如何完善在線會議的自動安排體驗

調度應用程序已經改變了專業標準，尤其是在與銷售潛在客戶會面時。 您可以想像，如果銷售代表因草率的日程安排經驗而煩惱，他們可能會如何努力完成交易。

對於每天只有幾次會議的人來說，在沒有預訂應用程序的情況下輕鬆處理日程安排協調是很常見的。

但是隨著流量的增加和新的線索開始從各個方向進入，這些相同的代表開始遇到調度問題。 他們浪費時間等待未出現，與重複預訂產生摩擦，並冒著失去有價值的潛在客戶的風險。

當入站線索因日程安排問題而受阻時，他們更有可能流失。 假設您為兩個不同的客戶提供相同的三個會議時間。 如果他們都選擇相同的日期和時間，您將不得不要求其中一個選擇不同的時間。 這有可能導致電子郵件乒乓球並激怒他們。

沒有充分的理由在客戶旅程的早期就製造摩擦。 一個完全自動化的、簡化的過程是必要的。 這是您作為面向客戶的團隊展示您的專業精神的第一個機會。 在接到銷售和支持電話之前，強大的調度流程可以幫助傳達一種權威感。

當您的在線日程安排系統到位時，與會者可以更輕鬆地保持日期並準時加入。

您的在線日程安排工作流程是否中斷？

找個時間和某人見面應該不是那麼困難。 但是當我們與朋友和家人發短信時，我們會忍受它。 業務處理要更加謹慎。 潛在客戶對來回的容忍度與親密朋友不同。 因此，如果一個團隊的日程安排工作流程被破壞，並且他們在沒有軟件解決方案的情況下摸索它，公司將失去很多機會。

排程流程中的經典問題包括重複預訂、未出現、最後一刻取消或重新排程請求。 清單還在繼續，因為沒有收到您的同意，雙方都必須有一個工作日曆系統。

當您安排老式的方式時，您還必須相信雙方會採取額外的步驟將該會議放入他們的日曆中。 他們還需要經常檢查日曆（或接收短信/電子郵件通知），以確保他們完全看到並記住了會議。

計算電子郵件乒乓球丟失的時間

老式的安排會議的方法應該更人性化。 更加真實和風度翩翩。 但它們也可能更耗時且容易出錯。

以發生的典型電子郵件交互為例，僅用於設置會議：

• 主持人發送電子郵件建議一些會議時間
• 受邀者無法在這些時間見面，因此他們請求了不同的時間
• 主機檢查但新請求的時間對他們不可用

就像一盤棋一樣，調度策略從一開始就是錯誤的。 因此，雖然這兩個人可能能夠爭搶和恢復，但事情很快就變得草率了。 這發出了公司組織薄弱的信號。 根據互動的性質，受邀者可能會質疑貴公司的整體誠信。

• 主持人道歉並提出一些新建議
• 被邀請者不能在那個時候見面。 他們感到沮喪。
• 主持人要求受邀者分享一個可以代替的時間
• 受邀者從不回复主持人的另一封電子郵件

我相信你明白我要去哪裡了。 打電子郵件乒乓對雙方來說都是浪費時間。 即使您可以在 2-3 封電子郵件中完成，也需要時間。 而且很容易錯過約會，因為人們可能會忘記在他們的日曆上記下來。 使用自動調度程序可以為您解決這兩個問題。

失去潛在客戶和沮喪的客戶

您已經設計了強大的營銷策略和高效的銷售週期，並且您開始看到結果。 這就像你發現了一個鉛金礦。

然後最壞的情況發生了——你的調度系統沒有優化。 它花費的時間太長，甚至導致雙倍（甚至三倍）預訂。 您的潛在客戶感到沮喪並放棄嘗試預約。 而那些你設法讓你成為幽靈的人——他們不會出現在會議上。 當然，您可以跟進他們，但這會花更多時間玩電子郵件乒乓球。

