16 conseils pour gérer les télétravailleurs

Publié: 2021-09-07

Avec de plus en plus de travail à distance, les managers ont dû relever des défis supplémentaires pour que leurs équipes restent productives et heureuses. Gérer avec succès les travailleurs à distance peut être difficile, mais cela peut être incroyablement gratifiant et conduire à une équipe plus heureuse si on lui donne les bons outils et ressources.

C'est pourquoi nous avons créé le guide ultime de gestion des travailleurs à distance pour aider les propriétaires d'entreprise à s'assurer que leurs équipes sont engagées et productives.

Le changement de paradigme vers le travail à distance

En raison de la pandémie de COVID-19 et des différentes règles de verrouillage, les entreprises ont dû passer complètement au travail à distance pour s'adapter aux tendances du travail à distance de 2021. Cela a entraîné une augmentation des bureaux à domicile, des outils de visioconférence comme Zoom et des changements généraux dans les habitudes de travail. Et il semble que la tendance soit là pour durer : 97 % des employés déclarent actuellement ne pas vouloir retourner au bureau à plein temps.

Alors que les entreprises s'adaptent à la nouvelle normalité des équipes distantes, l'augmentation de l'engagement et de la productivité des employés tout en atteignant l'équilibre travail-vie personnelle est la principale priorité. C'est pourquoi il est si crucial de développer des stratégies autour d'une gestion à distance réussie. Cela comprend la promotion d'une culture de travail favorable, car tout le monde travaille à domicile.

Comment gérer avec succès les télétravailleurs

Bien que chaque entreprise ait ses propres méthodes de gestion, certains concepts généraux peuvent contribuer grandement à développer de meilleures relations avec une équipe distante. La gestion des travailleurs à distance consiste à encourager la collaboration et à permettre aux employés de travailler facilement et de la manière qui leur convient le mieux. Et les tendances du travail à distance 2018, ainsi que les tendances du travail à distance 2020, mettent en évidence les changements qui se produisent sur le lieu de travail.

Cela comprend une communication claire, prendre le temps de comprendre les objectifs et les priorités et créer des moyens pour que les employés puissent répondre aux besoins.

16 conseils utiles pour les gestionnaires

Nous examinerons quelques-uns des conseils les plus utiles pour gérer une équipe à distance afin de garantir que les employés et les employés sont heureux et se sentent capables d'atteindre des niveaux de productivité maximaux.

1. Embauchez les bonnes personnes

Bien que le travail à distance se répande définitivement, cela ne signifie pas que tout le monde l'apprécie de la même manière. Par conséquent, lorsque vous interrogez des personnes ou évaluez des membres de l'équipe, il est important d'identifier s'ils aiment ce style de travail, comment ils aiment travailler et à quel point ils sont collaboratifs.

Si les employés ne sont pas satisfaits de leur rôle ou n'ont pas l'impression de faire partie de l'équipe, ils ne seront tout simplement pas la bonne personne en fin de compte. C'est pourquoi l'embauche des bonnes personnes peut faire une énorme différence dans la gestion d'équipe et pourquoi il vaut la peine de consacrer plus de temps au travail à distance.

2. Comprendre les défis du travail à distance

Bien que le travail à distance ait ses avantages, c'est aussi un défi pour beaucoup. Comprendre les difficultés de votre main-d'œuvre distante et comment vous pouvez l'améliorer peut vous aider grandement. Certains des principaux défis du travail à distance incluent :

Problèmes d'espace de bureau à domicile, y compris un équipement ancien ou inconfortable
Distractions faciles si pas dans un environnement de travail
Se sentir déconnecté de l'équipe élargie et difficultés de collaboration
Difficulté à jongler entre les tâches et les problèmes généraux de gestion du temps
Luttant avec la maîtrise de la technologie et des outils de collaboration
Interactions d'équipe manquantes et bavardage général au bureau pour une pause de travail occasionnelle

Bien que certains de ces défis puissent nécessiter un peu de créativité pour être résolus, même de simples initiatives et des mesures de bien-être peuvent aider à atténuer les défis pour l'équipe.

