如何完善在线会议的自动安排体验
已发表: 2021-09-10
调度应用程序已经改变了专业标准，尤其是在与销售潜在客户会面时。 您可以想象，如果销售代表因草率的日程安排经验而烦恼，他们可能会如何努力完成交易。
对于每天只有几次会议的人来说，在没有预订应用程序的情况下轻松处理日程安排协调是很常见的。
但是随着流量的增加和新的线索开始从各个方向进入，这些相同的代表开始遇到调度问题。 他们浪费时间等待未出现，与重复预订产生摩擦，并冒着失去有价值的潜在客户的风险。
当入站线索因日程安排问题而受阻时，他们更有可能流失。 假设您为两个不同的客户提供相同的三个会议时间。 如果他们都选择相同的日期和时间，您将不得不要求其中一个选择不同的时间。 这有可能导致电子邮件乒乓球并激怒他们。
没有充分的理由在客户旅程的早期就制造摩擦。 一个完全自动化的、简化的过程是必要的。 这是您作为面向客户的团队展示您的专业精神的第一个机会。 在接到销售和支持电话之前，强大的调度流程可以帮助传达一种权威感。
当您的在线日程安排系统到位时，与会者可以更轻松地保持日期并准时加入。
您的在线日程安排工作流程是否中断？
找个时间和某人见面应该不是那么困难。 但是当我们与朋友和家人发短信时，我们会忍受它。 业务处理要更加谨慎。 潜在客户对来回的容忍度与亲密朋友不同。 因此，如果一个团队的日程安排工作流程被破坏，并且他们在没有软件解决方案的情况下摸索它，公司将失去很多机会。
排程流程中的经典问题包括重复预订、未出现、最后一刻取消或重新排程请求。 清单还在继续，因为没有收到您的同意，双方都必须有一个工作日历系统。
当您安排老式的方式时，您还必须相信双方会采取额外的步骤将该会议放入他们的日历中。 他们还需要经常检查日历（或接收短信/电子邮件通知），以确保他们完全看到并记住了会议。
计算电子邮件乒乓球丢失的时间
老式的安排会议的方法应该更人性化。 更加真实和风度翩翩。 但它们也可能更耗时且容易出错。
以发生的典型电子邮件交互为例，仅用于设置会议：
- 主持人发送电子邮件建议一些会议时间
- 受邀者无法在这些时间见面，因此他们请求了不同的时间
- 主机检查但新请求的时间对他们不可用
就像一盘棋一样，调度策略从一开始就是错误的。 因此，虽然这两个人可能能够争抢和恢复，但事情很快就变得草率了。 这发出了公司组织薄弱的信号。 根据互动的性质，受邀者可能会质疑贵公司的整体诚信。
- 主持人道歉并提出一些新建议
- 被邀请者不能在那个时候见面。 他们感到沮丧。
- 主持人要求受邀者分享一个可以代替的时间
- 受邀者从不回复主持人的另一封电子邮件
我相信你明白我要去哪里了。 打电子邮件乒乓对双方来说都是浪费时间。 即使您可以在 2-3 封电子邮件中完成，也需要时间。 而且很容易错过约会，因为人们可能会忘记在他们的日历上记下来。 使用自动调度程序可以为您解决这两个问题。
失去潜在客户和沮丧的客户
您已经设计了强大的营销策略和高效的销售周期，并且您开始看到结果。 这就像你发现了一个铅金矿。
然后最坏的情况发生了——你的调度系统没有优化。 它花费的时间太长，甚至导致双倍（甚至三倍）预订。 您的潜在客户感到沮丧并放弃尝试预约。 而那些你设法让你成为幽灵的人——他们不会出现在会议上。 当然，您可以跟进他们，但这会花更多时间玩电子邮件乒乓球。
但猜猜怎么了？
您的潜在客户没有时间等待解决他们的问题。 他们现在想要它，他们会转向其他选择。 您将失去潜在客户，并最终失去本应如您所愿的收入。
这就是为什么简化人们的日程安排体验如此重要的原因。 这将有助于减轻其中的一些挫败感并提高您的转化率。
你怎么能那样做？
- 检查您的流程：您目前是否提供最佳的调度体验？
