Jak udoskonalić zautomatyzowane planowanie spotkań online

Aplikacje do planowania zmieniły standardy profesjonalizmu, zwłaszcza w przypadku spotkań z potencjalnymi klientami. Możesz sobie wyobrazić, jak handlowiec może mieć trudności z zamknięciem transakcji, jeśli jego potencjalni klienci są zirytowani niestarannym planowaniem.

Często zdarza się, że osoby, które mają tylko kilka spotkań dziennie, czują się komfortowo, obsługując koordynację harmonogramów bez aplikacji do rezerwacji.

Jednak w miarę zwiększania się ruchu i nowych potencjalnych klientów z każdej strony, ci sami przedstawiciele zaczynają mieć problemy z harmonogramem. Tracą czas na oczekiwanie na niestawienie się, powodują tarcia z podwójnymi rezerwacjami i ryzykują utratę cennych perspektyw.

Gdy potencjalni klienci przychodzący są utrudnieni przez problemy z harmonogramem, są bardziej skłonni do rezygnacji. Załóżmy, że oferujesz te same trzy terminy spotkań dwóm oddzielnym klientom. Jeśli oboje wybiorą tę samą datę i godzinę, będziesz musiał poprosić jednego, aby zamiast tego wybrał inny czas. Istnieje ryzyko, że prowadzi to do ping-ponga w wiadomościach e-mail i irytuje ich.

Nie ma powodu, aby tworzyć tarcia tak wcześnie na drodze klienta. Konieczny jest w pełni zautomatyzowany, usprawniony proces. To jedna z Twoich pierwszych okazji do zaprezentowania swojego profesjonalizmu jako zespołu skierowanego do klienta. Silny przepływ planowania może pomóc w komunikowaniu poczucia autorytetu przed sprzedażą i telefonami do pomocy technicznej.

Po zainstalowaniu systemów planowania online uczestnikowi łatwiej będzie dotrzymać terminu i dołączyć do Ciebie na czas.

Czy Twój przepływ pracy planowania online jest uszkodzony?

Wybranie czasu na spotkanie z kimś nie powinno być takie trudne. Ale znosimy to, kiedy piszemy SMS-y z przyjaciółmi i rodziną. Do biznesu należy podchodzić ostrożniej. Potencjalni klienci nie mają takiej samej tolerancji na tę i z powrotem, jak bliscy przyjaciele. Jeśli więc przepływ pracy planowania zespołu zostanie zepsuty i będzie on grzebał w nim bez żadnego oprogramowania, firma straci wiele możliwości.

Klasyczne problemy w procesie planowania obejmują podwójne rezerwacje, nieprzyjazdy, odwołania w ostatniej chwili lub prośby o zmianę harmonogramu. Lista jest długa, ponieważ bez otrzymania Twojej zgody obie strony muszą mieć działający system kalendarza.

Kiedy planujesz staromodny sposób, musisz również ufać, że obie strony podejmą dodatkowy krok, aby umieścić to spotkanie w swoim kalendarzu. Muszą również sprawdzać kalendarz wystarczająco często (lub otrzymywać powiadomienia sms/e-mail), aby upewnić się, że w ogóle widzą i pamiętają spotkanie.

Obliczanie czasu straconego na e-mail ping pong

Oldschoolowe metody umawiania spotkań mają być bardziej ludzkie. Bardziej realny i przystojny. Ale mogą też być bardziej czasochłonne i podatne na błędy.

Wykonaj typową interakcję e-mailową, która ma miejsce, aby umówić się na spotkanie:

• Gospodarz wysyła wiadomość e-mail z propozycją terminów spotkań
• Osoba zaproszona nie może się wtedy spotkać, więc zamiast tego prosi o inną godzinę
• Gospodarz sprawdza, ale nowy żądany czas jest dla niego niedostępny

Jak gra w szachy, strategia planowania była błędna od samego początku. Więc chociaż ci dwaj mogą być w stanie się szarpać i odzyskać siły, sprawy szybko się pogubiły. To sygnał o słabości organizacyjnej firmy. W zależności od charakteru interakcji osoba zaproszona może kwestionować integralność Twojej firmy jako całości.

