15 Tip Pelacakan Waktu Karyawan

Diterbitkan: 2020-08-27

Dengan semakin banyak karyawan yang bekerja dari jarak jauh, pelacakan waktu menjadi lebih penting dari sebelumnya. Hal ini dapat mengurangi biaya tenaga kerja untuk manajemen. Dan itu meningkatkan keterlibatan pekerja untuk pekerja. Perangkat lunak pelacakan waktu terbaik bahkan dapat membantu bisnis kecil memenuhi persyaratan kepatuhan.

Praktik Terbaik Pelacakan Waktu Karyawan

Mencari produk atau aplikasi pelacak waktu terbaik tidak perlu berlebihan atau membingungkan. Ada praktik terbaik untuk industri tertentu. Seperti layanan kesehatan dan bisnis yang memiliki karyawan per jam. Ada pertimbangan lain juga. Misalnya, yang Anda pilih harus menawarkan data pelacakan waktu dan mematuhi kebijakan seperti aturan serikat pekerja.

Baca tentang praktik terbaik dan tip pelacakan waktu di bawah ini.

1. Menawarkan Insentif

Willie Greer adalah pendiri The Product Analyst. Dia mengatakan memberikan insentif kepada pekerja adalah titik awal yang baik. Ini adalah cara yang bagus untuk membuat karyawan melacak waktu.

“Pertimbangkan anggota staf yang mengikuti aturan dan berkembang sesuai standar,” tulisnya.

Hadiah kecil berhasil. Begitu juga hari libur ekstra dari pekerjaan.

2. Dapatkan Disesuaikan

Anda akan mendapatkan banyak data pelacakan saat Anda memilih solusi. Pastikan Anda dapat menyesuaikan alat dan melacak info yang Anda butuhkan.

“Beberapa tugas khusus perlu memiliki opsi pelacakan waktu yang dapat disesuaikan,” tulis Nicolina Jeric, pendiri 2Date4Love.com. “Penting untuk melihat apakah perangkat lunak dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis tertentu.”

3. Jaga Pelacakan Waktu Sederhana

Jika Anda melacak waktu tetapi menghabiskan terlalu banyak, tujuannya akan dikalahkan. Menjaga hal-hal sederhana adalah cara untuk pergi. Misalnya, menyiapkan manajemen proyek dan kategori tugas memudahkan karyawan untuk melacak waktu.

4. Carilah Integrasi

“Cari solusi yang menawarkan integrasi penggajian, dan pelacakan offline,” tulis Thierry Tremblay, CEO & Pendiri Kohezion. “Itu harus memiliki pelaporan yang komprehensif termasuk biaya & ROI dan mendukung banyak mata uang.”

5. Gunakan Staf Khusus

Hanya izinkan orang-orang tertentu di perusahaan Anda membuat tugas dan proyek dan menetapkannya.

“Jika semua orang mulai melakukannya, itu akan menjadi berantakan,” tulis Tremblay. “Laporan Anda tidak akan memberikan gambaran yang jelas tentang data.”

6. Jangan Berlebihan

Melacak waktu di bisnis Anda adalah penting. Namun, Anda tidak perlu berlebihan. Misalnya, tidak setiap email yang Anda kirim ke klien perlu ditambahkan. Namun, wiraniaga yang bertemu dengan klien perlu melacak waktu mereka.

Berikut petunjuknya. Umumnya, Anda harus menambahkan item yang membutuhkan waktu lebih dari 15 menit. Ingatlah bahwa terlalu banyak detail dapat mengacaukan hasil.

7. Pilih Antarmuka yang Baik

Lihat di bawah untuk beberapa pertanyaan bagus untuk ditanyakan.

“Apakah aplikasi ini nyaman digunakan? Apakah itu memberi Anda kiriman yang Anda butuhkan dalam format yang nyaman bagi Anda? Pastikan antarmuka pelacak aktual dan output yang diberikannya berguna bagi Anda berdua,” saran Trond Nyland, Pendiri & CEO Mattress Review.

