7 советов экспертов, как управлять графиком отпусков для ваших сотрудников

В преддверии курортного сезона эффективное планирование сотрудников никогда не было более важным и сложным.

Ограниченная доступность сотрудников и многочисленные запросы на отгулы в такое загруженное время года могут стать головной болью. При неправильном управлении неэффективное планирование отпусков может привести к нехватке персонала и повлиять на моральный дух сотрудников.

Но есть и хорошая новость: в этом году Рождество для вас наступило рано. В этой статье мы рассмотрим, как упростить планирование отпуска с помощью этих простых шагов.

Заранее установите ожидания

Первым шагом к созданию эффективного графика работы в праздничные дни является рассмотрение потребностей вашего бизнеса. Сезон отпусков является одним из самых загруженных периодов года для вашего бизнеса? Если да, то сколько сотрудников вам нужно для этого?

В качестве альтернативы, это возможность замедлить работу и работать с ограниченным персоналом? Ясность в этом позволяет вам объяснить своим сотрудникам, чего ожидать — и что ожидается от них — когда дело доходит до праздничного сезона.

Как только вы узнаете, что вам нужно от своих сотрудников, разработайте свои политики и процессы в отношении графиков работы в праздничные дни и запросов на отгулы. Например, вы можете установить для сотрудников крайний срок подачи запросов на отпуск или потребовать, чтобы каждый сотрудник работал хотя бы один раз в месяц в выходные дни в праздничный сезон.

Подумайте, как управлять конфликтующими запросами на отгулы. Вы можете отдать предпочтение сотрудникам, работавшим в предыдущий праздничный сезон, или потребовать наличия сотрудников со стажем работы менее 1 года. Вы также можете установить несколько «закрытых» дней, когда все сотрудники должны работать.

Сделайте это как можно раньше. Знание дат праздников с начала года дает вам достаточно времени, чтобы спланировать свой отпуск.

Общайтесь четко и часто со своими сотрудниками

После того, как вы решили, как подходить к политике и процессам планирования отпусков, сообщите об этом своим сотрудникам. Сделайте это как можно раньше, чтобы ваши сотрудники не были застигнуты врасплох и чтобы они могли выполнять свои личные обязанности в течение своей смены.

Обсуждение графика отпусков с вашими сотрудниками дает им возможность высказать любые опасения, внести предложения и задать любые вопросы, которые у них есть. Поощряя открытый диалог, вы создаете чувство товарищества по проблеме. Вместо того, чтобы принуждать к работе, ваши сотрудники чувствуют, что они вносят некоторый вклад в решения о расписании отпусков.

Этот процесс также поможет вам узнать об индивидуальных предпочтениях ваших сотрудников. Вы можете обнаружить, что некоторые сотрудники готовы добровольно работать в определенные праздничные смены в обмен на то, что другие уволятся.

Четкое информирование о графиках отпусков также дает вам и вашим работникам уверенность. Они могут решить, когда они хотят использовать свой оплачиваемый отпуск (PTO), и вы можете сохранить свое бизнес-планирование и снизить риск любых кадровых проблем, возникающих в период отпуска.

Рассмотрите предложение корпоративных праздников

Если ваш бизнес может себе это позволить, подумайте о том, чтобы предложить своим сотрудникам оплачиваемый отпуск. Хотя это и не требуется по закону, многие работодатели предпочитают предлагать своим сотрудникам оплачиваемый отпуск в определенные праздники, такие как День труда, День независимости, День ветеранов, День благодарения, Сочельник (24 декабря), Рождество (25 декабря) и Новый год. День.

Закрытие в праздничные дни подходит не каждому бизнесу, особенно в сфере гостеприимства или туризма. Но если вы можете, корпоративные праздники — это дополнительная льгота для сотрудников, которую вы можете предложить своим работникам. Это хороший способ показать свою заинтересованность в их благополучии и завоевать расположение сотрудников.

Корпоративные праздники также могут побудить ваших сотрудников добровольно работать в другие дни во время праздничного сезона или, по крайней мере, немного облегчить работу в другие праздничные дни.

