Como aperfeiçoar a experiência de agendamento automatizado para suas reuniões online

Os aplicativos de agendamento mudaram os padrões de profissionalismo, especialmente ao atender clientes em potencial. Você pode imaginar como um representante de vendas pode ter dificuldades para fechar negócios se seus leads ficarem irritados com uma experiência de agendamento desleixada.

É comum que pessoas com apenas algumas reuniões por dia se sintam à vontade para lidar com a coordenação de agendamento sem um aplicativo de agendamento.

Mas à medida que o tráfego aumenta e novos leads começam a chegar de todas as direções, esses mesmos representantes começam a ter problemas de agendamento. Eles perdem tempo esperando por no-shows, criam atrito com reservas duplas e correm o risco de perder clientes potenciais valiosos.

Quando os leads de entrada são obstruídos por problemas de agendamento, eles são mais propensos a churn. Digamos que você ofereça os mesmos três horários de reunião para dois clientes separados. Se ambos escolherem a mesma data e hora, você terá que pedir a um para escolher um horário diferente. Existe o risco de que isso leve ao ping pong de e-mail e os irrite.

Não há uma boa razão para criar atrito tão cedo na jornada do cliente. É necessário um processo totalmente automatizado e simplificado. Esta é uma de suas primeiras oportunidades de mostrar seu profissionalismo como uma equipe voltada para o cliente. Levando às chamadas de vendas e suporte, um fluxo de agendamento forte pode ajudar a comunicar um senso de autoridade.

Quando você instala seus sistemas de agendamento online, é mais fácil para o participante manter a data e acompanhá-lo no horário.

Seu fluxo de trabalho de agendamento online está quebrado?

Escolher um horário para se encontrar com alguém não deve ser tão difícil. Mas aguentamos quando estamos enviando mensagens de texto para amigos e familiares. Os negócios devem ser tratados com mais cuidado. Os leads não têm a mesma tolerância de idas e vindas que os amigos íntimos têm. Portanto, se o fluxo de trabalho de agendamento de uma equipe for interrompido e eles estiverem se atrapalhando sem nenhuma solução de software, a empresa perderá muitas oportunidades.

Problemas clássicos no fluxo de agendamento incluem reservas duplas, no-shows, cancelamentos de última hora ou solicitações de reagendamento. A lista continua, porque sem o recebimento do seu acordo, ambas as partes precisam ter um sistema de calendário funcionando.

Quando você agenda à moda antiga, também precisa confiar que ambas as partes darão um passo extra para colocar essa reunião em seu calendário. Eles também precisam verificar o calendário com frequência suficiente (ou receber notificações por sms/e-mail) para garantir que eles vejam e se lembrem da reunião.

Calculando o tempo perdido no ping pong de e-mail

Os métodos da velha escola de agendamento de reuniões deveriam ser mais humanos. Mais real e pessoal. Mas eles também podem ser mais demorados e propensos a erros.

Veja a interação típica de e-mail que acontece, apenas para marcar uma reunião:

• O anfitrião envia um e-mail para sugerir alguns horários de reunião
• O convidado não pode se encontrar nesses horários, então ele solicita um horário diferente
• O anfitrião verifica, mas esse novo horário solicitado não está disponível para eles

Como um jogo de xadrez, a estratégia de agendamento estava errada desde o início. Então, enquanto esses dois podem ser capazes de lutar e se recuperar, as coisas ficaram desleixadas rapidamente. Isso envia um sinal sobre a fraqueza organizacional da empresa. Dependendo da natureza da interação, o convidado pode questionar a integridade da sua empresa como um todo.

• O anfitrião pede desculpas e envia algumas novas sugestões
• O convidado não pode se encontrar nesses horários. Eles ficam frustrados.
• O anfitrião pede ao convidado para compartilhar um horário que funcione
• O convidado nunca responde a outro e-mail do host

Tenho certeza que você chegar onde eu estou indo com isso. Jogar pingue-pongue por e-mail é uma perda de tempo para ambas as partes. Mesmo que você possa fazer isso em 2-3 e-mails, leva tempo. E é fácil perder o compromisso, pois pode-se esquecer de anotá-lo em seu calendário. Usar um agendador automatizado pode resolver os dois problemas para você.

