オンライン会議の自動スケジューリング エクスペリエンスを完璧にする方法

スケジュール アプリは、特に販売見込み客と会う際のプロフェッショナリズムの基準を変えました。 見込み客がずさんなスケジュール設定の経験に苛立っている場合、営業担当者が商談を成立させるのにどのように苦労するか想像できます.

1 日に数回しか会議を行わない人は、予約アプリなしでスケジュール調整を快適に処理できると感じるのが一般的です。

しかし、トラフィックが拡大し、あらゆる方向から新しいリードが入り始めると、同じ担当者がスケジューリングの問題に直面し始めます。 彼らはノーショーを待つ時間を失い、二重予約との摩擦を生み出し、貴重な見込み客を失うリスクを冒します.

スケジュールの問題によってインバウンドの見込み客が妨げられると、チャーンする可能性が高くなります。 2 人の別々のクライアントに同じ 3 回の会議時間を提供するとします。 両方が同じ日時を選択した場合は、代わりに別の時間を選択するように依頼する必要があります. これが電子メールのピンポンにつながり、彼らを苛立たせるリスクがあります。

カスタマージャーニーの早い段階で摩擦を起こす正当な理由はありません。 完全に自動化された合理化されたプロセスが必要です。 これは、顧客対応チームとしてのプロ意識を示す最初の機会の 1 つです。 販売とサポートの電話に至るまで、強力なスケジューリング フローは、権威の感覚を伝えるのに役立ちます。

オンライン スケジュール システムを導入すると、出席者が日付を守り、時間通りに参加しやすくなります。

オンライン スケジューリング ワークフローが壊れていませんか?

誰かと会う時間を選ぶことはそれほど難しいことではありません。 しかし、友人や家族とテキスト メッセージをやり取りするときは我慢します。 ビジネスはもっと慎重に扱われるべきです。 見込み客は、親しい友人と同じようにやり取りに寛容ではありません。 したがって、チームのスケジューリング ワークフローが壊れていて、ソフトウェア ソリューションがない状態で手探りしている場合、会社は多くの機会を失うことになります。

スケジューリング フローにおける典型的な問題には、二重予約、ノーショー、土壇場でのキャンセル、スケジュール変更のリクエストなどがあります。 リストは続きます。なぜなら、あなたの同意が得られなければ、両方の当事者が有効なカレンダー システムを用意しなければならないからです。

昔ながらの方法でスケジュールを設定するときは、両方の当事者がその会議を予定表に追加するための追加の手順を実行することも信頼する必要があります. また、会議を見て覚えていることを確認するために、頻繁にカレンダーをチェックする (または SMS や電子メールの通知を受信する) 必要があります。

電子メールのピンポンで失われた時間を計算する

会議をスケジュールする古い学校の方法は、より人間的であると考えられています。 よりリアルで個性的。 ただし、時間がかかり、エラーが発生しやすくなる可能性もあります。

会議を設定するためだけに発生する典型的な電子メールのやり取りを取り上げます。

• 主催者は、いくつかの会議時間を提案するために電子メールを送信します
• 招待者はその時間に会うことができないため、代わりに別の時間を要求します
• 主催者はチェックしますが、新しくリクエストされた時間は利用できません

チェスのゲームのように、スケジューリング戦略は最初から間違っていました。 そのため、これら 2 つはスクランブルして回復できる可能性がありますが、事態は急速に悪化しました。 これは、会社の組織的な弱さに関するシグナルを送信します。 やり取りの性質によっては、招待された人が会社全体の誠実さに疑問を呈する場合があります。

• ホストは謝罪し、いくつかの新しい提案を送信します
• 招待者はその時間に会うことができません。 彼らはイライラします。
• 主催者は、代わりにうまくいく時間を共有するように招待者に依頼します
• 招待者が主催者からの別のメールに返信しない

私はあなたがこれで私が行くところに着くと確信しています。 電子メールでピンポンをするのは、双方にとって時間の無駄です。 2~3通のメールでできても時間がかかります。 また、予定をカレンダーに書き留めておくのを忘れてしまう可能性があるため、予定を逃しがちです。 自動化されたスケジューラを使用すると、両方の問題を解決できます。

