16 sfaturi pentru gestionarea lucrătorilor de la distanță

Publicat: 2021-09-07

Odată cu ce mai multă muncă devenind de la distanță, au existat provocări suplimentare pentru managerii care doresc să mențină echipele productive și fericite. Gestionarea cu succes a lucrătorilor de la distanță poate fi o provocare, dar poate fi incredibil de plină de satisfacții și poate duce la o echipă mai fericită dacă i se oferă instrumentele și resursele potrivite.

De aceea, am creat ghidul suprem pentru gestionarea lucrătorilor la distanță pentru a ajuta proprietarii de afaceri să se asigure că echipele lor sunt implicate și productive.

Schimbarea de paradigmă către lucrul de la distanță

Din cauza pandemiei de COVID-19 și a regulilor diferite de blocare, companiile au fost nevoite să treacă complet la munca de la distanță pentru a se adapta la tendințele de lucru de la distanță din 2021. Acest lucru a însemnat o creștere a birourilor de acasă, instrumente de videoconferință precum Zoom și schimbări generale în modelele de lucru. Și se pare că tendința este aici pentru a rămâne – 97% dintre angajați spun în prezent că nu doresc să se întoarcă la birou cu normă întreagă.

Pe măsură ce companiile se adaptează la noua normalitate a echipelor de la distanță, creșterea angajamentului și a productivității angajaților, în același timp, atingerea echilibrului dintre viața profesională și cea privată este prioritatea cheie. De aceea, este atât de crucial să dezvoltăm strategii în jurul managementului de succes de la distanță. Aceasta include promovarea unei culturi a muncii de sprijin, deoarece toată lumea lucrează de acasă.

Cum să gestionați cu succes lucrătorii de la distanță

În timp ce fiecare companie are propriile sale metode de management unice, unele concepte generale pot contribui foarte mult în dezvoltarea unor relații mai bune cu o echipă de la distanță. Gestionarea lucrătorilor de la distanță înseamnă încurajarea colaborării și facilitarea și convenabilitatea angajaților să lucreze în modul în care se simt cel mai confortabil. Iar tendințele de lucru la distanță din 2018, precum și tendințele de lucru la distanță din 2020, evidențiază schimbările care au loc la locul de muncă.

Aceasta include comunicare clară, acordarea timpului pentru a înțelege obiectivele și prioritățile și crearea de căi pentru ca angajații să răspundă nevoilor.

16 sfaturi utile pentru manageri

Vom analiza câteva dintre cele mai utile sfaturi pentru a gestiona o echipă la distanță pentru a ne asigura că atât angajații, cât și angajații sunt fericiți și se simt capabili să atingă niveluri maxime de productivitate.

1. Angajați oamenii potriviți

În timp ce munca de la distanță se bucură cu siguranță, nu înseamnă că toată lumea se bucură de ea în mod egal. Prin urmare, atunci când intervievezi oameni sau evaluăm membrii echipei, este important să identifici dacă le place acest stil de lucru, cum le place să lucreze și cât de colaboratori sunt.

Dacă angajații nu sunt mulțumiți de acest rol sau nu simt că fac parte din echipă, pur și simplu nu vor fi potriviti la sfârșitul zilei. De aceea, angajarea oamenilor potriviți poate face o diferență enormă în managementul echipei și de ce merită să aloci mai mult timp atunci când lucrezi de la distanță.

2. Înțelegeți provocările lucrului de la distanță

În timp ce munca la distanță are avantajele sale, este și o provocare pentru mulți. Înțelegerea cu ce se confruntă forța de muncă de la distanță și cum o puteți îmbunătăți poate duce la un drum lung. Unele dintre provocările cheie ale lucrului la distanță includ:

Probleme legate de spațiul de birou la domiciliu, inclusiv echipamente vechi sau incomode
Distrageri usoare daca nu intr-un mediu de lucru
Senzație de deconectare de la echipa mai mare și dificultăți în colaborare
Probleme de jonglare cu sarcinile și probleme generale de gestionare a timpului
Luptă cu stăpânirea tehnologiei și a instrumentelor de colaborare
Lipsesc interacțiunile echipei și discuțiile generale de la birou pentru o pauză ocazională de lucru

În timp ce unele dintre aceste provocări pot necesita un pic de creativitate pentru a fi rezolvate, chiar și realizarea de inițiative simple și măsuri de bunăstare poate ajuta la atenuarea provocărilor pentru echipă.

