온라인 회의를 위한 자동화된 예약 경험을 완성하는 방법

일정 앱은 특히 판매 잠재 고객을 만날 때 전문성의 기준을 바꾸었습니다. 리드가 엉성한 일정 경험에 짜증을 내는 경우 영업 담당자가 거래를 성사시키는 데 얼마나 어려움을 겪을지 상상할 수 있습니다.

하루에 몇 번만 회의를 하는 사람들 은 예약 앱 없이 일정 조정을 편안하게 처리하는 것이 일반적입니다.

그러나 트래픽이 증가하고 모든 방향에서 새로운 리드가 들어오기 시작하면 동일한 담당자가 일정 문제에 직면하기 시작합니다. 그들은 노쇼를 기다리며 시간을 낭비하고 이중 예약으로 마찰을 일으키며 귀중한 잠재 고객을 잃을 위험이 있습니다.

인바운드 리드가 일정 문제로 인해 방해를 받으면 이탈할 가능성이 더 큽니다. 두 명의 개별 고객에게 동일한 세 번의 회의 시간을 제공한다고 가정해 보겠습니다. 둘 다 같은 날짜와 시간을 선택하면 대신 다른 시간을 선택하도록 요청해야 합니다. 이것은 이메일 탁구로 이어져 그들을 짜증나게 할 위험이 있습니다.

고객 여정의 초기에 마찰을 일으킬 이유가 없습니다. 완전 자동화되고 간소화된 프로세스가 필요합니다. 이것은 고객 대면 팀으로서 전문성을 보여줄 수 있는 첫 번째 기회 중 하나입니다. 영업 및 지원 전화로 이어지는 강력한 일정 흐름은 권위를 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

온라인 일정 시스템을 마련하면 참석자가 날짜를 지키고 정시에 참석하기가 더 쉽습니다.

온라인 일정 워크플로가 손상되었습니까?

누군가를 만날 시간을 정하는 것은 그렇게 어렵지 않을 것입니다. 하지만 친구나 가족과 문자를 보낼 때는 참습니다. 사업은 더 신중하게 다루어야 합니다. 리드는 친한 친구와 마찬가지로 앞뒤로 허용하지 않습니다. 따라서 팀의 일정 워크플로가 중단되고 소프트웨어 솔루션 없이 이를 더듬거리면 회사는 많은 기회를 잃게 됩니다.

예약 흐름의 고전적인 문제에는 이중 예약, 노쇼, 막바지 취소 또는 일정 변경 요청이 포함됩니다. 목록은 계속 진행됩니다. 왜냐하면 귀하의 동의를 받지 못하면 양 당사자가 작동하는 달력 시스템을 갖추어야 하기 때문입니다.

구식 방식으로 일정을 잡을 때 양 당사자가 일정에 해당 회의를 추가하기 위해 추가 조치를 취할 것임을 신뢰해야 합니다. 또한 회의를 보고 기억할 수 있도록 캘린더를 충분히 자주 확인(또는 SMS/이메일 알림 수신)해야 합니다.

이메일 탁구에서 손실된 시간 계산

회의 일정을 잡는 구식 방식은 더 인간적이어야 합니다. 더 현실적이고 개성적입니다. 그러나 시간이 더 오래 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.

회의를 설정하기 위해 발생하는 일반적인 이메일 상호 작용을 수행합니다.

• 호스트가 회의 시간을 제안하기 위해 이메일을 보냅니다.
• 초대받은 사람은 그 시간에 만날 수 없으므로 대신 다른 시간을 요청합니다.
• 호스트가 확인하지만 새로 요청한 시간을 사용할 수 없음을 확인합니다.

체스 게임처럼 일정 계획은 처음부터 잘못되었습니다. 그래서 이 두 사람이 스크램블하고 회복할 수 있지만, 상황은 빠르게 엉망이 되었습니다. 이것은 회사의 조직적 약점에 대한 신호를 보냅니다. 상호 작용의 성격에 따라 초대받은 사람은 회사 전체의 무결성에 의문을 제기할 수 있습니다.