リードを失い、不満を抱く顧客

強力なマーケティング戦略と効率的な販売サイクルを設計し、その結果が見え始めています。 鉛の金鉱を発見したようなものです。

その後、最悪の事態が発生します — スケジューリング システムが最適化されていません。 時間がかかりすぎて、2 倍 (または 3 倍) の予約が発生することさえあります。 見込み客はイライラして、アポイントメントを設定しようとするのをあきらめます。 そして、あなたがゴースト化した人は、会議に出席しません。 もちろん、それらをフォローアップすることはできますが、その分、電子メールのピンポンをする時間が増えます。

しかし、何だと思いますか？

見込み客には、問題の解決を待つ時間がありません。 彼らは今それを望んでおり、他のオプションに目を向けます。 見込み客を失うことになり、最終的には収益を失うことになります。

そのため、人々のスケジューリング エクスペリエンスを合理化することが非常に重要です。 これらのフラストレーションの一部を軽減し、コンバージョン率を向上させるのに役立ちます.

どうやってそれができる？

• プロセスを調べる: 現在、最適なスケジューリング エクスペリエンスを提供していますか?
• コミュニケーションの改善: 合理化されたスケジューリングは、良い会議のトーンを設定します。 通信はすべて自動化されているため、便利です。
• 会議メモの置き忘れを避ける: 会議メモを紛失すると、評判が損なわれ、機会の損失につながる可能性があります。
• キャンセルを減らし、再スケジュールを軽減する: スケジューリング エクスペリエンスをカスタマー ジャーニーの一部にし、コンバージョンのために最適化します。
• ノーショーのフォローアップ: これは、パイプラインが見込み客を確実に維持するために重要です。
• 確認メールとリマインダー メールを送信する: 人々は忙しいです。 彼らは、予定を覚えておくという認知的努力に負担をかけたくありません。 ここで、確認メールとリマインダー メールがスケジューリング エクスペリエンスを向上させます。
• SMS :顧客の 92% がインスタント メッセージングを楽しんでいると答えており、SMS は顧客が望むものを提供する優れた方法です。
• 独自の Web 会議リンク:お好みのビデオ会議プラットフォームを統合し、各会議に独自の会議リンクを作成します。
• 複数のチーム メンバーをサポートするスケジューラを使用する: チームの会議のスケジュールを設定するのは難しい場合があります。 オンラインスケジューラーはこれを簡単にします。

以下のセクションで、これらのいくつかについて詳しく見ていきましょう。

アプリでスケジューリング エクスペリエンスを合理化する

ミーティングのスケジュールは、リード生成エンジンの成功に大きな役割を果たします。 これは最終的に、ビジネスのパフォーマンスと収益に影響を与えます。

そのため、企業はAppointletなどのアプリを使用してスケジューリング エクスペリエンスを向上させています。

企業がスケジューリングの経験を改善すると、多くの場合、やりがいがあります。 最初のサイト訪問から予約確認までのユーザー ジャーニーを追跡すると、何が効果的で、どこでユーザーを失っているかについて多くのことが明らかになる場合があります。

リードをオフにする可能性のあるいくつかの事柄を次に示します。

• 時間について同意するのに時間がかかりすぎます。 それが電話であろうと一連の電子メールであろうと、やり取りすることは、顧客が費やしたくない時間を無駄にします。
• 複雑なスケジューラ インターフェイス。 一部のスケジューリング ツールは複雑なユーザー インターフェイスを備えているため、技術に精通していないユーザーは当惑する可能性があります。
• 不便。 会議を見つけて確認するために、顧客にカレンダーをふるいにかけさせないでください。 都合のよいときにアクセスできる招待状を送信します。

では、どうすればポジティブなスケジューリング エクスペリエンスを提供できるのでしょうか?