Leads perdidos e clientes frustrados

Você projetou uma estratégia de marketing poderosa e um ciclo de vendas eficiente e está começando a ver os resultados. É como se você tivesse descoberto uma mina de ouro de chumbo.

Então o pior acontece – seu sistema de agendamento não está otimizado. Demora muito e até resulta em reservas duplas (ou até triplas). Seus leads ficam frustrados e desistem de tentar marcar um encontro. E aqueles que você conseguiu te enganar – eles não aparecem nas reuniões. Claro, você pode acompanhá-los, mas isso é mais tempo para ser gasto jogando pingue-pongue de e-mail.

Mas adivinhem?

Seus clientes potenciais não têm tempo para esperar por uma solução para seus problemas. Eles querem isso agora e vão recorrer a outras opções. Você perderá leads e, em última análise, receita que deveria aparecer no seu caminho.

É por isso que é tão importante simplificar a experiência de agendamento para as pessoas. Isso ajudará a aliviar algumas dessas frustrações e melhorar suas taxas de conversão.

Como você pode fazer isso?

• Examine seus processos : você atualmente oferece a melhor experiência de agendamento?
• Melhore suas comunicações : o agendamento simplificado define o tom para uma boa reunião. Toda a comunicação é automatizada para sua conveniência.
• Evite notas de reunião perdidas: Notas de reunião perdidas podem prejudicar sua reputação e levar à perda de oportunidades.
• Reduza os cancelamentos e reduza o reagendamento : faça da experiência de agendamento uma parte da jornada do cliente – otimize-a para conversões.
• Acompanhamento com no-shows : isso é importante para garantir que seu pipeline retenha leads que poderiam passar despercebidos.
• Enviar e-mails de confirmação e lembrete : as pessoas estão ocupadas. Eles não querem ser sobrecarregados com o esforço cognitivo de lembrar de um compromisso. É aqui que os e-mails de confirmação e lembrete aprimoram a experiência de agendamento.
• SMS : Com 92% dos clientes dizendo que gostam de mensagens instantâneas, o SMS é uma ótima maneira de dar a seus clientes o que eles desejam.
• Links exclusivos de conferência na web: Integre sua plataforma de videoconferência de escolha e crie links de conferência exclusivos para cada reunião.
• Use um agendador que suporte vários membros da equipe : Agendar reuniões para equipes pode ser complicado. Um agendador online facilita isso.

Vamos nos aprofundar em alguns deles na seção abaixo.

Simplificando a experiência de agendamento com um aplicativo

Agendar reuniões desempenha um papel enorme no sucesso do seu mecanismo de geração de leads. Isso acaba afetando o desempenho do seu negócio e seus resultados.

É por isso que as empresas estão melhorando a experiência de agendamento com aplicativos como o Appointlet .

Muitas vezes, é gratificante quando uma empresa melhora sua experiência de agendamento. Acompanhar a jornada do usuário desde a visita inicial ao site até a confirmação da reserva pode revelar muito sobre o que está funcionando e onde você está perdendo pessoas.

Aqui estão algumas coisas que podem desativar os leads:

• Demora muito para chegar a um acordo . Seja um telefonema ou uma série de e-mails, ir e voltar desperdiça tempo que seus clientes não querem gastar.
• Interface do agendador complicada . Algumas ferramentas de agendamento têm interfaces de usuário complicadas que podem confundir pessoas que não são tecnicamente experientes.
• Inconveniência . Não faça seus clientes vasculharem seus calendários para encontrar e confirmar reuniões. Envie convites que eles possam acessar quando quiserem.

Então, como você fornece uma experiência de agendamento positiva?

Vamos nos aprofundar em alguns aspectos do processo de agendamento de reuniões que o ajudarão a garantir uma primeira impressão fantástica.

Melhore suas habilidades de comunicação de leads e clientes

Uma reunião começa muito antes de partes separadas se unirem. Na verdade, os limites da reunião podem se estender até antes da solicitação da reunião. Em última análise, o potencial da reunião começa quando alguém tem o impulso de aprender mais sobre sua empresa e fazer uma conexão com você.

