15 советов по отслеживанию рабочего времени сотрудников

11. Включите неоплачиваемые

Получение точной картины того, какая часть затрат по проекту включает неоплачиваемые расходы. Вот почему хорошо включать такие элементы, как беседы и сеансы мозгового штурма. Вы не всегда можете добавить их в счет. Но они бесценны, когда вы видите шаблоны и вам нужно рассчитать почасовую ставку.

12. Правильно регистрируйте свое время

Наконец, правильная категоризация элементов имеет большое значение в вашей работе.

«Всегда связывайте задачи, над которыми вы работаете, с проектами, к которым они относятся», — пишет Борх.

13. Учитесь на данных отслеживания времени

Чарли Уорролл — руководитель отдела цифрового маркетинга компании Imaginaire Digital. Он говорит, что из собранных данных можно извлечь уроки для большого бизнеса.

«Отслеживание времени не всегда должно быть связано с тем, насколько быстро ваши сотрудники могут работать», — говорит он. «У этого должно быть чему поучиться. Если сотрудники застревают на определенном этапе процесса, возможно, с ним что-то не так. И может быть способ сократить время за счет автоматизации и обновлений».

14. Привяжите отслеживание времени к оценкам

Программное обеспечение может помочь вам отслеживать производительность сотрудников. Вы также можете использовать его для создания более точных оценок будущих проектов. Вы можете использовать собранные данные, чтобы установить конкурентоспособную цену. Или вы можете поискать места, где можно сократить расходы, прежде чем составлять смету.

15. Имейте план

Важно, чтобы все было просто. Это применимо независимо от того, используете ли вы программное обеспечение или что-то вроде электронной таблицы для отслеживания времени. Небольшое предварительное планирование — хорошая идея. Например, вы должны решить, собираетесь ли вы отслеживать проекты или отдельных сотрудников на своей работе.

Понимание того, что вы хотите сделать, поможет вам выбрать правильный продукт.

Каковы преимущества учета рабочего времени сотрудников?

Дин Мэтьюз — основатель и генеральный директор OnTheClock. Он поделился некоторыми мыслями о бонусах отслеживания времени.

«Во-первых, учет рабочего времени сотрудников требуется по закону», — пишет он. «Министерство труда (DOL) заявляет, что все почасовое время сотрудников должно отслеживаться».

Он также говорит, что сбор данных об отслеживании времени помогает понять бизнес. Это уменьшает количество споров по заработной плате за счет устранения ошибок и в целом экономит время. Мэтьюз говорит, что отслеживание рабочего времени приносит пользу и работникам.

«Сотрудникам полезно видеть свое отработанное время, запросы на отгулы / остатки и запланированные графики работы», — говорит он.

Он добавляет последний пункт о том, как представить идею, что вы хотите отслеживать свое время сотрудникам: «Учет рабочего времени должен быть взаимовыгодным для работодателя и работника. В противном случае сотрудники будут воспринимать это только как тактику «старшего брата».

Какое лучшее приложение для учета рабочего времени сотрудников?

Помимо OnTheClock, существует множество приложений для отслеживания рабочего времени сотрудников. Они предназначены для того, чтобы сделать работу более гладкой как с точки зрения сотрудников, так и с точки зрения работодателей.

• Таблицы. Эта опция предлагает интерактивные отчеты в реальном времени. Одним из других больших бонусов является тот факт, что вы можете подключить программное обеспечение для расчета заработной платы к этому продукту. Существует даже мобильное приложение, которое вы можете использовать, чтобы предупредить сотрудников о том, когда нужно приходить и уходить.
• Тик — простое решение. Малым предприятиям нужно выбрать задачу или проект и просто нажать кнопку, чтобы начать отслеживание времени. Получите бесплатную 30-дневную пробную версию этого продукта. Есть даже приложение Tick Apple Watch для занятых предпринимателей.
• Everhour предлагает список интеграций, которые могут оказаться полезными для малого бизнеса. Например, этот продукт интегрируется со Slack. Он предлагает возможность следить за своими бюджетами в режиме реального времени.

Чтобы узнать больше, прочитайте: Приложения для отслеживания времени и расходов: 27 решений

Как выбрать решение для учета рабочего времени?

Мэтьюз говорит, что контрольный список, определяющий ваши цели, когда вы смотрите на отслеживание времени, — это первый шаг. Он выделяет несколько областей, которые следует учитывать: «Каковы ваши болевые точки, проблемы, которые вы хотите решить, и чего вы хотите достичь?»

Он предлагает вам обратить внимание на следующие функции, когда вы хотите отслеживать время в своем бизнесе.

• Сотрудники должны иметь возможность приходить и уходить
• Поддержка оплачиваемого отгула (PTO) и запросов персонала на PTO
• Приложения для телефона
• График работы сотрудников
• Мониторинг местоположения и контроль мобильных сотрудников (GPS, геозоны и т. д.)
• Интеграция с платежным провайдером
• Онлайн и локальные варианты
• Стоимость работы и проекта
• Поддержка наемных сотрудников
• Оповещения и уведомления для помощи в управлении вашим бизнесом
• Функции отчетности

По словам Мэтьюза, следующий список потенциальных систем учета рабочего времени. Он дает несколько советов:

«Поисковые запросы Google, такие как « часы рабочего времени » или «часы рабочего времени», — пишет он. «Будьте изобретательны, чтобы получить исчерпывающий список возможных вариантов. Попросите своих сотрудников и других владельцев бизнеса порекомендовать, что они использовали раньше».

Наконец, вам нужно продемонстрировать систему отслеживания времени.

Большинство систем учета рабочего времени имеют бесплатный пробный период. Используйте различные функции, добавляйте сотрудников и просматривайте отчеты.

«Убедитесь, что вы отправили несколько запросов в службу поддержки, чтобы убедиться, что вы получите ответы на любые вопросы», — говорит Мэтьюз. Получите обратную связь от вашей команды, прежде чем принимать решение.

Для получения дополнительных советов прочитайте: Как выбрать лучшее программное обеспечение для отслеживания времени.

Изображение: Depositphotos.com