• Gospodarz przeprasza i przesyła kilka nowych sugestii
• Osoba zaproszona nie może się wtedy spotkać. Są sfrustrowani.
• Gospodarz prosi zaproszoną osobę o udostępnienie czasu, który będzie działał zamiast tego
• Osoba zaproszona nigdy nie odpowiada na kolejny e-mail od gospodarza

Jestem pewien, że dotrzesz z tym dokąd zmierzam. Granie w e-mail w ping ponga to strata czasu dla obu stron. Nawet jeśli możesz to zrobić w 2-3 e-mailach, zajmuje to trochę czasu. I łatwo przegapić wizytę, ponieważ można zapomnieć o zapisaniu tego w swoim kalendarzu. Korzystanie z automatycznego harmonogramu może rozwiązać oba problemy.

Utracone leady i sfrustrowani klienci

Zaprojektowałeś skuteczną strategię marketingową i efektywny cykl sprzedaży i zaczynasz dostrzegać wyniki. To tak, jakbyś odkrył kopalnię ołowiu.

Wtedy dzieje się najgorsze — Twój system planowania nie jest zoptymalizowany. Trwa to zbyt długo, a nawet skutkuje podwójnymi (a nawet potrójnymi) rezerwacjami. Twoi potencjalni klienci są sfrustrowani i rezygnują z prób umówienia spotkania. A ci, których udało ci się naprowadzić na duchy — nie pojawiają się na spotkaniach. Oczywiście możesz je śledzić, ale to więcej czasu na grę w ping ponga.

Ale zgadnij co?

Twoi potencjalni klienci nie mają czasu czekać na rozwiązanie swoich problemów. Chcą tego teraz i zwrócą się do innych opcji. Stracisz potencjalnych klientów i ostatecznie przychody, które miały przyjść po Twojej myśli.

Dlatego tak ważne jest usprawnienie procesu planowania dla ludzi. Pomoże to złagodzić niektóre z tych frustracji i poprawić współczynniki konwersji.

Jak możesz to robić?

• Sprawdź swoje procesy : Czy obecnie zapewniasz optymalne środowisko do planowania?
• Popraw komunikację : usprawnione planowanie nadaje ton udanemu spotkaniu. Cała komunikacja jest zautomatyzowana dla Twojej wygody.
• Unikaj zagubionych notatek ze spotkań : utracone notatki ze spotkań mogą zaszkodzić Twojej reputacji i doprowadzić do utraty szans.
• Zmniejsz liczbę odwołań i złagodź zmiany harmonogramu : spraw, aby planowanie stało się częścią ścieżki klienta — zoptymalizuj je pod kątem konwersji.
• Kontynuacja bez pokazywania się : jest to ważne, aby upewnić się, że rurociąg zachowuje tropy, które w przeciwnym razie mogłyby prześlizgnąć się przez pęknięcia.
• Wysyłaj e-maile z potwierdzeniem i przypomnieniem : Ludzie są zajęci. Nie chcą obciążać się poznawczym wysiłkiem pamiętania o spotkaniu. W tym miejscu wiadomości e-mail z potwierdzeniem i przypomnieniem usprawniają planowanie.
• SMS : 92% klientów twierdzi, że lubi wiadomości błyskawiczne, więc SMS to świetny sposób, aby dać klientom to, czego chcą.
• Unikalne łącza do konferencji internetowych: Zintegruj wybraną platformę do wideokonferencji i twórz unikalne łącza do konferencji dla każdego spotkania.
• Użyj harmonogramu, który obsługuje wielu członków zespołu : planowanie spotkań dla zespołów może być trudne. Harmonogram online sprawia, że ​​jest to łatwe.

Przyjrzyjmy się niektórym z nich w poniższej sekcji.

Usprawnienie planowania dzięki aplikacji

Planowanie spotkań odgrywa ogromną rolę w sukcesie Twojego silnika generowania leadów. Ma to ostatecznie wpływ na wyniki Twojej firmy i wyniki finansowe.

Dlatego firmy usprawniają planowanie dzięki aplikacjom takim jak Appointlet .

Często przynosi satysfakcję, gdy firma poprawia swoje doświadczenie w zakresie planowania. Śledzenie podróży użytkownika od pierwszej wizyty w witrynie aż do potwierdzenia rezerwacji może ujawnić wiele informacji o tym, co działa i gdzie tracisz ludzi.