- 改善您的沟通：简化的日程安排为良好的会议奠定了基调。 为了您的方便，所有的通信都是自动化的。
- 避免放错地方的会议记录：丢失的会议记录可能会损害您的声誉并导致失去机会。
- 减少取消并减少重新安排：让安排体验成为您客户旅程的一部分——针对转化进行优化。
- 跟进未出现：这对于确保您的管道保留可能会从裂缝中溜走的潜在客户非常重要。
- 发送确认和提醒电子邮件：人们很忙。 他们不想背负记住约会的认知努力。 这是确认和提醒电子邮件增强调度体验的地方。
- SMS ： 92% 的客户表示他们喜欢即时消息，SMS 是为您的客户提供他们想要的东西的好方法。
- 独特的网络会议链接：集成您选择的视频会议平台，并为每个会议创建独特的会议链接。
- 使用支持多个团队成员的调度程序：为团队安排会议可能很棘手。 在线调度程序使这变得容易。
让我们在下面的部分中深入探讨其中的一些。
使用应用程序简化日程安排体验
安排会议在您的潜在客户生成引擎的成功中起着重要作用。 这最终会影响您的业务绩效和底线。
这就是为什么公司正在使用Apppointlet等应用程序改善日程安排体验的原因。
当一家公司改善他们的日程安排体验时，这通常是有益的。 跟踪从初始站点访问一直到预订确认的用户旅程可能会揭示很多关于什么在起作用以及您在哪里失去了人。
以下是一些可以关闭潜在客户的事情：
- 同意时间太长了。 无论是电话还是一系列电子邮件，来回走动都会浪费客户不想花费的时间。
- 复杂的调度程序接口。 一些日程安排工具具有复杂的用户界面，可能会使技术不熟练的人感到困惑。
- 不便。 不要让您的客户筛选他们的日历以查找和确认会议。 发送他们可以在方便时访问的邀请。
那么如何提供积极的日程安排体验呢？
让我们深入了解会议安排流程的某些方面，这些方面将帮助您确保给人留下美好的第一印象。
提高您的潜在客户和客户沟通技巧
会议早在不同的各方聚在一起之前就开始了。 事实上，会议的边界甚至可以在会议请求之前扩展。 最终，当有人第一次有冲动想更多地了解你的公司并与你建立联系时，会议的潜力就开始了。
这就是为什么用强大的铅磁铁吸引网站访问者很重要的原因。 这是确保他们利益的第一步。 但是一旦有人上钩，可以这么说，你需要一个可靠的后续游戏，包括自动调度体验。 进行预订后，您应设置自动电子邮件和短信提醒，以便将会议说明随时呈现在与会者面前。 这有助于提高出勤率并防止未出现。
避免放错地方的会议记录
错放的会议记录是会议失败的最常见原因之一。 即使您可以迟到，您也面临着联系时间减少的风险，并且您的第一次共享体验会立即出现问题。 作为主持人很烦人，但它也可以向与会者描绘出无能的画面。 没有人愿意与杂乱无章的人一起工作。
同样，这就是像 Apppointlet 这样的调度程序发挥作用的地方。 保持一切井井有条非常容易。 没有更多的记事本或放错位置的信息，因为您可以将所有信息保存在一个地方。 并且由于与您的 CRM 轻松集成（通过 Zapier），您可以从以前与您的潜在客户或客户的交互中快速提取重要信息。 这可确保您进行富有成效的会议，而不会出现令人尴尬的失误。
减少取消并减少重新安排
让我们面对现实吧——生活会发生，有时人们将不得不取消或重新安排时间。 但是，如果人们忘记了会议并重复预订了自己，他们更有可能这样做。 与其他可以轻松自动解决的问题不同，减少取消的最简单方法是让受邀者相信会议对他们的价值。 如果他们渴望与您见面，他们的出勤率将会提高。
专业处理未出现的情况
它可能不像在约会时站起来那么痛苦……但没有出现仍然很痛苦。 您留出时间与某人会面，但他们并没有将其作为优先事项。 但抛开情绪不谈，这也意味着您会看到销售额和总收入减少。 将会议细节放在他们面前并让出勤率引人注目是非常重要的。
