Cum să perfecționați experiența de programare automată pentru întâlnirile dvs. online

Aplicațiile de programare au schimbat standardele de profesionalism, mai ales atunci când se întâlnesc cu potențiali de vânzări. Vă puteți imagina cum un reprezentant de vânzări se poate lupta să încheie oferte dacă clienții potențiali sunt iritați de o experiență de programare neglijentă.

Este obișnuit ca persoanele cu doar câteva întâlniri pe zi să se simtă confortabil să gestioneze coordonarea programării fără o aplicație de rezervare.

Dar pe măsură ce traficul crește și noi clienți potențiali încep să vină din toate direcțiile, aceiași reprezentanți încep să întâmpine probleme de programare. Ei pierd timp în așteptarea neprezentărilor, creează fricțiuni cu rezervările duble și riscă să piardă perspective valoroase.

Atunci când clienții potențiali de intrare sunt obstrucționați de probleme de programare, este mai probabil ca aceștia să se retragă. Să presupunem că oferiți aceleași trei ore de întâlnire pentru doi clienți separați. Dacă amândoi aleg aceeași dată și oră, va trebui să îi cereți unuia să aleagă o altă oră. Există riscul ca acest lucru să ducă la ping-pong prin e-mail și să îi irită.

Nu există niciun motiv întemeiat pentru a crea frecări atât de timpurii în călătoria clientului. Este necesar un proces complet automatizat, simplificat. Aceasta este una dintre primele tale oportunități de a-ți demonstra profesionalismul ca echipă orientată către clienți. Preluând apelurile de vânzări și asistență, un flux puternic de programare poate ajuta la comunicarea unui sentiment de autoritate.

Când vă puneți în aplicare sistemele de programare online, este mai ușor pentru participant să păstreze data și să vă alăture la timp.

Este întrerupt fluxul de lucru de programare online?

Alegerea unui moment pentru a te întâlni cu cineva nu ar trebui să fie atât de dificil. Dar suportăm asta atunci când trimitem mesaje cu prietenii și familia. Afacerile ar trebui tratate cu mai multă atenție. Leadurile nu au aceeași toleranță față de dus și înapoi pe care o au prietenii apropiați. Așadar, dacă fluxul de lucru al unei echipe de programare este întrerupt și aceștia se străduiesc prin el fără nicio soluție software, compania va pierde o mulțime de oportunități.

Problemele clasice în fluxul de programare includ rezervări duble, neprezentări, anulări de ultim moment sau solicitări de reprogramare. Lista continuă, deoarece fără primirea acordului dvs., ambele părți trebuie să aibă un sistem de calendar de lucru.

Când programați modul de modă veche, trebuie, de asemenea, să aveți încredere că ambele părți vor face un pas suplimentar pentru a înscrie acea întâlnire în calendarul lor. De asemenea, trebuie să verifice calendarul suficient de des (sau să primească notificări prin sms/e-mail) pentru a se asigura că văd și își amintesc deloc întâlnirea.

Calcularea timpului pierdut pe e-mail ping-pong

Metodele vechii școli de programare a întâlnirilor ar trebui să fie mai umane. Mai real și mai personal. Dar pot fi, de asemenea, mai consumatoare de timp și mai predispuse la erori.

Luați interacțiunea tipică prin e-mail care are loc, doar pentru a stabili o întâlnire:

• Gazda trimite un e-mail pentru a sugera câteva ore de întâlnire
• Invitatul nu se poate întâlni la acele ore, așa că solicită o altă oră
• Gazda verifică, dar acel nou timp solicitat nu este disponibil pentru ei

Ca un joc de șah, strategia de programare a fost greșită de la început. Așa că, deși acești doi pot fi capabili să se lupte și să-și revină, lucrurile au devenit neglijenți rapid. Acest lucru trimite un semnal despre slăbiciunea organizațională a companiei. În funcție de natura interacțiunii, invitatul poate pune la îndoială integritatea companiei dvs. în ansamblu.