Oto kilka rzeczy, które mogą wyłączyć potencjalnych klientów:

• Zbyt długo trwa uzgodnienie terminu . Niezależnie od tego, czy jest to rozmowa telefoniczna, czy seria e-maili, chodzenie tam iz powrotem marnuje czas, którego Twoi klienci nie chcą tracić.
• Skomplikowany interfejs harmonogramu . Niektóre narzędzia do planowania mają skomplikowane interfejsy użytkownika, które mogą zdezorientować osoby, które nie są technicznie obeznane.
• Niedogodności . Nie zmuszaj klientów do przeglądania kalendarzy w celu znalezienia i potwierdzenia spotkań. Wysyłaj zaproszenia, do których mogą uzyskać dostęp w dogodnym dla nich czasie.

Jak więc zapewnić pozytywne wrażenia z planowania?

Przyjrzyjmy się niektórym aspektom procesu planowania spotkań, które pomogą Ci zrobić fantastyczne pierwsze wrażenie.

Popraw swoje umiejętności w zakresie leadów i komunikacji z klientami

Spotkanie zaczyna się na długo przed zebraniem się osobnych stron. W rzeczywistości granice spotkania mogą rozciągać się nawet przed wezwaniem na spotkanie. Ostatecznie potencjał spotkania zaczyna się, gdy ktoś po raz pierwszy ma impuls, aby dowiedzieć się więcej o Twojej firmie i nawiązać z Tobą kontakt.

Dlatego ważne jest, aby przyciągnąć odwiedzających witrynę silnym magnesem na leady. To pierwszy krok w zabezpieczeniu ich interesu. Ale kiedy ktoś zagryzie haczyk, że tak powiem, potrzebujesz solidnej gry uzupełniającej, która obejmuje zautomatyzowane planowanie. Po dokonaniu rezerwacji należy skonfigurować automatyczne przypomnienia e-mail i SMS, aby instrukcje dotyczące spotkania były widoczne dla uczestników. Pomaga to poprawić frekwencję i zapobiegać niepojawianiu się.

Unikaj zagubionych notatek ze spotkania

Niewłaściwie umieszczone notatki ze spotkań to jedna z najczęstszych przyczyn niepowodzenia spotkań. Nawet jeśli możesz się spóźnić, ryzykujesz, że będziesz mieć mniej czasu na połączenie, a Twoje pierwsze wspólne doświadczenie było od razu problematyczne. To irytujące jako gospodarz, ale może też namalować obraz niekompetencji u uczestnika. I nikt nie chce pracować z kimś, kto jest niezorganizowany.

Ponownie, tutaj pojawia się harmonogram, taki jak Appointlet. Utrzymanie wszystkiego w porządku jest bardzo łatwe. Koniec z notatnikami lub niewłaściwie umieszczonymi informacjami, ponieważ możesz przechowywać wszystkie informacje w jednym miejscu. A dzięki łatwym integracjom (przez Zapier) z Twoim CRM, możesz szybko pobrać ważne informacje z poprzednich interakcji z Twoim leadem lub klientem. Gwarantuje to owocne spotkania bez wstydliwych pomyłek po drodze.

Zmniejsz liczbę odwołań i złagodź zmiany harmonogramu

Spójrzmy prawdzie w oczy — życie toczy się i czasami ludzie będą musieli odwołać lub zmienić termin. Ale ludzie są znacznie bardziej skłonni to zrobić, jeśli zapomnieli o spotkaniu i dokonali podwójnej rezerwacji. W przeciwieństwie do innych problemów, które można łatwo zautomatyzować, najłatwiejszym sposobem zmniejszenia liczby odwołań jest przekonanie zaproszonych gości o wartości spotkania. Jeśli są głodni spotkania się z tobą, ich frekwencja poprawi się.

Profesjonalnie zajmij się niepojawieniami

To może nie być tak bolesne jak wstawanie na randce… ale brak pokazów nadal boli. Wygospodarowałeś czas na spotkanie z kimś, a oni nie uczynili tego priorytetem. Ale pomijając emocje, oznacza to również, że zaobserwujesz mniejszą sprzedaż i mniejsze ogólne przychody. To naprawdę ważne, aby mieć przed oczami szczegóły spotkania i sprawić, by frekwencja była atrakcyjna.