但猜猜怎麼了？

您的潛在客戶沒有時間等待解決他們的問題。 他們現在想要它，他們會轉向其他選擇。 您將失去潛在客戶，並最終失去本應如您所願的收入。

這就是為什麼簡化人們的日程安排體驗如此重要的原因。 這將有助於減輕其中的一些挫敗感並提高您的轉化率。

你怎麼能那樣做？

• 檢查您的流程：您目前是否提供最佳的調度體驗？
• 改善您的溝通：簡化的日程安排為良好的會議奠定了基調。 為了您的方便，所有的通信都是自動化的。
• 避免放錯地方的會議記錄：丟失的會議記錄可能會損害您的聲譽並導致失去機會。
• 減少取消並減少重新安排：讓安排體驗成為您客戶旅程的一部分——針對轉化進行優化。
• 跟進未出現：這對於確保您的管道保留可能會從裂縫中溜走的潛在客戶非常重要。
• 發送確認和提醒電子郵件：人們很忙。 他們不想背負記住約會的認知努力。 這是確認和提醒電子郵件增強調度體驗的地方。
• SMS ： 92% 的客戶表示他們喜歡即時消息，SMS 是為您的客戶提供他們想要的東西的好方法。
• 獨特的網絡會議鏈接：集成您選擇的視頻會議平台，並為每個會議創建獨特的會議鏈接。
• 使用支持多個團隊成員的調度程序：為團隊安排會議可能很棘手。 在線調度程序使這變得容易。

讓我們在下面的部分中深入探討其中的一些。

使用應用程序簡化日程安排體驗

安排會議在您的潛在客戶生成引擎的成功中起著重要作用。 這最終會影響您的業務績效和底線。

這就是為什麼公司正在使用Apppointlet等應用程序改善日程安排體驗的原因。

當一家公司改善他們的日程安排體驗時，這通常是有益的。 跟踪從初始站點訪問一直到預訂確認的用戶旅程可能會揭示很多關於什麼在起作用以及您在哪裡失去了人。

以下是一些可以關閉潛在客戶的事情：

• 同意時間太長了。 無論是電話還是一系列電子郵件，來回走動都會浪費客戶不想花費的時間。
• 複雜的調度程序接口。 一些日程安排工具具有復雜的用戶界面，可能會使技術不熟練的人感到困惑。
• 不便。 不要讓您的客戶篩選他們的日曆以查找和確認會議。 發送他們可以在方便時訪問的邀請。

那麼如何提供積極的日程安排體驗呢？

讓我們深入了解會議安排流程的某些方面，這些方面將幫助您確保給人留下美好的第一印象。

提高您的潛在客戶和客戶溝通技巧

會議早在不同的各方聚在一起之前就開始了。 事實上，會議的邊界甚至可以在會議請求之前擴展。 最終，當有人第一次有衝動想更多地了解你的公司並與你建立聯繫時，會議的潛力就開始了。

這就是為什麼用強大的鉛磁鐵吸引網站訪問者很重要的原因。 這是確保他們利益的第一步。 但是一旦有人上鉤，可以這麼說，你需要一個可靠的後續遊戲，包括自動調度體驗。 進行預訂後，您應設置自動電子郵件和短信提醒，以便將會議說明隨時呈現在與會者面前。 這有助於提高出勤率並防止未出現。

避免放錯地方的會議記錄

錯放的會議記錄是會議失敗的最常見原因之一。 即使您可以遲到，您也面臨著聯繫時間減少的風險，並且您的第一次共享體驗會立即出現問題。 作為主持人很煩人，但它也可以向與會者描繪出無能的畫面。 沒有人願意與雜亂無章的人一起工作。

同樣，這就是像 Apppointlet 這樣的調度程序發揮作用的地方。 保持一切井井有條非常容易。 沒有更多的記事本或放錯位置的信息，因為您可以將所有信息保存在一個地方。 並且由於與您的 CRM 輕鬆集成（通過 Zapier），您可以從以前與您的潛在客戶或客戶的交互中快速提取重要信息。 這可確保您進行富有成效的會議，而不會出現令人尷尬的失誤。

減少取消並減少重新安排

讓我們面對現實吧——生活會發生，有時人們將不得不取消或重新安排時間。 但是，如果人們忘記了會議並重複預訂了自己，他們更有可能這樣做。 與其他可以輕鬆自動解決的問題不同，減少取消的最簡單方法是讓受邀者相信會議對他們的價值。 如果他們渴望與您見面，他們的出勤率將會提高。

專業處理未出現的情況

它可能不像在約會時站起來那麼痛苦……但沒有出現仍然很痛苦。 您留出時間與某人會面，但他們並沒有將其作為優先事項。 但拋開情緒不談，這也意味著您會看到銷售額和總收入減少。 將會議細節放在他們面前並讓出勤率引人注目是非常重要的。

