7 онлайн-инструментов планирования, без которых мир не может жить

Если вы назначаете много встреч для работы, но у вас нет инструмента планирования, вы, вероятно, уже столкнулись с некоторыми из неизбежных препятствий.

Мы знаем, как это происходит. Бесконечные цепочки писем туда и обратно, перекрестная проверка календаря и групповая координация через некоторое время начинают сводить с ума. Особенно, когда вы пытаетесь заключить сделку и планируете трения, которые лишают вас реальных возможностей для продаж. Даже если с планированием кажется, что все идет гладко, неофициальные договоренности по электронной почте легко теряются. Это приводит к отмене в последнюю минуту, переносу расписания и незаездам.

К счастью, за последнее десятилетие появился новый набор мощных онлайн-инструментов планирования. Каждый из них делает все возможное, чтобы решить (слишком человеческую) проблему встречи с людьми в определенном месте и в определенное время. Среди этих приложений вы найдете решения и наборы функций, адаптированные для различных типов компаний.

По своей сути приложения для онлайн-планирования предназначены для того, чтобы помочь посетителям выбрать доступный временной интервал и получать автоматические напоминания. Уведомления по электронной почте и события календаря также отправляются организатору собрания. Это поможет вам убедиться, что все приходят.

Заинтересованы в поиске подходящего онлайн-инструмента для планирования? Читайте дальше, чтобы узнать больше о некоторых из лучших вариантов и о том, как использовать их для собственного успеха.

Каковы лучшие инструменты планирования для проведения деловых встреч?

Чтобы найти лучший инструмент планирования для вашей компании, вероятно, лучше всего начать с определения того, что будет включать в себя приложение. Вместо того, чтобы утомлять вас списком функций, я собираюсь рассказать вам об опыте регистрации собственной учетной записи в приложении для планирования. Таким образом, вы можете визуализировать себя и подготовиться к реальной вещи.

Когда вы зарегистрируетесь, первое, что вы сделаете, это настроите доступность для собраний. Все основные приложения для планирования имеют возможность генерировать ссылки на специальную страницу планирования. Вы можете использовать их, чтобы поделиться своей доступностью с их будущими посетителями. Они будут выбирать из множества возможных вариантов времени встречи, и при подаче запроса обе стороны получат уведомления по электронной почте.

Большинство инструментов планирования интегрируются со службой календаря электронной почты, такой как Google или Office 365. Это означает, что новые запланированные встречи будут генерировать уникальное событие календаря. Встроенный календарь также помогает гарантировать, что хозяева не получат двойное бронирование. Когда время их занятости удалено, на странице расписания автоматически отображаются только действительно доступные слоты.

Интеграция с веб-конференциями — еще одна распространенная функция, которую вы найдете. Подключение вашей учетной записи Zoom (или выбранного провайдера) означает, что каждое запланированное собрание будет иметь уникальный назначенный идентификатор комнаты. Некоторые инструменты планирования даже интегрируются с CRM и маркетинговым программным обеспечением, позволяя компаниям отправлять данные о бронировании в соответствующие среды.

Это основные моменты, на которые следует обратить внимание при выборе инструмента планирования. В конечном счете, вам нужно найти приложение, которое соответствует вашим потребностям и является простым в использовании. Чтобы упростить процесс выбора, мы составили этот список из 7 лучших онлайн-инструментов планирования, включая подробный обзор каждого из них.

• Аппоинтлет для планирования индивидуальных или групповых встреч, онлайн или лично
• Setmore для корпоративного решения, которое масштабируется для больших команд
• Acuity за набор функций и причудливое чувство юмора
• Calendly для инструментов совместной работы и встроенных шаблонов календарей.
• Doodle для уникальной функции опроса, которой нет в других инструментах планирования.
• Календарь Google для просмотра календаря и функций приглашения на мероприятия, которые связаны с их почтовыми службами.
• Hubspot Meetings для беспрепятственного планирования на вашем веб-сайте, который собирает потенциальных клиентов в CRM Hubspot.

Appointlet — лучший бесплатный онлайн-инструмент для планирования

Appointlet — это простой в использовании инструмент для планирования встреч, который существует на рынке уже почти десять лет и обладает широким набором функций. Компании используют Apppointlet, чтобы улучшить процесс планирования для своих лидов и существующих клиентов. Приложение также помогает организаторам совещаний масштабировать свои возможности, не тратя время на координацию туда и обратно.