• 호스트가 사과하고 몇 가지 새로운 제안을 보냅니다.
• 초대받은 사람은 그 시간에 만날 수 없습니다. 그들은 좌절합니다.
• 호스트는 초대받은 사람에게 대신 가능한 시간을 공유하도록 요청합니다.
• 초대받은 사람은 호스트의 다른 이메일에 응답하지 않습니다.

나는 당신이 이것으로 내가 어디로 가고 있는지 확신합니다. 이메일 탁구를 하는 것은 양쪽 모두에게 시간 낭비입니다. 2~3개의 이메일로 할 수 있어도 시간이 걸립니다. 그리고 일정에 적어두는 것을 잊어버릴 수 있기 때문에 약속을 놓치기 쉽습니다. 자동화된 스케줄러를 사용하면 두 가지 문제를 모두 해결할 수 있습니다.

리드 상실 및 고객 불만

강력한 마케팅 전략과 효율적인 판매 주기를 설계했으며 결과를 보기 시작했습니다. 납 금광을 발견한 것과 같습니다.

그런 다음 최악의 상황이 발생합니다. 예약 시스템이 최적화되지 않았습니다. 시간이 너무 오래 걸리고 심지어 이중(또는 삼중) 예약이 발생합니다. 귀하의 리드는 좌절하고 약속을 잡으려는 시도를 포기합니다. 그리고 당신이 당신을 유령으로 만들 수 있었던 사람들은 회의에 나타나지 않습니다. 물론, 당신은 그들을 따라갈 수 있지만 그것은 이메일 탁구를 재생하는 데 더 많은 시간을 할애합니다.

하지만 그거 알아?

잠재 고객은 문제에 대한 해결책을 기다릴 시간이 없습니다. 그들은 지금 그것을 원하고 다른 옵션으로 눈을 돌릴 것입니다. 리드를 잃게 되며 궁극적으로 예상했던 수익을 잃게 됩니다.

그렇기 때문에 사람들을 위한 일정 관리 환경을 간소화하는 것이 매우 중요합니다. 이러한 좌절감을 완화하고 전환율을 개선하는 데 도움이 됩니다.

어떻게 했니?

• 프로세스 검토 : 현재 최적의 스케줄링 경험을 제공하고 있습니까?
• 커뮤니케이션 개선 : 능률적인 일정은 좋은 회의를 위한 분위기를 조성합니다. 모든 통신은 귀하의 편의를 위해 자동화됩니다.
• 잘못된 회의 메모 방지 : 회의 메모를 분실하면 평판이 손상되고 기회를 잃을 수 있습니다.
• 취소를 줄이고 일정 변경을 완화 하십시오. 일정 경험을 고객 여정의 일부로 만들고 전환을 위해 최적화하십시오.
• 불참에 대한 후속 조치 : 파이프라인이 균열을 통해 미끄러질 수 있는 리드를 유지하도록 하는 것이 중요합니다.
• 확인 및 알림 이메일 보내기 : 사람들이 바쁩니다. 그들은 약속을 기억하는 인지적 노력으로 부담을 느끼고 싶지 않습니다. 여기에서 확인 및 미리 알림 이메일이 일정 관리 경험을 향상시킵니다.
• SMS : 92%의 고객 이 인스턴트 메시징을 좋아한다고 말하면서 SMS는 고객이 원하는 것을 제공할 수 있는 좋은 방법입니다.
• 고유한 웹 회의 링크: 선택한 화상 회의 플랫폼을 통합하고 각 회의에 대해 고유한 회의 링크를 만듭니다.
• 여러 팀 구성원을 지원하는 스케줄러 사용 : 팀 회의 일정을 잡기가 까다로울 수 있습니다. 온라인 스케줄러를 사용하면 이를 쉽게 수행할 수 있습니다.

아래 섹션에서 이들 중 일부에 대해 더 자세히 살펴보겠습니다.

앱으로 일정 관리 경험 간소화

회의 예약은 리드 생성 엔진의 성공에 큰 역할을 합니다. 이는 궁극적으로 비즈니스 성과와 수익에 영향을 미칩니다.

이것이 바로 기업이 Appointlet 과 같은 앱으로 일정 관리 경험을 개선하는 이유 입니다.