這種系統最重要的方面當然是調度平台。 他們將自動為您即將舉行的會議發送電子郵件和短信提醒。 對於僅僅因為某人忘記會議而發生的未出現，這些提醒可能是鎖定他們的基本要素。

另外，使用日程安排應用程序，如果客戶有真正的理由不參加您的會議，那麼他們很容易重新安排或取消會議。 給他們這種自由是表達同理心的好方法——這是贏得他們的關鍵。 它還使您有機會用新的預訂來填補空缺的位置。

Apppointlet 讓其用戶可以控制有關參加者取消或重新安排需要多少提前通知的規則。 這些限制有助於在最後一刻取消並迫使人們遵守他們最初的承諾。

歸根結底，擁有可靠的預訂系統可以減少浪費在以下方面的時間：

• 在會議前跟進客戶。
• 等待不會出現的客戶。

使用在線調度程序將提高您的成功率並幫助您發展業務。

通過電子郵件或短信確認會議並發送提醒

我們生活在一個忙碌的世界中，這已經不是什麼秘密了。 人們在手機上花費的時間越來越多，因此電子郵件和短信是吸引他們注意力的兩種最佳方式。 最終，目標是讓他們牢記會議細節。 您可以通過發送：

• 確認電子郵件。 在會議設置後立即發送電子郵件可以向與會者保證預訂過程是成功的。
• 提醒電子郵件。 考慮到很多事情，與會者很容易忘記即將舉行的會議。 發送提醒電子郵件，以確保他們記住並為此做好心理準備。
• 短信提醒。 通過發送短信讓您的客戶輕鬆查看您的提醒。 電子郵件收件箱可能會變得雜亂無章，因此 SMS 對於某些受邀者可能更有效。

如果您不確定是否要與每個請求時間的人會面，Apppointlet 包括先手動拒絕或接受會議的選項。 這使您可以更好地控制與誰共度時光。

生成獨特的網絡會議鏈接

由於大多數會議都是虛擬的，因此有一個系統可以為每個會議生成獨特的網絡會議鏈接，這很有幫助。 無論是 Zoom、Microsoft Teams 還是您喜歡的其他網絡會議工具，Apppointlet 都支持。

當會議地點設置為網絡會議時，Apppointlet 會提供一個“加入會議”按鈕，其中包含指向該唯一房間的直接鏈接。 因此，當需要見面時，主持人和與會者只需單擊一下即可輕鬆加入。

支持多個團隊成員

我們聽到很多 Apppointlet 用戶開始尋找滿足他們個人需求的解決方案。 但隨著時間的推移，同事們聽到了這項服務的風聲，並想親自嘗試一下。 大約在這個時候，我們傾向於看到組織迅速擴大規模，因為決策者參與進來並批准了一定數量的許可證。

如果安排與單個與會者的會議是一個小挑戰，那麼與 3 人或更多人一起預訂時間會成倍增加。 有許多不同類型的調度需要考慮。 例如，如果會議應該在團隊中均勻分佈，這代表了與安排多個會議主持人同時與一個或多個與會者會面的不同需求。

不過，管理 3 人以上的預訂並不難。 Apppointlet 提供了一個“循環”系統，該系統匯集了您所有團隊的可用性，並儘最大努力平等地分配它們。 如果他們應該獲得大多數會議，您可以在池中給予某些團隊成員優先權。

使用 Apppointlet 也可以輕鬆分配多個團隊成員共同主持一次會議。 您只需添加相關人員，我們的系統就會在任何時間呈現之前讀取他們的組合可用性。 查看日程安排頁面的人將只能看到適用於所有出席主持人的時間。

這可以顯著減少協調。 所有電子郵件確認和提醒功能都適用於小組會議，因此您也可以獲得同樣的好處。

收集有關調度體驗的反饋

所以你已經實現了一個解決方案，並且想知道你在做什麼。 找出答案的最佳方法之一是……直接問他們！ 你怎麼做到這一點？

使用 Apppointlet，您可以使用 Zapier 集成在會議結束後收集與會者的反饋。 在會議結束時，Zapier 被觸發發送一封帶有簡單調查（使用Delighted ）的自動後續電子郵件，以收集所需的反饋。 您可以輕鬆地為此創建模板，您可以根據將調查發送給誰進行調整。