3. Assurez-vous que les employés distants connaissent vos attentes

Il ne fait aucun doute que la communication peut être un défi lorsque vous travaillez à distance, en particulier en ce qui concerne les attentes et la gestion de la charge de travail. C'est pourquoi il est extrêmement vital de préparer les employés à la culture de la main-d'œuvre à distance et de communiquer les attentes dès le début.

Cela peut inclure l'établissement de meilleures pratiques de travail, des attentes générales concernant la fréquence à laquelle les employés doivent être en ligne, des vérifications générales et des réunions d'équipe périodiques pour s'assurer que tout le monde est à l'aise et heureux. Plus les employés savent ce qu'on attend d'eux, meilleur sera le produit final.

4. Équipez votre équipe de ressources et de technologie

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, l'un des principaux problèmes que de nombreux employés distants ressentent est qu'ils ne disposent pas des ressources et de la technologie nécessaires. L'accès à un bureau n'est plus possible, ce qui signifie qu'ils ne bénéficient pas des avantages de l'équipement et des autres ressources qu'ils pourraient avoir en personne.

La meilleure façon de contrer ce problème est de doter votre équipe des ressources et de la technologie dont elle a le plus besoin. Les propriétaires d'entreprise peuvent fournir :

Ordinateurs portables d'entreprise
Équipements périphériques tels que claviers, souris, moniteurs supplémentaires si nécessaire
Bureaux, chaises et autres équipements de bureau à petit budget
Les cours de développement professionnel, en particulier les domaines où le travail à distance s'avère difficile, incluent la gestion du temps, la priorisation de la charge de travail, etc.
Espace de coworking pass/budget si les membres de l'équipe ne sont pas à proximité d'un bureau.
Une petite allocation pour couvrir les frais de travail à distance et l'achat d'articles et d'équipements que les employés peuvent utiliser à leur propre discrétion

5. Permettez à vos employés de travailler selon des horaires flexibles

L'un des principaux avantages du travail à distance est qu'il offre plus de flexibilité que d'être au bureau. L'un des meilleurs avantages que vous pouvez offrir est des horaires flexibles pour que les membres de l'équipe à distance restent heureux et engagés.

Tant que les employés ne profitent pas indûment de la flexibilité, vous constaterez que le travail est tout aussi bien fait, sinon mieux, et que les employés sont plus heureux.

Des horaires flexibles permettent également aux employés d'établir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de veiller à leur bien-être mental, ce qui constitue un avantage supplémentaire. Encouragez les employés à communiquer entre eux sur leurs heures de travail par e-mail et à quel moment ils prévoient d'être hors ligne afin que les délais soient respectés et que la collaboration ne soit pas compromise.

6. Connaissez les objectifs et les aspirations des membres de votre équipe

La gestion des employés à distance consiste à planifier une croissance de carrière à court et à long terme. Plus vous pouvez planifier et travailler avec chaque membre de l'équipe autour de ses aspirations et de ses objectifs, plus il est probable qu'il restera.

Des mesures comme celle-ci contribuent grandement à la rétention des employés et créent une meilleure culture de travail qui peut se maintenir à distance. Planifiez des vérifications individuelles régulières et des sondages ponctuels auprès de l'ensemble de l'équipe. Cela vous permettra d'avoir une idée claire de ce que les employés attendent de leur développement professionnel et de leur évolution de carrière.

7. Ne surchargez pas les employés

Avec tout le monde travaillant à distance, il est souvent difficile pour les propriétaires d'entreprise d'attribuer la charge de travail de manière appropriée et de s'assurer que les travailleurs ont la même quantité de travail en cours. Il est tentant de surcharger et d'affecter les employés à de nombreuses tâches différentes, mais cela ne profite pas.

Les employés surmenés et surchargés n'accompliront pas tout leur travail et peuvent avoir du mal à s'exprimer lorsqu'ils sont débordés. Essayez de ne pas en attribuer trop aux gens trop tôt et assurez-vous de laisser les canaux de communication ouverts, comme le courrier électronique, afin qu'ils puissent exprimer leurs préoccupations et discuter des tâches si nécessaire.

8. Offrez plusieurs options de communication à vos employés distants

En partant du dernier point, plus les employés ont l'impression de vous parler facilement, plus ils se sentent à l'aise. Avec le travail à distance, il est facile de se sentir exclu et beaucoup ont du mal à engager des conversations. Le fait d'avoir plusieurs options de communication aide chaque personne à sentir qu'elle fait partie d'une équipe et que les employeurs peuvent répondre aux questions en cas de besoin.