• Gazda își cere scuze și trimite câteva sugestii noi
• Invitatul nu se poate întâlni în acele momente. Ei devin frustrați.
• Gazda îi cere invitatului să împărtășească o oră care ar funcționa în schimb
• Invitatul nu răspunde niciodată la un alt e-mail de la gazdă

Sunt sigur că ai ajuns unde merg cu asta. A juca ping-pong prin e-mail este o pierdere de timp pentru ambele părți. Chiar dacă o poți face în 2-3 e-mailuri, este nevoie de timp. Și este ușor să pierdeți întâlnirea, deoarece cineva poate uita să o noteze în calendar. Utilizarea unui programator automat poate rezolva ambele probleme pentru dvs.

Părți de clienți potențiali și clienți frustrați

Ai conceput o strategie de marketing puternică și un ciclu de vânzări eficient și începi să vezi rezultatele. Parcă ai fi descoperit o mină de aur de plumb.

Atunci se întâmplă cel mai rău – sistemul dumneavoastră de programare nu este optimizat. Durează prea mult și chiar duce la rezervări duble (sau chiar triple). Clientii dvs. sunt frustrați și renunță la încercarea de a stabili o întâlnire. Și cei pe care ai reușit să-ți faci fantomă — nu apar la întâlniri. Desigur, le puteți urmări, dar este mai mult timp de petrecut jucând ping-pong prin e-mail.

Dar ghicește ce?

Perspecțiile dvs. nu au timp să aștepte o soluție la problemele lor. Îl vor acum și vor apela la alte opțiuni. Vei pierde clienți potențiali și, în cele din urmă, veniturile care trebuiau să vină în calea ta.

De aceea este atât de important să eficientizați experiența de programare pentru oameni. Va ajuta la atenuarea unora dintre aceste frustrări și la îmbunătățirea ratelor de conversie.

Cum poți face asta?

• Examinați-vă procesele : oferiți în prezent experiența optimă de programare?
• Îmbunătățiți-vă comunicațiile : programarea simplificată dă tonul pentru o întâlnire bună. Toată comunicarea este automatizată pentru confortul dumneavoastră.
• Evitați notele de întâlnire greșite : Notele de întâlnire pierdute vă pot afecta reputația și pot duce la pierderea oportunităților.
• Reduceți anulările și reduceți reprogramarea : faceți din experiența de programare parte din călătoria dvs. client - optimizați-o pentru conversii.
• Urmăriți cu neprezentări : acest lucru este important pentru a vă asigura că conducta dvs. reține cablurile care altfel ar putea aluneca prin fisuri.
• Trimite e-mailuri de confirmare și memento : oamenii sunt ocupați. Ei nu vor să fie împovărați cu efortul cognitiv de a-și aminti o întâlnire. Aici e-mailurile de confirmare și de memento îmbunătățesc experiența de programare.
• SMS : Cu 92% dintre clienți spunând că le place mesageria instantanee, SMS-ul este o modalitate excelentă de a oferi clienților dvs. ceea ce își doresc.
• Linkuri unice pentru conferințe web: Integrați platforma de videoconferință dorită și creați linkuri unice pentru conferințe pentru fiecare întâlnire.
• Utilizați un programator care acceptă mai mulți membri ai echipei : programarea întâlnirilor pentru echipe poate fi dificilă. Un programator online face acest lucru ușor.

Să ne aprofundăm câteva dintre acestea în secțiunea de mai jos.

Eficientizarea experienței de programare cu o aplicație

Programarea întâlnirilor joacă un rol important în succesul motorului dvs. de generare de clienți potențiali. În cele din urmă, acest lucru are o influență asupra performanței afacerii dvs. și asupra profitului dumneavoastră.

De aceea, companiile îmbunătățesc experiența de programare cu aplicații precum Appointlet .