회사에서 일정 관리 경험을 개선하면 종종 보람을 느낍니다. 초기 사이트 방문부터 예약 확인까지 사용자 여정을 추적하면 무엇이 효과가 있고 어디에서 사람들을 잃게 되는지 많은 것을 알 수 있습니다.

리드를 끌 수 있는 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

• 시간에 동의하는 데 너무 오래 걸립니다 . 전화 통화든 일련의 이메일이든, 왔다 갔다 하는 것은 고객이 원하지 않는 시간을 낭비합니다.
• 복잡한 스케줄러 인터페이스 . 일부 일정 도구에는 기술적으로 정통하지 않은 사람들이 당황할 수 있는 복잡한 사용자 인터페이스가 있습니다.
• 불편함 . 고객이 회의를 찾고 확인하기 위해 일정을 샅샅이 살펴보게 하지 마십시오. 편리한 시간에 액세스할 수 있는 초대장을 보냅니다.

그렇다면 어떻게 긍정적인 일정 경험을 제공할 수 있을까요?

환상적인 첫인상을 남기는 데 도움이 되는 회의 예약 프로세스의 몇 가지 측면을 살펴보겠습니다.

리드 및 고객 커뮤니케이션 기술 향상

별도의 당사자가 모이기 훨씬 전에 회의가 시작됩니다. 실제로 회의의 경계는 회의 요청 이전에도 확장될 수 있습니다. 궁극적으로 회의의 잠재력은 누군가가 귀하의 회사에 대해 더 많이 배우고 귀하와 연결하려는 충동을 처음으로 가질 때 시작됩니다.

그렇기 때문에 강력한 리드 자석으로 사이트 방문자를 유인하는 것이 중요합니다. 그들의 이익을 확보하는 가장 첫 번째 단계입니다. 그러나 누군가가 훅을 물고 나면 자동화된 일정 설정 경험이 포함된 견고한 후속 게임이 필요합니다. 예약이 완료되면 자동 이메일 및 SMS 알림을 설정하여 참석자들 앞에서 회의 지침을 유지해야 합니다. 이는 출석률을 높이고 노쇼를 방지하는 데 도움이 됩니다.

잘못 배치된 회의 메모 방지

잘못 배치된 회의 메모는 회의가 실패하는 가장 일반적인 단일 이유 중 하나입니다. 늦게 도착하더라도 연결할 수 있는 시간이 줄어들고 첫 번째 공유 경험은 즉시 문제가 될 수 있습니다. 주최자로서는 짜증나지만 참석자에게 무능함을 드러낼 수도 있습니다. 그리고 아무도 무질서한 사람과 일하고 싶어하지 않습니다.

여기에서 Appointlet과 같은 스케줄러가 작동합니다. 모든 것을 정리하는 것은 매우 쉽습니다. 모든 정보를 한 곳에 보관할 수 있으므로 더 이상 메모장이나 잘못된 정보를 찾을 필요가 없습니다. 그리고 (Zapier를 통해) CRM과의 손쉬운 통합 덕분에 리드 또는 고객과의 이전 상호 작용에서 중요한 정보를 빠르게 가져올 수 있습니다. 이렇게 하면 도중에 부끄러운 실수 없이 유익한 회의를 할 수 있습니다.

취소 및 일정 변경 완화

현실을 직시하세요. 인생이 일어나고 때로는 사람들이 취소하거나 일정을 조정해야 합니다. 그러나 사람들은 회의를 잊어버리고 스스로를 이중으로 예약한 경우 그렇게 할 가능성이 훨씬 더 높습니다. 쉽게 자동화할 수 있는 다른 문제와 달리 취소를 줄이는 가장 쉬운 방법은 초대받은 사람에게 회의의 가치를 확신시키는 것입니다. 그들이 당신을 만나고 싶어한다면, 그들의 출석률이 향상될 것입니다.

노쇼를 전문적으로 처리

데이트 약속을 잡는 것만큼 고통스럽지 않을 수도 있습니다. 하지만 노쇼는 여전히 고통스럽습니다. 당신은 누군가를 만나기 위해 시간을 따로 떼어놓았고 그들은 후속 조치를 우선순위로 두지 않았습니다. 그러나 감정은 제쳐두고, 이것은 또한 더 적은 매출과 더 적은 전체 수익을 보게 될 것임을 의미합니다. 회의 세부 사항을 그들 앞에서 유지하고 참석을 설득력 있게 만드는 것이 정말 중요합니다.

