15 consejos para el seguimiento del tiempo de los empleados

Publicado: 2020-08-27

Con más y más empleados trabajando de forma remota, el seguimiento del tiempo se está volviendo más importante que nunca. Puede reducir los costos de mano de obra para la gestión. Y aumenta el compromiso de los trabajadores para los trabajadores. El mejor software de seguimiento de tiempo puede incluso ayudar a una pequeña empresa a cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Mejores prácticas de seguimiento del tiempo de los empleados

Buscar el mejor producto o aplicación de seguimiento del tiempo no tiene por qué ser abrumador o confuso. Hay mejores prácticas para industrias específicas. Como la atención médica y las empresas que tienen empleados por horas. También hay otras consideraciones. Por ejemplo, el que elija debe ofrecer datos de seguimiento de tiempo y adherirse a políticas como las reglas sindicales.

Lea acerca de las mejores prácticas y consejos de seguimiento del tiempo a continuación.

1. Ofrecer incentivos

Willie Greer es el fundador de The Product Analyst. Él dice que proporcionar incentivos a los trabajadores es un buen punto de partida. Es una excelente manera de hacer que los empleados realicen un seguimiento del tiempo.

“Considere a los miembros del personal que siguen las reglas y prosperan con los estándares”, escribe.

Los pequeños regalos funcionan. Lo mismo ocurre con un día adicional libre del trabajo.

2. Personalízate

Obtendrá una gran cantidad de datos de seguimiento cuando elija una solución. Asegúrese de que puede personalizar la herramienta y realizar un seguimiento de la información que necesita.

“Algunas tareas específicas deben tener una opción de seguimiento de tiempo personalizable”, escribe Nikolina Jeric, fundadora de 2Date4Love.com. “Es importante ver si un software se puede ajustar para satisfacer las necesidades comerciales específicas”.

3. Mantenga el seguimiento del tiempo simple

Si está rastreando el tiempo pero ocupando demasiado de él, el propósito se frustra. Mantener las cosas simples es el camino a seguir. Por ejemplo, configurar la gestión de proyectos y las categorías de tareas facilita a los empleados el seguimiento del tiempo.

4. Busque la integración

"Busque una solución que ofrezca integración de nómina y seguimiento fuera de línea", escribe Thierry Tremblay, director ejecutivo y fundador de Kohezion. "Debe tener informes completos que incluyan costos y ROI y admitir múltiples monedas".

5. Utilice personal dedicado

Solo permita que determinadas personas de su empresa creen tareas y proyectos y los asignen.

“Si todo el mundo empieza a hacerlo, se convertirá en un desastre”, escribe Tremblay. “Sus informes no le darán una visión general clara de los datos”.

6. No te excedas

El seguimiento del tiempo en su negocio es importante. Sin embargo, no es necesario que se exceda. Por ejemplo, no es necesario agregar todos los correos electrónicos que envíe a un cliente. Sin embargo, los vendedores que se reúnen con los clientes necesitan realizar un seguimiento de su tiempo.

Aquí hay una pista. Por lo general, debe agregar elementos que tarden más de 15 minutos. Solo recuerda que demasiados detalles pueden confundir los resultados.

7. Elija una buena interfaz

Vea a continuación algunas buenas preguntas para hacer.

“¿Es conveniente usar la aplicación? ¿Le proporciona los resultados que necesita en un formato que le resulte conveniente? Asegúrese de que las interfaces del rastreador real y la salida que le brinda sean útiles”, sugiere Trond Nyland, fundador y director ejecutivo de Mattress Review.

8. Adivina la hora cuando lo necesites

Muchas opciones de seguimiento del tiempo vienen con una opción de temporizador. Los empleados y gerentes pueden olvidarse de encenderlo o apagarlo. Cuando eso suceda, anime a su personal a adivinar con precisión el tiempo que se han perdido.

9. Usa recordatorios

Allan Borch es un hacker de crecimiento y fundador de DotcomDollar. Tiene algunas buenas sugerencias sobre el seguimiento del tiempo de manera eficiente.

“Use recordatorios y alertas para avisarle en caso de que olvide controlar su tiempo”, escribe.

10. Entra en una rutina

Borch también dice que los detalles y las rutinas son importantes: "Registre el tiempo diariamente y siempre indique qué tarea se está rastreando".

11. Incluir no facturables

Obtener una imagen precisa de cuánto de los costos del proyecto incluyen no facturables. Por eso es bueno incluir elementos como conversaciones y sesiones de intercambio de ideas. No siempre puede agregarlos a una factura. Pero son invaluables cuando ve patrones y necesita calcular su tarifa por hora.

12. Presente su tiempo correctamente

Finalmente, categorizar los elementos correctamente hace una gran diferencia en su trabajo.

“Siempre vincula la tarea en la que trabajas con los proyectos a los que pertenecen”, escribe Borch.

13. Aprende de los datos de seguimiento del tiempo

Charlie Worrall es ejecutivo de marketing digital en Imaginaire Digital. Él dice que puedes aprender grandes lecciones de negocios de los datos que recopilas.

