16 Tips Mengelola Pekerja Jarak Jauh

Diterbitkan: 2021-09-07

Dengan semakin banyak pekerjaan menjadi jarak jauh, ada tantangan tambahan bagi manajer yang ingin menjaga tim tetap produktif dan bahagia. Berhasil mengelola pekerja jarak jauh bisa menjadi tantangan, tetapi bisa sangat bermanfaat dan mengarah ke tim yang lebih bahagia jika diberi alat dan sumber daya yang tepat.

Itulah mengapa kami membuat panduan utama untuk mengelola pekerja jarak jauh untuk membantu pemilik bisnis memastikan tim mereka terlibat dan produktif.

Pergeseran Paradigma Menuju Kerja Jarak Jauh

Karena pandemi COVID-19 dan aturan penguncian yang berbeda, perusahaan harus sepenuhnya beralih ke pekerjaan jarak jauh untuk beradaptasi dengan tren kerja jarak jauh tahun 2021. Ini berarti peningkatan kantor rumah, alat konferensi video seperti Zoom, dan perubahan umum dalam pola kerja. Dan sepertinya trennya akan tetap ada – 97% karyawan saat ini mengatakan mereka tidak ingin kembali ke kantor secara penuh.

Saat perusahaan menyesuaikan diri dengan normal baru tim jarak jauh, meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan sambil tetap mencapai keseimbangan kehidupan kerja adalah prioritas utama. Itulah mengapa sangat penting untuk mengembangkan strategi seputar manajemen jarak jauh yang sukses. Ini termasuk menumbuhkan budaya kerja yang mendukung karena semua orang bekerja dari rumah.

Bagaimana Mengelola Pekerja Jarak Jauh dengan Sukses

Meskipun setiap perusahaan memiliki metode manajemennya sendiri yang unik, beberapa konsep umum dapat membantu mengembangkan hubungan yang lebih baik dengan tim jarak jauh. Mengelola pekerja jarak jauh adalah tentang mendorong kolaborasi dan membuatnya mudah dan nyaman bagi karyawan untuk bekerja dengan cara yang mereka rasa paling nyaman. Dan tren kerja jarak jauh 2018, serta tren kerja jarak jauh 2020, menyoroti perubahan yang terjadi di tempat kerja.

Itu termasuk komunikasi yang jelas, meluangkan waktu untuk memahami tujuan dan prioritas, dan menciptakan jalan bagi karyawan untuk menjangkau kebutuhan.

16 Tips Berguna untuk Manajer

Kita akan melihat beberapa tip paling berguna untuk mengelola tim jarak jauh untuk memastikan baik karyawan maupun karyawan senang dan merasa mampu mencapai tingkat produktivitas maksimal.

1. Pekerjakan Orang yang Tepat

Meskipun pekerjaan jarak jauh pasti menarik, itu tidak berarti bahwa semua orang menikmatinya secara setara. Oleh karena itu, ketika mewawancarai orang atau mengevaluasi anggota tim, penting untuk mengidentifikasi apakah mereka menyukai gaya kerja ini, bagaimana mereka suka bekerja, dan seberapa kolaboratif mereka.

Jika karyawan tidak senang dengan peran tersebut atau tidak merasa seperti mereka adalah bagian dari tim, mereka tidak akan cocok pada akhirnya. Itulah mengapa mempekerjakan orang yang tepat dapat membuat perbedaan besar dalam manajemen tim dan mengapa perlu menghabiskan lebih banyak waktu saat bekerja dari jarak jauh.

2. Pahami Tantangan Kerja Jarak Jauh

Meskipun kerja jarak jauh memiliki kelebihan, ini juga merupakan tantangan bagi banyak orang. Memahami apa yang dihadapi tenaga kerja jarak jauh Anda dan bagaimana Anda dapat meningkatkannya bisa sangat membantu. Beberapa tantangan utama dari kerja jarak jauh meliputi:

Masalah ruang kantor rumah termasuk peralatan lama atau tidak nyaman
Gangguan mudah jika tidak di lingkungan kerja
Merasa terputus dari tim yang lebih besar dan kesulitan dalam kolaborasi
Masalah juggling tugas dan masalah manajemen waktu umum
Berjuang dengan penguasaan teknologi dan alat kolaborasi
Hilangnya interaksi tim dan obrolan kantor umum untuk istirahat kerja santai

Sementara beberapa tantangan ini mungkin memerlukan sedikit kreativitas untuk dipecahkan, bahkan melakukan inisiatif sederhana dan langkah-langkah kesejahteraan dapat membantu meringankan tantangan bagi tim.

3. Pastikan Karyawan Jarak Jauh Mengetahui Harapan Anda

Tidak dapat dipungkiri bahwa komunikasi dapat menjadi tantangan ketika bekerja dari jarak jauh, terutama mengenai ekspektasi dan manajemen beban kerja. Itulah mengapa sangat penting untuk mempersiapkan karyawan menghadapi budaya kerja jarak jauh dan mengomunikasikan harapan sejak dini.