이러한 시스템의 가장 중요한 측면은 물론 스케줄링 플랫폼입니다. 그들은 자동으로 다가오는 회의에 대한 이메일과 문자 알림을 보낼 것입니다. 누군가가 회의를 잊어버려서 노쇼가 발생한 경우 이러한 알림은 회의를 잠그는 필수 요소가 될 수 있습니다.

또한 일정 앱을 사용하면 고객이 회의에 참석하지 않을 진짜 이유가 있는 경우 일정을 쉽게 변경하거나 취소할 수 있습니다. 그들에게 이러한 자유를 주는 것은 공감을 나타내는 좋은 방법입니다. 이는 그들을 설득하는 데 필수적인 특성입니다. 또한 새 예약으로 빈 자리를 채울 수 있습니다.

Appointlet은 참석자가 취소하거나 일정을 변경하는 데 필요한 사전 통지의 양에 대한 규칙을 사용자에게 제공합니다. 이러한 제한은 막바지에 취소하는 데 도움이 될 수 있으며 사람들이 원래 약속을 준수하도록 압력을 가할 수 있습니다.

하루가 끝나면 견고한 예약 시스템을 통해 다음 작업에 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다.

• 회의 전에 고객과 후속 조치를 취합니다.
• 나타나지 않을 고객을 기다리고 있습니다.

온라인 스케줄러를 사용하면 성공률이 향상되고 비즈니스 성장에 도움이 됩니다.

회의를 확인하고 이메일 또는 SMS로 미리 알림 보내기

우리가 바쁜 세상에 살고 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 사람들은 휴대전화에서 더 많은 시간을 보내고 있으므로 이메일과 SMS는 관심을 끌 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 궁극적으로 목표는 회의 세부 사항을 염두에 두는 것입니다. 다음을 보내면 쉽게 할 수 있습니다.

• 확인 이메일 . 회의가 설정된 직후 이메일을 보내면 참석자가 예약 프로세스가 성공적으로 완료되었음을 안심할 수 있습니다.
• 알림 이메일 . 생각이 너무 많아서 회의 참석자가 다가오는 회의를 잊어버리기 쉽습니다. 그들이 기억하고 심리적으로 준비할 수 있도록 미리 알림 이메일을 보내십시오.
• SMS 알림 . 고객이 문자 메시지를 보내 알림을 쉽게 볼 수 있도록 하세요. 이메일 받은 편지함이 복잡해질 수 있으므로 일부 초대 대상자에게는 SMS가 더 효과적일 수 있습니다.

시간을 요청하는 모든 사람과 만나고 싶은지 확실하지 않은 경우 Appointlet에는 먼저 수동으로 회의를 거부하거나 수락 하는 옵션이 포함되어 있습니다 . 이렇게 하면 누구와 시간을 보낼지 더 잘 제어할 수 있습니다.

고유한 웹 회의 링크 생성

대부분의 회의는 가상 회의이므로 각 회의에 대해 고유한 웹 회의 링크를 생성하는 시스템을 갖추는 것이 좋습니다. Zoom, Microsoft Teams 또는 기타 선호하는 웹 회의 도구에 상관없이 Appointlet은 이를 지원합니다.

회의 위치가 웹 회의로 설정되면 Appointlet은 고유한 회의실에 대한 직접 링크가 포함된 "미팅 참가" 버튼을 제공합니다. 따라서 회의 시간이 되면 주최자와 참석자가 클릭 한 번으로 쉽게 참여할 수 있습니다.

여러 팀원 지원

우리는 개인적인 요구를 충족시키는 솔루션을 찾기 시작한 많은 Appointlet 사용자의 이야기를 듣습니다. 그러나 시간이 지남에 따라 동료들은 서비스의 바람을 포착하고 직접 사용해보고 싶어합니다. 이 시기에 의사 결정권자가 참여하고 라이선스 수량을 승인함에 따라 조직이 매우 빠르게 확장되는 경향이 있습니다.