Este adesea plin de satisfacții când o companie își îmbunătățește experiența de programare. Urmărirea călătoriei utilizatorului de la vizita inițială a site-ului până la confirmarea rezervării poate dezvălui multe despre ceea ce funcționează și unde pierzi oameni.

Iată câteva lucruri care pot dezactiva clienții potențiali:

• Durează prea mult pentru a fi de acord asupra unei ore . Fie că este vorba de un apel telefonic sau de o serie de e-mailuri, mersul înainte și înapoi pierde timp pe care clienții tăi nu vor să-l petreacă.
• Interfață de planificare complicată . Unele instrumente de programare au interfețe de utilizator complicate, care pot deruta oamenii care nu sunt pricepuți din punct de vedere tehnic.
• Incomod . Nu-i determina pe clienți să-și cerceteze calendarele pentru a găsi și confirma întâlniri. Trimiteți invitații pe care să le poată accesa după bunul plac.

Deci, cum oferiți o experiență pozitivă de programare?

Să cercetăm câteva aspecte ale procesului de programare a întâlnirilor care vă vor ajuta să vă asigurați că faceți o primă impresie fantastică.

Îmbunătățiți-vă abilitățile de comunicare cu clienții și clienții potențiali

O întâlnire începe cu mult înainte ca părțile separate să se reunească. De fapt, limitele întâlnirii se pot extinde chiar înainte de solicitarea întâlnirii. În cele din urmă, potențialul întâlnirii începe atunci când cineva are pentru prima dată impulsul de a afla mai multe despre compania ta și de a face o legătură cu tine.

De aceea, este important să atragem vizitatorii site-ului cu un puternic magnet de plumb. Este primul pas în asigurarea interesului lor. Dar odată ce cineva mușcă cârligul, ca să spunem așa, ai nevoie de un joc solid de urmărire care să includă o experiență de programare automată. Când se face o rezervare, ar trebui să configurați mementourile automate de e-mail și SMS pentru a păstra instrucțiunile întâlnirii în fața participanților. Acest lucru ajută la îmbunătățirea prezenței și la prevenirea neprezentărilor.

Evitați notele de întâlnire greșite

Notele de întâlnire greșite sunt unul dintre cele mai frecvente motive pentru care întâlnirile eșuează. Chiar dacă reușiți să ajungeți cu întârziere, riscați să aveți mai puțin timp pentru a vă conecta și prima dvs. experiență comună a fost imediat problematică. Este iritant ca gazdă, dar poate, de asemenea, să dea o imagine de incompetență pentru participant. Și nimeni nu vrea să lucreze cu cineva care este dezorganizat.

Din nou, aici intră în joc un planificator precum Appointlet. Să ții totul organizat este super ușor. Gata cu blocnote sau informații greșite, deoarece vă puteți păstra toate informațiile într-un singur loc. Și datorită integrărilor ușoare (prin Zapier) cu CRM-ul dvs., puteți extrage rapid informații importante din interacțiunile anterioare cu clientul potențial sau client. Acest lucru vă asigură că aveți întâlniri fructuoase, fără pașii greșiți stânjenitori pe parcurs.

Reduceți anulările și reduceți reprogramarea

Să recunoaștem – viața se întâmplă și uneori oamenii vor trebui să anuleze sau să reprogrameze. Dar oamenii sunt mult mai probabil să facă acest lucru dacă au uitat de întâlnire și și-au rezervat dublu. Spre deosebire de alte probleme care pot fi ușor automatizate, cel mai simplu mod de a reduce anulările este de a convinge invitatul de valoarea întâlnirii pentru el. Dacă le este foame să se întâlnească cu tine, participarea lor se va îmbunătăți.

Gestionați neprezentările profesional

S-ar putea să nu fie la fel de dureros ca să fii în picioare la o întâlnire... dar neprezentările încă doare. Ți-ai rezervat timp pentru a te întâlni cu cineva și nu a făcut din asta o prioritate de urmat. Dar, lăsând deoparte emoțiile, acest lucru înseamnă și că veți vedea mai puține vânzări și mai puține venituri generale. Este foarte important să păstrați detaliile întâlnirii în fața lor și să faceți participarea convingătoare.