В отличие от других инструментов планирования, ориентированных на удовлетворение потребностей одной ниши, Appointlet предлагает высокую степень гибкости, поэтому вы можете приспособить практически любой сценарий встречи. Все, что вам нужно сделать, это настроить типы встреч, и специальная страница планирования будет создана автоматически.

Apppointlet позволяет вам управлять несколькими командами под одной крышей, повышая прозрачность при передаче клиентов. И если вам когда-нибудь понадобится встретиться с несколькими участниками, все, что вам нужно сделать, это создать типы групповых встреч. Это гарантирует, что все получат доступ к одному и тому же событию.

Посетители имеют более легкое время с Appointlet. Они могут назначать встречи со своего мобильного устройства или компьютера. Если они находятся в другом часовом поясе, местоположение браузера будет определено автоматически, и доступность будет переведена правильно. Это означает, что независимо от того, где вы находитесь и какое устройство используете, процесс бронирования остается оптимизированным.

Программное обеспечение поддерживает возможность для нескольких членов команды жить под одной крышей, каждый со своим встроенным календарем электронной почты и доступностью. Они могут совместно организовывать встречи или объединяться в круговую систему, чтобы объединить их доступность. Таким образом, когда потенциальные клиенты выбирают время, доступный участник автоматически назначается им.

Ваша страница бронирования может быть встроена в веб-сайты и целевые страницы и прикреплена к электронным письмам. После бронирования встречи через эту страницу она автоматически добавляется в ваш календарь.

Appointlet предлагает интеграцию с рядом инструментов для виртуальных встреч, включая Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting и Join.me. Это позволяет удобно планировать и проводить веб-конференции, особенно в удаленной рабочей среде. Другие варианты интеграции включают Календарь Google, Microsoft Office 365, Stripe, Paypal и Zapier.

Цены:

Freemium Trial — полный доступ ко всем функциям на 15 дней

Базовая версия – бесплатно

Премиум – $8/участник/месяц

Setmore — лучшее корпоративное приложение для планирования

Setmore — еще один отличный инструмент онлайн-планирования, который обрабатывает онлайн-бронирования, автоматические напоминания, обработку платежей и многое другое. Программное обеспечение имеет настольную версию, а также приложения для Android и iOS, что делает его удобным инструментом записи на прием на ходу.

Как и Apppointlet, Setmore также позволяет создавать настраиваемые страницы бронирования и добавлять их на веб-сайты, целевые страницы, в социальные сети или электронные письма. Вы также можете получать платежи с помощью дебетовой/кредитной карты или систем онлайн-платежей, таких как Square или Stripe.

Программное обеспечение отправляет мгновенные уведомления по электронной почте потенциальным клиентам, и встречи сразу же добавляются в ваш календарь. После того, как собрание запланировано, для всех участников собрания можно настроить автоматические напоминания по электронной почте или SMS-сообщениям. Вы также можете настроить сообщения с информацией о потенциальных клиентах, чтобы повысить релевантность и уменьшить количество неявок.

Функция повторяющихся встреч позволяет указать определенные временные интервалы для постоянных клиентов или VIP-персон, чтобы им не приходилось снова и снова назначать встречи. Вы также можете сделать то же самое для команд и групп клиентов для вебинаров или учебных занятий.

Setmore использует API для интеграции со сторонним программным обеспечением, включая приложения для социальных сетей, программное обеспечение для маркетинга по электронной почте и CRM, такие как Salesforce. У вас также есть возможность подключения к основным приложениям для видеоконференций и другим онлайн-календарям, таким как Календарь Google и Office 365.

Цены:

Базовая версия – бесплатно

Премиум — 9 долларов в месяц за пользователя с ежегодной оплатой.

Pro — 5 долларов в месяц за пользователя с ежегодной оплатой.

Acuity — лучший вариант планирования для Squarespace

Acuity — это онлайн-помощник по планированию, который автоматизирует запись на прием и управление календарем. Они были приобретены SquareSpace и позиционировались как инструмент, который используют владельцы веб-сайтов, когда им нужен встроенный виджет для планирования. С помощью Acuity вы можете управлять доступностью нескольких людей в разных местах.

