15 sfaturi pentru urmărirea timpului angajaților

Publicat: 2020-08-27

Cu tot mai mulți angajați care lucrează de la distanță, urmărirea timpului devine mai importantă ca niciodată. Poate reduce costurile cu forța de muncă pentru management. Și crește implicarea lucrătorilor pentru lucrători. Cel mai bun software de urmărire a timpului poate ajuta chiar și o afacere mică să îndeplinească cerințele de conformitate.

Cele mai bune practici de urmărire a timpului angajaților

Căutarea celui mai bun produs sau aplicație de urmărire a timpului nu trebuie să fie copleșitoare sau confuză. Există cele mai bune practici pentru anumite industrii. La fel ca asistența medicală și companiile care au angajați pe oră. Există și alte considerații. De exemplu, cel pe care îl alegeți ar trebui să ofere date de urmărire a timpului și să respecte politici precum regulile sindicale.

Citiți mai jos despre cele mai bune practici și sfaturi despre urmărirea timpului.

1. Oferă stimulente

Willie Greer este fondatorul The Product Analyst. El spune că oferirea de stimulente lucrătorilor este un bun punct de plecare. Este o modalitate excelentă de a-i determina pe angajați să urmărească timpul.

„Luați în considerare membrii personalului care respectă regulile și prosperă conform standardelor”, scrie el.

Micile cadouri funcționează. La fel și o zi liberă în plus de la serviciu.

2. Personalizați-vă

Veți obține o mulțime de date de urmărire atunci când alegeți o soluție. Asigurați-vă că puteți personaliza instrumentul și puteți urmări informațiile de care aveți nevoie.

„Unele sarcini specifice trebuie să aibă o opțiune personalizabilă de urmărire a timpului”, scrie Nikolina Jeric, fondatoarea 2Date4Love.com. „Este important să vedem dacă un software poate fi ajustat pentru a se potrivi nevoilor specifice ale afacerii.”

3. Păstrați simplă urmărirea timpului

Dacă urmăriți timpul, dar ocupați prea mult din el, scopul este învins. Păstrarea lucrurilor simple este calea de urmat. De exemplu, configurarea managementului de proiect și a categoriilor de sarcini facilitează urmărirea timpului pentru angajați.

4. Căutați integrare

„Căutați o soluție care oferă integrarea salariilor și urmărirea offline”, scrie Thierry Tremblay, CEO și fondator Kohezion. „Ar trebui să aibă o raportare cuprinzătoare, inclusiv costuri și rentabilitate a investiției și să accepte mai multe valute.”

5. Folosiți personal dedicat

Lăsați doar anumite persoane din compania dvs. să creeze sarcini și proiecte și să le atribuie.

„Dacă toată lumea începe să o facă, va deveni o mizerie”, scrie Tremblay. „Rapoartele dumneavoastră nu vă vor oferi o imagine de ansamblu clară a datelor.”

6. Nu treceți peste bord

Urmărirea timpului la afacerea dvs. este importantă. Cu toate acestea, nu trebuie să treceți peste bord. De exemplu, nu trebuie adăugat fiecare e-mail pe care îl trimiteți unui client. Cu toate acestea, oamenii de vânzări care se întâlnesc cu clienții trebuie să își urmărească timpul.

Iată un indiciu. În general, ar trebui să adăugați articole care durează mai mult de 15 minute. Nu uitați că prea multe detalii pot încurca rezultatele.

7. Alegeți o interfață bună

Vedeți mai jos câteva întrebări bune de adresat.

„Este aplicația convenabilă de utilizat? Vă oferă rezultatele de care aveți nevoie într-un format care vă este convenabil? Asigurați-vă că interfețele trackerului real și rezultatele pe care vi le oferă sunt ambele la îndemână”, sugerează Trond Nyland, fondator și CEO al Mattress Review.

8. Ghiciți timpul când trebuie

Multe opțiuni de urmărire a timpului vin cu o opțiune de cronometru. Angajații și managerii pot uita să-l pornească sau să o dezactiveze. Când se întâmplă acest lucru, încurajați-vă personalul să ghicească cu exactitate momentul pe care l-au ratat.

9. Folosiți mementouri

Allan Borch este un growth hacker și fondator al DotcomDollar. Are câteva sugestii bune despre urmărirea eficientă a timpului.

„Folosiți memento-uri și alerte pentru a vă trage în caz că uitați să vă urmăriți timpul”, scrie el.

10. Intră într-o rutină

Borch mai spune că detaliile și rutinele contează: „Urmăriți timpul zilnic și indicați întotdeauna ce sarcină este urmărită”.

11. Includeți non-facturabile

Obținerea unei imagini precise a cât de mult din costurile proiectului includ nefacturabile. De aceea, este bine să includeți elemente precum conversații și sesiuni de brainstorming. Nu le puteți adăuga întotdeauna la o factură. Dar ele sunt de neprețuit atunci când vezi modele și trebuie să-ți calculezi tariful orar.

12. Afișează-ți timpul corect

În cele din urmă, clasificarea corectă a articolelor face o mare diferență în munca ta.

„Legați întotdeauna sarcina la care lucrați cu proiectele cărora le aparțin”, scrie Borch.

13. Învățați din datele de urmărire a timpului

Charlie Worrall este director de marketing digital la Imaginaire Digital. El spune că puteți învăța lecții mari de afaceri din datele pe care le adunați.