Cel mai important aspect al unui astfel de sistem este, desigur, o platformă de programare. Ei vor trimite automat mementouri prin e-mail și text pentru întâlnirea viitoare. Pentru neprezentările care au avut loc pur și simplu pentru că cineva a uitat de întâlnire, aceste mementouri pot fi elementul esențial care îi blochează.

În plus, cu o aplicație de programare, dacă un client are un motiv real pentru a nu participa la întâlnirea dvs., atunci este ușor pentru el să reprogrameze sau să anuleze. A le oferi această libertate este o modalitate bună de a arăta empatie - o trăsătură care este esențială pentru a-i câștiga. De asemenea, vă oferă posibilitatea de a completa locurile libere cu rezervări noi.

Appointlet oferă utilizatorilor săi control asupra regulilor cu privire la câtă notificare prealabilă va fi necesară pentru ca un participant să anuleze sau să reprogrameze. Aceste limitări pot ajuta la anulările de ultimă oră și pot face presiuni pe oameni să își respecte angajamentul inițial.

La sfârșitul zilei, a avea un sistem de rezervare solid are ca rezultat mai puțin timp pierdut cu:

• Urmărirea clienților înainte de o întâlnire.
• În așteptarea clienților care nu vor apărea.

Folosirea unui programator online vă va îmbunătăți ratele de succes și vă va ajuta să vă dezvoltați afacerea.

Confirmați întâlnirile și trimiteți mementouri prin e-mail sau SMS

Nu este un secret pentru nimeni că trăim într-o lume aglomerată. Oamenii petrec mai mult timp pe telefon, așa că e-mailul și SMS-urile sunt două dintre cele mai bune modalități de a le capta atenția. În cele din urmă, scopul este să păstreze detaliile întâlnirii în minte. Puteți face acest lucru cu ușurință trimițând:

• E-mailuri de confirmare . Trimiterea unui e-mail imediat după stabilirea unei întâlniri îl asigură pe participant că procesul de rezervare a fost un succes.
• E-mailuri de memento . Având atât de multe lucruri în minte, este ușor pentru participanții la întâlnire să uite o întâlnire viitoare. Trimite e-mailuri de memento pentru a te asigura că își amintesc și se pregătesc psihologic pentru asta.
• Mementouri prin SMS . Facilități-le clienților să vă vadă mementourile prin trimiterea de mesaje text. Căsuțele de e-mail pot deveni aglomerate, astfel încât SMS-urile pot fi mai eficiente pentru unii invitați.

Dacă nu sunteți sigur că doriți să vă întâlniți cu fiecare persoană care solicită o oră, Appointlet include opțiunea de a respinge sau accepta manual întâlnirile mai întâi. Acest lucru vă oferă mai mult control asupra cu cine petreceți timpul.

Generați linkuri unice pentru conferințe web

Deoarece majoritatea întâlnirilor sunt virtuale, este util să existe un sistem care să genereze linkuri unice pentru conferințe web pentru fiecare întâlnire. Indiferent dacă este vorba despre Zoom, Microsoft Teams sau alt instrument preferat de conferințe web, Appointlet îl acceptă.

Când locația unei întâlniri este setată la Conferință web, Appointlet oferă un buton de „alăturare întâlnirii” cu o legătură directă către acea sală unică. Așadar, când vine timpul să ne întâlnim, gazda și participantul se pot alătura cu ușurință cu un singur clic.

Suport pentru mai mulți membri ai echipei

Auzim de la mulți utilizatori Appointlet care au început să caute o soluție care să le satisfacă nevoile personale. Însă, de-a lungul timpului, colegii de serviciu înțeleg serviciul și vor să-l încerce singuri. În această perioadă, avem tendința de a vedea organizațiile se extind destul de repede pe măsură ce un factor de decizie este atras și aprobă o cantitate de licențe.

