15 conseils de suivi du temps des employés

Publié: 2020-08-27

Avec de plus en plus d'employés travaillant à distance, le suivi du temps devient plus important que jamais. Il peut réduire les coûts de main-d'œuvre pour la gestion. Et cela augmente l'engagement des travailleurs pour les travailleurs. Le meilleur logiciel de suivi du temps peut même aider une petite entreprise à répondre aux exigences de conformité.

Meilleures pratiques de suivi du temps des employés

La recherche du meilleur produit ou application de suivi du temps n'a pas besoin d'être écrasante ou déroutante. Il existe des pratiques exemplaires pour des industries spécifiques. Comme les soins de santé et les entreprises qui ont des employés horaires. Il y a aussi d'autres considérations. Par exemple, celui que vous choisissez doit offrir des données de suivi du temps et respecter des politiques telles que les règles syndicales.

Découvrez ci-dessous les meilleures pratiques et les conseils de suivi du temps.

1. Offrir des incitations

Willie Greer est le fondateur de The Product Analyst. Il dit que fournir des incitations aux travailleurs est un bon point de départ. C'est un excellent moyen d'amener les employés à suivre le temps.

"Considérez les membres du personnel qui suivent les règles et s'épanouissent sur les normes", écrit-il.

Les petits cadeaux fonctionnent. Il en va de même pour un jour de congé supplémentaire.

2. Soyez personnalisé

Vous obtiendrez une multitude de données de suivi lorsque vous choisirez une solution. Assurez-vous que vous pouvez personnaliser l'outil et garder une trace des informations dont vous avez besoin.

"Certaines tâches spécifiques doivent avoir une option de suivi du temps personnalisable", écrit Nikolina Jeric, fondatrice de 2Date4Love.com. "Il est important de voir si un logiciel peut être ajusté pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise."

3. Gardez le suivi du temps simple

Si vous suivez le temps mais que vous en prenez trop, le but est vaincu. Garder les choses simples est la voie à suivre. Par exemple, la configuration de la gestion de projet et des catégories de tâches facilite le suivi du temps pour les employés.

4. Recherchez l'intégration

"Optez pour une solution qui offre une intégration de la paie et un suivi hors ligne", écrit Thierry Tremblay, PDG et fondateur de Kohezion. "Il devrait avoir des rapports complets, y compris les coûts et le retour sur investissement, et prendre en charge plusieurs devises."

5. Utilisez du personnel dédié

Ne laissez que certaines personnes de votre entreprise créer des tâches et des projets et les attribuer.

« Si tout le monde commence à le faire, ça va devenir un gâchis », écrit Tremblay. "Vos rapports ne vous donneront pas un aperçu clair des données."

6. N'allez pas trop loin

Le suivi du temps passé dans votre entreprise est important. Cependant, vous n'avez pas besoin d'aller trop loin. Par exemple, tous les e-mails que vous envoyez à un client n'ont pas besoin d'être ajoutés. Cependant, les vendeurs qui rencontrent les clients doivent suivre leur temps.

Voici un indice. Généralement, vous devez ajouter des éléments qui prennent plus de 15 minutes. N'oubliez pas que trop de détails peuvent brouiller les résultats.

7. Choisissez une bonne interface

Voir ci-dessous quelques bonnes questions à poser.

"L'application est-elle pratique à utiliser ? Vous donne-t-il les livrables dont vous avez besoin dans un format qui vous convient ? Assurez-vous que les interfaces du tracker réel et la sortie qu'il vous donne sont à la fois pratiques », suggère Trond Nyland, fondateur et PDG de Mattress Review.

8. Devinez l'heure à laquelle vous devez

De nombreuses options de suivi du temps sont livrées avec une option de minuterie. Les employés et les managers peuvent oublier de l'allumer ou de l'éteindre. Lorsque cela se produit, encouragez votre personnel à deviner avec précision l'heure qu'il a manquée.

9. Utilisez des rappels

Allan Borch est un hacker de croissance et fondateur de DotcomDollar. Il a quelques bonnes suggestions sur le suivi efficace du temps.

"Utilisez des rappels et des alertes pour vous alerter au cas où vous oublieriez de suivre votre temps", écrit-il.

10. Entrez dans une routine

Borch dit également que les détails et les routines sont importants : "Suivez le temps quotidiennement et indiquez toujours quelle tâche est suivie."

11. Inclure les non facturables

Obtenir une image précise de la part des coûts du projet qui comprend des éléments non facturables. C'est pourquoi il est bon d'inclure des éléments tels que des conversations et des séances de remue-méninges. Vous ne pouvez pas toujours les ajouter à une facture. Mais ils sont inestimables lorsque vous voyez des modèles et que vous devez calculer votre taux horaire.

12. Classez votre temps correctement

Enfin, catégoriser correctement les éléments fait une grande différence dans votre travail.

"Liez toujours la tâche sur laquelle vous travaillez avec les projets auxquels elle appartient", écrit Borch.

13. Apprendre des données de suivi du temps

Charlie Worrall est responsable du marketing numérique chez Imaginaire Digital. Il dit que vous pouvez tirer des leçons pour les grandes entreprises des données que vous collectez.