한 명의 참석자와 회의 일정을 잡는 것이 작은 도전이라면 3명 이상의 시간을 예약하는 것은 기하급수적으로 더 어렵습니다. 다양한 유형의 일정을 고려해야 합니다. 예를 들어, 회의가 팀 전체에 고르게 분산되어야 하는 경우 한 번에 한 명 이상의 참석자와 만나도록 여러 회의 주최자를 예약하는 것과는 다른 요구를 나타냅니다.

3명 이상의 예약을 관리하는 것은 어렵지 않습니다. Appointlet은 모든 팀에서 가용성을 풀링하고 동등하게 할당하기 위해 최선을 다하는 "라운드 로빈" 시스템을 제공합니다. 특정 팀 구성원이 회의의 대부분을 차지해야 하는 경우 풀에서 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

Appointlet을 사용하면 단일 회의를 공동 주최하기 위해 여러 팀 구성원을 지정하는 것도 쉽습니다. 문제의 사람들을 추가하기만 하면 우리 시스템은 언제든지 발표하기 전에 그들의 결합된 가용성을 읽습니다. 일정 페이지를 보는 사람들은 참석하는 모든 호스트에게 맞는 시간만 볼 수 있습니다.

이것은 조정을 크게 줄일 수 있습니다. 모든 이메일 확인 및 미리 알림 기능은 그룹 회의에서 작동하므로 동일한 혜택을 받을 수 있습니다.

스케줄링 경험에 대한 피드백 수집

그래서 솔루션을 구현했고 어떻게 하고 있는지 알고 싶어합니다. 가장 좋은 방법 중 하나는... 직접 물어보는 것입니다! 어떻게 합니까?

Appointlet을 사용하면 회의가 끝나면 Zapier 통합을 사용하여 참석자로부터 피드백을 수집할 수 있습니다. 회의가 끝나면 Zapier가 트리거되어 필요한 피드백을 수집하기 위해 간단한 설문조사( Delighted 사용)가 포함된 자동 후속 이메일을 보냅니다 . 설문조사를 보내는 사람에 따라 조정할 수 있는 템플릿을 쉽게 만들 수 있습니다.

주요 지표 식별

고객 경험(CX)은 기존 계약을 유지하는 열쇠입니다. 또한 충성도 높은 고객과 브랜드 홍보대사로 구성된 부족을 성장시키는 데 필수적인 요소입니다.

고객 경험이 왜 중요한가요?

• CX의 우수성은 경쟁업체와 차별화하는 데 도움이 됩니다.
• 행복한 고객은 입소문 홍보대사가 됩니다.
• 최고의 고객 서비스 기술은 브랜드 충성도를 고취시킵니다.

데이터는 또한 온라인 일정이 전반적인 고객 경험에 추가된다는 것을 보여줍니다. 다음은 고려해야 할 몇 가지 통찰력입니다.

• 마케터의 81% 는 대부분의 경쟁이 고객 경험 수준에서 진행된다고 믿습니다.
• 32%의 사람들 은 일정 관리 경험을 포함하여 한 번의 나쁜 경험 후에 브랜드를 떠납니다.
• 소비자의 40%는 셀프 서비스 약속 일정을 알고 있습니다.

고객에게 약속을 쉽게 예약할 수 있는 방법을 제공하는 것이 중요합니다. 더 중요한 것은 스케줄링 경험이 긍정적인 고객 경험을 제공해야 한다는 것입니다.

예약 경험에 대한 일반적인 FAQ

놀라운 일정 경험을 만들고 구현하는 것은 비즈니스 성장에 필수적입니다. 일정 프로세스 중 경험이 좋지 않으면 리드가 귀하에 대해 좋지 않은 인식을 갖게 됩니다. 게시물을 마무리하기 전에 긍정적인 일정 관리 환경을 만드는 방법에 대해 묻는 몇 가지 일반적인 질문에 간략하게 답변해 보겠습니다.

좋은 스케줄링 경험의 핵심 요소는 무엇입니까?