8. Tebak Waktu Ketika Anda Perlu

Banyak opsi pelacakan waktu hadir dengan opsi pengatur waktu. Karyawan dan manajer dapat lupa untuk mengaktifkan atau menonaktifkannya. Ketika itu terjadi, dorong staf Anda untuk menebak secara akurat waktu yang mereka lewatkan.

9. Gunakan Pengingat

Allan Borch adalah seorang hacker pertumbuhan dan pendiri DotcomDollar. Dia memiliki beberapa saran bagus tentang melacak waktu secara efisien.

"Gunakan pengingat dan peringatan untuk menusuk Anda jika Anda lupa melacak waktu Anda," tulisnya.

10. Lakukan Rutinitas

Borch juga mengatakan detail dan rutinitas penting: "Lacak waktu setiap hari dan selalu tunjukkan tugas apa yang sedang dilacak."

11. Sertakan Non-Billables

Mendapatkan gambaran yang akurat tentang berapa banyak biaya proyek termasuk non-tagihan. Itulah mengapa ada baiknya untuk menyertakan hal-hal seperti percakapan dan sesi curah pendapat. Anda tidak selalu dapat menambahkan ini ke faktur. Tetapi mereka sangat berharga ketika Anda melihat pola dan perlu menghitung tarif per jam Anda.

12. Catat Waktu Anda dengan Benar

Akhirnya, mengkategorikan item dengan benar membuat perbedaan besar dalam pekerjaan Anda.

“Selalu ikat tugas yang Anda kerjakan dengan proyek milik mereka,” tulis Borch.

13. Belajar dari Data Pelacakan Waktu

Charlie Worrall adalah Eksekutif Pemasaran Digital di Imaginaire Digital. Dia bilang kamu bisa belajar pelajaran bisnis besar dari data yang kamu kumpulkan.

“Melacak waktu tidak harus selalu tentang seberapa cepat karyawan Anda dapat bekerja,” katanya. “Ini harus menjadi sesuatu untuk dipelajari. Jika karyawan terjebak pada titik tertentu dalam suatu proses, mungkin ada sesuatu yang salah dengannya. Dan mungkin ada cara untuk mengurangi waktu melalui otomatisasi dan peningkatan.”

14. Ikat Pelacakan Waktu dengan Perkiraan

Perangkat lunak dapat membantu Anda melacak kinerja karyawan. Anda juga dapat menggunakannya untuk membuat perkiraan yang lebih baik untuk proyek masa depan. Anda dapat menggunakan data yang dikumpulkan untuk menetapkan harga yang kompetitif. Atau, Anda dapat mencari tempat untuk mengurangi biaya sebelum membuat perkiraan.

15. Miliki Rencana

Menjaga hal-hal sederhana itu penting. Itu berlaku apakah Anda menggunakan perangkat lunak atau sesuatu seperti spreadsheet untuk melacak waktu. Sedikit pra-perencanaan adalah ide yang bagus. Misalnya, Anda harus memutuskan apakah Anda akan melacak proyek atau karyawan individu di tempat kerja Anda.

Memahami apa yang ingin Anda lakukan akan membantu Anda memilih produk yang tepat.

Apa manfaat pelacakan waktu karyawan?

Dean Mathews adalah pendiri dan CEO OnTheClock. Dia memberikan beberapa pemikiran tentang bonus pelacakan waktu.

“Sebagai permulaan, melacak waktu staf diwajibkan oleh hukum,” tulisnya. “Departemen Tenaga Kerja (DOL) menyatakan bahwa semua jam kerja karyawan harus dilacak.”

Dia juga mengatakan mengumpulkan data pelacakan waktu memberikan wawasan bisnis. Ini mengurangi perselisihan penggajian dengan menghilangkan kesalahan dan umumnya menghemat waktu. Mathews mengatakan pelacakan waktu juga menguntungkan pekerja.

“Karyawan mendapat manfaat dari melihat jam kerja mereka, permintaan/keseimbangan waktu istirahat, dan jadwal kerja yang direncanakan,” katanya.