Используйте приложение для планирования сотрудников

Управление доступностью ваших сотрудников и многочисленные просьбы об отпуске в праздничный сезон могут стать головной болью. Выполнение этого вручную требует много времени и может привести к ошибкам планирования и недопониманию при внесении любых изменений.

Самый простой способ управлять расписанием праздников в вашем бизнесе — это приложение для планирования сотрудников. С помощью приложения для планирования ваши сотрудники могут отправлять свои запросы на отгулы, а вы можете создавать и сообщать свой график работы в праздничные дни из центрального места.

Благодаря тому, что их расписание доступно с любого устройства, сотрудники могут проверять свой список, менять смены и получать мгновенные уведомления о любых обновлениях. Вы также можете быстро увидеть, кто доступен в определенный день, и интегрировать его в свою платежную ведомость для управления отпускными.

Платные праздничные ставки

Если вам нужны сотрудники для работы в определенные праздники, подумайте о том, чтобы предложить им праздничные расценки. Вы можете решить компенсировать их по более высокой ставке, чем обычно, например, в 1,5 раза или даже вдвое по сравнению с их обычной ставкой оплаты.

Тем самым они признают личную жертву, которую они могут принести ради работы в этот день. Этот подход также может стимулировать людей добровольно работать в непопулярные смены, например, в Новый год, снижая риск нехватки персонала в периоды занятости.
Признание вклада ваших сотрудников в праздничные дни не ограничивается оплатой труда. Вы можете подарить своим сотрудникам праздничные подарки, устроить праздничную вечеринку в офисе, разрешить удаленную работу в определенные дни для большей гибкости или предложить дополнительный отпуск после праздников.

Планируйте стратегически

Для многих предприятий праздничный сезон может быть одним из самых загруженных времен года. Эффективное планирование отпуска на это время включает в себя не только обеспечение достаточного количества персонала, но и правильное сочетание персонала.

При составлении графика работы в праздничные дни помните о пробелах в навыках. Вы должны убедиться, что сотрудники, которых вы составляете, обладают дополнительными навыками, чтобы охватить все аспекты бизнеса, пока он работает с ограниченным штатом. Один из способов сделать это — объединить младших сотрудников или сезонных рабочих с более опытными сотрудниками.

Если вы собираетесь обойтись меньшим количеством персонала в период праздников, убедитесь, что те, кто включен в список, готовы. Заблаговременно проведите для них любое обучение, которое может им понадобиться, и позаботьтесь о том, чтобы сотрудники, уходящие в отпуск, подготовили инструкции по передаче, если это необходимо.

Рассмотрите возможность найма сезонных сотрудников

Если праздничный сезон означает, что ваш бизнес процветает, рассмотрите возможность временного найма дополнительных сезонных работников. Если вы идете по этому пути, будьте очень четкими в отношении ваших отпускных правил и планирования ожиданий в процессе найма. Найм сезонных сотрудников, которых нет на месте, когда они вам нужны, не поможет с планированием отпуска.

Также важно подготовить сезонных сотрудников с помощью хорошо продуманного процесса адаптации. Хотя это может быть адаптировано из того, что вы используете для постоянных сотрудников, оно все же должно охватывать всю информацию, которую им необходимо знать для выполнения работы.
Как и ваши обычные сотрудники, вы можете предоставить сезонным работникам доступ к приложению для планирования, чтобы зарегистрировать их доступность. Оттуда вы можете легко управлять любыми сменами и сообщать обновления всем своим сотрудникам.

Планирование отпуска не должно вызывать у вас головную боль

Составляя график работы в отпуске в этом году, помните о приведенных выше советах, чтобы сделать его как можно более легким. Разработав справедливую политику и процедуры в отношении планирования отпусков в вашей организации, вы сможете на раннем этапе донести до сотрудников свои ожидания.

Эффективное приложение для планирования сотрудников — хороший первый шаг к эффективному планированию отпусков. Наем дополнительных сезонных сотрудников, предоставление отпускных или другие льготы, закрытие офиса и предоставление сотрудникам корпоративного отпуска также могут помочь вам и вашим сотрудникам насладиться праздничным сезоном как на работе, так и вне ее.