Dacă programarea întâlnirilor cu un singur participant este o mică provocare, atunci rezervarea timpului cu 3 sau mai multe persoane este exponențial mai dificilă. Există multe tipuri diferite de programare care trebuie luate în considerare. De exemplu, dacă întâlnirile ar trebui distribuite uniform într-o echipă, aceasta reprezintă o nevoie diferită de programarea mai multor gazde de întâlnire pentru a se întâlni cu unul sau mai mulți participanți simultan.

Totuși, gestionarea rezervărilor cu peste 3 persoane nu trebuie să fie dificilă. Appointlet oferă un sistem „Round-Robin” care reunește disponibilitatea întregii echipe și face tot posibilul să le aloce în mod egal. Puteți acorda anumitor membri ai echipei prioritate în piscină, dacă ar trebui să obțină majoritatea întâlnirilor.

Atribuirea mai multor membri ai echipei pentru co-găzduirea unei singure întâlniri este, de asemenea, ușoară cu Appointlet. Doar adăugați persoanele în cauză și sistemul nostru citește disponibilitatea lor combinată înainte de a prezenta oricând. Persoanele care vizualizează pagina de programare vor vedea doar orele care funcționează pentru toate gazdele participante.

Acest lucru poate reduce semnificativ coordonarea. Toate funcțiile de confirmare prin e-mail și mementouri funcționează pentru întâlnirile de grup, astfel încât să beneficiați de aceleași beneficii și acolo.

Colectarea de feedback cu privire la experiența de programare

Deci ai implementat o soluție și vrei să știi cum te descurci. Una dintre cele mai bune modalități de a afla este... întrebați-i direct! Cum faci acest lucru?

Cu Appointlet, puteți folosi integrarea Zapier pentru a colecta feedback de la participanți odată ce întâlnirea se încheie. La sfârșitul întâlnirii, Zapier este declanșat să trimită un e-mail automat de urmărire cu un simplu sondaj (folosind Delighted ) pentru a colecta feedback-ul necesar. Puteți crea cu ușurință șabloane pentru aceasta pe care le puteți modifica în funcție de cine trimiteți sondajul.

Identificarea valorilor cheie

Experiența clienților (CX) este cheia pentru a vă păstra contractele existente. Este, de asemenea, un ingredient integral pentru creșterea unui trib de clienți loiali și ambasadori ai mărcii.

De ce este atât de importantă experiența clienților?

• Excelența în CX te va ajuta să te diferențiezi de concurenții tăi.
• Clienții fericiți devin promotori de cuvânt în gură.
• Abilitățile de top în serviciul clienți inspiră loialitatea mărcii.

Datele arată, de asemenea, că programarea online se adaugă la experiența generală a clienților. Iată câteva perspective de luat în considerare:

• 81% dintre marketeri cred că cea mai mare parte a concurenței se desfășoară la nivelul experienței clienților.
• 32% dintre oameni părăsesc o marcă după o experiență proastă - care include experiența de programare.
• 40% dintre consumatori sunt conștienți de programarea programării în sistem self-service.

Este esențial să oferi clienților tăi o modalitate ușoară de a rezerva o întâlnire cu tine. Mai important, experiența de programare trebuie să ofere o experiență pozitivă pentru clienți.

Întrebări frecvente despre experiența de programare

Crearea și implementarea unei experiențe uimitoare de programare este esențială pentru creșterea afacerii. O experiență slabă în timpul procesului de programare duce la o percepție slabă a clienților potențiali despre tine. Înainte de a încheia postarea noastră, să răspundem pe scurt la câteva întrebări frecvente adresate despre crearea unei experiențe pozitive de programare.

Care sunt componentele cheie ale unei bune experiențe de programare?