„Timpul de urmărire nu ar trebui să fie întotdeauna despre cât de repede pot lucra angajații”, spune el. „Ar trebui să fie ceva din care să înveți. Dacă angajații rămân blocați la un anumit moment al unui proces, poate fi ceva în neregulă cu el. Și poate exista o modalitate de a reduce timpul prin automatizare și upgrade-uri.”

14. Legați urmărirea timpului de estimări

Software-ul vă poate ajuta să urmăriți performanța angajaților. De asemenea, îl puteți folosi pentru a crea estimări mai bune pentru proiecte viitoare. Puteți folosi datele colectate pentru a stabili un preț competitiv. Sau puteți căuta locuri pentru a reduce costurile înainte de a face o estimare.

15. Aveți un plan

Este important să păstrezi lucrurile simple. Acest lucru se aplică indiferent dacă utilizați software sau ceva de genul unei foi de calcul pentru a urmări timpul. Un pic de planificare prealabilă este o idee bună. De exemplu, ar trebui să decideți dacă veți urmări proiecte sau angajați individuali la locul de muncă.

Înțelegerea a ceea ce doriți să faceți vă va ajuta să alegeți produsul potrivit.

Care sunt beneficiile urmăririi timpului angajaților?

Dean Mathews este fondatorul și CEO-ul OnTheClock. El a oferit câteva gânduri despre bonusurile de urmărire a timpului.

„Pentru început, urmărirea timpului personalului este impusă prin lege”, scrie el. „Departamentul Muncii (DOL) afirmă că tot timpul orar al angajaților trebuie urmărit.”

El mai spune că colectarea datelor de urmărire a timpului oferă informații despre afaceri. Reduce disputele legate de salarizare prin eliminarea erorilor și, în general, economisește timp. Mathews spune că urmărirea timpului aduce beneficii și angajaților.

„Angajații beneficiază de a-și vedea orele lucrate, cererile de concediu/soldurile și programul de lucru planificat”, spune el.

El adaugă un ultim punct despre cum să prezentați personalului ideea că doriți să urmăriți timpul lor: „Urmărirea timpului ar trebui să fie reciproc avantajoasă pentru angajator și angajat. Dacă nu, va fi văzută doar ca o tactică de „frate mai mare” de către angajați”.

Care este cea mai bună aplicație de urmărire a timpului angajaților?

Pe lângă OnTheClock, există multe aplicații de urmărire a timpului angajaților din care să alegeți. Acestea sunt concepute pentru a ajuta munca să meargă mai bine atât din perspectiva personalului, cât și a angajatorilor.

  • TSsheets. Această opțiune oferă rapoarte interactive în timp real. Unul dintre celelalte mari bonusuri este faptul că puteți conecta software-ul de salarizare la acest produs. Există chiar și o aplicație mobilă pe care o puteți folosi pentru a alerta angajații cu privire la momentul în care să intre și să iasă.
  • Tick ​​este o soluție simplă. Întreprinderile mici trebuie să aleagă o sarcină sau un proiect și doar să facă clic pe un buton pentru a începe urmărirea timpului. Obțineți o probă gratuită de 30 de zile cu acest produs. Există chiar și o aplicație Tick Apple Watch pentru antreprenorii ocupați.
  • Everhour oferă o listă de integrări pe care întreprinderile mici le-ar găsi utile. De exemplu, acest produs se integrează cu Slack. Oferă posibilitatea de a urmări bugetele în timp real

Pentru și mai multe, citiți: Aplicații de urmărire a timpului și cheltuielilor: 27 de soluții

Cum aleg o soluție de urmărire a timpului?

Mathews spune că o listă de verificare care vă definește obiectivele atunci când vă uitați la timpul de urmărire este primul pas. El subliniază câteva domenii de luat în considerare: „Care sunt punctele tale de durere, problemele pe care vrei să le rezolvi și ce vrei să realizezi?”

El vă sugerează să căutați următoarele caracteristici atunci când căutați să urmăriți timpul în afacerea dvs.

  • Angajații trebuie să poată să intre și să iasă
  • Asistență pentru concediu plătit (PTO) și solicitările personalului pentru PTO
  • Aplicații pentru telefon
  • Programarea angajaților
  • Monitorizarea locației și controale pentru angajații mobili (GPS, geo-fencing etc.)
  • Integrare cu un furnizor de salarizare
  • Opțiuni online versus on-premise
  • Costul locurilor de muncă și al proiectelor
  • Sprijin salariat pentru angajat
  • Alerte și notificări pentru a vă ajuta să vă gestionați afacerea
  • Caracteristici de raportare

Următoarea listă scurtă a potențialelor sisteme de urmărire a timpului este următoarea, potrivit lui Mathews. El oferă câteva sfaturi:

„Termeni de căutare Google precum „ ceasul de timp al angajaților ” sau „ceasul de timp””, scrie el. „Fii inventiv, astfel încât să obții o listă cuprinzătoare de opțiuni potențiale. Cereți angajaților dumneavoastră și colegilor proprietari de afaceri recomandări cu privire la ceea ce au folosit înainte.”

În cele din urmă, trebuie să demonstrați sistemul de urmărire a timpului.

Majoritatea sistemelor de urmărire a timpului au o perioadă de probă gratuită. Utilizați diferitele funcții, adăugați angajați și vizualizați rapoarte.

„Asigurați-vă că trimiteți câteva solicitări de asistență pentru a verifica că veți primi răspunsuri la orice întrebări”, spune Mathews. Obțineți feedback de la echipa dumneavoastră înainte de a lua o decizie.

Pentru mai multe sfaturi, citiți: Cum să alegeți cel mai bun software de urmărire a timpului

Imagine: Depositphotos.com