Как и их конкуренты, вы создадите собственную страницу расписания и поделитесь ею с клиентами, чтобы они могли видеть вашу доступность в режиме реального времени. По мере того как они обмениваются информацией из вашей формы приема, эти данные автоматически сохраняются и сохраняются в ваших записях.

Программное обеспечение автоматически настраивает встречи в соответствии с разными часовыми поясами, позволяя клиентам легко отменять и переназначать встречи. Автоматические напоминания об этих встречах отправляются клиентам, чтобы держать их в курсе. Все эти данные автоматически синхронизируются с вашим календарем, и вы мгновенно получаете уведомления о новых бронированиях.

Программное обеспечение также интегрируется с другими сторонними приложениями календаря. Некоторые из них включают Календарь Google, iCloud, Outlook.com, Exchange и Office 365. Вы можете подключить его к Zoom, Google Meet и GoToMeeting для виртуальных встреч, а для выставления счетов и учета вы можете интегрироваться с QuickBooks или Freshbooks.

Вы также можете принимать онлайн-платежи через Acuity, поскольку он интегрируется с несколькими поставщиками платежей и шлюзами, такими как Stripe, PayPal, Square и т. д.

Цены:

Бесплатная пробная версия — 7 дней

Emerging — $14/месяц оплачивается ежегодно

Растущий - 23 доллара в месяц, оплачиваемый ежегодно

Powerhouse - 45 долларов в месяц, оплачивается ежегодно

Предприятие - Индивидуальные цены

Calendly — популярный легкий инструмент планирования

Calendly — это универсальный инструмент для профессионального и эффективного планирования встреч. Этот довольно известен во всем мире благодаря удобному интерфейсу и большому списку функций.

Как и его конкуренты, Calendly позволяет легко создавать встречи и делиться ссылкой-приглашением с другими участниками. Вы можете добавить все детали мероприятия, такие как цель, место проведения и участников, и позволить приглашенным выбрать предпочтительное время встречи. После подтверждения слота событие автоматически добавляется в ваш календарь.

Программное обеспечение позаботится о любых напоминаниях, последующих действиях или перепланировании операций после этого и будет держать вас в курсе событий в вашем календаре. Это также помогает уменьшить количество отмен собраний и количество неявок, поскольку перенести расписание очень просто, и все участники могут сделать это на своих условиях.

С Calendly вы можете начать создавать групповые собрания с помощью шаблонов. Эти шаблоны позволяют быстро создавать стандартизированные встречи с высоким уровнем единообразия и контроля.

Вы можете развивать отношения с клиентами, управляя взаимодействием с ними через Calendly. Интегрируйте его со всеми вашими любимыми инструментами, чтобы улучшить отношения с клиентами и управлять всем из одного места.

Цены:

Бесплатная пробная версия — бесплатный доступ к профессиональному плану на 14 дней.

Базовая версия – бесплатно

Премиум — $8/месяц оплачивается ежегодно

Pro — 12 долларов в месяц, оплачивается ежегодно

Предприятие - Индивидуальные цены

Doodle — лучший инструмент планирования для голосования по времени

Doodle — это онлайн-приложение для планирования и повышения производительности, которое позволяет быстро и эффективно назначать встречи. Вы можете создать и поделиться своим календарем с несколькими сторонами и позволить им забронировать время всего за несколько кликов. Инструмент одинаково хорошо работает как для крупного, так и для малого бизнеса.

Что делает Doodle уникальным, так это возможность создавать опросы. Эта функция помогает участникам координировать свои действия, чтобы найти лучшее время для встречи. Пользователи голосуют за предпочтительное время и могут выбрать другие слоты как «бесплатные, если это необходимо». Doodle управляет логикой на бэкенде и пытается выбрать наилучшее время для всех.

С помощью Doodle вы можете создать одну полностью настроенную страницу бронирования. Этой страницей бронирования можно поделиться со всеми, кто хочет забронировать время с вами, и они могут легко сделать это за считанные минуты.

Как только они выберут время и событие будет заблокировано в календаре, вы можете настроить автоматические напоминания для всех сторон. Это значительно снижает количество неявок, и вы можете использовать свое драгоценное время с максимальной пользой. Вы можете указать временные интервалы, в которые вы доступны, и только эта часть будет видна сторонам, записывающимся на встречи. Вы можете выбрать остальную часть календаря, чтобы остаться конфиденциальной.