这种系统最重要的方面当然是调度平台。 他们将自动为您即将举行的会议发送电子邮件和短信提醒。 对于仅仅因为某人忘记会议而发生的未出现，这些提醒可能是锁定他们的基本要素。
另外，使用日程安排应用程序，如果客户有真正的理由不参加您的会议，那么他们很容易重新安排或取消会议。 给他们这种自由是表达同理心的好方法——这是赢得他们的关键。 它还使您有机会用新的预订来填补空缺的位置。
Apppointlet 让其用户可以控制有关参加者取消或重新安排需要多少提前通知的规则。 这些限制有助于在最后一刻取消并迫使人们遵守他们最初的承诺。
归根结底，拥有可靠的预订系统可以减少浪费在以下方面的时间：
- 在会议前跟进客户。
- 等待不会出现的客户。
使用在线调度程序将提高您的成功率并帮助您发展业务。
通过电子邮件或短信确认会议并发送提醒
我们生活在一个忙碌的世界中，这已经不是什么秘密了。 人们在手机上花费的时间越来越多，因此电子邮件和短信是吸引他们注意力的两种最佳方式。 最终，目标是让他们牢记会议细节。 您可以通过发送：
- 确认电子邮件。 在会议设置后立即发送电子邮件可以向与会者保证预订过程是成功的。
- 提醒电子邮件。 考虑到很多事情，与会者很容易忘记即将举行的会议。 发送提醒电子邮件，以确保他们记住并为此做好心理准备。
- 短信提醒。 通过发送短信让您的客户轻松查看您的提醒。 电子邮件收件箱可能会变得杂乱无章，因此 SMS 对于某些受邀者可能更有效。
如果您不确定是否要与每个请求时间的人会面，Apppointlet 包括先手动拒绝或接受会议的选项。 这使您可以更好地控制与谁共度时光。
生成独特的网络会议链接
由于大多数会议都是虚拟的，因此有一个系统可以为每个会议生成独特的网络会议链接，这很有帮助。 无论是 Zoom、Microsoft Teams 还是您喜欢的其他网络会议工具，Apppointlet 都支持。
当会议地点设置为网络会议时，Apppointlet 会提供一个“加入会议”按钮，其中包含指向该唯一房间的直接链接。 因此，当需要见面时，主持人和与会者只需单击一下即可轻松加入。
支持多个团队成员
我们听到很多 Apppointlet 用户开始寻找满足他们个人需求的解决方案。 但随着时间的推移，同事们听到了这项服务的风声，并想亲自尝试一下。 大约在这个时候，我们倾向于看到组织迅速扩大规模，因为决策者参与进来并批准了一定数量的许可证。
如果安排与单个与会者的会议是一个小挑战，那么与 3 人或更多人一起预订时间会成倍增加。 有许多不同类型的调度需要考虑。 例如，如果会议应该在团队中均匀分布，这代表了与安排多个会议主持人同时与一个或多个与会者会面的不同需求。
不过，管理 3 人以上的预订并不难。 Apppointlet 提供了一个“循环”系统，该系统汇集了您所有团队的可用性，并尽最大努力平等地分配它们。 如果他们应该获得大多数会议，您可以在池中给予某些团队成员优先权。
使用 Apppointlet 也可以轻松分配多个团队成员共同主持一次会议。 您只需添加相关人员，我们的系统就会在任何时间呈现之前读取他们的组合可用性。 查看日程安排页面的人将只能看到适用于所有出席主持人的时间。
这可以显着减少协调。 所有电子邮件确认和提醒功能都适用于小组会议，因此您也可以获得同样的好处。
收集有关调度体验的反馈
所以你已经实现了一个解决方案，并且想知道你在做什么。 找出答案的最佳方法之一是……直接问他们！ 你怎么做到这一点？
使用 Apppointlet，您可以使用 Zapier 集成在会议结束后收集与会者的反馈。 在会议结束时，Zapier 被触发发送一封带有简单调查（使用Delighted ）的自动后续电子邮件，以收集所需的反馈。 您可以轻松地为此创建模板，您可以根据将调查发送给谁进行调整。