Najważniejszym aspektem takiego systemu jest oczywiście platforma do harmonogramowania. Automatycznie wyślą przypomnienia e-mailowe i tekstowe o nadchodzącym spotkaniu. W przypadku nie pojawienia się, które miało miejsce po prostu dlatego, że ktoś zapomniał o spotkaniu, te przypomnienia mogą być istotnym elementem, który ich blokuje.

Dodatkowo, dzięki aplikacji do planowania, jeśli klient ma prawdziwy powód, aby nie uczestniczyć w spotkaniu, może łatwo zmienić termin lub anulować. Danie im tej wolności to dobry sposób na okazanie empatii — cechy, która jest niezbędna, aby ich przekonać. Daje również możliwość zapełnienia wolnych miejsc nowymi rezerwacjami.

Appointlet daje swoim użytkownikom kontrolę nad regułami dotyczącymi tego, z jakim wyprzedzeniem uczestnik będzie musiał odwołać lub zmienić termin. Ograniczenia te mogą pomóc w anulowaniu rezerwacji w ostatniej chwili i wywierać presję na ludzi, aby dotrzymywali pierwotnego zobowiązania.

Pod koniec dnia posiadanie solidnego systemu rezerwacji skutkuje mniejszą stratą czasu na:

• Kontakt z klientami przed spotkaniem.
• Czekam na klientów, którzy się nie pojawią.

Korzystanie z harmonogramu online poprawi Twoje wskaźniki sukcesu i pomoże rozwinąć Twój biznes.

Potwierdzaj spotkania i wysyłaj przypomnienia e-mailem lub SMS-em

Nie jest tajemnicą, że żyjemy w zabieganym świecie. Ludzie spędzają więcej czasu przy telefonie, więc e-maile i SMS-y to dwa najlepsze sposoby na przyciągnięcie ich uwagi. Ostatecznym celem jest zachowanie szczegółów spotkania w pamięci. Możesz to łatwo zrobić, wysyłając:

• E-maile potwierdzające . Wysłanie e-maila natychmiast po ustaleniu spotkania upewnia uczestnika, że ​​proces rezerwacji zakończył się sukcesem.
• E-maile z przypomnieniami . Mając tak wiele rzeczy na głowie, uczestnicy spotkania mogą łatwo zapomnieć o nadchodzącym spotkaniu. Wysyłaj e-maile z przypomnieniem, aby upewnić się, że pamiętają i przygotują się na to psychicznie.
• Przypomnienia SMS . Ułatw swoim klientom wyświetlanie przypomnień, wysyłając wiadomości tekstowe. Skrzynki odbiorcze poczty e-mail mogą być zaśmiecone, więc SMS-y mogą być skuteczniejsze dla niektórych zaproszonych osób.

Jeśli nie masz pewności, czy chcesz spotkać się z każdą osobą, która poprosi o termin, Appointlet zawiera opcję ręcznego odrzucania lub akceptowania spotkań w pierwszej kolejności. Daje to większą kontrolę nad tym, z kim spędzasz czas.

Generuj unikalne linki do konferencji internetowych

Ponieważ większość spotkań ma charakter wirtualny, dobrze jest mieć system, który generuje unikalne łącza do konferencji internetowych dla każdego spotkania. Niezależnie od tego, czy jest to Zoom, Microsoft Teams, czy inne ulubione narzędzie do obsługi konferencji internetowych, Appointlet je obsługuje.

Gdy lokalizacja spotkania jest ustawiona na Konferencja internetowa, Appointlet udostępnia przycisk „dołącz do spotkania” z bezpośrednim łączem do tego wyjątkowego pokoju. Kiedy więc przychodzi czas na spotkanie, gospodarz i uczestnik mogą łatwo dołączyć za pomocą jednego kliknięcia.

Wsparcie dla wielu członków zespołu

Słyszymy od wielu użytkowników Appointlet, którzy zaczęli szukać rozwiązania, które spełni ich osobiste potrzeby. Ale z biegiem czasu współpracownicy łapią wiatr na usługę i chcą ją wypróbować na sobie. Mniej więcej w tym czasie organizacje dość szybko się rozwijają, gdy decydent jest wciągany i zatwierdza pewną liczbę licencji.