É por isso que é importante atrair os visitantes do site com uma isca digital forte. É o primeiro passo para garantir o seu interesse. Mas uma vez que alguém morde o gancho, por assim dizer, você precisa de um jogo de acompanhamento sólido que inclua uma experiência de agendamento automatizada. Quando uma reserva é feita, você deve configurar os lembretes automatizados por e-mail e SMS para manter as instruções da reunião na frente dos participantes. Isso ajuda a melhorar a assiduidade e evitar não comparecimentos.

Evite notas de reunião perdidas

Notas de reunião mal colocadas são um dos motivos mais comuns de falha das reuniões. Mesmo que você possa chegar atrasado, corre o risco de ter menos tempo para se conectar e sua primeira experiência compartilhada foi imediatamente problemática. É irritante para o anfitrião, mas também pode pintar um quadro de incompetência para o participante. E ninguém quer trabalhar com alguém desorganizado.

Novamente, é aqui que um agendador como o Appointlet entra em ação. Manter tudo organizado é superfácil. Não há mais blocos de notas ou informações extraviadas, pois você pode manter todas as suas informações em um só lugar. E graças às integrações fáceis (via Zapier) com seu CRM, você pode obter rapidamente informações importantes de interações anteriores com seu lead ou cliente. Isso garante que você tenha reuniões frutíferas, sem os erros embaraçosos ao longo do caminho.

Reduza os cancelamentos e mitigue o reagendamento

Vamos ser sinceros – a vida acontece e às vezes as pessoas terão que cancelar ou remarcar. Mas as pessoas são muito mais propensas a fazê-lo se esqueceram da reunião e marcaram duas vezes. Ao contrário de outros problemas que podem ser facilmente automatizados, a maneira mais fácil de reduzir os cancelamentos é convencer o convidado do valor da reunião para ele. Se eles estiverem com fome de se encontrar com você, a frequência deles melhorará.

Lide com no-shows profissionalmente

Pode não ser tão doloroso quanto ficar de pé em um encontro... mas não comparecer ainda dói. Você reservou um tempo para se encontrar com alguém e eles não fizeram disso uma prioridade. Mas emoções à parte, isso também significa que você verá menos vendas e menos receita geral. É muito importante que você mantenha os detalhes da reunião à frente deles e torne a participação atraente.

O aspecto mais importante de tal sistema é, obviamente, uma plataforma de agendamento. Eles enviarão automaticamente lembretes de e-mail e texto para sua próxima reunião. Para os não comparecimentos que aconteceram simplesmente porque alguém se esqueceu da reunião, esses lembretes podem ser o elemento essencial que os prende.

Além disso, com um aplicativo de agendamento, se um cliente tiver um motivo genuíno para não comparecer à sua reunião, será fácil reagendar ou cancelar. Dar a eles essa liberdade é uma boa maneira de mostrar empatia – uma característica essencial para conquistá-los. Também permite a você a oportunidade de preencher vagas vagas com novas reservas.

Appointlet dá a seus usuários o controle sobre as regras sobre quanto aviso prévio será necessário para um participante cancelar ou remarcar. Essas limitações podem ajudar com cancelamentos de última hora e pressionar as pessoas a cumprir seu compromisso original.

No final do dia, ter um sistema de reservas sólido resulta em menos tempo desperdiçado em:

• Acompanhamento de clientes antes de uma reunião.
• À espera de clientes que não vão aparecer.

Usar um agendador online melhorará suas taxas de sucesso e ajudará você a expandir seus negócios.

Confirme reuniões e envie lembretes por e-mail ou SMS

Não é nenhum segredo que estamos vivendo em um mundo ocupado. As pessoas estão gastando mais tempo em seus telefones, então e-mail e SMS são duas das melhores maneiras de capturar sua atenção. Em última análise, o objetivo é manter os detalhes da reunião em mente. Você pode fazer isso facilmente enviando:

• E-mails de confirmação . O envio de um e-mail imediatamente após o agendamento de uma reunião garante ao participante que o processo de reserva foi um sucesso.
• E-mails de lembrete . Com tantas coisas em mente, é fácil para os participantes da reunião esquecerem uma próxima reunião. Envie e-mails de lembrete para garantir que eles se lembrem e se preparem psicologicamente para isso.
• Lembretes SMS . Facilite para seus clientes verem seus lembretes enviando mensagens de texto. As caixas de entrada de e-mail podem ficar desordenadas, então o SMS pode ser mais eficaz para alguns convidados.