Voici quelques options de communication que les employeurs peuvent utiliser :

Appels téléphoniques 1-1
Conférences téléphoniques
Appels vidéo et visioconférence,
Exemples de plateformes de messagerie instantanée telles que Slack, Microsoft Teams, Facebook Workplace, etc.
E-mails

9. Concentrez-vous sur l'organisation

Garder les équipes sur la bonne voie et concentrées est souvent difficile lors de la gestion des travailleurs à distance, c'est pourquoi il est extrêmement important de mettre en place les meilleures pratiques pour garder les choses organisées et les projets sur la bonne voie. Un outil de collaboration peut être un énorme avantage à cet égard, donnant à tous les membres de l'équipe la structure nécessaire pour gérer leur travail à distance tout en donnant aux propriétaires d'entreprise plus de visibilité sur l'ensemble de la main-d'œuvre distante.

Certains excellents outils de collaboration que les gestionnaires peuvent utiliser sont fournis ci-dessous :

Asana
Camp de base
lundi.com
Everhour
Trello
Jira

10. Continuez toujours à surveiller la productivité

Tout le monde a des difficultés en matière de productivité, que ce soit au bureau ou en télétravail. Pour motiver les travailleurs et s'assurer qu'ils travaillent confortablement, il est essentiel de surveiller la productivité. Des vérifications régulières, comme une conférence téléphonique d'équipe rapide ou un appel téléphonique individuel, peuvent aider à impliquer les employés.

Les responsables peuvent également utiliser des outils de suivi du temps, tels que HiveDesk, qui surveille les niveaux d'activité afin que les équipes puissent facilement identifier les cas où davantage de communication est nécessaire avec les membres de l'équipe.

11. Traitez les employés comme des individus

Chaque employé est différent et aura besoin de choses différentes pour se sentir et travailler au mieux. C'est pourquoi il est important d'équilibrer les besoins de l'entreprise avec les besoins individuels et de s'assurer que les employés se sentent vus et entendus.

Traitez-les comme des individus et prenez le temps de comprendre ce qui les aidera à faire de leur mieux. Vous pouvez faire un sondage ou des discussions informelles pour identifier les problèmes et trouver des solutions pour que les employés se sentent intégrés à l'équipe.

12. Encourager l'innovation

Alors que tout le monde continue de travailler à domicile, encourager l'innovation devrait être une grande priorité pour les propriétaires d'entreprise. C'est une nouvelle façon de travailler pour beaucoup, il existe donc de nombreuses opportunités d'améliorer les processus, de trouver de nouvelles façons d'interagir les uns avec les autres et de collaborer de différentes manières.

Au fur et à mesure que vous en apprendrez davantage sur les problèmes et les besoins des employés, encouragez les employés à réfléchir à des solutions et à innover sur les nouvelles façons de travailler ensemble face à la pandémie. De bonnes solutions peuvent émerger du processus et peuvent aider les équipes à mieux travailler ensemble.

13. Favorisez le dialogue entre les employés

L'un des éléments qui se perd souvent dans le travail à distance est la conversation et le dialogue spontanés. Avec autant de réunions pré-planifiées et de téléconférences Zoom, il peut être difficile de faire place à un dialogue plus détendu et informel. Cependant, sans ce dialogue et ce soutien réguliers, la collaboration et les tâches deviennent plus difficiles. En effet, les travailleurs à distance se sentent isolés.

Promouvoir davantage de dialogue entre un employé et les autres membres de l'équipe peut faire une énorme différence dans leur engagement et leur motivation à travailler. Pauses-café décontractées, discussions et réunions informelles, lieux de rencontre sans caméra - voici quelques moyens simples d'aider les employés à mieux se connecter.

14. Fournir des commentaires réguliers et des travailleurs de soutien

Une main-d'œuvre distante a besoin d'autant de commentaires et de soutien qu'elle le ferait au bureau. Parce qu'il est difficile de communiquer les uns avec les autres sur différents canaux, il est crucial d'avoir des sessions de retour d'information et d'assistance structurées. Les employés se sentent plus à l'aise lorsque la transparence est en place et se tournent vers les managers pour un soutien et des conseils supplémentaires.