Itu dapat mencakup menetapkan praktik terbaik untuk bekerja, ekspektasi umum tentang seberapa sering karyawan perlu online, check-in umum, dan rapat tim berkala untuk memastikan semua orang merasa nyaman dan bahagia. Semakin banyak karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, semakin baik hasil kerja akhir.

4. Lengkapi Tim Anda dengan Sumber Daya dan Teknologi

Seperti yang telah kami sebutkan di atas, salah satu masalah utama yang dirasakan banyak karyawan jarak jauh adalah bahwa mereka kekurangan sumber daya dan teknologi yang dibutuhkan. Akses ke kantor tidak lagi memungkinkan, yang berarti mereka tidak mendapatkan fasilitas peralatan dan sumber daya lain yang mungkin mereka miliki secara langsung.

Cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan melengkapi tim Anda dengan sumber daya dan teknologi yang paling dibutuhkan tim. Pemilik bisnis dapat memberikan:

laptop perusahaan
Peralatan periferal seperti keyboard, mouse, monitor tambahan jika diperlukan
Meja berdiri, kursi, dan peralatan kantor murah lainnya
Kursus pengembangan profesional, khususnya area di mana pekerjaan jarak jauh terbukti menantang, termasuk manajemen waktu, prioritas beban kerja, dll.
Coworking space lolos/anggaran jika anggota tim tidak berada di dekat lokasi kantor.
Tunjangan kecil untuk menutupi biaya kerja jarak jauh dan membeli barang dan peralatan untuk digunakan karyawan sesuai kebijaksanaan mereka sendiri

5. Biarkan Karyawan Anda Bekerja dengan Jam Fleksibel

Salah satu manfaat utama dari kerja jarak jauh adalah menawarkan lebih banyak fleksibilitas daripada berada di kantor. Salah satu keuntungan terbaik yang dapat Anda tawarkan adalah jam kerja yang fleksibel untuk membuat anggota tim jarak jauh tetap senang dan terlibat.

Selama karyawan tidak mengambil keuntungan yang tidak semestinya dari fleksibilitas, Anda akan menemukan bahwa pekerjaan diselesaikan dengan baik – jika tidak lebih baik, dan karyawan yang lebih bahagia.

Jam kerja yang fleksibel juga memastikan bahwa karyawan dapat membangun keseimbangan kehidupan kerja dan menjaga kesehatan mental mereka, memberikan manfaat tambahan. Dorong karyawan untuk berkomunikasi satu sama lain sekitar jam berapa mereka bekerja melalui email dan kapan mereka berencana untuk offline sehingga tenggat waktu tetap terjaga dan kolaborasi tidak terganggu.

6. Ketahui Tujuan dan Aspirasi Anggota Tim Anda

Mengelola karyawan jarak jauh adalah tentang perencanaan pertumbuhan karir jangka pendek dan jangka panjang. Semakin Anda dapat merencanakan dan bekerja dengan setiap anggota tim di sekitar aspirasi dan tujuan mereka, semakin besar kemungkinan mereka untuk tetap tinggal.

Langkah-langkah seperti ini sangat membantu retensi karyawan dan menciptakan budaya kerja yang lebih baik yang dapat menopang dirinya sendiri dari jarak jauh. Jadwalkan check-in satu-satu dan survei pulsa reguler di seluruh tim yang lebih luas. Ini akan memastikan Anda memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang diinginkan karyawan dari pengembangan profesional dan pertumbuhan karier mereka.

7. Jangan Membebani Karyawan

Dengan semua orang yang bekerja dari jarak jauh, seringkali sulit bagi pemilik bisnis untuk menetapkan beban kerja dengan tepat dan memastikan pekerja memiliki jumlah pekerjaan yang sama. Sangat menggoda untuk membebani dan menugaskan karyawan dengan banyak tugas yang berbeda, tetapi itu tidak menguntungkan.

Karyawan yang terlalu banyak bekerja dan kelebihan beban tidak akan menyelesaikan semua pekerjaan mereka dan mungkin mengalami kesulitan menyuarakan ketika mereka kewalahan. Cobalah untuk tidak menugaskan terlalu banyak kepada orang terlalu cepat, dan pastikan untuk membiarkan saluran komunikasi terbuka, seperti email, sehingga mereka dapat menyuarakan keprihatinan dan membicarakan tugas jika diperlukan.

