15 Suggerimenti per il monitoraggio del tempo dei dipendenti

Pubblicato: 2020-08-27

Con sempre più dipendenti che lavorano in remoto, il monitoraggio del tempo sta diventando più importante che mai. Può ridurre i costi di manodopera per la gestione. E aumenta il coinvolgimento dei lavoratori per i lavoratori. Il miglior software di monitoraggio del tempo può anche aiutare una piccola impresa a soddisfare i requisiti di conformità.

Best practice per il monitoraggio del tempo dei dipendenti

La ricerca del miglior prodotto o app per il monitoraggio del tempo non deve essere opprimente o confusa. Esistono buone pratiche per settori specifici. Come l'assistenza sanitaria e le aziende che hanno dipendenti a ore. Ci sono anche altre considerazioni. Ad esempio, quello che scegli dovrebbe offrire dati di monitoraggio del tempo e aderire a politiche come le regole sindacali.

Leggi di seguito le best practice e i suggerimenti per il monitoraggio del tempo.

1. Offrire incentivi

Willie Greer è il fondatore di The Product Analyst. Dice che fornire incentivi ai lavoratori è un buon punto di partenza. È un ottimo modo per convincere i dipendenti a tenere traccia del tempo.

"Prendete in considerazione i membri del personale che seguono le regole e rispettano gli standard", scrive.

I piccoli regali funzionano. Così fa un giorno extra dal lavoro.

2. Personalizza

Riceverai una vasta gamma di dati di tracciamento quando scegli una soluzione. Assicurati di poter personalizzare lo strumento e tenere traccia delle informazioni necessarie.

"Alcune attività specifiche devono avere un'opzione di monitoraggio del tempo personalizzabile", scrive Nikolina Jeric, fondatrice di 2Date4Love.com. "è importante vedere se un software può essere adattato per soddisfare esigenze aziendali specifiche".

3. Mantieni il monitoraggio del tempo semplice

Se stai monitorando il tempo ma ne stai occupando troppo, lo scopo viene sconfitto. Mantenere le cose semplici è la strada da percorrere. Ad esempio, l'impostazione della gestione dei progetti e delle categorie di attività rende più facile per i dipendenti tenere traccia del tempo.

4. Cerca l'integrazione

"Scegli una soluzione che offra l'integrazione delle buste paga e il monitoraggio offline", scrive Thierry Tremblay, CEO e fondatore di Kohezion. "Dovrebbe avere una reportistica completa che includa costi e ROI e supportare più valute".

5. Utilizzare personale dedicato

Consenti solo a determinate persone nella tua azienda di creare attività e progetti e di assegnarli.

"Se tutti iniziano a farlo, diventerà un pasticcio", scrive Tremblay. "I tuoi rapporti non ti forniranno una panoramica chiara dei dati."

6. Non esagerare

Il monitoraggio del tempo presso la tua azienda è importante. Tuttavia, non è necessario esagerare. Ad esempio, non tutte le email inviate a un cliente devono essere aggiunte. Tuttavia, i venditori che incontrano i clienti devono tenere traccia del loro tempo.

Ecco un suggerimento. In genere, dovresti aggiungere elementi che richiedono più di 15 minuti. Ricorda solo che troppi dettagli possono confondere i risultati.

7. Scegli una buona interfaccia

Vedi sotto per alcune buone domande da porre.

“L'app è comoda da usare? Ti dà i risultati di cui hai bisogno in un formato che ti è comodo? Assicurati che le interfacce del tracker reale e l'output che ti dà siano entrambi a portata di mano", suggerisce Trond Nyland, fondatore e CEO di Mattress Review.

8. Indovina il momento in cui ne hai bisogno

Molte opzioni di monitoraggio del tempo sono dotate di un'opzione timer. Dipendenti e dirigenti possono dimenticarsi di accenderlo o spegnerlo. Quando ciò accade, incoraggia il tuo staff a indovinare con precisione il momento che ha perso.

9. Usa i promemoria

Allan Borch è un growth hacker e fondatore di DotcomDollar. Ha alcuni buoni suggerimenti su come monitorare il tempo in modo efficiente.

"Usa promemoria e avvisi per contattarti nel caso ti dimentichi di tenere traccia del tuo tempo", scrive.

10. Entra in una routine

Borch afferma anche che i dettagli e le routine contano: "Traccia il tempo ogni giorno e indica sempre quale attività viene monitorata".

11. Includi non fatturabili

Ottenere un quadro accurato di quanto i costi del progetto includono non fatturabili. Ecco perché è bene includere elementi come conversazioni e sessioni di brainstorming. Non puoi sempre aggiungerli a una fattura. Ma sono inestimabili quando vedi schemi e devi calcolare la tua tariffa oraria.

12. Archivia correttamente il tuo tempo

Infine, classificare correttamente gli elementi fa una grande differenza nel tuo lavoro.

"Collega sempre il compito su cui lavori con i progetti a cui appartengono", scrive Borch.

13. Impara dai dati di monitoraggio del tempo

Charlie Worrall è un dirigente di marketing digitale presso Imaginaire Digital. Dice che puoi imparare grandi lezioni di business dai dati che raccogli.

"Il monitoraggio del tempo non dovrebbe sempre riguardare la velocità con cui i dipendenti possono lavorare", afferma. “Dovrebbe essere qualcosa da cui imparare. Se i dipendenti si bloccano a un certo punto di un processo, potrebbe esserci qualcosa che non va. E potrebbe esserci un modo per ridurre i tempi attraverso l'automazione e gli aggiornamenti".

