile. Plus de blocs-notes ou d'informations égarées car vous pouvez conserver toutes vos informations au même endroit. Et grâce à des intégrations faciles (via Zapier) avec votre CRM, vous pouvez rapidement extraire des informations importantes des interactions précédentes avec votre prospect ou client. Cela garantit que vous avez des réunions fructueuses, sans les faux pas embarrassants en cours de route.

Réduire les annulations et limiter les reprogrammations

Avouons-le - la vie se passe et parfois les gens devront annuler ou reporter. Mais les gens sont beaucoup plus susceptibles de le faire s'ils ont oublié la réunion et se sont réservés en double. Contrairement à d'autres problèmes qui peuvent être facilement automatisés, le moyen le plus simple de réduire les annulations est de convaincre l'invité de la valeur de la réunion pour lui. S'ils ont envie de vous rencontrer, leur présence s'améliorera.

Gérez les défections de manière professionnelle

Ce n'est peut-être pas aussi douloureux que de se lever à un rendez-vous… mais les non-présentations font toujours mal. Vous avez réservé du temps pour rencontrer quelqu'un et il n'en a pas fait une priorité. Mais les émotions mises à part, cela signifie également que vous verrez moins de ventes et moins de revenus globaux. Il est vraiment important que vous gardiez les détails de la réunion devant eux et que vous rendiez la participation convaincante.

L'aspect le plus important d'un tel système est, bien sûr, une plate-forme de planification. Ils enverront automatiquement des rappels par e-mail et SMS pour votre prochaine réunion. Pour les non-présentations qui se sont produites simplement parce que quelqu'un a oublié la réunion, ces rappels peuvent être l'élément essentiel qui les enferme.

De plus, avec une application de planification, si un client a une véritable raison de ne pas assister à votre réunion, il lui est facile de reporter ou d'annuler. Leur donner cette liberté est une bonne façon de montrer de l'empathie, un trait essentiel pour les conquérir. Cela vous permet également de remplir les créneaux vacants avec de nouvelles réservations.

Appointlet donne à ses utilisateurs le contrôle des règles concernant le délai de préavis requis pour qu'un participant annule ou reprogramme. Ces limitations peuvent aider les annulations de dernière minute et inciter les gens à respecter leur engagement initial.

En fin de compte, avoir un système de réservation solide permet de perdre moins de temps sur :

• Faire le suivi des clients avant une réunion.
• Attendre les clients qui ne se présenteront pas.

L'utilisation d'un planificateur en ligne améliorera vos taux de réussite et vous aidera à développer votre entreprise.

Confirmer les réunions et envoyer des rappels par e-mail ou SMS

Ce n'est un secret pour personne que nous vivons dans un monde occupé. Les gens passent plus de temps sur leur téléphone, les e-mails et les SMS sont donc deux des meilleurs moyens de capter leur attention. En fin de compte, l'objectif est de garder à l'esprit les détails de la réunion. Vous pouvez facilement le faire en envoyant :

• E- mails de confirmation . L'envoi d'un e-mail immédiatement après qu'une réunion a été fixée rassure le participant que le processus de réservation a été un succès.
• E- mails de rappel . Avec tant de choses en tête, il est facile pour les participants à une réunion d'oublier une réunion à venir. Envoyez des e-mails de rappel pour vous assurer qu'ils s'en souviennent et s'y préparent psychologiquement.
• Rappels SMS . Faites en sorte que vos clients voient facilement vos rappels en envoyant des SMS. Les boîtes de réception des e-mails peuvent être encombrées, de sorte que les SMS peuvent être plus efficaces pour certains invités.

Si vous n'êtes pas sûr de vouloir rencontrer toutes les personnes qui demandent une heure, Appointlet inclut l'option de rejeter ou d'accepter manuellement les réunions en premier. Cela vous donne plus de contrôle sur les personnes avec qui vous passez du temps.

Générer des liens de conférence Web uniques

La plupart des réunions étant virtuelles, il est utile de disposer d'un système qui génère des liens de conférence Web uniques pour chaque réunion. Qu'il s'agisse de Zoom, de Microsoft Teams ou de votre autre outil de conférence Web préféré, Appointlet le prend en charge.

