15 wskazówek dotyczących śledzenia czasu pracy

Opublikowany: 2020-08-27

Ponieważ coraz więcej pracowników pracuje zdalnie, śledzenie czasu staje się ważniejsze niż kiedykolwiek. Może obniżyć koszty pracy dla kierownictwa. I zwiększa zaangażowanie pracowników dla pracowników. Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu może nawet pomóc małej firmie spełnić wymagania dotyczące zgodności.

Najlepsze praktyki dotyczące śledzenia czasu pracy

Szukanie najlepszego produktu lub aplikacji do śledzenia czasu nie musi być przytłaczające ani mylące. Istnieją najlepsze praktyki dla określonych branż. Jak opieka zdrowotna i firmy, które zatrudniają pracowników na godziny. Są też inne względy. Na przykład ten, który wybierzesz, powinien oferować dane dotyczące śledzenia czasu i przestrzegać zasad, takich jak zasady związkowe.

Przeczytaj o najlepszych praktykach i wskazówkach dotyczących śledzenia czasu poniżej.

1. Oferuj zachęty

Willie Greer jest założycielem The Product Analyst. Mówi, że zapewnienie zachęt dla pracowników to dobry punkt wyjścia. To świetny sposób na zachęcenie pracowników do śledzenia czasu.

„Rozważ członków personelu, którzy przestrzegają zasad i rozwijają się zgodnie ze standardami” – pisze.

Małe prezenty działają. Tak samo dodatkowy dzień wolny od pracy.

2. Dostosuj się

Wybierając rozwiązanie, otrzymasz bogactwo danych śledzenia. Upewnij się, że możesz dostosować narzędzie i śledzić potrzebne informacje.

„Niektóre konkretne zadania muszą mieć możliwość dostosowania opcji śledzenia czasu”, pisze Nikolina Jeric, założycielka 2Date4Love.com. „Ważne jest, aby sprawdzić, czy oprogramowanie można dostosować do określonych potrzeb biznesowych”.

3. Utrzymuj proste śledzenie czasu

Jeśli śledzisz czas, ale zajmujesz go zbyt dużo, cel zostaje pokonany. Prosty sposób to droga. Na przykład skonfigurowanie zarządzania projektami i kategorii zadań ułatwia pracownikom śledzenie czasu.

4. Poszukaj integracji

„Wybierz rozwiązanie, które oferuje integrację płac i śledzenie w trybie offline”, pisze Thierry Tremblay, dyrektor generalny i założyciel Kohezion. „Powinna zawierać kompleksowe raporty, w tym koszty i zwrot z inwestycji, oraz obsługiwać wiele walut”.

5. Użyj dedykowanego personelu

Pozwól tylko określonym osobom w Twojej firmie tworzyć zadania i projekty oraz je przydzielać.

„Jeśli wszyscy zaczną to robić, stanie się bałagan”, pisze Tremblay. „Twoje raporty nie dają jasnego przeglądu danych”.

6. Nie przesadzaj

Czas śledzenia w Twojej firmie jest ważny. Nie musisz jednak przesadzać. Na przykład nie każdy e-mail wysyłany do klienta musi zostać dodany. Jednak sprzedawcy spotykający się z klientami muszą śledzić ich czas.

Oto podpowiedź. Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś dodawać elementy, które trwają dłużej niż 15 minut. Pamiętaj tylko, że zbyt duża ilość szczegółów może zaciemnić wyniki.

7. Wybierz dobry interfejs

Poniżej znajdziesz kilka dobrych pytań.

„Czy aplikacja jest wygodna w użyciu? Czy zapewnia Ci to, czego potrzebujesz, w dogodnym dla Ciebie formacie? Upewnij się, że interfejsy rzeczywistego trackera i dane wyjściowe, które daje, są przydatne” – sugeruje Trond Nyland, założyciel i dyrektor generalny Mattress Review.

8. Zgadnij czas, kiedy trzeba

Wiele opcji śledzenia czasu zawiera opcję timera. Pracownicy i menedżerowie mogą zapomnieć o jego włączeniu lub wyłączeniu. Kiedy tak się stanie, zachęć pracowników, aby dokładnie odgadli, kiedy przegapili czas.

9. Użyj przypomnień

Allan Borch jest hakerem wzrostu i założycielem DotcomDollar. Ma kilka dobrych sugestii dotyczących efektywnego śledzenia czasu.

„Użyj przypomnień i alertów, aby cię szturchać, gdy zapomnisz śledzić swój czas” – pisze.

10. Wejdź w rutynę

Borch mówi również, że szczegóły i procedury mają znaczenie: „Śledź czas codziennie i zawsze wskaż, jakie zadanie jest śledzone”.

11. Uwzględnij niepodlegające rozliczeniu

Uzyskanie dokładnego obrazu tego, ile kosztów projektu obejmuje koszty niepodlegające rozliczeniu. Dlatego dobrze jest uwzględnić takie elementy, jak rozmowy i sesje burzy mózgów. Nie zawsze możesz dodać je do faktury. Ale są nieocenione, gdy widzisz wzorce i musisz obliczyć swoją stawkę godzinową.

12. Prawidłowo zapisz swój czas

Wreszcie, właściwe kategoryzowanie przedmiotów ma duży wpływ na twoją pracę.

„Zawsze wiąż zadanie, nad którym pracujesz, z projektami, do których należą” — pisze Borch.

13. Ucz się na podstawie danych śledzenia czasu

Charlie Worrall jest dyrektorem ds. marketingu cyfrowego w Imaginaire Digital. Mówi, że z zebranych danych można wyciągnąć wnioski dotyczące wielkich biznesów.