确定关键指标
客户体验 (CX) 是保留现有合同的关键。 它也是培养忠实客户和品牌大使部落不可或缺的组成部分。
为什么客户体验如此重要？
- 卓越的客户体验将帮助您从竞争对手中脱颖而出。
- 快乐的客户成为口碑推广者。
- 一流的客户服务技能激发品牌忠诚度。
数据还显示，在线调度增加了整体客户体验。 以下是一些需要考虑的见解：
- 81% 的营销人员认为，大部分竞争都是在客户体验层面进行的。
- 32% 的人在经历了一次糟糕的体验后离开了品牌——包括日程安排体验。
- 40% 的消费者了解自助预约安排。
为您的客户提供与您预约的简便方法至关重要。 更重要的是，调度体验必须提供积极的客户体验。
有关调度体验的常见常见问题解答
创建和实施令人惊叹的调度体验对于业务增长至关重要。 调度过程中的糟糕体验会导致您的潜在客户对您的感知不佳。 在结束我们的帖子之前，让我们简要回答一些关于创建积极的日程安排体验的常见问题。
良好的调度体验的关键组成部分是什么？
当几乎不需要任何努力时，调度体验通常是最好的。 如果您的受邀者几乎没有注意到他们使用了某个应用程序并且他们准时与您会面，那将被视为成功。 这是通过会议提醒和在需要时通过同一自动化系统重新安排的选项来实现的。
调度体验从哪里开始和结束？
当有人有兴趣与您的公司会面时，良好的日程安排体验就开始了。 从那一刻起，与您安排日程的难易程度就是体验部分。 您可能会争辩说，当会议完成时，安排体验就结束了。 如果您发送会议反馈请求，您可以将边界进一步扩展到未来。
日程安排体验会影响销售和客户保留吗？
是的，低质量的调度体验会使公司面临失去潜在客户的风险，从而影响销售。 良好的日程安排体验会对您的客户对您的品牌的看法产生积极影响，从而提高保留率。
提供良好体验的最佳调度软件是什么？
凭借超级干净的用户界面、易用性和许多其他旨在轻松安排会议的功能， Apppointlet绝对是最佳选择。 无论您是与个人还是团队举行会议，主持人和受邀者都可以轻松完成这个过程——Apppointlet 会为您完成大部分工作。
如何为我们的调度体验自动化数据接收？
调度过程通常包括摄入表格。 如果您使用像 Apppointlet 这样的应用程序来自动化体验，您所要做的就是自定义您的表单一次。 所有未来的与会者都将看到相同的字段，并被要求在确认他们的会议请求之前填写这些字段。
什么在线日程安排应用程序可以让我查看我的日程安排？
使用 Apppointlet 最容易一目了然地查看您的日程安排。 每当有人与您预约会议时，您的仪表板将包含所有这些信息。 您还可以控制取消、重新安排和加入会议。 使用搜索过滤器，您可以快速找到任何会议。
哪些 CX 指标与评估调度体验相关？
客户体验 (CX) 是每个成功企业的核心。 它从调度体验开始。 您可以用来评估日程安排体验的一些 CX 指标包括客户的预约历史、已完成的预约数量以及在给定期间的未出现。
跟踪这些以衡量您的调度过程的有效性。
提供令人惊叹的日程安排体验——建立稳固客户关系的开始
在线安排应用程序使企业更容易自动安排与其潜在客户和客户的约会。 这可以节省时间和金钱。 它还可以确保您的潜在客户或客户获得积极的体验，从而使您完成更多销售。
您在开发优化的潜在客户生成策略方面投入了大量资金。 确保您将系统部署到位，以最大限度地提高这些潜在客户转化为客户的机会。
您可以通过创建令人惊叹的日程安排体验来做到这一点。 因此，继续使用 Apppointlet 免费开始吧。
无论您的行业是什么，从医疗保健到技术到零售再到呼叫中心以及介于两者之间的一切，在线调度程序都是您不应忽视的投资。
您使用在线日程安排应用程序的体验如何？ 随时在下面发表评论！