素晴らしい第一印象を確実に与えるのに役立つ、会議のスケジューリング プロセスのいくつかの側面を掘り下げてみましょう。

見込み客と顧客のコミュニケーション スキルを向上させる

会議は、別々の当事者が集まるずっと前に始まります。 実際、会議の境界は、会議出席依頼の前であっても延長される場合があります。 最終的に、会議の可能性は、誰かがあなたの会社についてもっと知りたい、あなたとつながりを持ちたいという衝動に駆られたときに始まります。

そのため、強力なリード マグネットでサイトの訪問者を引き付けることが重要です。 これは、彼らの利益を確保するための最初のステップです。 しかし、いわば、誰かがフックを噛むと、自動スケジューリング エクスペリエンスを含む堅実なフォローアップ ゲームが必要になります。 予約が完了したら、自動化された電子メールと SMS リマインダーを設定して、出席者の前で会議の指示を保持する必要があります。 これにより、出席率が向上し、ノーショーを防ぐことができます。

議事録の置き忘れを防ぐ

会議メモの置き忘れは、会議が失敗する最も一般的な理由の 1 つです。 遅れて到着したとしても、接続する時間が少なくなるリスクがあり、最初の共有体験はすぐに問題になりました. 主催者としては腹立たしいことですが、出席者に無能な印象を与えることもあります。 そして、まとまりのない人と一緒に働きたいと思う人はいません。

ここでも、Appointlet のようなスケジューラーの出番です。 すべてを整理するのはとても簡単です。 すべての情報を 1 か所に保管できるので、メモ帳や置き忘れた情報はもうありません。 また、CRM との簡単な統合 (Zapier 経由) のおかげで、見込み客や顧客との以前のやり取りから重要な情報をすばやく引き出すことができます。 これにより、途中で恥ずかしい失敗をすることなく、有意義な会議を行うことができます。

キャンセルを減らし、再スケジュールを軽減する

それに直面しましょう — 人生は起こり、時には人々はキャンセルや再スケジュールをしなければならないでしょう. しかし、会議のことを​​忘れて自分自身を二重予約した場合、人々はそうする可能性がはるかに高くなります. 簡単に自動化できる他の問題とは異なり、キャンセルを減らす最も簡単な方法は、会議の価値を招待者に納得させることです。 彼らがあなたに会うことに飢えているなら、彼らの出席率は向上します。

ノーショーを専門的に処理する

デートで立ち上がるほど苦痛ではないかもしれません…しかし、ノーショーはまだ痛いです. あなたは誰かと会う時間を確保しましたが、彼らは最後までやり抜くことを優先しませんでした。 しかし、感情は別として、これは売り上げが減り、全体的な収益が減ることも意味します。 会議の詳細を彼らの目の前に置き、出席を説得力のあるものにすることが非常に重要です。

このようなシステムの最も重要な側面は、もちろんスケジューリング プラットフォームです。 今後の会議の電子メールとテキスト リマインダーが自動的に送信されます。 誰かが会議を忘れたという理由だけでノーショーが発生した場合、これらのリマインダーは彼らを閉じ込める不可欠な要素になる可能性があります.

さらに、スケジュール アプリを使用すると、顧客が会議に出席しない本当の理由がある場合、簡単に再スケジュールまたはキャンセルできます。 彼らにこの自由を与えることは、共感を示す良い方法です。 また、空いているスロットを新しい予約で埋める機会も得られます。

Appointlet では、参加者がキャンセルまたは再スケジュールするために必要な事前通知の量に関するルールをユーザーが制御できます。 これらの制限は、土壇場でのキャンセルに役立ち、当初の約束を守るよう人々に圧力をかける可能性があります.

結局のところ、堅実な予約システムを持つことで、無駄な時間が減ります。

• 打ち合わせ前のお客様へのフォローアップ。
• ご来店予定のないお客様お待ちしております。

オンライン スケジューラを使用すると、成功率が向上し、ビジネスの成長に役立ちます。

会議を確認し、電子メールまたは SMS でリマインダーを送信する

私たちが忙しい世界に生きていることは周知の事実です。 人々は携帯電話で過ごす時間が増えているため、メールと SMS は彼らの注意を引くための最良の方法の 2 つです。 最終的な目標は、会議の詳細を心に留めておくことです。 これは、以下を送信することで簡単に実行できます。

• 確認メール。 会議が設定された直後に電子メールを送信すると、予約プロセスが成功したことを出席者に安心させることができます。
• リマインダー メール. 非常に多くのことを頭に入れているため、会議の出席者はすぐに予定されている会議を忘れがちです。 リマインダー メールを送信して、忘れないようにし、心理的に準備を整えるようにします。
• SMS リマインダー。 テキスト メッセージを送信して、顧客がリマインダーを簡単に確認できるようにします。 電子メールの受信トレイが乱雑になる可能性があるため、SMS は一部の招待者にとってより効果的です。