스케줄링 경험은 일반적으로 노력이 거의 또는 전혀 필요하지 않을 때 가장 좋습니다. 초대받은 사람이 앱을 사용했다는 사실을 간신히 눈치채고 정시에 만나면 성공한 것으로 간주됩니다. 이는 회의 알림 및 필요한 경우 동일한 자동화 시스템을 통해 일정을 변경할 수 있는 옵션을 통해 달성됩니다.

스케줄링 경험의 시작과 끝은 어디인가요?

좋은 일정 관리 경험은 누군가가 회사와 회의에 관심이 있을 때 시작됩니다. 그 순간부터 당신과 함께하는 일정의 용이함과 어려움은 경험 부분입니다. 회의가 완료되면 예약 경험이 종료된다고 주장할 수 있습니다. 회의 피드백 요청을 보내면 미래로 그 경계를 더 확장할 수 있습니다.

일정 관리 경험이 판매 및 고객 유지에 영향을 줍니까?

예, 낮은 품질의 일정 관리 경험으로 인해 회사는 영업에 영향을 미치는 리드를 잃을 위험이 있습니다. 좋은 일정 경험은 브랜드에 대한 고객의 인식에 긍정적인 영향을 미치므로 유지율이 높아집니다.

좋은 경험을 제공하는 최고의 일정 소프트웨어는 무엇입니까?

매우 깨끗한 사용자 인터페이스, 사용 용이성 및 회의 일정을 쉽게 잡을 수 있도록 설계된 기타 많은 기능을 갖춘 Appointlet 은 확실히 컵을 들고 있습니다. 개인 또는 팀과 회의를 설정하는 경우 호스트와 초대받는 사람 모두에게 이 프로세스가 간단합니다. Appointlet이 대부분의 작업을 대신 처리합니다.

일정 관리를 위한 데이터 수집을 자동화하려면 어떻게 해야 합니까?

일정 프로세스에는 일반적으로 접수 양식이 포함됩니다. Appointlet과 같은 앱으로 경험을 자동화하는 경우 양식을 한 번만 사용자 지정하기만 하면 됩니다. 미래의 모든 참석자는 동일한 필드를 볼 수 있으며 모임 요청을 확인하기 전에 해당 필드를 작성해야 합니다.

내 일일 일정을 볼 수 있는 온라인 일정 앱은 무엇입니까?

Appointlet을 사용하면 하루 일정을 한 눈에 보는 것이 가장 쉽습니다. 누군가가 귀하와 회의를 예약할 때마다 대시보드에 해당 정보가 모두 포함됩니다. 또한 회의 취소, 일정 변경 및 참여를 제어할 수 있습니다. 검색 필터를 사용하면 모든 회의를 빠르게 찾을 수 있습니다.

스케줄링 경험을 평가하는 데 어떤 CX 측정항목이 관련되어 있습니까?

고객 경험(CX)은 모든 성공적인 비즈니스의 핵심입니다. 그리고 그것은 스케줄링 경험에서 시작됩니다. 일정 경험을 평가하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 CX 측정항목에는 고객의 약속 내역, 완료된 약속 수, 지정된 기간의 불참이 있습니다.

일정 프로세스의 효율성을 측정하려면 이를 추적하십시오.

놀라운 일정 경험 제공 - 견고한 고객 관계의 시작

온라인 일정 앱을 사용하면 비즈니스에서 리드 및 고객과의 약속을 자동으로 더 쉽게 예약할 수 있습니다. 그 결과 시간과 비용이 절약됩니다. 또한 리드 또는 고객에게 긍정적인 경험을 제공하여 더 많은 판매를 성사시킬 수 있습니다.

최적화된 리드 생성 전략을 개발하는 데 많은 투자를 하셨습니다. 이러한 리드가 고객으로 전환될 가능성을 최대화할 수 있는 시스템을 구축해야 합니다.

그리고 놀라운 일정 경험을 만들어 냄으로써 그렇게 할 수 있습니다. 그러니 Appointlet으로 무료로 시작해 보세요 .

의료에서 기술, 소매, 콜 센터 및 그 사이의 모든 것에 이르기까지 업종에 관계없이 온라인 스케줄러는 무시할 수 없는 투자입니다.

온라인 일정 앱에 대한 경험은 어떻습니까? 아래에 자유롭게 의견을 남겨주세요!