Jeśli planowanie spotkań z jednym uczestnikiem jest małym wyzwaniem, rezerwacja czasu dla 3 lub więcej osób jest wykładniczo trudniejsza. Istnieje wiele różnych rodzajów planowania, które należy wziąć pod uwagę. Na przykład, jeśli spotkania powinny być równomiernie rozłożone w zespole, oznacza to inną potrzebę niż planowanie wielu gospodarzy spotkania na spotkanie z co najmniej jednym uczestnikiem jednocześnie.

Zarządzanie rezerwacjami dla 3+ osób nie musi być jednak trudne. Appointlet zapewnia system „Round-Robin”, który łączy dostępność w całym zespole i dokłada wszelkich starań, aby przypisać je jednakowo. Możesz dać niektórym członkom zespołu pierwszeństwo w puli, jeśli powinni otrzymać większość spotkań.

Przypisywanie wielu członków zespołu do współprowadzenia jednego spotkania jest również łatwe dzięki funkcji Appointlet. Po prostu dodajesz osoby, o których mowa, a nasz system odczytuje ich łączną dostępność przed jakąkolwiek prezentacją. Osoby, które przeglądają stronę planowania, zobaczą tylko godziny, które działają dla wszystkich hostów uczestniczących.

Może to znacznie obniżyć koordynację. Wszystkie funkcje potwierdzania wiadomości e-mail i przypomnień działają w przypadku spotkań grupowych, więc również tam czerpiesz te same korzyści.

Zbieranie informacji zwrotnych na temat planowania

Więc wdrożyłeś rozwiązanie i chcesz wiedzieć, jak sobie radzisz. Jednym z najlepszych sposobów, aby się dowiedzieć, jest… zapytaj ich bezpośrednio! Jak Ty to robisz?

Dzięki Appointlet możesz korzystać z integracji Zapier, aby zbierać opinie od uczestników po zakończeniu spotkania. Pod koniec spotkania Zapier wysyła automatyczną wiadomość uzupełniającą z prostą ankietą (za pomocą Delighted ), aby zebrać wymagane informacje zwrotne. Możesz łatwo tworzyć w tym celu szablony, które możesz dostosować w zależności od tego, do kogo wysyłasz ankietę.

Identyfikacja kluczowych wskaźników

Doświadczenie klienta (CX) jest kluczem do utrzymania istniejących umów. Jest to również integralny składnik rozwoju plemienia lojalnych klientów i ambasadorów marki.

Dlaczego doświadczenie klienta jest tak ważne?

• Doskonałość w CX pomoże Ci wyróżnić się na tle konkurencji.
• Zadowoleni klienci stają się promotorami szeptanymi.
• Najwyższej klasy umiejętności obsługi klienta budują lojalność wobec marki.

Dane pokazują również, że planowanie online zwiększa ogólne wrażenia klientów. Oto kilka spostrzeżeń do rozważenia:

• 81% marketerów uważa, że ​​większość konkurencji rozgrywa się na poziomie doświadczenia klienta.
• 32% ludzi opuszcza markę po jednym złym doświadczeniu — w tym doświadczeniu związanym z planowaniem.
• 40% konsumentów jest świadomych umawiania wizyt samoobsługowych.

Zapewnienie klientom łatwego sposobu umawiania się na wizytę ma kluczowe znaczenie. Co ważniejsze, doświadczenie planowania musi zapewniać pozytywne wrażenia klienta.

Często zadawane pytania dotyczące funkcji planowania

Tworzenie i wdrażanie niesamowitego środowiska planowania ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy. Słabe doświadczenie podczas procesu planowania powoduje, że Twoi potencjalni klienci źle Cię postrzegają. Zanim podsumujemy nasz post, odpowiedzmy pokrótce na kilka często zadawanych pytań dotyczących tworzenia pozytywnego środowiska planowania.

Jakie są kluczowe elementy dobrego środowiska planowania?