« Le suivi du temps ne devrait pas toujours se limiter à la vitesse à laquelle vos employés peuvent travailler », dit-il. «Ce devrait être quelque chose à apprendre. Si les employés sont bloqués à un certain stade d'un processus, il se peut qu'il y ait quelque chose qui ne va pas. Et il peut y avoir un moyen de réduire le temps grâce à l'automatisation et aux mises à niveau.

14. Associez le suivi du temps aux estimations

Un logiciel peut vous aider à suivre les performances des employés. Vous pouvez également l'utiliser pour créer de meilleures estimations pour de futurs projets. Vous pouvez utiliser les données collectées pour fixer un prix compétitif. Ou, vous pouvez rechercher des endroits pour réduire les coûts avant de faire une estimation.

15. Ayez un plan

Garder les choses simples est important. Cela s'applique que vous utilisiez un logiciel ou quelque chose comme une feuille de calcul pour suivre le temps. Un peu de pré-planification est une bonne idée. Par exemple, vous devez décider si vous allez suivre des projets ou des employés individuels à votre travail.

Comprendre ce que vous voulez faire vous aidera à choisir le bon produit.

Quels sont les avantages du suivi du temps des employés ?

Dean Mathews est le fondateur et PDG de OnTheClock. Il a fourni quelques réflexions sur les bonus du suivi du temps.

"Pour commencer, le suivi du temps du personnel est requis par la loi", écrit-il. "Le ministère du Travail (DOL) déclare que tout le temps horaire des employés doit être suivi."

Il dit également que la collecte de données de suivi du temps fournit des informations commerciales. Il réduit les litiges liés à la paie en éliminant les erreurs et permet généralement de gagner du temps. Mathews affirme que le suivi du temps profite également aux travailleurs.

« Les employés ont intérêt à voir leurs heures travaillées, leurs demandes/soldes de congés et leurs horaires de travail prévus », dit-il.

Il ajoute un dernier point sur la façon de présenter l'idée que vous voulez suivre leur temps au personnel : « Le suivi du temps doit être mutuellement bénéfique pour l'employeur et l'employé. Sinon, cela ne sera perçu que comme une tactique de « grand frère » par les employés. »

Quelle est la meilleure application de suivi du temps des employés ?

Outre OnTheClock, il existe de nombreuses applications de suivi du temps des employés parmi lesquelles choisir. Celles-ci sont conçues pour faciliter le déroulement du travail, tant du point de vue du personnel que des employeurs.

  • TFiches. Cette option offre des rapports interactifs en temps réel. L'un des autres gros bonus est le fait que vous pouvez connecter un logiciel de paie à ce produit. Il existe même une application mobile que vous pouvez utiliser pour alerter les employés de l'heure d'arrivée et de départ.
  • La tique est une solution simple. Les petites entreprises doivent choisir une tâche ou un projet et cliquer simplement sur un bouton pour démarrer le suivi du temps. Obtenez un essai gratuit de 30 jours avec ce produit. Il existe même une application Tick Apple Watch pour les entrepreneurs occupés.
  • Everhour propose une liste d'intégrations que les petites entreprises trouveraient utiles. Par exemple, ce produit s'intègre à Slack. Il offre la possibilité de garder un œil sur vos budgets en temps réel

Pour en savoir plus, lisez : Applications de suivi du temps et des dépenses : 27 solutions

Comment choisir une solution de suivi du temps ?

Mathews dit qu'une liste de contrôle définissant vos objectifs lorsque vous regardez le temps de suivi est la première étape. Il décrit quelques domaines à considérer : "Quels sont vos points faibles, les problèmes que vous souhaitez résoudre et que cherchez-vous à accomplir ?"

Il vous suggère de rechercher les fonctionnalités suivantes lorsque vous souhaitez suivre le temps passé dans votre entreprise.

  • Les employés doivent pouvoir pointer à l'arrivée et au départ
  • Prise en charge des congés payés (PTO) et des demandes de PTO du personnel
  • Applications téléphoniques
  • Planification des employés
  • Surveillance et contrôles de localisation pour les employés mobiles (GPS, géolocalisation, etc.)
  • Intégration avec un fournisseur de paie
  • Options en ligne ou sur site
  • Chiffrage des travaux et des projets
  • Accompagnement des salariés
  • Alertes et notifications pour vous aider à gérer votre entreprise
  • Fonctionnalités de création de rapports

La présélection des systèmes de suivi du temps potentiels est la prochaine étape, selon Mathews. Il donne quelques conseils :

"Termes de recherche Google comme 'horloge de l' employé ' ou 'horloge'", écrit-il. "Soyez inventif pour obtenir une liste complète des options potentielles. Demandez à vos employés et à vos collègues propriétaires d'entreprise des recommandations sur ce qu'ils ont déjà utilisé. »

Enfin, vous devez faire une démonstration du système de suivi du temps.

La plupart des systèmes de suivi du temps ont une période d'essai gratuite. Utilisez les différentes fonctionnalités, ajoutez des employés et consultez les rapports.

"Assurez-vous d'envoyer quelques demandes d'assistance pour vérifier que vous obtiendrez des réponses à toutes vos questions", déclare Mathews. Obtenez les commentaires de votre équipe avant de prendre une décision.

Pour plus de conseils, lisez : Comment choisir le meilleur logiciel de suivi du temps

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