Se você não tiver certeza de que deseja se reunir com todas as pessoas que solicitarem um horário, o Appointlet inclui a opção de rejeitar ou aceitar reuniões manualmente primeiro. Isso lhe dá mais controle sobre com quem você passa o tempo.

Gere links exclusivos de conferência na web

Como a maioria das reuniões é virtual, é útil ter um sistema que gere links exclusivos de conferência na Web para cada reunião. Seja Zoom, Microsoft Teams ou sua outra ferramenta de conferência na Web favorita, o Appointlet é compatível.

Quando o local de uma reunião é definido como Webconferência, o Appointlet fornece um botão “ingressar na reunião” com um link direto para essa sala exclusiva. Assim, quando chega a hora de se encontrar, o anfitrião e o participante podem entrar facilmente com um único clique.

Suporte para vários membros da equipe

Ouvimos muitos usuários do Appointlet que começaram procurando uma solução que atendesse às suas necessidades pessoais. Mas com o tempo, os colegas de trabalho descobrem o serviço e querem experimentá-lo por conta própria. Por volta dessa época, tendemos a ver as organizações crescerem rapidamente à medida que um tomador de decisão é chamado e aprova uma quantidade de licenças.

Se agendar reuniões com um único participante é um pequeno desafio, reservar um horário com 3 ou mais pessoas é exponencialmente mais difícil. Há muitos tipos diferentes de necessidades de agendamento a serem levadas em consideração. Por exemplo, se as reuniões devem ser distribuídas uniformemente em uma equipe, isso representa uma necessidade diferente de agendar vários hosts de reunião para se reunir com um ou mais participantes de uma só vez.

No entanto, gerenciar reservas com mais de 3 pessoas não precisa ser difícil. O Appointlet fornece um sistema “Round-Robin” que agrupa a disponibilidade de toda a sua equipe e faz o possível para atribuí-los igualmente. Você pode dar prioridade a determinados membros da equipe no pool, se eles receberem a maioria das reuniões.

Atribuir vários membros da equipe para co-organizar uma única reunião também é fácil com o Appointlet. Basta adicionar as pessoas em questão e nosso sistema lê sua disponibilidade combinada antes de apresentar a qualquer momento. As pessoas que visualizarem a página de agendamento verão apenas os horários que funcionam para todos os hosts participantes.

Isso pode reduzir significativamente a coordenação. Todos os recursos de confirmação e lembrete por e-mail funcionam para reuniões de grupo, então você também obtém os mesmos benefícios.

Coletando feedback sobre a experiência de agendamento

Então você implementou uma solução e quer saber como está indo. Uma das melhores maneiras de descobrir é... pergunte diretamente a eles! Como você faz isso?

Com o Appointlet, você pode usar a integração do Zapier para coletar feedback dos participantes assim que a reunião terminar. No final da reunião, o Zapier é acionado para enviar um e-mail de acompanhamento automatizado com uma pesquisa simples (usando Delighted ) para coletar o feedback necessário. Você pode criar facilmente modelos para isso que você pode ajustar de acordo com para quem você está enviando a pesquisa.

Identificando as principais métricas

A experiência do cliente (CX) é a chave para manter seus contratos existentes. É também um ingrediente integral para o crescimento de uma tribo de clientes fiéis e embaixadores da marca.

Por que a experiência do cliente é tão importante?

• A excelência em CX ajudará você a se diferenciar de seus concorrentes.
• Clientes satisfeitos tornam-se promotores do boca-a-boca.
• Habilidades de atendimento ao cliente de alto nível inspiram a fidelidade à marca.

Os dados também mostram que o agendamento online contribui para a experiência geral do cliente. Aqui estão alguns insights a serem considerados:

• 81% dos profissionais de marketing acreditam que a maior parte da concorrência ocorre no nível da experiência do cliente.
• 32% das pessoas deixam uma marca após uma experiência ruim – isso inclui a experiência de agendamento.
• 40% dos consumidores estão cientes do agendamento de consultas de autoatendimento.