Программное обеспечение подключается практически ко всем известным приложениям онлайн-календаря и синхронизирует данные между ними. Это позволяет ему обнаруживать все доступные слоты независимо от того, какой календарь использует другая сторона. Нет никаких проблем с часовым поясом, поскольку приложение автоматически определяет часовой пояс гостя и соответствующим образом меняет все.

Цены:

Бесплатная пробная версия — бесплатный доступ к премиум-функциям на 14 дней. Кредитная карта не требуется.

Базовая версия – бесплатно

Pro — 6,95 долларов США в месяц за пользователя с ежегодной оплатой.

Команда — 8,95 долларов США в месяц за пользователя с ежегодной оплатой.

Предприятие - Индивидуальные цены

Календарь Google — лучший инструмент планирования, ориентированный на календарь

Календарь Google, пожалуй, самый мощный инструмент онлайн-календаря в этом списке. При этом он не соответствует многим критериям, которые мы установили для инструмента планирования. Миллионы людей используют его для планирования встреч в Интернете, поэтому стоит упомянуть об этом, и мы постараемся прояснить некоторые из самых больших различий.

С Календарем Google вы можете отслеживать свои повседневные действия, используя традиционный макет календаря. Люди используют приложение, чтобы планировать встречи/мероприятия и приглашать друзей, родственников или коллег присоединиться к ним. Он автоматически синхронизируется с учетными записями Календаря Google других людей, поэтому обновления для одного человека отображаются для всех.

Планирование встреч с Календарем Google занимает всего несколько кликов. Вы можете пригласить участников на эти встречи, и как только они подтвердят, временной интервал будет заблокирован в календаре. Помимо встреч, вы можете установить напоминания о различных праздниках, днях рождения, религиозных событиях, выпусках телепередач, спортивных мероприятиях и так далее. Забавно, что они даже включают прогноз погоды в календарь в качестве внешнего плагина, который может помочь вам планировать предстоящие события лично.

В рамках одной учетной записи Календаря Google можно создать несколько вложенных календарей и поделиться ими со своей командой. Элементы управления разрешениями позволяют вам решить, кто имеет доступ для внесения изменений или резервирования слотов от вашего имени. Чаще всего это происходит, когда организатору собрания необходимо согласовать свои действия с секретарем или поделиться своей доступностью с руководством.

Интересно, что все другие инструменты планирования, перечисленные в этой статье, интегрируются с Календарем Google. Это потому, что их инструмент планирования не очень надежен и плохо масштабируется для команд. Поэтому, если вы уже планируете встречи с помощью календаря Google, но хотите перейти на следующий уровень, мы рекомендуем дополнить его специальным приложением для планирования.

Цены:

Базовая версия – бесплатно

Google Apps для бизнеса — 5 долларов США в месяц за пользователя.

Hubspot Meetings — простое, но эффективное приложение для планирования

Hubspot Meetings — это инструмент планировщика встреч, предоставляемый владельцам учетных записей Hubspot. Обычно он используется в тандеме с веб-сайтом Hubspot, аналогично тому, как Acuity загружается в виде виджета в Squarespace. Это делает процесс бронирования встреч с вашего сайта быстрым и беспроблемным. Он синхронизируется с календарями Google и Office 365 и позволяет вашим потенциальным клиентам назначать встречи с вами в свободное время.

Инструмент автоматически проверяет вашу самую актуальную доступность с помощью подключенного календаря и делает эти слоты доступными для бронирования. Вы можете легко встроить календарь бронирования на свой веб-сайт или другие целевые страницы, и потенциальные клиенты смогут напрямую записываться на прием там. Если вы уже связываетесь с ними по электронной почте, вы также можете поделиться календарем там, чтобы исключить любые ненужные промежуточные шаги.

С помощью Hubspot Meetings вы можете отправлять ссылки на групповые встречи, чтобы потенциальные клиенты могли назначать встречи с несколькими людьми в вашей компании. Вы также можете настроить круговую связь, которая позволяет потенциальным клиентам бронировать время с представителем, доступность которого соответствует их графику.

