15 dicas de controle de tempo dos funcionários

Publicados: 2020-08-27

Com cada vez mais funcionários trabalhando remotamente, o controle do tempo está se tornando mais importante do que nunca. Pode reduzir os custos trabalhistas para a gestão. E aumenta o engajamento dos trabalhadores para os trabalhadores. O melhor software de rastreamento de tempo pode até ajudar uma pequena empresa a atender aos requisitos de conformidade.

Práticas recomendadas de rastreamento de tempo do funcionário

Procurar o melhor produto ou aplicativo de rastreamento de tempo não precisa ser complicado ou confuso. Existem práticas recomendadas para setores específicos. Como saúde e empresas que têm funcionários por hora. Existem outras considerações também. Por exemplo, o que você escolher deve oferecer dados de rastreamento de tempo e aderir a políticas como regras sindicais.

Leia sobre as práticas recomendadas e dicas de rastreamento de tempo abaixo.

1. Oferecer incentivos

Willie Greer é o fundador do The Product Analyst. Ele diz que fornecer incentivos aos trabalhadores é um bom ponto de partida. É uma ótima maneira de fazer com que os funcionários acompanhem o tempo.

“Considere os membros da equipe que seguem as regras e prosperam nos padrões”, escreve ele.

Pequenos presentes funcionam. Assim como um dia extra de folga do trabalho.

2. Seja personalizado

Você obterá uma riqueza de dados de rastreamento ao escolher uma solução. Certifique-se de que você pode personalizar a ferramenta e acompanhar as informações necessárias.

“Algumas tarefas específicas precisam ter uma opção de rastreamento de tempo personalizável”, escreve Nikolina Jeric, fundadora da 2Date4Love.com. “é importante ver se um software pode ser ajustado para atender às necessidades de negócios específicas.”

3. Mantenha o controle do tempo simples

Se você está rastreando o tempo, mas ocupando muito dele, o propósito é derrotado. Manter as coisas simples é o caminho a percorrer. Por exemplo, configurar o gerenciamento de projetos e as categorias de tarefas torna mais fácil para os funcionários controlar o tempo.

4. Procure Integração

“Vá para uma solução que oferece integração de folha de pagamento e rastreamento offline”, escreve Thierry Tremblay, CEO e fundador da Kohezion. “Ele deve ter relatórios abrangentes, incluindo custos e ROI e suportar várias moedas.”

5. Use uma equipe dedicada

Permita apenas que determinadas pessoas em sua empresa criem tarefas e projetos e os atribuam.

“Se todo mundo começar a fazer isso, vai se tornar uma bagunça”, escreve Tremblay. “Seus relatórios não fornecerão uma visão geral clara dos dados.”

6. Não exagere

Controlar o tempo em seu negócio é importante. No entanto, você não precisa exagerar. Por exemplo, nem todos os emails que você envia para um cliente precisam ser adicionados. No entanto, os vendedores que se reúnem com os clientes precisam acompanhar seu tempo.

Aqui está uma dica. Geralmente, você deve adicionar itens que levam mais de 15 minutos. Basta lembrar que muitos detalhes podem atrapalhar os resultados.

7. Escolha uma boa interface

Veja abaixo algumas boas perguntas a serem feitas.

“O aplicativo é conveniente de usar? Ele fornece as entregas de que você precisa em um formato conveniente para você? Certifique-se de que as interfaces do rastreador real e a saída que ele fornece a você são úteis ”, sugere Trond Nyland, fundador e CEO da Mattress Review.

8. Adivinhe o momento em que você precisa

Muitas opções de rastreamento de tempo vêm com uma opção de temporizador. Funcionários e gerentes podem esquecer de ligá-lo ou desligá-lo. Quando isso acontecer, incentive sua equipe a adivinhar com precisão o horário que perdeu.

9. Use Lembretes

Allan Borch é um growth hacker e fundador da DotcomDollar. Ele tem algumas boas sugestões sobre como controlar o tempo de forma eficiente.

“Use lembretes e alertas para cutucá-lo caso você esqueça de controlar seu tempo”, escreve ele.

10. Entre em uma rotina

Borch também diz que detalhes e rotinas são importantes: “Registre o tempo diariamente e sempre indique qual tarefa está sendo rastreada”.

11. Incluir Não Faturáveis

Obtendo uma imagem precisa de quanto dos custos do projeto incluem não faturáveis. É por isso que é bom incluir itens como conversas e sessões de brainstorming. Você nem sempre pode adicioná-los a uma fatura. Mas eles são inestimáveis ​​quando você vê padrões e precisa calcular sua taxa horária.

12. Arquive seu tempo corretamente

Por fim, categorizar os itens corretamente faz uma grande diferença no seu trabalho.

“Sempre vincule a tarefa em que você trabalha com os projetos aos quais ela pertence”, escreve Borch.

13. Aprenda com os dados de rastreamento de tempo

Charlie Worrall é Executivo de Marketing Digital da Imaginaire Digital. Ele diz que você pode aprender grandes lições de negócios com os dados que coleta.