3. Asigurați-vă că angajații de la distanță vă cunosc așteptările

Nu există nicio îndoială că comunicarea poate fi o provocare atunci când se lucrează de la distanță, în special în ceea ce privește așteptările și gestionarea volumului de muncă. De aceea, este incredibil de vital să pregătești angajații pentru cultura forței de muncă de la distanță și să comunici din timp așteptările.

Aceasta poate include stabilirea celor mai bune practici de lucru, așteptări generale cu privire la cât de des trebuie să fie online angajații, check-in-uri generale și întâlniri periodice ale echipei pentru a se asigura că toată lumea este confortabilă și fericită. Cu cât angajații știu mai mulți ce se așteaptă de la ei, cu atât produsul final va fi mai bun.

4. Echipați-vă echipa cu resurse și tehnologie

După cum am menționat mai sus, una dintre problemele majore pe care mulți angajați de la distanță le simt este că le lipsesc resursele și tehnologia necesare. Accesul la un birou nu mai este posibil, ceea ce înseamnă că nu beneficiază de avantajele echipamentelor și altor resurse pe care le-ar putea avea în persoană.

Cel mai bun mod de a contracara această problemă este să vă echipați echipa cu resursele și tehnologia de care echipa are cea mai mare nevoie. Proprietarii de afaceri pot oferi:

Laptopurile companiei
Echipamente periferice, cum ar fi tastaturi, mouse-uri, monitoare suplimentare, dacă este necesar
Birouri în picioare, scaune și alte echipamente de birou cu buget redus
Cursurile de dezvoltare profesională, în special domeniile în care munca de la distanță se dovedește a fi dificilă, includ gestionarea timpului, prioritizarea volumului de muncă etc.
Spațiul de coworking abonează/buget dacă membrii echipei nu sunt în apropierea unei locații de birou.
Un mic stipendiu pentru a acoperi cheltuielile de lucru la distanță și pentru achiziționarea de articole și echipamente pe care angajații să le folosească la propria discreție

5. Permiteți angajaților dvs. să lucreze în program flexibil

Unul dintre avantajele cheie ale lucrului de la distanță este că oferă mai multă flexibilitate decât a fi la birou. Unul dintre cele mai bune avantaje pe care le puteți oferi este orele flexibile pentru a menține membrii echipei de la distanță fericiți și implicați.

Atâta timp cât angajații nu profită în mod nejustificat de flexibilitate, veți descoperi că munca se face la fel de bine – dacă nu mai bine și angajați mai fericiți.

Orele flexibile asigură, de asemenea, că angajații pot stabili echilibrul dintre viața profesională și viața personală și pot avea grijă de bunăstarea lor mentală, oferind beneficii suplimentare. Încurajați angajații să comunice între ei în jurul orelor în care lucrează prin e-mail și când plănuiesc să fie offline, astfel încât termenele să fie menținute și colaborarea să nu fie compromisă.

6. Cunoaște-ți obiectivele și aspirațiile membrilor echipei tale

Gestionarea angajaților de la distanță înseamnă planificarea creșterii carierei pe termen scurt și pe termen lung. Cu cât puteți planifica și lucra mai mult cu fiecare membru al echipei în jurul aspirațiilor și obiectivelor sale, cu atât este mai probabil ca acesta să rămână.

Măsuri de genul acesta merg în mare măsură cu păstrarea angajaților și creează o cultură a muncii mai bună, care se poate susține de la distanță. Programați în mod regulat verificări individuale și sondaje ale pulsului în întreaga echipă. Acest lucru vă va asigura că aveți o idee clară despre ceea ce își doresc angajații de la dezvoltarea lor profesională și de la dezvoltarea carierei.

7. Nu supraîncărcați angajații

Cu toată lumea lucrând de la distanță, este adesea dificil pentru proprietarii de afaceri să aloce volumul de muncă în mod corespunzător și să se asigure că lucrătorii au cantități egale de muncă. Este tentant să supraîncărcați și să atribuiți angajaților o mulțime de sarcini diferite, dar asta nu aduce beneficii.

Angajații suprasolicitați și suprasolicitați nu vor trece prin toată munca lor și pot avea probleme cu vocea atunci când sunt copleșiți. Încercați să nu atribuiți prea mult oamenilor prea devreme și asigurați-vă că lăsați deschise canalele de comunicare, cum ar fi e-mailul, astfel încât aceștia să își poată exprima preocupările și să discute despre sarcini, dacă este necesar.