14. Collega il monitoraggio del tempo alle stime

Il software può aiutarti a tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti. Puoi anche usarlo per creare stime migliori per progetti futuri. Puoi utilizzare i dati raccolti per impostare un prezzo competitivo. Oppure puoi cercare posti dove ridurre i costi prima di fare un preventivo.

15. Avere un piano

Mantenere le cose semplici è importante. Ciò vale sia che tu stia utilizzando un software o qualcosa come un foglio di calcolo per tenere traccia del tempo. Una piccola pianificazione preliminare è una buona idea. Ad esempio, dovresti decidere se tenere traccia dei progetti o dei singoli dipendenti al tuo lavoro.

Capire cosa vuoi fare ti aiuterà a scegliere il prodotto giusto.

Quali sono i vantaggi del monitoraggio del tempo dei dipendenti?

Dean Mathews è il fondatore e CEO di OnTheClock. Ha fornito alcune riflessioni sui bonus del rilevamento del tempo.

"Per cominciare, il monitoraggio del tempo del personale è richiesto dalla legge", scrive. "Il Dipartimento del lavoro (DOL) afferma che tutto il tempo orario dei dipendenti deve essere monitorato".

Dice anche che la raccolta di dati sul monitoraggio del tempo fornisce approfondimenti aziendali. Riduce le controversie sui salari eliminando gli errori e generalmente fa risparmiare tempo. Mathews afferma che il monitoraggio del tempo avvantaggia anche i lavoratori.

"I dipendenti traggono vantaggio dal vedere le loro ore lavorate, le richieste/saldi di ferie e gli orari di lavoro pianificati", afferma.

Aggiunge un ultimo punto su come presentare l'idea che si desidera monitorare il loro tempo al personale: “Il monitoraggio del tempo dovrebbe essere reciprocamente vantaggioso per il datore di lavoro e il dipendente. In caso contrario, sarà vista solo come una tattica da "fratello maggiore" dai dipendenti".

Qual è la migliore app per il monitoraggio del tempo dei dipendenti?

Oltre a OnTheClock, ci sono molte app di monitoraggio del tempo dei dipendenti tra cui scegliere. Questi sono progettati per aiutare il lavoro a svolgere più agevolmente sia dal punto di vista del personale che dei datori di lavoro.

  • Fogli. Questa opzione offre rapporti interattivi in ​​tempo reale. Uno degli altri grandi bonus è il fatto che puoi collegare il software del libro paga a questo prodotto. C'è anche un'app mobile che puoi utilizzare per avvisare i dipendenti su quando entrare e uscire.
  • Il segno di spunta è una soluzione semplice. Le piccole imprese devono scegliere un'attività o un progetto e fare semplicemente clic su un pulsante per avviare il monitoraggio del tempo. Ottieni una prova gratuita di 30 giorni con questo prodotto. C'è anche un'app Tick Apple Watch per gli imprenditori impegnati.
  • Everhour offre un elenco di integrazioni che le piccole imprese potrebbero trovare utili. Ad esempio, questo prodotto si integra con Slack. Offre la possibilità di tenere d'occhio i propri budget in tempo reale

Per ancora di più, leggi: App per il monitoraggio del tempo e delle spese: 27 soluzioni

Come faccio a scegliere una soluzione di monitoraggio del tempo?

Mathews afferma che una lista di controllo che definisce i tuoi obiettivi quando stai guardando il tempo di monitoraggio è il primo passo. Delinea alcune aree da considerare: "Quali sono i tuoi punti deboli, i problemi che vuoi risolvere e cosa stai cercando di ottenere?"

Ti suggerisce di cercare le seguenti funzionalità quando stai cercando di tenere traccia del tempo nella tua attività.

  • I dipendenti devono essere in grado di timbrare in entrata e in uscita
  • Supporto per permessi retribuiti (PTO) e richieste di personale per PTO
  • App per telefoni
  • Programmazione dei dipendenti
  • Monitoraggio e controlli della posizione per i dipendenti mobili (GPS, geo-fencing, ecc.)
  • Integrazione con un fornitore di buste paga
  • Opzioni online e on-premise
  • Costo del lavoro e del progetto
  • Supporto ai dipendenti stipendiati
  • Avvisi e notifiche per aiutarti nella gestione della tua attività
  • Funzionalità di segnalazione

Secondo Mathews, è il prossimo elenco di potenziali sistemi di monitoraggio del tempo. Fornisce alcuni suggerimenti:

"Termini di ricerca di Google come ' orologio dipendente ' o 'orologio'", scrive. “Sii inventivo in modo da ottenere un elenco completo di potenziali opzioni. Chiedi ai tuoi dipendenti e ai colleghi titolari di attività consigli su ciò che hanno utilizzato in precedenza".

Infine, devi provare il sistema di monitoraggio del tempo.

La maggior parte dei sistemi di rilevamento del tempo ha un periodo di prova gratuito. Usa le diverse funzionalità, aggiungi dipendenti e visualizza i rapporti.

"Assicurati di inviare alcune richieste di supporto per verificare che riceverai risposte a qualsiasi domanda", afferma Mathews. Ricevi feedback dal tuo team prima di prendere una decisione.

Per ulteriori suggerimenti, leggi: Come scegliere il miglior software di monitoraggio del tempo

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