“O controle do tempo nem sempre deve ser sobre a rapidez com que seus funcionários podem trabalhar”, diz ele. “Deve ser algo para aprender. Se os funcionários ficarem presos em um determinado ponto de um processo, pode haver algo errado com ele. E pode haver uma maneira de reduzir o tempo por meio de automação e atualizações.”

14. Vincule o rastreamento de tempo às estimativas

O software pode ajudá-lo a acompanhar o desempenho dos funcionários. Você também pode usá-lo para criar melhores estimativas para projetos futuros. Você pode usar os dados coletados para definir um preço competitivo. Ou você pode procurar lugares para reduzir os custos antes de fazer uma estimativa.

15. Tenha um plano

Manter as coisas simples é importante. Isso se aplica se você estiver usando um software ou algo como uma planilha para controlar o tempo. Um pouco de planejamento prévio é uma boa ideia. Por exemplo, você deve decidir se vai acompanhar projetos ou funcionários individuais em seu trabalho.

Entender o que você quer fazer irá ajudá-lo a escolher o produto certo.

Quais são os benefícios do controle de tempo dos funcionários?

Dean Mathews é o fundador e CEO da OnTheClock. Ele forneceu alguns pensamentos sobre os bônus do rastreamento de tempo.

“Para começar, rastrear o tempo da equipe é exigido por lei”, escreve ele. “O Departamento de Trabalho (DOL) afirma que todo o tempo de horário dos funcionários deve ser rastreado.”

Ele também diz que a coleta de dados de rastreamento de tempo fornece insights de negócios. Reduz as disputas de folha de pagamento eliminando erros e geralmente economiza tempo. Mathews diz que o rastreamento do tempo também beneficia os trabalhadores.

“Os funcionários se beneficiam ao ver suas horas trabalhadas, solicitações/saldos de folga e seus cronogramas de trabalho planejados”, diz ele.

Ele acrescenta um ponto final sobre como apresentar a ideia de que você deseja rastrear seu tempo para a equipe: “O rastreamento de tempo deve ser mutuamente benéfico para o empregador e o empregado. Caso contrário, será visto apenas como uma tática de “irmão mais velho” pelos funcionários”.

Qual é o melhor aplicativo de rastreamento de tempo de funcionários?

Além do OnTheClock, existem muitos aplicativos de rastreamento de tempo de funcionários para escolher. Eles são projetados para ajudar o trabalho a ser mais tranquilo, tanto do ponto de vista da equipe quanto do empregador.

  • TFolhas. Esta opção oferece relatórios interativos em tempo real. Um dos outros grandes bônus é o fato de você poder conectar o software de folha de pagamento a este produto. Existe até um aplicativo móvel que você pode usar para alertar os funcionários sobre quando entrar e sair.
  • Tick ​​é uma solução simples. As pequenas empresas precisam escolher uma tarefa ou projeto e apenas clicar em um botão para iniciar o rastreamento de tempo. Obtenha uma avaliação gratuita de 30 dias com este produto. Existe até um aplicativo Tick Apple Watch para empreendedores ocupados.
  • Everhour oferece uma lista de integrações que as pequenas empresas achariam úteis. Por exemplo, este produto se integra ao Slack. Oferece a capacidade de acompanhar seus orçamentos em tempo real

Para ainda mais, leia: Aplicativos de rastreamento de tempo e despesas: 27 soluções

Como escolho uma solução de rastreamento de tempo?

Mathews diz que uma lista de verificação definindo seus objetivos quando você está analisando o tempo de rastreamento é o primeiro passo. Ele descreve algumas áreas a serem consideradas: “Quais são seus pontos problemáticos, os problemas que você deseja resolver e o que você deseja realizar?”

Ele sugere que você procure os seguintes recursos quando quiser controlar o tempo em sua empresa.

  • Os funcionários devem poder entrar e sair
  • Suporte para folga remunerada (PTO) e solicitações de funcionários para PTO
  • Aplicativos de telefone
  • Agendamento de funcionários
  • Monitoramento e controles de localização para funcionários móveis (GPS, geo-fencing, etc.)
  • Integração com um provedor de folha de pagamento
  • Opções on-line x no local
  • Custo do trabalho e do projeto
  • Apoio ao empregado assalariado
  • Alertas e notificações para auxiliar na gestão do seu negócio
  • Recursos de relatórios

A seleção de potenciais sistemas de rastreamento de tempo é o próximo passo, de acordo com Mathews. Ele fornece algumas dicas:

“Termos de pesquisa do Google como 'relógio de ponto do funcionário ' ou 'relógio de ponto'”, escreve ele. “Seja criativo para obter uma lista abrangente de opções em potencial. Peça aos seus funcionários e colegas proprietários de empresas recomendações sobre o que eles usaram antes.”

Finalmente, você precisa demonstrar o sistema de rastreamento de tempo.

A maioria dos sistemas de rastreamento de tempo tem um período de teste gratuito. Use os diferentes recursos, adicione funcionários e visualize relatórios.

“Certifique-se de enviar algumas solicitações de suporte para verificar se você obterá respostas para quaisquer perguntas”, diz Mathews. Obtenha feedback de sua equipe antes de tomar uma decisão.

Para mais dicas, leia: Como escolher o melhor software de rastreamento de tempo

Imagem: Depositphotos.com