Lorsque l'emplacement d'une réunion est défini sur Web Conference, Appointlet fournit un bouton "rejoindre la réunion" avec un lien direct vers cette salle unique. Ainsi, lorsque vient le temps de se rencontrer, l'hôte et le participant peuvent facilement se joindre en un seul clic.

Prise en charge de plusieurs membres de l'équipe

Nous entendons parler de nombreux utilisateurs d'Apointlet qui ont commencé à chercher une solution répondant à leurs besoins personnels. Mais au fil du temps, les collègues ont vent du service et veulent l'essayer par eux-mêmes. À cette époque, nous avons tendance à voir les organisations se développer assez rapidement lorsqu'un décideur est appelé et approuve une quantité de licences.

Si planifier des réunions avec un seul participant est un petit défi, réserver du temps avec 3 personnes ou plus est exponentiellement plus difficile. Il existe de nombreux types de besoins de planification à prendre en compte. Par exemple, si les réunions doivent être réparties uniformément au sein d'une équipe, cela représente un besoin différent de la planification de plusieurs hôtes de réunion pour rencontrer un ou plusieurs participants à la fois.

Cependant, la gestion des réservations avec plus de 3 personnes ne doit pas être difficile. Appointlet fournit un système "Round-Robin" qui regroupe la disponibilité de toute votre équipe et fait de son mieux pour les attribuer de manière égale. Vous pouvez donner la priorité à certains membres de l'équipe dans le pool, s'ils doivent obtenir la majorité des réunions.

Affecter plusieurs membres de l'équipe pour co-animer une seule réunion est également facile avec Appointlet. Il vous suffit d'ajouter les personnes en question et notre système lit leur disponibilité combinée avant de présenter à tout moment. Les personnes qui consultent la page de planification ne verront que les heures qui fonctionnent pour tous les hôtes participants.

Cela peut réduire considérablement la coordination. Toutes les fonctions de confirmation et de rappel par e-mail fonctionnent pour les réunions de groupe, vous bénéficiez donc également des mêmes avantages.

Recueillir des commentaires sur l'expérience de planification

Vous avez donc mis en place une solution et souhaitez savoir comment vous vous en sortez. L'un des meilleurs moyens de le savoir est… de leur demander directement ! Comment est-ce que tu fais ça?

Avec Appointlet, vous pouvez utiliser l'intégration Zapier pour recueillir les commentaires des participants une fois la réunion terminée. À la fin de la réunion, Zapier est déclenché pour envoyer un e-mail de suivi automatisé avec une simple enquête (à l'aide de Delighted ) pour recueillir les commentaires requis. Vous pouvez facilement créer des modèles pour cela que vous pouvez modifier en fonction de la personne à qui vous envoyez l'enquête.

Identification des indicateurs clés

L'expérience client (CX) est la clé pour conserver vos contrats existants. C'est également un ingrédient essentiel pour développer une tribu de clients fidèles et d'ambassadeurs de la marque.

Pourquoi l'expérience client est-elle si importante ?

• L'excellence en CX vous aidera à vous différencier de vos concurrents.
• Des clients satisfaits deviennent des promoteurs de bouche à oreille.
• Les compétences de service à la clientèle de premier ordre inspirent la fidélité à la marque.

Les données montrent également que la planification en ligne ajoute à l'expérience client globale. Voici quelques idées à considérer :

• 81 % des spécialistes du marketing pensent que la concurrence se joue principalement au niveau de l'expérience client.
• 32 % des personnes quittent une marque après une mauvaise expérience, y compris l'expérience de planification.
• 40 % des consommateurs connaissent la prise de rendez-vous en libre-service.

Il est essentiel de fournir à vos clients un moyen simple de prendre rendez-vous avec vous. Plus important encore, l'expérience de planification doit offrir une expérience client positive.

FAQ courantes sur l'expérience de planification

La création et la mise en œuvre d'une expérience de planification incroyable sont essentielles à la croissance de l'entreprise. Une mauvaise expérience lors du processus de planification a pour conséquence que vos prospects ont une mauvaise perception de vous. Avant de conclure notre article, répondons brièvement à quelques questions courantes posées sur la création d'une expérience de planification positive.