Fornecer aos seus clientes uma maneira fácil de marcar uma consulta com você é fundamental. Mais importante, a experiência de agendamento deve oferecer uma experiência positiva ao cliente.

Perguntas frequentes comuns sobre a experiência de agendamento

Criar e implementar uma experiência de agendamento incrível é essencial para o crescimento dos negócios. Uma experiência ruim durante o processo de agendamento faz com que seus leads tenham uma má percepção de você. Antes de encerrarmos nossa postagem, vamos responder brevemente a algumas perguntas comuns sobre como criar uma experiência de agendamento positiva.

Quais são os principais componentes de uma boa experiência de agendamento?

Uma experiência de agendamento geralmente é melhor quando requer pouco ou nenhum esforço. Se o seu convidado mal perceber que usou um aplicativo e se encontrar com você na hora, isso será considerado um sucesso. Isso é obtido por meio de lembretes de reuniões e a opção de reagendamento pelo mesmo sistema de automação, se necessário.

Onde a experiência de agendamento começa e termina?

Uma boa experiência de agendamento começa quando alguém está interessado em se reunir com sua empresa. A partir desse momento, a facilidade ou dificuldade de agendar com você é a parte da experiência. Você pode argumentar que a experiência de agendamento termina quando a reunião é concluída. Se você enviar uma solicitação de feedback da reunião, poderá estender os limites ainda mais no futuro.

A experiência de agendamento afeta as vendas e a retenção de clientes?

Sim, uma experiência de agendamento de baixa qualidade coloca as empresas em risco de perder leads, o que impacta as vendas. Uma boa experiência de agendamento impacta positivamente a percepção do seu cliente sobre sua marca, levando a uma melhor retenção.

Qual é o melhor software de agendamento para entregar uma boa experiência?

Com uma interface de usuário super limpa, facilidade de uso e muitos outros recursos projetados para facilitar o agendamento de uma reunião, o Appointlet definitivamente leva o copo. Esteja você marcando reuniões com indivíduos ou equipes, o processo é muito fácil tanto para o anfitrião quanto para os convidados – o Appointlet faz a maior parte do trabalho para você.

Como automatizo a entrada de dados para nossa experiência de agendamento?

Um processo de agendamento normalmente inclui um formulário de entrada. Se você estiver automatizando a experiência com um aplicativo como o Appointlet, tudo o que você precisa fazer é personalizar seu formulário uma vez. Todos os futuros participantes verão os mesmos campos e serão solicitados a preenchê-los antes de confirmar sua solicitação de reunião.

Qual aplicativo de agendamento online me permite visualizar minha programação diária?

Ver sua programação diária rapidamente é mais fácil com o Appointlet. Sempre que alguém agendar uma reunião com você, seu painel incluirá todas essas informações. Você também terá controle sobre cancelamento, reagendamento e participação em reuniões. Com filtros de pesquisa, você pode encontrar qualquer reunião rapidamente.

Quais métricas CX são relevantes para avaliar uma experiência de agendamento?

A experiência do cliente (CX) está no centro de todos os negócios de sucesso. E começa com a experiência de agendamento. Algumas métricas CX que você pode usar para avaliar uma experiência de agendamento incluem o histórico de agendamentos de um cliente, número de agendamentos concluídos e não comparecimentos em um determinado período.

Acompanhe-os para avaliar a eficácia do seu processo de agendamento.

Oferecendo uma experiência incrível de agendamento - o início de relacionamentos sólidos com o cliente

Os aplicativos de agendamento online tornaram mais fácil para as empresas agendar compromissos automaticamente com seus leads e clientes. Isso resulta em economia de tempo e dinheiro. Também garante que seus leads ou clientes tenham uma experiência positiva, resultando no fechamento de mais vendas.

Você investiu muito no desenvolvimento de uma estratégia otimizada de geração de leads. Certifique-se de implementar sistemas para maximizar as chances de esses leads se transformarem em clientes.

E você pode fazer isso criando uma experiência de agendamento incrível. Então vá em frente e comece gratuitamente com o Appointlet .

Não importa o seu setor, de saúde a tecnologia, varejo, call centers e tudo mais, um agendador online é um investimento que você não deve ignorar.

Qual é a sua experiência com aplicativos de agendamento online? Fique à vontade para deixar um comentário abaixo!