Planowanie jest zwykle najlepsze, gdy nie wymaga wysiłku. Jeśli zaproszona osoba ledwo zauważy, że korzystała z aplikacji i spotyka się z Tobą na czas, zostanie to uznane za sukces. Osiąga się to dzięki przypomnieniom o spotkaniach i opcji zmiany harmonogramu za pomocą tego samego systemu automatyzacji, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Gdzie zaczyna się i kończy planowanie?

Dobre planowanie zaczyna się, gdy ktoś jest zainteresowany spotkaniem z Twoją firmą. Od tego momentu łatwość lub trudność planowania z tobą jest częścią doświadczenia. Możesz argumentować, że planowanie kończy się po zakończeniu spotkania. Jeśli wyślesz prośbę o informację zwrotną na spotkanie, możesz rozszerzyć granice dalej w przyszłość.

Czy sposób planowania wpływa na sprzedaż i utrzymanie klientów?

Tak, niska jakość planowania naraża firmy na utratę potencjalnych klientów, co wpływa na sprzedaż. Dobre doświadczenie w zakresie planowania pozytywnie wpływa na postrzeganie marki przez klienta, prowadząc do lepszej retencji.

Jakie oprogramowanie do planowania jest najlepsze, aby zapewnić dobre wrażenia?

Dzięki super przejrzystemu interfejsowi użytkownika, łatwości obsługi i wielu innym funkcjom zaprojektowanym, aby ułatwić planowanie spotkania, Appointlet zdecydowanie wygrywa. Niezależnie od tego, czy organizujesz spotkania z pojedynczymi osobami, czy zespołami, proces ten jest prosty zarówno dla gospodarza, jak i zaproszonych osób — Appointlet wykonuje większość pracy za Ciebie.

Jak zautomatyzować pobieranie danych na potrzeby planowania?

Proces planowania zazwyczaj obejmuje formularz przyjęcia. Jeśli automatyzujesz korzystanie z aplikacji takiej jak Appointlet, wystarczy raz dostosować formularz. Wszyscy przyszli uczestnicy zobaczą te same pola i zostaną poproszeni o ich wypełnienie przed potwierdzeniem wezwania na spotkanie.

Jaka aplikacja do planowania online pozwala mi przeglądać mój plan dnia?

Przeglądanie harmonogramu dnia na pierwszy rzut oka jest najłatwiejsze dzięki aplikacji Appointlet. Za każdym razem, gdy ktoś zarezerwuje z Tobą spotkanie, Twój pulpit nawigacyjny będzie zawierał wszystkie te informacje. Będziesz także mieć kontrolę nad anulowaniem, zmianą harmonogramu i dołączaniem do spotkań. Dzięki filtrom wyszukiwania możesz szybko znaleźć dowolne spotkanie.

Jakie metryki CX są istotne przy ocenie środowiska planowania?

Doświadczenie klienta (CX) jest podstawą każdej udanej firmy. A zaczyna się od planowania. Kilka wskaźników CX, których można użyć do oceny środowiska planowania, obejmuje historię spotkań klienta, liczbę zakończonych spotkań i niepojawienia się w danym okresie.

Śledź je, aby ocenić skuteczność procesu planowania.

Zapewnianie niesamowitych możliwości planowania — początek trwałych relacji z klientami

Aplikacje do planowania online ułatwiły firmom automatyczne planowanie spotkań z potencjalnymi klientami i klientami. Pozwala to zaoszczędzić czas i pieniądze. Zapewnia również pozytywne wrażenia potencjalnych klientów lub klientów, co skutkuje sfinalizowaniem większej sprzedaży.

Dużo zainwestowałeś w opracowanie zoptymalizowanej strategii generowania leadów. Upewnij się, że wprowadziłeś systemy, aby zmaksymalizować szanse, że potencjalni klienci zamienią się w klientów.

Możesz to zrobić, tworząc niesamowite środowisko planowania. Więc śmiało i zacznij za darmo z Appointlet .

Bez względu na branżę, od opieki zdrowotnej po technologię, handel detaliczny, centra obsługi telefonicznej i wszystko pomiędzy, harmonogram online to inwestycja, której nie powinieneś ignorować.

Jakie masz doświadczenia z aplikacjami do planowania online? Zapraszam do zostawienia komentarza poniżej!