確定關鍵指標

客戶體驗 (CX) 是保留現有合同的關鍵。 它也是培養忠實客戶和品牌大使部落不可或缺的組成部分。

為什麼客戶體驗如此重要？

• 卓越的客戶體驗將幫助您從競爭對手中脫穎而出。
• 快樂的客戶成為口碑推廣者。
• 一流的客戶服務技能激髮品牌忠誠度。

數據還顯示，在線調度增加了整體客戶體驗。 以下是一些需要考慮的見解：

• 81% 的營銷人員認為，大部分競爭都是在客戶體驗層面進行的。
• 32% 的人在經歷了一次糟糕的體驗後離開了品牌——包括日程安排體驗。
• 40% 的消費者了解自助預約安排。

為您的客戶提供與您預約的簡便方法至關重要。 更重要的是，調度體驗必須提供積極的客戶體驗。

有關調度體驗的常見常見問題解答

創建和實施令人驚嘆的調度體驗對於業務增長至關重要。 調度過程中的糟糕體驗會導致您的潛在客戶對您的感知不佳。 在結束我們的帖子之前，讓我們簡要回答一些關於創建積極的日程安排體驗的常見問題。

良好的調度體驗的關鍵組成部分是什麼？

當幾乎不需要任何努力時，調度體驗通常是最好的。 如果您的受邀者幾乎沒有註意到他們使用了某個應用程序並且他們準時與您會面，那將被視為成功。 這是通過會議提醒和在需要時通過同一自動化系統重新安排的選項來實現的。

調度體驗從哪裡開始和結束？

當有人有興趣與您的公司會面時，良好的日程安排體驗就開始了。 從那一刻起，與您安排日程的難易程度就是體驗部分。 您可能會爭辯說，當會議完成時，安排體驗就結束了。 如果您發送會議反饋請求，您可以將邊界進一步擴展到未來。

日程安排體驗會影響銷售和客戶保留嗎？

是的，低質量的調度體驗會使公司面臨失去潛在客戶的風險，從而影響銷售。 良好的日程安排體驗會對您的客戶對您的品牌的看法產生積極影響，從而提高保留率。

提供良好體驗的最佳調度軟件是什麼？

憑藉超級乾淨的用戶界面、易用性和許多其他旨在輕鬆安排會議的功能， Apppointlet絕對是最佳選擇。 無論您是與個人還是團隊舉行會議，主持人和受邀者都可以輕鬆完成這個過程——Apppointlet 會為您完成大部分工作。

如何為我們的調度體驗自動化數據接收？

調度過程通常包括攝入表格。 如果您使用像 Apppointlet 這樣的應用程序來自動化體驗，您所要做的就是自定義您的表單一次。 所有未來的與會者都將看到相同的字段，並被要求在確認他們的會議請求之前填寫這些字段。

什麼在線日程安排應用程序可以讓我查看我的日程安排？

使用 Apppointlet 最容易一目了然地查看您的日程安排。 每當有人與您預約會議時，您的儀表板將包含所有這些信息。 您還可以控制取消、重新安排和加入會議。 使用搜索過濾器，您可以快速找到任何會議。

哪些 CX 指標與評估調度體驗相關？

客戶體驗 (CX) 是每個成功企業的核心。 它從調度體驗開始。 您可以用來評估日程安排體驗的一些 CX 指標包括客戶的預約歷史、已完成的預約數量以及在給定期間的未出現。

跟踪這些以衡量您的調度過程的有效性。

提供令人驚嘆的日程安排體驗——建立穩固客戶關係的開始

在線安排應用程序使企業更容易自動安排與其潛在客戶和客戶的約會。 這可以節省時間和金錢。 它還可以確保您的潛在客戶或客戶獲得積極的體驗，從而使您完成更多銷售。

您在開發優化的潛在客戶生成策略方面投入了大量資金。 確保您將系統部署到位，以最大限度地提高這些潛在客戶轉化為客戶的機會。

您可以通過創建令人驚嘆的日程安排體驗來做到這一點。 因此，繼續使用 Apppointlet 免費開始吧。

無論您從事何種行業，從醫療保健到技術，從零售到呼叫中心以及介於兩者之間的一切，在線調度程序都是您不應忽視的投資。

您使用在線日程安排應用程序的體驗如何？ 隨時在下面發表評論！