8. Berikan Beberapa Opsi Komunikasi untuk Karyawan Jarak Jauh Anda

Melompat dari poin terakhir, semakin banyak karyawan yang merasa mudah berbicara dengan Anda, semakin nyaman perasaan mereka. Dengan pekerjaan jarak jauh, mudah untuk merasa ditinggalkan, dan banyak yang merasa sulit untuk memulai percakapan. Memiliki beberapa pilihan untuk komunikasi membantu setiap orang merasa seperti mereka adalah bagian dari tim dan pemberi kerja dapat menjawab pertanyaan saat dibutuhkan.

Beberapa opsi komunikasi yang dapat digunakan pemberi kerja adalah:

1-1 panggilan telepon
Panggilan konferensi
Panggilan video dan konferensi video,
Contoh platform pesan instan seperti Slack, Microsoft Teams, Facebook Workplace, dll.
Email

9. Fokus pada Organisasi

Menjaga tim tetap pada jalur dan fokus seringkali sulit dilakukan saat mengelola pekerja jarak jauh, itulah mengapa sangat penting untuk memiliki praktik terbaik untuk menjaga segala sesuatunya tetap teratur dan proyek tetap pada jalurnya. Alat kolaborasi dapat menjadi manfaat besar dalam hal itu, memberi semua orang dalam tim struktur yang dibutuhkan untuk mengelola pekerjaan jarak jauh mereka sambil juga memberi pemilik bisnis lebih banyak visibilitas ke dalam tenaga kerja jarak jauh secara keseluruhan.

Beberapa alat kolaborasi hebat yang dapat digunakan manajer disediakan di bawah ini:

asana
Tempat penampungan
Senin.com
Everhour
Trello
Jira

10. Selalu Terus Memantau Produktivitas

Semua orang berjuang dalam hal produktivitas, baik di kantor atau saat bekerja dari rumah. Untuk membuat pekerja termotivasi dan memastikan mereka bekerja dengan nyaman, pemantauan produktivitas sangat penting. Check-in secara teratur, seperti melakukan panggilan konferensi tim cepat atau panggilan telepon satu lawan satu, dapat membantu melibatkan karyawan.

Manajer juga dapat menggunakan alat untuk pelacakan waktu, seperti HiveDesk, yang memantau tingkat aktivitas sehingga tim dapat dengan mudah mengidentifikasi kasus yang memerlukan lebih banyak komunikasi dengan anggota tim.

11. Perlakukan Karyawan sebagai Individu

Setiap karyawan berbeda dan akan membutuhkan hal yang berbeda untuk merasakan dan bekerja sebaik mungkin. Itulah mengapa penting untuk menyeimbangkan kebutuhan bisnis dengan kebutuhan individu dan memastikan bahwa karyawan merasa dilihat dan didengar.

Perlakukan mereka sebagai individu, dan luangkan waktu untuk memahami apa yang akan membantu mereka melakukan yang terbaik. Anda dapat melakukan survei atau obrolan informal untuk mengidentifikasi masalah dan mencari solusi agar karyawan merasa menjadi bagian dari tim.

12. Mendorong Inovasi

Karena semua orang terus bekerja dari rumah, mendorong inovasi harus menjadi prioritas besar bagi pemilik bisnis. Ini adalah cara baru untuk bekerja bagi banyak orang, jadi ada banyak peluang untuk meningkatkan proses, menemukan cara baru untuk berhubungan satu sama lain, dan berkolaborasi dengan cara yang berbeda.

Saat Anda mempelajari lebih lanjut tentang masalah dan kebutuhan karyawan, dorong tenaga kerja untuk bertukar pikiran tentang solusi dan berinovasi tentang cara bekerja sama saat mereka menangani pandemi. Solusi hebat dapat keluar dari proses dan dapat membantu tim bekerja sama dengan lebih baik.

13. Mempromosikan Dialog Antar Karyawan

Salah satu elemen yang sering hilang dalam pekerjaan jarak jauh adalah percakapan dan dialog spontan. Dengan begitu banyak pertemuan yang telah direncanakan sebelumnya dan panggilan konferensi Zoom, akan sulit untuk memberikan ruang untuk dialog yang lebih santai dan informal. Namun, tanpa dialog dan dukungan reguler itu, kolaborasi dan tugas menjadi lebih menantang. Ini karena pekerja jarak jauh merasa terisolasi.

Mempromosikan lebih banyak dialog antara karyawan dan orang lain dalam tim dapat membuat perbedaan besar dalam keterlibatan dan motivasi mereka untuk bekerja. Rehat kopi santai, obrolan informal, dan rapat, hangout tanpa kamera – ini adalah beberapa cara sederhana untuk membantu karyawan terhubung dengan lebih baik.

14. Berikan Umpan Balik dan Dukungan Secara Reguler kepada Pekerja

Tenaga kerja jarak jauh membutuhkan umpan balik dan dukungan sebanyak yang mereka butuhkan di kantor. Karena sulit untuk berkomunikasi satu sama lain di saluran yang berbeda, memiliki umpan balik terstruktur dan sesi dukungan sangat penting. Karyawan merasa lebih nyaman ketika ada transparansi dan beralih ke manajer untuk mendapatkan dukungan dan bimbingan ekstra.