Assurez-vous de planifier des sessions régulières avec l'équipe élargie et les individus pour leur donner des commentaires positifs (ou des critiques constructives) et fournir des moyens de soutien pour se sentir plus à l'aise avec leur charge de travail globale.

15. Démontrer la confiance

Le travail à distance est une question de confiance entre les managers, l'entreprise et l'équipe elle-même. Sans confiance, il est facile pour la communication de se rompre et il est difficile pour les employés de se sentir vraiment à l'aise – ce qui, à son tour, entraîne une perte de motivation et de productivité.

La chose la plus cruciale que les managers doivent faire est de montrer qu'ils font confiance à leur main-d'œuvre distante. Lorsque des tâches sont assignées, résistez à l'envie de microgérer et montrez aux membres de l'équipe que vous avez confiance qu'ils accompliront les tâches dans les délais impartis et à temps. Vous pouvez proposer des réunions ou des vérifications régulières s'ils estiment que c'est important, surtout s'ils ont des questions, mais essayez de les rendre aussi collaboratifs que possible.

16. Célébrez les jalons

Les réalisations doivent être célébrées, et ce n'est pas différent lorsqu'il s'agit de travail à distance. Il est extrêmement important de suivre les jalons internes, de célébrer l'excellent travail des clients. Et vous pouvez féliciter les membres de l'équipe pour leur travail avec l'organisation.

Cela peut prendre la forme d'un e-mail rapide, d'un appel vidéo de célébration ou d'une autre façon de reconnaître l'excellent travail des employés distants. Pour les managers, vous pouvez conserver un document quelque part avec les jalons et les réalisations notables. Vous pouvez ensuite faire une synthèse à la fin du mois afin que les équipes reçoivent un joli rappel de tout leur travail acharné à la fin du mois.

Qu'est-ce qui fait le succès d'une équipe virtuelle ?

Pour avoir une équipe virtuelle performante, plusieurs facteurs entrent dans le processus, tels que :

Favoriser la collaboration entre les équipes
Offrir aux travailleurs une flexibilité en ce qui concerne les heures et le temps de travail
Favoriser une culture de communication ouverte
Traiter les employés comme des individus et répondre aux besoins
Célébrer les jalons et les réalisations
Utiliser les outils d'organisation pour la gestion de projet et la communication

Comment gérez-vous la formation du personnel à distance ?

Les organisations peuvent gérer la formation du personnel à distance de deux manières. Vous pouvez organiser des sessions en direct auxquelles les membres de l'équipe peuvent participer à des heures désignées et les encourager à ne pas réserver d'autres réunions et responsabilités qui pourraient entrer en conflit. Alternativement, vous pouvez fournir des sessions préenregistrées ou des enregistrements vidéo de la formation en direct après que le personnel distant puisse regarder à son propre rythme.

Comment motiver une équipe à distance ?

Vous pouvez motiver une équipe à distance grâce à la communication et à l'organisation. Voici quelques façons de motiver une équipe virtuelle :

Célébrer les réalisations et les jalons lors de réunions et d'appels mensuels
Utiliser des outils d'organisation et de gestion du temps pour s'assurer que les employés savent sur quoi ils travaillent et leurs échéances
Favoriser le dialogue et la collaboration entre les membres de l'équipe
Comprendre les objectifs et les aspirations de chaque membre de l'équipe
Permettre aux employés de travailler selon des horaires flexibles

Comment gérez-vous les employés pendant le Covid 19 ?

Il existe de nombreuses façons de gérer les employés pendant la pandémie. Pour gérer des équipes à distance pendant la COVID-19, vous pouvez procéder comme suit :

Ouvrir plusieurs canaux de communication pour les employés afin de s'assurer que chacun est clair sur ses tâches
Équipez votre équipe des ressources et de la technologie adéquates
Comprendre et relever les défis individuels que les membres de l'équipe peuvent rencontrer en travaillant à distance
Encourager l'innovation parmi les membres de l'équipe pour trouver de nouvelles façons de travailler ensemble
Assurez-vous que les équipes à distance comprennent vos attentes et peuvent communiquer lorsque le travail n'est pas clair.

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