Quels sont les éléments clés d'une bonne expérience de planification ?

Une expérience de planification est généralement meilleure lorsqu'elle ne demande que peu ou pas d'effort. Si votre invité remarque à peine qu'il a utilisé une application et qu'il vous rencontre à temps, cela sera considéré comme un succès. Ceci est réalisé grâce à des rappels de réunion et à la possibilité de reprogrammer via le même système d'automatisation si nécessaire.

Où commence et se termine l'expérience de planification ?

Une bonne expérience de planification commence lorsqu'une personne souhaite rencontrer votre entreprise. À partir de ce moment, la facilité ou la difficulté de planifier avec vous est la partie expérience. Vous pourriez soutenir que l'expérience de planification se termine lorsque la réunion est terminée. Si vous envoyez une demande de commentaires sur la réunion, vous pouvez étendre les limites plus loin dans le futur.

L'expérience de planification a-t-elle un impact sur les ventes et la fidélisation des clients ?

Oui, une expérience de planification de mauvaise qualité expose les entreprises au risque de perdre des prospects, ce qui a un impact sur les ventes. Une bonne expérience de planification a un impact positif sur la perception de votre marque par vos clients, ce qui entraîne une meilleure fidélisation.

Quel est le meilleur logiciel de planification pour offrir une bonne expérience ?

Avec une interface utilisateur super propre, une facilité d'utilisation et de nombreuses autres fonctionnalités conçues pour faciliter la planification d'une réunion, Appointlet prend définitivement la coupe. Que vous organisiez des réunions avec des individus ou des équipes, le processus est un jeu d'enfant pour l'hôte et les invités - Appointlet fait la majeure partie du travail pour vous.

Comment automatiser la saisie de données pour notre expérience de planification ?

Un processus de planification comprend généralement un formulaire d'admission. Si vous automatisez l'expérience avec une application comme Appointlet, tout ce que vous avez à faire est de personnaliser votre formulaire une fois. Tous les futurs participants verront les mêmes champs et seront invités à les remplir avant de confirmer leur demande de réunion.

Quelle application de planification en ligne me permet de consulter mon emploi du temps quotidien ?

Voir votre emploi du temps quotidien en un coup d'œil est plus facile avec Appointlet. Chaque fois que quelqu'un prend rendez-vous avec vous, votre tableau de bord inclura toutes ces informations. Vous aurez également le contrôle sur l'annulation, la reprogrammation et la participation aux réunions. Avec les filtres de recherche, vous pouvez trouver n'importe quelle réunion rapidement.

Quelles métriques CX sont pertinentes pour évaluer une expérience de planification ?

L'expérience client (CX) est au cœur de toute entreprise prospère. Et cela commence par l'expérience de planification. Quelques métriques CX que vous pouvez utiliser pour évaluer une expérience de planification incluent l'historique des rendez-vous d'un client, le nombre de rendez-vous terminés et les absences au cours d'une période donnée.

Gardez une trace de ceux-ci pour évaluer l'efficacité de votre processus de planification.

Offrir une expérience de planification incroyable - le début de solides relations avec les clients

Les applications de planification en ligne ont permis aux entreprises de planifier automatiquement des rendez-vous avec leurs prospects et clients. Cela se traduit par un gain de temps et d'argent. Cela garantit également que vos prospects ou clients vivent une expérience positive, ce qui vous permet de conclure davantage de ventes.

Vous avez beaucoup investi dans le développement d'une stratégie de génération de leads optimisée. Assurez-vous de mettre en place des systèmes pour maximiser les chances que ces prospects se transforment en clients.

Et vous pouvez le faire en créant une expérience de planification incroyable. Alors n'hésitez plus et lancez- vous gratuitement avec Appointlet .

Quel que soit votre secteur d'activité, des soins de santé à la technologie en passant par la vente au détail, les centres d'appels et tout le reste, un planificateur en ligne est un investissement que vous ne devriez pas ignorer.

Quelle est votre expérience avec les applications de planification en ligne ? N'hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous !