Cómo perfeccionar la experiencia de programación automatizada para sus reuniones en línea

Las aplicaciones de programación han cambiado los estándares de profesionalismo, especialmente cuando se reúnen con prospectos de ventas. Puede imaginar cómo un representante de ventas puede tener dificultades para cerrar tratos si sus clientes potenciales están irritados por una experiencia de programación descuidada.

Es común que las personas con solo unas pocas reuniones por día se sientan cómodas manejando la coordinación de la programación sin una aplicación de reserva.

Pero a medida que aumenta el tráfico y comienzan a llegar nuevos clientes potenciales desde todas las direcciones, esos mismos representantes comienzan a tener problemas de programación. Pierden tiempo esperando a que no se presenten, crean fricciones con las reservas dobles y corren el riesgo de perder clientes potenciales valiosos.

Cuando los clientes potenciales entrantes se ven obstruidos por problemas de programación, es más probable que abandonen. Supongamos que ofrece los mismos tres horarios de reunión a dos clientes distintos. Si ambos eligen la misma fecha y hora, tendrá que pedirle a uno que elija una hora diferente. Existe el riesgo de que esto conduzca a un ping pong de correo electrónico y los irrite.

No hay una buena razón para crear fricción tan temprano en el recorrido del cliente. Es necesario un proceso optimizado y completamente automatizado. Esta es una de sus primeras oportunidades para mostrar su profesionalismo como equipo orientado al cliente. Antes de las llamadas de ventas y soporte, un flujo de programación sólido puede ayudar a comunicar un sentido de autoridad.

Cuando implementa sus sistemas de programación en línea, es más fácil para el asistente mantener la fecha y unirse a usted a tiempo.

¿Está roto su flujo de trabajo de programación en línea?

Elegir un momento para reunirse con alguien no debería ser tan difícil. Pero lo aguantamos cuando nos enviamos mensajes de texto con amigos y familiares. Los negocios deben manejarse con más cuidado. Los clientes potenciales no tienen la misma tolerancia de ida y vuelta que tienen los amigos cercanos. Por lo tanto, si el flujo de trabajo de programación de un equipo no funciona y no tienen una solución de software, la empresa perderá muchas oportunidades.

Los problemas clásicos en el flujo de programación incluyen reservas dobles, ausencias, cancelaciones de última hora o solicitudes de reprogramación. La lista continúa, porque sin un recibo de su acuerdo, ambas partes deben tener un sistema de calendario de trabajo.

Cuando programa a la antigua usanza, también debe confiar en que ambas partes darán un paso adicional para incluir esa reunión en su calendario. También deben consultar el calendario con la suficiente frecuencia (o recibir notificaciones por SMS/correo electrónico) para asegurarse de que ven y recuerdan la reunión.

Cálculo del tiempo perdido en el ping pong de correo electrónico

Se supone que los métodos de la vieja escuela para programar reuniones son más humanos. Más real y agradable. Pero también pueden consumir más tiempo y ser propensos a errores.

Tome la típica interacción de correo electrónico que ocurre, solo para programar una reunión:

• El anfitrión envía un correo electrónico para sugerir algunos horarios de reunión.
• El invitado no puede reunirse en esos momentos, por lo que solicita un horario diferente en su lugar
• El anfitrión verifica pero ese nuevo tiempo solicitado no está disponible para ellos

Como un juego de ajedrez, la estrategia de programación fue incorrecta desde el principio. Entonces, si bien estos dos pueden luchar y recuperarse, las cosas se complicaron rápidamente. Esto envía una señal sobre la debilidad organizativa de la empresa. Según la naturaleza de la interacción, el invitado puede cuestionar la integridad de su empresa en su conjunto.

• El anfitrión se disculpa y envía algunas sugerencias nuevas.
• El invitado no puede reunirse en esos momentos. Se frustran.
• El anfitrión le pide al invitado que comparta un horario que funcionaría en su lugar.
• El invitado nunca responde a otro correo electrónico del anfitrión.

Estoy seguro de que llegas a donde quiero llegar con esto. Jugar al ping pong por correo electrónico es una pérdida de tiempo para ambas partes. Incluso si puede hacerlo en 2 o 3 correos electrónicos, lleva tiempo. Y es fácil perderse la cita, ya que uno puede olvidarse de anotarla en su calendario. El uso de un programador automatizado puede resolver ambos problemas por usted.

Leads perdidos y clientes frustrados

Ha diseñado una poderosa estrategia de marketing y un ciclo de ventas eficiente y está comenzando a ver los resultados. Es como si hubieras descubierto una mina de oro de plomo.

Entonces sucede lo peor: su sistema de programación no está optimizado. Lleva demasiado tiempo e incluso da como resultado reservas dobles (o incluso triples). Sus clientes potenciales se frustran y dejan de intentar programar una cita. Y aquellos a los que lograste hacerte fantasma, no se presentan a las reuniones. Por supuesto, puede seguirlos, pero eso es más tiempo para jugar al ping pong de correo electrónico.

¿Pero adivina que?

Sus prospectos no tienen tiempo para esperar una solución a sus problemas. Lo quieren ahora y buscarán otras opciones. Perderá clientes potenciales y, en última instancia, los ingresos que se suponía que iban a obtener.

Por eso es tan importante optimizar la experiencia de programación para las personas. Ayudará a aliviar algunas de estas frustraciones y mejorará sus tasas de conversión.

Como puedes hacer eso?

• Examine sus procesos : ¿Ofrece actualmente la experiencia de programación óptima?
• Mejore sus comunicaciones : la programación optimizada marca la pauta para una buena reunión. Toda la comunicación está automatizada para su conveniencia.
• Evite las notas de reuniones extraviadas : las notas de reuniones perdidas pueden dañar su reputación y provocar la pérdida de oportunidades.
• Reduzca las cancelaciones y mitigue la reprogramación : haga que la experiencia de programación sea parte de su viaje del cliente: optimícela para las conversiones.
• Seguimiento de ausencias : esto es importante para asegurarse de que su tubería retenga clientes potenciales que, de lo contrario, podrían pasar desapercibidos.
• Enviar correos electrónicos de confirmación y recordatorio : las personas están ocupadas. No quieren cargar con el esfuerzo cognitivo de recordar una cita. Aquí es donde los correos electrónicos de confirmación y recordatorio mejoran la experiencia de programación.
• SMS : con el 92 % de los clientes que dicen que disfrutan de la mensajería instantánea, los SMS son una excelente manera de darles a sus clientes lo que quieren.
• Enlaces exclusivos para conferencias web: integre la plataforma de videoconferencia que elija y cree enlaces exclusivos para cada reunión.
• Use un planificador que admita varios miembros del equipo : programar reuniones para equipos puede ser complicado. Un programador en línea lo hace fácil.

Profundicemos en algunos de estos en la sección a continuación.

Optimización de la experiencia de programación con una aplicación

La programación de reuniones juega un papel muy importante en el éxito de su motor de generación de prospectos. En última instancia, esto influye en el rendimiento de su negocio y en sus resultados.

Es por eso que las empresas están mejorando la experiencia de programación con aplicaciones como Appointlet .

A menudo es gratificante cuando una empresa mejora su experiencia de programación. El seguimiento del viaje del usuario desde la visita inicial al sitio hasta la confirmación de la reserva puede revelar mucho sobre lo que está funcionando y dónde está perdiendo gente.

Aquí hay algunas cosas que pueden apagar los cables:

• Toma demasiado tiempo ponerse de acuerdo en un tiempo . Ya sea una llamada telefónica o una serie de correos electrónicos, ir y venir desperdicia tiempo que sus clientes no quieren gastar.
• Interfaz de programador complicada . Algunas herramientas de programación tienen interfaces de usuario complicadas que pueden desconcertar a las personas que no tienen conocimientos técnicos.
• Inconvenientes _ No haga que sus clientes revisen sus calendarios para encontrar y confirmar reuniones. Envíe invitaciones a las que puedan acceder a su conveniencia.

Entonces, ¿cómo proporciona una experiencia de programación positiva?

Profundicemos en algunos aspectos del proceso de programación de reuniones que lo ayudarán a asegurarse de causar una primera impresión fantástica.

Mejore sus habilidades de comunicación con clientes potenciales y clientes

Una reunión comienza mucho antes de que se reúnan partes separadas. De hecho, los límites de la reunión pueden extenderse incluso antes de la solicitud de reunión. En última instancia, el potencial de la reunión comienza cuando alguien tiene el primer impulso de aprender más sobre su empresa y establecer una conexión con usted.

Por eso es importante atraer a los visitantes del sitio con un fuerte imán de prospectos. Es el primer paso para asegurar su interés. Pero una vez que alguien muerde el anzuelo, por así decirlo, necesita un juego de seguimiento sólido que incluya una experiencia de programación automatizada. Cuando se realiza una reserva, debe configurar los recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS para mantener las instrucciones de la reunión frente a los asistentes. Esto ayuda a mejorar la asistencia y evitar las ausencias.

Evite notas de reuniones extraviadas

Las notas de reuniones extraviadas son una de las razones más comunes por las que las reuniones fallan. Incluso si puede llegar tarde, corre el riesgo de tener menos tiempo para conectarse y su primera experiencia compartida fue problemática de inmediato. Es irritante como anfitrión, pero también puede pintar una imagen de incompetencia para el asistente. Y nadie quiere trabajar con alguien desorganizado.

Una vez más, aquí es donde entra en juego un programador como Appointlet. Mantener todo organizado es muy fácil. No más blocs de notas o información extraviada, ya que puede mantener toda su información en un solo lugar. Y gracias a las sencillas integraciones (a través de Zapier) con su CRM, puede obtener rápidamente información importante de interacciones anteriores con su cliente potencial o cliente. Esto asegura que tenga reuniones fructíferas, sin los vergonzosos pasos en falso en el camino.

Reduzca las cancelaciones y mitigue la reprogramación

Seamos realistas: la vida sucede y, a veces, las personas tendrán que cancelar o reprogramar. Pero es mucho más probable que las personas lo hagan si se olvidaron de la reunión y reservaron dos veces. A diferencia de otros problemas que pueden eliminarse fácilmente de forma automática, la forma más sencilla de reducir las cancelaciones es convencer al invitado del valor que tiene la reunión para él. Si tienen ganas de reunirse con usted, su asistencia mejorará.

Manejar las ausencias profesionalmente

Puede que no sea tan doloroso como que te dejen plantado en una cita... pero las ausencias siguen doliendo. Apartaste tiempo para reunirte con alguien y no le dio prioridad a cumplirlo. Pero aparte de las emociones, esto también significa que verá menos ventas y menos ingresos generales. Es realmente importante que mantenga los detalles de la reunión frente a ellos y que la asistencia sea convincente.

El aspecto más importante de dicho sistema es, por supuesto, una plataforma de programación. Enviarán automáticamente recordatorios por correo electrónico y mensajes de texto para su próxima reunión. Para las ausencias que ocurrieron simplemente porque alguien se olvidó de la reunión, estos recordatorios pueden ser el elemento esencial que los encierra.

Además, con una aplicación de programación, si un cliente tiene un motivo genuino para no asistir a su reunión, es fácil para él reprogramar o cancelar. Darles esta libertad es una buena manera de mostrar empatía, un rasgo que es esencial para conquistarlos. También le brinda la oportunidad de llenar espacios vacantes con nuevas reservas.

Appointlet brinda a sus usuarios control sobre las reglas sobre la cantidad de aviso previo que se requerirá para que un asistente cancele o reprograme. Estas limitaciones pueden ayudar con las cancelaciones de última hora y presionar a las personas para que cumplan con su compromiso original.

Al final del día, tener un sistema de reservas sólido da como resultado menos tiempo perdido en:

• Seguimiento con los clientes antes de una reunión.
• Esperando clientes que no van a aparecer.

El uso de un programador en línea mejorará sus tasas de éxito y lo ayudará a hacer crecer su negocio.

Confirmar reuniones y enviar recordatorios por correo electrónico o SMS

No es ningún secreto que estamos viviendo en un mundo ocupado. Las personas pasan más tiempo en su teléfono, por lo que el correo electrónico y los SMS son dos de las mejores formas de captar su atención. En última instancia, el objetivo es mantener los detalles de la reunión en su mente. Puede hacerlo fácilmente enviando:

• Correos electrónicos de confirmación . Enviar un correo electrónico inmediatamente después de que se haya establecido una reunión asegura al asistente que el proceso de reserva fue un éxito.
• Correos electrónicos de recordatorio . Con tantas cosas en mente, es fácil que los asistentes a una reunión se olviden de una próxima reunión. Envíe correos electrónicos de recordatorio para asegurarse de que lo recuerden y se preparen psicológicamente para ello.
• recordatorios SMS . Facilite que sus clientes vean sus recordatorios mediante el envío de mensajes de texto. Las bandejas de entrada de los correos electrónicos pueden abarrotarse, por lo que los SMS pueden ser más efectivos para algunos invitados.

Si no está seguro de querer reunirse con todas las personas que solicitan una hora, Appointlet incluye la opción de rechazar o aceptar reuniones manualmente primero. Esto le da más control sobre con quién pasa el tiempo.

Genere enlaces de conferencias web únicos

Dado que la mayoría de las reuniones son virtuales, es útil contar con un sistema que genere enlaces de conferencias web únicos para cada reunión. Ya sea Zoom, Microsoft Teams o su otra herramienta de conferencia web favorita, Appointlet lo admite.

Cuando la ubicación de una reunión se establece en Conferencia web, Appointlet proporciona un botón para "unirse a la reunión" con un enlace directo a esa sala única. Entonces, cuando llega el momento de reunirse, el anfitrión y el asistente pueden unirse fácilmente con un solo clic.

Soporte para múltiples miembros del equipo.

Escuchamos a muchos usuarios de Appointlet que comenzaron a buscar una solución que satisficiera sus necesidades personales. Pero con el tiempo, los compañeros de trabajo se enteran del servicio y quieren probarlo por sí mismos. Alrededor de este tiempo, tendemos a ver que las organizaciones se amplían con bastante rapidez a medida que se atrae a un tomador de decisiones y se aprueba una cantidad de licencias.

Si programar reuniones con un solo asistente es un pequeño desafío, reservar tiempo con 3 o más personas es exponencialmente más difícil. Hay muchos tipos diferentes de necesidades de programación a tener en cuenta. Por ejemplo, si las reuniones deben distribuirse uniformemente entre un equipo, eso representa una necesidad diferente a la de programar varios anfitriones de reuniones para reunirse con uno o más asistentes a la vez.

Sin embargo, administrar reservas con más de 3 personas no tiene por qué ser difícil. Appointlet proporciona un sistema "Round-Robin" que agrupa la disponibilidad de todo su equipo y hace todo lo posible para asignarlos por igual. Puede dar prioridad a ciertos miembros del equipo en el grupo, si deben obtener la mayoría de las reuniones.

Asignar varios miembros del equipo para coorganizar una sola reunión también es fácil con Appointlet. Simplemente agrega a las personas en cuestión y nuestro sistema lee su disponibilidad combinada antes de presentar cualquier horario. Las personas que vean la página de programación solo verán los horarios que funcionan para todos los anfitriones asistentes.

Esto puede reducir significativamente la coordinación. Todas las funciones de confirmación y recordatorio por correo electrónico funcionan para reuniones grupales, por lo que también obtiene los mismos beneficios allí.

Recopilación de comentarios sobre la experiencia de programación

Ha implementado una solución y quiere saber cómo le va. Una de las mejores formas de averiguarlo es… ¡pregúntales directamente! ¿Cómo haces esto?

Con Appointlet, puede usar la integración de Zapier para recopilar comentarios de los asistentes una vez que finaliza la reunión. Al final de la reunión, Zapier se activa para enviar un correo electrónico de seguimiento automatizado con una encuesta simple (usando Delighted ) para recopilar los comentarios necesarios. Puede crear fácilmente plantillas para esto que puede modificar según a quién le envíe la encuesta.

Identificación de métricas clave

La experiencia del cliente (CX) es la clave para conservar sus contratos existentes. También es un ingrediente integral para hacer crecer una tribu de clientes leales y embajadores de la marca.

¿Por qué es tan importante la experiencia del cliente?

• La excelencia en CX lo ayudará a diferenciarse de sus competidores.
• Los clientes satisfechos se convierten en promotores de boca en boca.
• Las habilidades de servicio al cliente de primer nivel inspiran lealtad a la marca.

Los datos también muestran que la programación en línea se suma a la experiencia general del cliente. Aquí hay algunas ideas para considerar:

• El 81% de los especialistas en marketing cree que la mayor parte de la competencia se desarrolla a nivel de la experiencia del cliente.
• El 32% de las personas abandonan una marca después de una mala experiencia, eso incluye la experiencia de programación.
• El 40% de los consumidores conocen la programación de citas de autoservicio.