Buatlah titik untuk menjadwalkan sesi reguler dengan tim dan individu yang lebih luas untuk memberi mereka umpan balik positif (atau kritik membangun) dan memberikan jalan untuk dukungan agar merasa lebih nyaman dengan beban kerja mereka secara keseluruhan.

15. Tunjukkan Kepercayaan

Kerja jarak jauh sangat berkaitan dengan kepercayaan antara manajer, bisnis, dan tim itu sendiri. Tanpa kepercayaan, komunikasi mudah rusak dan menyulitkan karyawan untuk merasa benar-benar nyaman – dan itu, pada gilirannya, menyebabkan hilangnya motivasi dan produktivitas.

Hal terpenting yang harus dilakukan manajer adalah menunjukkan bahwa mereka memercayai tenaga kerja jarak jauh mereka. Saat tugas diberikan, tahan keinginan untuk mengelola mikro dan tunjukkan kepada anggota tim bahwa Anda percaya mereka akan menyelesaikan tugas pada tenggat waktu yang ditetapkan dan tepat waktu. Anda dapat menawarkan pertemuan atau pemeriksaan rutin jika mereka merasa penting, terutama jika mereka memiliki pertanyaan, tetapi cobalah untuk membuatnya sekolaboratif mungkin.

16. Rayakan Milestones

Prestasi perlu dirayakan, dan itu tidak berbeda dalam hal kerja jarak jauh. Sangat penting untuk melacak pencapaian internal, merayakan pekerjaan klien yang hebat. Dan Anda dapat memuji anggota tim untuk pekerjaan mereka dengan organisasi.

Itu bisa datang dalam bentuk email cepat, panggilan video perayaan, atau cara lain untuk mengenali pekerjaan hebat oleh karyawan jarak jauh. Untuk manajer, Anda dapat menyimpan dokumen di suatu tempat dengan pencapaian dan pencapaian penting. Anda kemudian dapat melakukan penutupan di akhir bulan sehingga tim mendapatkan pengingat yang bagus tentang semua kerja keras mereka di akhir bulan.

Apa yang membuat tim virtual sukses?

Untuk memiliki tim virtual yang sukses, beberapa faktor masuk ke dalam proses, seperti:

Mempromosikan kerjasama antar tim
Menyediakan pekerja dengan fleksibilitas sehubungan dengan jam kerja dan waktu
Menumbuhkan budaya komunikasi terbuka
Memperlakukan karyawan sebagai individu dan memenuhi kebutuhan
Merayakan pencapaian dan pencapaian
Menggunakan alat organisasi untuk manajemen proyek dan komunikasi

Bagaimana Anda mengelola pelatihan staf jarak jauh?

Organisasi dapat menangani pelatihan staf jarak jauh dengan dua cara. Anda dapat menjalankan sesi langsung yang dapat diikuti oleh anggota tim pada waktu yang ditentukan dan mendorong mereka untuk tidak memesan rapat dan tanggung jawab lain yang dapat berbenturan. Sebagai alternatif, Anda dapat memberikan sesi pra-rekaman atau rekaman video pelatihan langsung setelah staf jarak jauh dapat menonton pada waktu mereka sendiri.

Bagaimana Anda memotivasi tim dari jarak jauh?

Anda dapat memotivasi tim dari jarak jauh melalui komunikasi dan organisasi. Beberapa cara untuk memotivasi tim virtual meliputi:

Merayakan pencapaian dan pencapaian dalam pertemuan dan panggilan bulanan
Menggunakan alat organisasi dan manajemen waktu untuk memastikan karyawan mengetahui apa yang sedang mereka kerjakan dan tenggat waktu mereka
Mempromosikan dialog dan kolaborasi antara anggota tim
Memahami tujuan dan aspirasi setiap anggota tim
Mengizinkan karyawan bekerja dengan jam kerja yang fleksibel

Bagaimana Anda mengelola karyawan selama Covid 19?

Ada banyak cara mengelola karyawan di masa pandemi. Untuk mengelola tim jarak jauh selama COVID-19, Anda dapat melakukan hal berikut:

Buka beberapa saluran komunikasi bagi karyawan untuk memastikan semua orang jelas tentang tugas mereka
Lengkapi tim Anda dengan sumber daya dan teknologi yang tepat
Memahami dan mengatasi tantangan individu yang mungkin dimiliki anggota tim dengan bekerja dari jarak jauh
Mendorong inovasi di antara anggota tim untuk menemukan cara baru untuk bekerja sama
Pastikan tim jarak jauh memahami harapan Anda dan dapat berkomunikasi saat pekerjaan tidak jelas.

Gambar: Depositphotos