Dia menambahkan poin terakhir tentang bagaimana mempresentasikan ide Anda ingin melacak waktu mereka kepada staf: “Pelacakan waktu harus saling menguntungkan bagi pemberi kerja dan karyawan. Jika tidak, itu hanya akan dilihat sebagai taktik “kakak” oleh karyawan.”

Apa aplikasi pelacakan waktu karyawan terbaik?

Selain OnTheClock, ada banyak aplikasi pelacak waktu karyawan untuk dipilih. Ini dirancang untuk membantu pekerjaan berjalan lebih lancar dari sudut pandang staf dan pemberi kerja.

  • Lembar. Opsi ini menawarkan laporan waktu nyata yang interaktif. Salah satu bonus besar lainnya adalah kenyataan bahwa Anda dapat menghubungkan perangkat lunak penggajian ke produk ini. Bahkan ada aplikasi seluler yang dapat Anda gunakan untuk memperingatkan karyawan tentang kapan harus masuk dan keluar.
  • Tick ​​adalah solusi sederhana. Usaha kecil perlu memilih tugas atau proyek dan cukup klik tombol untuk memulai pelacakan waktu. Dapatkan uji coba 30 hari gratis dengan produk ini. Bahkan ada Aplikasi Tick Apple Watch untuk pengusaha yang sibuk.
  • Everhour menawarkan daftar integrasi yang akan membantu bisnis kecil. Misalnya, produk ini terintegrasi dengan Slack. Ini menawarkan kemampuan untuk mengawasi anggaran Anda secara real-time

Untuk lebih lanjut, baca: Aplikasi Pelacakan Waktu dan Pengeluaran: 27 Solusi

Bagaimana cara memilih solusi pelacakan waktu?

Mathews mengatakan daftar periksa yang menentukan tujuan Anda saat Anda melihat waktu pelacakan adalah langkah pertama. Dia menguraikan beberapa area untuk dipertimbangkan: "Apa poin rasa sakit Anda, masalah yang ingin Anda pecahkan dan apa yang ingin Anda capai?"

Dia menyarankan Anda mencari fitur berikut ketika Anda ingin melacak waktu di bisnis Anda.

  • Karyawan harus bisa masuk dan keluar
  • Dukungan untuk cuti berbayar (PTO) dan permintaan staf untuk PTO
  • Aplikasi telepon
  • Penjadwalan karyawan
  • Pemantauan dan kontrol lokasi untuk karyawan bergerak (GPS, geo-fencing, dll.)
  • Integrasi dengan penyedia penggajian
  • Opsi online vs di tempat
  • Biaya pekerjaan dan proyek
  • Dukungan karyawan yang digaji
  • Peringatan dan pemberitahuan untuk membantu mengelola bisnis Anda
  • Fitur pelaporan

Memilih sistem pelacakan waktu potensial adalah yang berikutnya, menurut Mathews. Dia memberikan beberapa tips:

"Istilah pencarian Google seperti ' jam waktu karyawan ' atau 'jam waktu'," tulisnya. “Jadilah inventif sehingga Anda mendapatkan daftar lengkap opsi potensial. Mintalah rekomendasi kepada karyawan Anda dan sesama pemilik bisnis tentang apa yang telah mereka gunakan sebelumnya.”

Terakhir, Anda perlu mendemonstrasikan sistem pelacakan waktu.

Sebagian besar sistem pelacakan waktu memiliki masa percobaan gratis. Gunakan fitur yang berbeda, tambahkan karyawan, dan lihat laporan.

“Pastikan Anda mengirimkan beberapa permintaan dukungan untuk memverifikasi bahwa Anda akan mendapatkan jawaban atas pertanyaan apa pun,” kata Mathews. Dapatkan umpan balik dari tim Anda sebelum membuat keputusan.

Untuk tips lebih lanjut, baca: Cara Memilih Perangkat Lunak Pelacakan Waktu Terbaik

Gambar: Depositphotos.com