O experiență de programare este de obicei cea mai bună atunci când este nevoie de puțin sau deloc efort. Dacă invitatul tău abia observă că a folosit o aplicație și se întâlnește cu tine la timp, asta ar fi considerat un succes. Acest lucru se realizează prin mementouri de întâlnire și opțiunea de reprogramare prin același sistem de automatizare, dacă este necesar.

Unde începe și se termină experiența de programare?

O experiență bună de programare începe atunci când cineva este interesat să se întâlnească cu compania dvs. Din acel moment, ușurința sau dificultatea de a programa cu tine este partea de experiență. Ați putea argumenta că experiența de programare se termină când întâlnirea este încheiată. Dacă trimiteți o solicitare pentru feedback la întâlnire, puteți extinde limitele în viitor.

Experiența de programare afectează vânzările și păstrarea clienților?

Da, o experiență de programare de calitate scăzută expune companiile riscului de a pierde clienți potențiali, ceea ce afectează vânzările. O experiență bună de programare are un impact pozitiv asupra percepției clientului asupra mărcii dvs., ceea ce duce la o mai bună reținere.

Care este cel mai bun software de programare pentru a oferi o experiență bună?

Cu o interfață de utilizator super curată, ușurință în utilizare și multe alte caracteristici concepute pentru a face programarea unei întâlniri ușoară, Appointlet ia cu siguranță ceașca. Indiferent dacă stabiliți întâlniri cu persoane sau cu echipe, procesul este ușor atât pentru gazdă, cât și pentru invitați — Appointlet face cea mai mare parte a muncii pentru dvs.

Cum automatizez aportul de date pentru experiența noastră de programare?

Un proces de programare include de obicei un formular de admitere. Dacă automatizați experiența cu o aplicație precum Appointlet, tot ce trebuie să faceți este să vă personalizați formularul o dată. Toți viitorii participanți vor vedea aceleași câmpuri și li se va cere să le completeze înainte de a-și confirma solicitarea de întâlnire.

Ce aplicație de programare online îmi permite să-mi văd programul zilnic?

Vizualizarea programului zilnic dintr-o privire este cea mai ușoară cu Appointlet. Ori de câte ori cineva rezervă o întâlnire cu dvs., tabloul de bord va include toate aceste informații. De asemenea, veți avea control asupra anulării, reprogramarii și alăturarea la întâlniri. Cu filtrele de căutare, puteți găsi rapid orice întâlnire.

Ce valori CX sunt relevante pentru evaluarea unei experiențe de programare?

Experiența clienților (CX) se află în centrul oricărei afaceri de succes. Și începe cu experiența de programare. Câteva valori CX pe care le puteți utiliza pentru a evalua o experiență de programare includ istoricul de întâlniri al unui client, numărul de întâlniri finalizate și neprezentările într-o anumită perioadă.

Urmăriți-le pentru a evalua eficacitatea procesului dvs. de programare.

Oferirea unei experiențe uimitoare de programare - începutul unor relații solide cu clienții

Aplicațiile de programare online au făcut mai ușor pentru companii să programeze automat întâlniri cu clienții potențiali. Acest lucru duce la economii de timp și bani. De asemenea, vă asigură clienților potențiali sau clienții o experiență pozitivă, ceea ce duce la închiderea mai multor vânzări.

Ați investit foarte mult în dezvoltarea unei strategii optimizate de generare de clienți potențiali. Asigurați-vă că ați implementat sisteme pentru a maximiza șansele ca acești clienți potențiali să se transforme în clienți.

Și poți face asta creând o experiență uimitoare de programare. Așa că mergeți mai departe și începeți gratuit cu Appointlet .

Indiferent de industria dvs., de la asistență medicală la tehnologie, la retail la centre de apeluri și orice altceva, un programator online este o investiție pe care nu ar trebui să o ignorați.

Care este experiența ta cu aplicațiile de programare online? Simțiți-vă liber să lăsați un comentariu mai jos!