Поскольку Hubspot Meetings является частью полноценного маркетингового центра Hubspot, он хорошо интегрируется с Hubspot CRM для сбора данных о клиентах и ​​создания базы данных. Если вы уже являетесь пользователем Hubspot, вы можете использовать эту информацию позже, чтобы взращивать потенциальных клиентов и заставлять их конвертировать.

Цены:

Базовая версия – бесплатно

Hubspot Marketing Hub — от 45 долларов в месяц при ежегодной оплате

Часто задаваемые вопросы

Теперь, когда мы описали основных игроков на арене инструментов планирования , вам решать, какой из них подходит вам лучше всего. Как вы, наверное, заметили, они, как правило, похожи друг на друга. Один из лучших способов найти наиболее подходящий вариант — подписаться на одну из их бесплатных пробных версий. Обычно вы можете получить 15 дней бесплатного премиум-сервиса, чтобы протестировать все и посмотреть, что вам нравится.

Если вы все еще не можете выбрать правильное онлайн-приложение для планирования, вот несколько часто задаваемых вопросов, которые могут вам помочь.

Какие самые важные вещи делает инструмент планирования?

Инструмент планирования помогает создавать расписания и управлять ими более эффективно с помощью автоматизации. Это позволяет нескольким сторонам совместно работать над календарем, назначать встречи, планировать встречи, отправлять напоминания о событиях и управлять своим днем ​​таким образом, чтобы повысить производительность. Вы также можете поделиться своим календарем со своими клиентами и позволить им назначать встречи с вами с помощью инструмента планирования.

Каковы бизнес-преимущества использования инструмента планирования?

Инструменты планирования избавляют от необходимости вручную настраивать собрания и управлять ими. С помощью специального приложения вы можете координировать свои действия без всех электронных писем с подтверждением. Это также упростит ваш повседневный рабочий процесс, поможет расставить приоритеты задач и даст менеджерам больше контроля.

Могу ли я использовать инструмент планирования с моего iPhone или Android?

Да, посетители могут использовать страницу расписания со своих устройств iPhone или Android. Однако, поскольку интерфейс сложный, хосту обычно лучше всего настраивать свои страницы с настольного компьютера. Некоторые инструменты планирования, имеющие мобильное приложение, которое позволяет вам быстро получить доступ к вашим ссылкам для планирования, чтобы вы могли делиться ими по электронной почте и в текстовых сообщениях.

Как клиенты бронируют время с помощью инструмента планирования?

Вы можете поделиться ссылкой на страницу расписания по электронной почте и SMS или встроить страницу расписания на свой веб-сайт. Встраивание обычно легко сделать, потому что приложение предоставит фрагмент кода HTML, который вы просто перетащите на соответствующую страницу. После этого клиенты увидят, что смогут выбрать доступный временной интервал и забронировать время с вами. Это событие автоматически добавится в ваш календарь, и информация о клиенте будет сохранена.

Помогают ли инструменты планирования сократить количество неявок?

Инструменты планирования могут помочь сократить количество неявок на важные встречи. Вы можете настроить автоматические напоминания, чтобы каждый участник был уведомлен о приближающейся встрече. Если кто-то недоступен и хочет перенести встречу, он также может легко сделать это с помощью инструмента планирования.

Это нормально — не быть гиперпродуктивным все время.

Теперь, когда у вас есть внутренняя сенсация, нам осталось добавить еще одну вещь. Назовите это общественным объявлением.

Некоторые из нас становятся зависимыми от занятости в ущерб подлинной продуктивности. С помощью инструмента планирования вы можете обнаружить, что у вас появилось больше свободного времени. Поэтому убедитесь, что вы максимально используете его. Наслаждайтесь моментом отдыха между рабочими задачами, и в результате ваши встречи могут пройти лучше.

Использование инструмента планирования может стать частью усилий по поиску правильного баланса между работой и личной жизнью. Просто убедитесь, что вы тщательно протестировали приложение для планирования, прежде чем отправлять его своей аудитории. Если вы нашли тот, в котором есть все, что вам нужно, и который соответствует вашему бюджету, вы можете использовать его долгие годы, как это делают многие наши собственные клиенты.

Дайте нам знать, какой из них вы в конечном итоге выбрали в комментариях ниже!