時間を要求するすべての人と会いたいかどうかわからない場合、Appointlet には、まず手動でミーティングを拒否または受け入れるオプションが含まれています。 これにより、誰と時間を過ごすかをより細かく制御できます。

独自の Web 会議リンクを生成する

ほとんどの会議はバーチャルであるため、会議ごとに固有の Web 会議リンクを生成するシステムを導入すると便利です。 Zoom、Microsoft Teams、その他のお気に入りの Web 会議ツールのいずれであっても、Appointlet はそれをサポートします。

会議の場所が Web 会議に設定されている場合、Appointlet は、その固有の部屋への直接リンクを含む「会議に参加」ボタンを提供します。 そのため、ミーティングの時間になると、主催者と出席者はワンクリックで簡単に参加できます。

複数のチーム メンバーのサポート

個人的なニーズを満たすソリューションを探し始めた多くの Appointlet ユーザーからの声が寄せられています。 しかし、時間が経つにつれて、同僚はこのサービスの風を受けて、自分で試してみたいと思うようになります。 この頃、意思決定者が引き込まれて大量のライセンスを承認するため、組織が急速に拡大する傾向があります。

出席者が 1 人の会議のスケジュールを立てるのが簡単な場合、3 人以上の人と時間を予約するのは非常に困難です。 さまざまな種類のスケジューリングを考慮する必要があります。 たとえば、会議をチーム全体に均等に分散する必要がある場合、複数の会議主催者が一度に 1 人以上の出席者と会うようにスケジュールすることとは別の必要性を表します。

ただし、3 人以上の予約を管理することは難しくありません。 Appointlet は、チーム全体で可用性をプールし、それらを均等に割り当てるために最善を尽くす「ラウンドロビン」システムを提供します。 特定のチーム メンバーが会議の大部分を占める必要がある場合は、プール内で優先順位を付けることができます。

Appointlet を使用すると、複数のチーム メンバーを 1 つの会議の共同ホストに割り当てることも簡単です。 問題の人物を追加するだけで、当社のシステムはいつでもプレゼンテーションを行う前に、それらの組み合わせの可用性を読み取ります。 スケジュール ページを表示する人には、出席しているすべての主催者の勤務時間のみが表示されます。

これにより、調整が大幅に削減されます。 メールの確認とリマインダー機能はすべてグループ ミーティングでも機能するため、グループ ミーティングでも同じメリットが得られます。

スケジューリング エクスペリエンスに関するフィードバックの収集

ソリューションを実装したので、その方法を知りたいと思っています。 見つけるための最良の方法の 1 つは…直接彼らに尋ねることです! これどうやってやるの？

Appointlet では、Zapier 統合を使用して、会議が終了したときに出席者からフィードバックを収集できます。 会議の終わりに、必要なフィードバックを収集するための簡単な調査 ( Delightedを使用) を含む自動フォローアップ メールを送信するように Zapier がトリガーされます。 アンケートの送信先に応じて微調整できるテンプレートを簡単に作成できます。

主要指標の特定

顧客体験 (CX) は、既存の契約を維持するための鍵です。 それはまた、忠実な顧客とブランド大使の部族を成長させるための不可欠な要素でもあります.

顧客体験がなぜそれほど重要なのか?

• CX の卓越性は、競合他社との差別化に役立ちます。
• 幸せな顧客は、口コミのプロモーターになります。
• 一流のカスタマー サービス スキルは、ブランド ロイヤルティを刺激します。

データはまた、オンライン スケジューリングが全体的なカスタマー エクスペリエンスを向上させることも示しています。 考慮すべきいくつかの洞察を次に示します。

• マーケティング担当者の 81% は、ほとんどの競争はカスタマー エクスペリエンスのレベルで行われると考えています。
• 32% の人が 1 回の嫌な経験 (スケジューリングの経験を含む) でブランドを離れます。
• 消費者の 40% がセルフサービスの予約スケジュールを認識しています。

顧客が簡単に予約できる方法を提供することは非常に重要です。 さらに重要なことは、スケジューリング エクスペリエンスがポジティブなカスタマー エクスペリエンスを提供する必要があることです。

スケジューリング エクスペリエンスに関する一般的な FAQ

ビジネスの成長には、素晴らしいスケジューリング エクスペリエンスを作成して実装することが不可欠です。 スケジューリングプロセス中の経験が乏しいと、見込み客はあなたのことをよく理解できなくなります。 投稿を締めくくる前に、ポジティブなスケジューリング エクスペリエンスの作成に関してよく寄せられる質問に簡単に答えましょう。

優れたスケジューリング エクスペリエンスの重要な要素は何ですか?