“El seguimiento del tiempo no siempre debe ser sobre qué tan rápido pueden trabajar sus empleados”, dice. “Debería ser algo de lo que aprender. Si los empleados se atascan en un punto determinado de un proceso, es posible que haya algún problema. Y puede haber una manera de reducir el tiempo a través de la automatización y las actualizaciones”.

14. Ate el seguimiento del tiempo a las estimaciones

El software puede ayudarlo a realizar un seguimiento del desempeño de los empleados. También puede usarlo para crear mejores estimaciones para proyectos futuros. Puede utilizar los datos recopilados para establecer un precio que sea competitivo. O bien, puede buscar lugares para reducir los costos antes de hacer un presupuesto.

15. Ten un plan

Mantener las cosas simples es importante. Eso se aplica ya sea que esté usando un software o algo así como una hoja de cálculo para controlar el tiempo. Un poco de planificación previa es una buena idea. Por ejemplo, debe decidir si va a realizar un seguimiento de los proyectos o de los empleados individuales en su trabajo.

Comprender lo que quiere hacer lo ayudará a elegir el producto adecuado.

¿Cuáles son los beneficios del seguimiento del tiempo de los empleados?

Dean Mathews es el fundador y director ejecutivo de OnTheClock. Proporcionó algunas ideas sobre las bonificaciones del seguimiento del tiempo.

“Para empezar, la ley exige el seguimiento del tiempo del personal”, escribe. "El Departamento de Trabajo (DOL) establece que se debe realizar un seguimiento de todo el tiempo de los empleados por hora".

También dice que la recopilación de datos de seguimiento del tiempo proporciona información comercial. Reduce las disputas de nómina al eliminar errores y, en general, ahorra tiempo. Mathews dice que el seguimiento del tiempo también beneficia a los trabajadores.

“Los empleados se benefician al ver sus horas trabajadas, solicitudes/saldos de tiempo libre y sus horarios de trabajo planificados”, dice.

Agrega un punto final sobre cómo presentar la idea de que desea realizar un seguimiento de su tiempo al personal: “El seguimiento del tiempo debe ser mutuamente beneficioso para el empleador y el empleado. De lo contrario, los empleados solo lo verán como una táctica de "hermano mayor".

¿Cuál es la mejor aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados?

Además de OnTheClock, hay muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo de los empleados para elegir. Estos están diseñados para ayudar a que el trabajo sea más fluido desde la perspectiva del personal y de los empleadores.

  • Hojas T. Esta opción ofrece informes interactivos en tiempo real. Una de las otras grandes ventajas es el hecho de que puede conectar el software de nómina a este producto. Incluso hay una aplicación móvil que puede usar para alertar a los empleados sobre cuándo marcar la entrada y la salida.
  • Tick ​​es una solución simple. Las pequeñas empresas deben elegir una tarea o proyecto y simplemente hacer clic en un botón para iniciar el seguimiento del tiempo. Obtenga una prueba gratuita de 30 días con este producto. Incluso hay una aplicación Tick Apple Watch para empresarios ocupados.
  • Everhour ofrece una lista de integraciones que las pequeñas empresas encontrarían útiles. Por ejemplo, este producto se integra con Slack. Ofrece la posibilidad de controlar sus presupuestos en tiempo real

Para obtener aún más, lea: Aplicaciones de seguimiento de tiempo y gastos: 27 soluciones

¿Cómo elijo una solución de seguimiento de tiempo?

Mathews dice que el primer paso es una lista de verificación que defina sus objetivos cuando esté analizando el tiempo de seguimiento. Él describe algunas áreas a considerar: "¿Cuáles son sus puntos débiles, los problemas que desea resolver y qué busca lograr?"

Sugiere que busque las siguientes características cuando busque realizar un seguimiento del tiempo en su negocio.

  • Los empleados deben poder fichar la entrada y la salida
  • Soporte para tiempo libre pagado (PTO) y solicitudes de personal para PTO
  • aplicaciones de teléfono
  • Programación de empleados
  • Monitoreo de ubicación y controles para empleados móviles (GPS, geo-fencing, etc.)
  • Integración con un proveedor de nómina
  • Opciones en línea vs en las instalaciones
  • Costo de trabajos y proyectos
  • Apoyo al empleado asalariado
  • Alertas y notificaciones para ayudar en la gestión de su negocio
  • Funciones de informes

Lo siguiente es preseleccionar posibles sistemas de seguimiento del tiempo, según Mathews. Él proporciona algunos consejos:

“Términos de búsqueda en Google como ' reloj de tiempo del empleado ' o 'reloj de tiempo'”, escribe. “Sea inventivo para obtener una lista completa de posibles opciones. Pídales a sus empleados y compañeros propietarios de negocios recomendaciones sobre lo que han usado antes”.

Finalmente, necesita hacer una demostración del sistema de seguimiento de tiempo.

La mayoría de los sistemas de seguimiento de tiempo tienen un período de prueba gratuito. Use las diferentes funciones, agregue empleados y vea informes.

“Asegúrese de enviar algunas solicitudes de soporte para verificar que obtendrá respuestas a cualquier pregunta”, dice Mathews. Obtenga retroalimentación de su equipo antes de tomar una decisión.

Para obtener más consejos, lea: Cómo elegir el mejor software de seguimiento de tiempo

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