„Czas monitorowania nie zawsze powinien dotyczyć szybkości pracy pracowników” — mówi. „Powinno być coś, z czego można się uczyć. Jeśli pracownicy utkną w pewnym momencie procesu, może być z tym coś nie tak. I może istnieć sposób na skrócenie czasu dzięki automatyzacji i aktualizacjom”.

14. Powiąż śledzenie czasu z szacunkami

Oprogramowanie może pomóc w śledzeniu wydajności pracowników. Możesz go również użyć do tworzenia lepszych szacunków dla przyszłych projektów. Zebrane dane można wykorzystać do ustalenia konkurencyjnej ceny. Możesz też poszukać miejsc, w których można obniżyć koszty, zanim przygotujesz oszacowanie.

15. Miej plan

Ważne jest, aby wszystko było proste. Dotyczy to zarówno oprogramowania, jak i arkusza kalkulacyjnego do śledzenia czasu. Dobrym pomysłem jest odrobina wstępnego planowania. Na przykład powinieneś zdecydować, czy zamierzasz śledzić projekty, czy poszczególnych pracowników w swojej pracy.

Zrozumienie tego, co chcesz zrobić, pomoże Ci wybrać odpowiedni produkt.

Jakie są korzyści ze śledzenia czasu pracy pracowników?

Dean Mathews jest założycielem i dyrektorem generalnym OnTheClock. Przedstawił kilka przemyśleń na temat bonusów związanych ze śledzeniem czasu.

„Po pierwsze, śledzenie czasu personelu jest wymagane przez prawo” – pisze. „Departament Pracy (DOL) stwierdza, że ​​cały godzinowy czas pracy musi być śledzony”.

Mówi również, że zbieranie danych dotyczących śledzenia czasu zapewnia wgląd w biznes. Ogranicza spory płacowe poprzez eliminację błędów i ogólnie oszczędza czas. Mathews mówi, że śledzenie czasu przynosi korzyści również pracownikom.

„Pracownicy czerpią korzyści, widząc swoje przepracowane godziny, wnioski/bilanse dotyczące czasu wolnego i zaplanowane harmonogramy pracy”, mówi.

Dodaje ostatni punkt, w jaki sposób przedstawić pracownikom pomysł, w którym chcesz śledzić ich czas: „Śledzenie czasu powinno przynosić obopólne korzyści pracodawcy i pracownikowi. Jeśli nie, będzie to postrzegane przez pracowników tylko jako taktyka „starszego brata”.

Jaka jest najlepsza aplikacja do śledzenia czasu pracowników?

Oprócz OnTheClock do wyboru jest wiele aplikacji śledzących czas pracowników. Mają one na celu usprawnienie pracy zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawców.

  • Arkusze. Ta opcja oferuje interaktywne raporty w czasie rzeczywistym. Jedną z innych dużych korzyści jest fakt, że do tego produktu można podłączyć oprogramowanie płacowe. Dostępna jest nawet aplikacja mobilna, której można użyć do ostrzegania pracowników o tym, kiedy należy wejść i wyjść.
  • Kleszcz to proste rozwiązanie. Małe firmy muszą wybrać zadanie lub projekt i po prostu kliknąć przycisk, aby rozpocząć śledzenie czasu. Uzyskaj bezpłatną 30-dniową wersję próbną tego produktu. Istnieje nawet aplikacja Tick Apple Watch dla zapracowanych przedsiębiorców.
  • Everhour oferuje listę integracji, które małe firmy mogą uznać za przydatne. Na przykład ten produkt integruje się ze Slackiem. Oferuje możliwość kontrolowania swoich budżetów w czasie rzeczywistym

Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj: Aplikacje do śledzenia czasu i wydatków: 27 rozwiązań

Jak wybrać rozwiązanie do śledzenia czasu?

Mathews mówi, że pierwszym krokiem jest lista kontrolna określająca Twoje cele, gdy patrzysz na czas śledzenia. Nakreśla kilka obszarów do rozważenia: „Jakie są twoje bolączki, problemy, które chcesz rozwiązać i co chcesz osiągnąć?”

Sugeruje, abyś poszukał następujących funkcji, gdy chcesz śledzić czas w swojej firmie.

  • Pracownicy muszą mieć możliwość wejścia i wyjścia
  • Wsparcie dla płatnego czasu wolnego (PTO) i wniosków pracowników o PTO
  • Aplikacje na telefon
  • Planowanie pracowników
  • Monitoring i kontrola lokalizacji dla pracowników mobilnych (GPS, geo-ogrodzenie itp.)
  • Integracja z operatorem płacowym
  • Opcje online a opcje on-premise
  • Kosztorysowanie pracy i projektu
  • Wsparcie dla pracowników etatowych
  • Alerty i powiadomienia ułatwiające zarządzanie firmą
  • Funkcje raportowania

Według Mathewsa następna jest lista potencjalnych systemów śledzenia czasu. Podaje kilka wskazówek:

„Wyszukiwane hasła Google, takie jak „ zegar czasu pracownika ” czy „zegar czasu”, pisze. „Bądź pomysłowy, aby otrzymać pełną listę potencjalnych opcji. Zapytaj swoich pracowników i innych właścicieli firm o zalecenia dotyczące tego, z czego korzystali wcześniej”.

Na koniec musisz zademonstrować system śledzenia czasu.

Większość systemów śledzenia czasu ma bezpłatny okres próbny. Korzystaj z różnych funkcji, dodawaj pracowników i przeglądaj raporty.

„Upewnij się, że wyślesz kilka próśb o pomoc, aby sprawdzić, czy otrzymasz odpowiedzi na wszelkie pytania” — mówi Mathews. Przed podjęciem decyzji uzyskaj informację zwrotną od swojego zespołu.

Aby uzyskać więcej wskazówek, przeczytaj: Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu

Obraz: Depositphotos.com