15 نصائح لتتبع وقت الموظف
نشرت: 2020-08-27مع تزايد عدد الموظفين الذين يعملون عن بُعد ، أصبح تتبع الوقت أكثر أهمية من أي وقت مضى. يمكن أن تقلل من تكاليف العمالة للإدارة. ويزيد من مشاركة العمال للعمال. يمكن أن يساعد أفضل برنامج لتتبع الوقت الشركات الصغيرة على تلبية متطلبات الامتثال.
أفضل ممارسات تتبع وقت الموظف
لا يلزم أن يكون البحث عن أفضل وقت لتتبع المنتج أو التطبيق مربكًا أو مربكًا. هناك أفضل الممارسات لصناعات محددة. مثل الرعاية الصحية والشركات التي لديها موظفين كل ساعة. هناك اعتبارات أخرى أيضا. على سبيل المثال ، يجب أن يقدم الشخص الذي تختاره بيانات تتبع الوقت والالتزام بالسياسات مثل قواعد الاتحاد.
اقرأ عن أفضل ممارسات تتبع الوقت والنصائح أدناه.
1. تقديم الحوافز
ويلي جرير هو مؤسس The Product Analyst. يقول إن تقديم الحوافز للعمال هو نقطة انطلاق جيدة. إنها طريقة رائعة لجعل الموظفين يتتبعون الوقت.
يكتب: "ضع في اعتبارك الموظفين الذين يتبعون القواعد وينجحون وفقًا للمعايير".
الهدايا الصغيرة تعمل. وكذلك هل يوم عطلة إضافي من العمل.
2. احصل على حسب الطلب
ستحصل على ثروة من بيانات التتبع عند اختيار حل. تأكد من أنه يمكنك تخصيص الأداة وتتبع المعلومات التي تحتاجها.
كتبت نيكولينا جيريك ، مؤسسة 2Date4Love.com: "تحتاج بعض المهام المحددة إلى خيار تتبع الوقت القابل للتخصيص". "من المهم معرفة ما إذا كان يمكن تعديل البرنامج ليلائم احتياجات العمل المحددة."
3. الحفاظ على تتبع الوقت بسيطة
إذا كنت تتتبع الوقت ولكنك تستهلك الكثير منه ، فسيتم هزيمة الغرض. إبقاء الأشياء بسيطة هو السبيل للذهاب. على سبيل المثال ، يؤدي إعداد فئات المهام وإدارة المشروع إلى تسهيل تتبع الوقت على الموظفين.
4. ابحث عن التكامل
كتب تييري تريمبلاي ، الرئيس التنفيذي ومؤسس Kohezion: "ابحث عن حل يوفر تكامل كشوف المرتبات والتتبع دون اتصال بالإنترنت". "يجب أن تحتوي على تقارير شاملة بما في ذلك التكاليف وعائد الاستثمار ودعم عملات متعددة."
5. استخدام الموظفين المتفانين
اسمح فقط لأشخاص معينين في شركتك بإنشاء المهام والمشاريع وتعيينها.
كتب تريمبلاي: "إذا بدأ الجميع في فعل ذلك ، فستتحول إلى فوضى". "لن تمنحك تقاريرك نظرة عامة واضحة على البيانات".
6. لا تسرف في البحر
من المهم تتبع الوقت في عملك. ومع ذلك ، لا تحتاج إلى المبالغة في ذلك. على سبيل المثال ، لا يلزم إضافة كل بريد إلكتروني ترسله إلى العميل. ومع ذلك ، يحتاج مندوبو المبيعات الذين يجتمعون مع العملاء إلى تتبع وقتهم.
هنا تلميح. بشكل عام ، يجب إضافة العناصر التي تستغرق أكثر من 15 دقيقة. فقط تذكر أن الكثير من التفاصيل يمكن أن تشوش النتائج.
7. اختر واجهة جيدة
انظر أدناه للحصول على بعض الأسئلة الجيدة لطرحها.
"هل التطبيق مناسب للاستخدام؟ هل يمنحك الإنجازات التي تحتاجها بتنسيق يناسبك؟ تأكد من أن واجهات المتتبع الفعلي والمخرجات التي يقدمها لك كلاهما في متناول اليد ، "يقترح تروند نيلاند ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Mattress Review.
8. خمن الوقت الذي تحتاجه
تأتي الكثير من خيارات تتبع الوقت مع خيار مؤقت. يمكن للموظفين والمديرين نسيان تشغيله أو إيقاف تشغيله. عندما يحدث ذلك ، شجع موظفيك على التخمين بدقة في الوقت الذي فاتهم فيه.
9. استخدام التذكيرات
ألان بورش هو متسلل للنمو ومؤسس DotcomDollar. لديه بعض الاقتراحات الجيدة حول تتبع الوقت بكفاءة.
يكتب "استخدم التذكيرات والتنبيهات لكزك في حالة نسيان تتبع وقتك".
10. ادخل في روتين
يقول بورش أيضًا إن التفاصيل والإجراءات الروتينية مهمة: "تتبع الوقت يوميًا ، ودائمًا ما تشير إلى المهمة التي يتم تتبعها".