8. Oferiți mai multe opțiuni de comunicare pentru angajații dvs. de la distanță

Trecând de la ultimul punct, cu cât angajații simt că vorbesc cu ușurință cu tine, cu atât se simt mai confortabil. Cu munca de la distanță, este ușor să te simți exclus și multora le este greu să inițieze conversații. A avea mai multe opțiuni de comunicare ajută fiecare persoană să se simtă ca parte a unei echipe și că angajatorii pot răspunde la întrebări atunci când este nevoie.

Câteva opțiuni de comunicare pe care le pot folosi angajatorii sunt:

1-1 apeluri telefonice
Apeluri de conferință
Apeluri video și videoconferințe,
Exemple de platforme de mesagerie instantanee, cum ar fi Slack, Microsoft Teams, Facebook Workplace etc.
E-mailuri

9. Concentrați-vă pe organizare

Menținerea echipelor pe drumul cel bun și concentrat este adesea dificilă atunci când gestionați lucrătorii de la distanță, motiv pentru care este incredibil de important să aveți cele mai bune practici pentru a menține lucrurile organizate și proiectele pe drumul cel bun. Un instrument de colaborare poate fi un beneficiu imens în acest sens, oferind tuturor celor din echipă structura necesară pentru a-și gestiona munca la distanță, oferind, de asemenea, proprietarilor de afaceri mai multă vizibilitate asupra forței de muncă de la distanță în general.

Câteva instrumente excelente de colaborare pe care managerii le pot folosi sunt furnizate mai jos:

Asana
Tabăra de bază
Monday.com
Everhour
Trello
Jira

10. Continuați întotdeauna să monitorizați productivitatea

Toată lumea se luptă când vine vorba de productivitate, fie la birou, fie când lucrează de acasă. Pentru a motiva lucrătorii și pentru a vă asigura că lucrează confortabil, monitorizarea productivității este vitală. Înregistrarea regulată, cum ar fi efectuarea unui apel de conferință rapid în echipă sau a unui apel telefonic unu-la-unu, poate ajuta la implicarea angajaților.

Managerii pot folosi, de asemenea, instrumente pentru urmărirea timpului, cum ar fi HiveDesk, care monitorizează nivelurile de activitate, astfel încât echipele să poată identifica cu ușurință cazurile în care este necesară mai multă comunicare cu membrii echipei.

11. Tratați angajații ca persoane fizice

Fiecare angajat este diferit și va avea nevoie de lucruri diferite pentru a se simți și a lucra cel mai bine. De aceea, este important să echilibrăm nevoile afacerii cu nevoile individuale și să ne asigurăm că angajații se simt văzuți și auziți.

Tratează-i ca indivizi și fă-ți timp pentru a înțelege ce îi va ajuta să lucreze cel mai bine. Puteți face un sondaj sau chat-uri informale pentru a identifica problemele și a găsi soluții pentru a-i face pe angajați să se simtă parte din echipă.

12. Încurajează inovația

Pe măsură ce toată lumea continuă să lucreze de acasă, încurajarea inovației ar trebui să fie o mare prioritate pentru proprietarii de afaceri. Este un mod nou de lucru pentru mulți, așa că există multe oportunități de a îmbunătăți procesele, de a găsi noi modalități de a relaționa unul cu celălalt și de a colabora în moduri diferite.

Pe măsură ce aflați mai multe despre problemele și nevoile angajaților, încurajați forța de muncă să creeze soluții și să inoveze modalități de a lucra împreună în timp ce se confruntă cu pandemia. Din proces pot apărea soluții excelente și pot ajuta echipele să lucreze împreună și mai bine.

13. Promovați dialogul între angajați

Unul dintre elementele care se pierde adesea în munca de la distanță este conversația și dialogul spontan. Cu atât de multe întâlniri pre-planificate și apeluri de conferință Zoom, poate fi dificil să faci loc pentru un dialog mai relaxat și informal. Cu toate acestea, fără acest dialog și sprijin regulat, colaborarea și sarcinile devin mai provocatoare. Acest lucru se datorează faptului că lucrătorii de la distanță se simt izolați.

Promovarea unui dialog mai mare între un angajat și ceilalți din echipă poate face o diferență imensă în angajamentul și motivația lor de a lucra. Pauze ocazionale de cafea, conversații informale și întâlniri, hangouri fără cameră - acestea sunt câteva modalități simple de a ajuta angajații să se conecteze mai bine.