通常、スケジューリング エクスペリエンスは、手間がほとんどかからない場合に最適です。 招待者がアプリを使用していることにほとんど気付かず、時間通りに会えた場合、それは成功と見なされます。 これは、会議のリマインダーと、必要に応じて同じ自動化システムを介して再スケジュールするオプションによって実現されます。

スケジューリング エクスペリエンスはどこで始まり、どこで終わりますか?

優れたスケジューリング エクスペリエンスは、誰かがあなたの会社とのミーティングに興味を持ったときに始まります。 その瞬間から、あなたとのスケジュールの容易さまたは難しさは経験の部分です. 会議が完了すると、スケジューリング エクスペリエンスは終了すると主張することもできます。 会議のフィードバックを求めるリクエストを送信すると、境界をさらに先まで拡張できます。

スケジューリングの経験は、売上と顧客維持に影響を与えますか?

はい、低品質のスケジューリング エクスペリエンスは、企業をリードを失うリスクにさらし、売上に影響を与えます。 優れたスケジューリング エクスペリエンスは、ブランドに対する顧客の認識にプラスの影響を与え、定着率の向上につながります。

優れたエクスペリエンスを提供するのに最適なスケジューリング ソフトウェアは何ですか?

非常にクリーンなユーザー インターフェイス、使いやすさ、および会議のスケジュールを簡単にするために設計されたその他の多くの機能を備えたAppointletは、間違いなくカップを取ります. 個人またはチームで会議を設定する場合でも、そのプロセスは主催者と招待者の両方にとって簡単です — Appointlet がほとんどの作業を行います。

スケジューリング エクスペリエンスのためにデータの取り込みを自動化するにはどうすればよいですか?

スケジューリング プロセスには通常、インテーク フォームが含まれます。 Appointlet のようなアプリでエクスペリエンスを自動化する場合は、フォームを一度カスタマイズするだけです。 今後のすべての出席者には、同じフィールドが表示され、会議出席依頼を確認する前に入力するよう求められます。

毎日のスケジュールを表示できるオンライン スケジュール アプリはどれですか?

毎日のスケジュールを一目で確認するには、Appointlet が最も簡単です。 誰かがあなたとの会議を予約すると、ダッシュボードにはそのすべての情報が含まれます。 また、会議のキャンセル、再スケジュール、および会議への参加も制御できます。 検索フィルターを使用すると、会議をすばやく見つけることができます。

スケジューリング エクスペリエンスの評価に関連する CX 指標は何ですか?

カスタマー エクスペリエンス (CX) は、すべての成功するビジネスの中心です。 そして、それはスケジューリングの経験から始まります。 スケジューリング エクスペリエンスを評価するために使用できるいくつかの CX メトリックには、顧客の予約履歴、完了した予約の数、および特定の期間のノーショーが含まれます。

これらを追跡して、スケジューリング プロセスの有効性を評価します。

優れたスケジューリング エクスペリエンスの提供 — 強固な顧客関係の始まり

オンライン スケジューリング アプリにより、企業は見込み客や顧客との予定を自動的にスケジュールすることが容易になりました。 これにより、時間とお金が節約されます。 また、見込み客や顧客がポジティブな体験を得ることができるため、より多くの売上を達成できます。

最適化された見込み客獲得戦略の開発に多額の投資を行ってきました。 これらの見込み客が顧客になる可能性を最大化するためのシステムを確実に導入してください。

そして、すばらしいスケジューリング エクスペリエンスを作成することで、それを実現できます。 さあ、Appointlet を無料で始めましょう。

ヘルスケアからテクノロジー、小売り、コール センター、およびその間のすべてに至るまで、業界に関係なく、オンライン スケジューラーは無視してはならない投資です。

オンライン スケジュール アプリの使用経験は? 以下にコメントを残してください！