Proporcionar a sus clientes una manera fácil de reservar una cita con usted es fundamental. Más importante aún, la experiencia de programación debe ofrecer una experiencia positiva al cliente.

Preguntas frecuentes comunes sobre la experiencia de programación

Crear e implementar una increíble experiencia de programación es esencial para el crecimiento del negocio. Una mala experiencia durante el proceso de programación hace que sus clientes potenciales tengan una mala percepción de usted. Antes de terminar nuestra publicación, respondamos brevemente algunas preguntas comunes sobre cómo crear una experiencia de programación positiva.

¿Cuáles son los componentes clave de una buena experiencia de programación?

Una experiencia de programación suele ser mejor cuando requiere poco o ningún esfuerzo. Si su invitado apenas se da cuenta de que usó una aplicación y se reunió con usted a tiempo, eso se consideraría un éxito. Esto se logra a través de recordatorios de reuniones y la opción de reprogramar a través del mismo sistema de automatización si es necesario.

¿Dónde comienza y termina la experiencia de programación?

Una buena experiencia de programación comienza cuando alguien está interesado en reunirse con su empresa. A partir de ese momento, la facilidad o dificultad de programar contigo es la parte de la experiencia. Podría argumentar que la experiencia de programación finaliza cuando se completa la reunión. Si envía una solicitud de comentarios sobre la reunión, puede ampliar los límites en el futuro.

¿La experiencia de programación afecta las ventas y la retención de clientes?

Sí, una experiencia de programación de baja calidad pone a las empresas en riesgo de perder clientes potenciales, lo que afecta las ventas. Una buena experiencia de programación impacta positivamente en la percepción de su marca por parte de su cliente, lo que conduce a una mejor retención.

¿Cuál es el mejor software de programación para ofrecer una buena experiencia?

Con una interfaz de usuario súper limpia, fácil de usar y muchas otras características diseñadas para facilitar la programación de una reunión, Appointlet definitivamente se lleva la copa. Ya sea que esté organizando reuniones con individuos o equipos, el proceso es muy sencillo tanto para el anfitrión como para los invitados: Appointlet hace la mayor parte del trabajo por usted.

¿Cómo automatizo la entrada de datos para nuestra experiencia de programación?

Un proceso de programación normalmente incluye un formulario de admisión. Si está automatizando la experiencia con una aplicación como Appointlet, todo lo que tiene que hacer es personalizar su formulario una vez. Todos los futuros asistentes verán los mismos campos y se les pedirá que los completen antes de confirmar su solicitud de reunión.

¿Qué aplicación de programación en línea me permite ver mi programación diaria?

Ver su horario diario de un vistazo es más fácil con Appointlet. Cada vez que alguien programe una reunión con usted, su tablero incluirá toda esa información. También tendrá control sobre la cancelación, reprogramación y unión de reuniones. Con los filtros de búsqueda, puede encontrar cualquier reunión rápidamente.

¿Qué métricas de CX son relevantes para evaluar una experiencia de programación?

La experiencia del cliente (CX) está en el corazón de cada negocio exitoso. Y comienza con la experiencia de programación. Algunas métricas de CX que puede usar para evaluar una experiencia de programación incluyen el historial de citas de un cliente, la cantidad de citas completadas y las ausencias en un período determinado.

Realice un seguimiento de estos para medir la eficacia de su proceso de programación.

Ofrecer una experiencia de programación increíble: el comienzo de relaciones sólidas con los clientes

Las aplicaciones de programación en línea han facilitado que las empresas programen automáticamente citas con sus clientes potenciales y clientes. Esto se traduce en tiempo y dinero ahorrado. También garantiza que sus clientes potenciales o clientes obtengan una experiencia positiva, lo que le permitirá cerrar más ventas.

Ha invertido mucho en desarrollar una estrategia optimizada de generación de prospectos. Asegúrese de implementar sistemas para maximizar las posibilidades de que esos clientes potenciales se conviertan en clientes.

Y puede hacerlo creando una increíble experiencia de programación. Así que adelante, comience gratis con Appointlet .

Independientemente de su industria, desde la atención médica hasta la tecnología, el comercio minorista, los centros de llamadas y todo lo demás, un programador en línea es una inversión que no debe ignorar.

¿Cuál es su experiencia con las aplicaciones de programación en línea? ¡Siéntase en la libertad de dejar un comentario!