14. Furnizați feedback regulat și lucrători de sprijin

O forță de muncă de la distanță are nevoie de la fel de mult feedback și sprijin ca și la birou. Deoarece este dificil să comunicați unul cu celălalt pe canale diferite, este crucial să aveți feedback structurat și sesiuni de asistență. Angajații se simt mai în largul lor atunci când există transparență și apelează la manageri pentru sprijin și îndrumări suplimentare.

Faceți un punct de a programa sesiuni regulate cu echipa mai largă și cu indivizi pentru a le oferi feedback pozitiv (sau critici constructive) și pentru a oferi căi de sprijin pentru a se simți mai confortabil cu volumul lor de lucru în general.

15. Demonstrați încredere

Lucrul de la distanță se referă în mare parte la încrederea între manageri, afacere și echipă în sine. Fără încredere, este ușor ca comunicarea să se întrerupă și îngreunează angajații să se simtă cu adevărat confortabil – iar asta, la rândul său, duce la o pierdere a motivației și a productivității.

Cel mai important lucru pe care trebuie să-l facă managerii este să arate că au încredere în forța lor de muncă de la distanță. Când sarcinile sunt atribuite, rezistă impulsului de a microgestiona și arată-le membrilor echipei că ai încredere că vor îndeplini sarcinile la termenele stabilite și la timp. Puteți oferi întâlniri sau verificări regulate dacă consideră că este important, mai ales dacă au întrebări, dar încercați să faceți acest lucru cât mai colaborativ posibil.

16. Sărbătorește reperele

Realizările trebuie sărbătorite, iar asta nu este diferit când vine vorba de lucrul la distanță. Este incredibil de important să ținem evidența reperelor interne, să sărbătorim munca excelentă a clienților. Și puteți lăuda membrii echipei pentru munca lor cu organizația.

Acest lucru poate veni sub forma unui e-mail rapid, a unui apel video de sărbătoare sau a unui alt mod de a recunoaște munca excelentă a angajaților de la distanță. Pentru manageri, puteți păstra un document undeva cu repere și realizări notabile. Puteți face apoi o concluzie la sfârșitul lunii, astfel încât echipele să primească un memento frumos despre toată munca lor grea la sfârșitul lunii.

Ce face o echipă virtuală de succes?

Pentru a avea o echipă virtuală de succes, mai mulți factori intră în proces, cum ar fi:

Promovarea colaborării între echipe
Oferirea lucrătorilor cu flexibilitate în ceea ce privește orele și timpul de lucru
Promovarea unei culturi a comunicării deschise
Tratarea angajaților ca persoane fizice și abordarea nevoilor
Sărbătorind reperele și realizările
Utilizarea instrumentelor de organizare pentru managementul proiectelor și comunicare

Cum gestionați pregătirea personalului de la distanță?

Organizațiile pot gestiona formarea personalului de la distanță în două moduri. Puteți desfășura sesiuni live la care membrii echipei se pot alătura la ore stabilite și îi puteți încuraja să nu rezerve alte întâlniri și responsabilități care ar putea intra în conflict. Alternativ, puteți oferi sesiuni preînregistrate sau înregistrări video ale antrenamentului în direct, după ce personalul de la distanță poate viziona în timpul liber.

Cum motivezi o echipă de la distanță?

Puteți motiva o echipă de la distanță prin comunicare și organizare. Câteva modalități de a motiva o echipă virtuală includ:

Sărbătorind realizările și reperele în întâlniri și apeluri lunare
Utilizarea instrumentelor de organizare și de gestionare a timpului pentru a se asigura că angajații știu la ce lucrează și termenele limită
Promovarea dialogului și a colaborării între membrii echipei
Înțelegerea obiectivelor și aspirațiilor fiecărui membru al echipei
Permite angajaților să lucreze cu program flexibil

Cum gestionați angajații în perioada Covid 19?

Există multe modalități de a gestiona angajații în timpul pandemiei. Pentru a gestiona echipele de la distanță în timpul COVID-19, puteți face următoarele:

Deschideți mai multe canale de comunicare pentru angajați pentru a vă asigura că toată lumea își are clar sarcinile
Echipați-vă echipa cu resursele și tehnologia potrivite
Înțelegeți și abordați provocările individuale pe care le pot avea membrii echipei atunci când lucrează de la distanță
Încurajează inovația în rândul membrilor echipei pentru a găsi noi modalități de a lucra împreună
Asigurați-vă că echipele de la distanță vă înțeleg așteptările și că pot comunica atunci când munca este neclară.

Imagine: Depositphotos