15 Tipps zur Mitarbeiterzeiterfassung

Veröffentlicht: 2020-08-27

Da immer mehr Mitarbeiter remote arbeiten, wird die Zeiterfassung wichtiger denn je. Es kann die Arbeitskosten für das Management reduzieren. Und es erhöht das Engagement der Arbeitnehmer. Die beste Zeiterfassungssoftware kann sogar einem kleinen Unternehmen helfen, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Best Practices für die Zeiterfassung von Mitarbeitern

Die Suche nach dem besten Zeiterfassungsprodukt oder der besten App muss nicht überwältigend oder verwirrend sein. Es gibt Best Practices für bestimmte Branchen. Wie das Gesundheitswesen und Unternehmen, die stündliche Mitarbeiter haben. Es gibt auch andere Überlegungen. Die von Ihnen gewählte sollte beispielsweise Zeiterfassungsdaten anbieten und Richtlinien wie Gewerkschaftsregeln einhalten.

Lesen Sie unten mehr über Best Practices und Tipps zur Zeiterfassung.

1. Bieten Sie Anreize an

Willie Greer ist der Gründer von The Product Analyst. Er sagt, die Bereitstellung von Anreizen für Arbeitnehmer sei ein guter Ausgangspunkt. Es ist eine großartige Möglichkeit, Mitarbeiter dazu zu bringen, die Zeit zu erfassen.

„Berücksichtigen Sie Mitarbeiter, die sich an Regeln halten und von Standards leben“, schreibt er.

Kleine Geschenke wirken. Ebenso ein zusätzlicher arbeitsfreier Tag.

2. Lassen Sie sich individuell anpassen

Sie erhalten eine Fülle von Tracking-Daten, wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden. Stellen Sie sicher, dass Sie das Tool anpassen können, und behalten Sie den Überblick über die Informationen, die Sie benötigen.

„Einige spezifische Aufgaben benötigen eine anpassbare Zeiterfassungsoption“, schreibt Nikolina Jeric, Gründerin von 2Date4Love.com. „Es ist wichtig zu sehen, ob eine Software an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden kann.“

3. Halten Sie die Zeiterfassung einfach

Wenn Sie die Zeit verfolgen, aber zu viel davon in Anspruch nehmen, wird der Zweck vereitelt. Die Dinge einfach zu halten, ist der richtige Weg. Beispielsweise erleichtert die Einrichtung von Projektmanagement- und Aufgabenkategorien den Mitarbeitern die Zeiterfassung.

4. Suchen Sie nach Integration

„Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Gehaltsabrechnungsintegration und Offline-Verfolgung bietet“, schreibt Thierry Tremblay, CEO und Gründer von Kohezion. „Es sollte eine umfassende Berichterstattung einschließlich Kosten und ROI haben und mehrere Währungen unterstützen.“

5. Verwenden Sie engagiertes Personal

Lassen Sie nur bestimmte Personen in Ihrem Unternehmen Aufgaben und Projekte erstellen und zuweisen.

„Wenn alle damit anfangen, wird es ein Chaos“, schreibt Tremblay. „Ihre Berichte werden Ihnen keinen klaren Überblick über die Daten geben.“

6. Gehen Sie nicht über Bord

Die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen ist wichtig. Sie müssen jedoch nicht über Bord gehen. Beispielsweise muss nicht jede E-Mail, die Sie an einen Kunden senden, hinzugefügt werden. Verkäufer, die sich mit Kunden treffen, müssen jedoch ihre Zeit erfassen.

Hier ist ein Hinweis. Im Allgemeinen sollten Sie Elemente hinzufügen, die länger als 15 Minuten dauern. Denken Sie daran, dass zu viele Details die Ergebnisse durcheinander bringen können.

7. Wählen Sie eine gute Schnittstelle

Unten finden Sie einige gute Fragen, die Sie stellen können.

„Ist die App bequem zu bedienen? Liefert es Ihnen die Ergebnisse, die Sie benötigen, in einem für Sie geeigneten Format? Stellen Sie sicher, dass die Schnittstellen des eigentlichen Trackers und die Ausgabe, die er Ihnen liefert, praktisch sind“, schlägt Trond Nyland, Gründer und CEO von Mattress Review, vor.

8. Erraten Sie die Zeit, wenn Sie es brauchen

Viele Zeiterfassungsoptionen verfügen über eine Timer-Option. Mitarbeiter und Manager können vergessen, es ein- oder auszuschalten. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter in diesem Fall, den verpassten Zeitpunkt genau zu erraten.

9. Verwenden Sie Erinnerungen

Allan Borch ist ein Growth Hacker und Gründer von DotcomDollar. Er hat einige gute Vorschläge zur effizienten Zeiterfassung.

„Verwenden Sie Erinnerungen und Benachrichtigungen, um Sie anzustupsen, falls Sie vergessen, Ihre Zeit zu verfolgen“, schreibt er.

10. Gelangen Sie in eine Routine

Borch sagt auch, dass Details und Routinen wichtig sind: „Erfassen Sie täglich die Zeit und geben Sie immer an, welche Aufgabe erfasst wird.“

11. Schließen Sie nicht abrechenbare Elemente ein

Erhalten Sie ein genaues Bild davon, wie viel der Projektkosten nicht abrechenbare Kosten enthalten. Aus diesem Grund ist es gut, Elemente wie Gespräche und Brainstorming-Sitzungen einzubeziehen. Sie können diese nicht immer zu einer Rechnung hinzufügen. Aber sie sind von unschätzbarem Wert, wenn Sie Muster sehen und Ihren Stundensatz berechnen müssen.

12. Legen Sie Ihre Zeit richtig ab

Schließlich macht die richtige Kategorisierung von Artikeln einen großen Unterschied in Ihrer Arbeit.

„Verknüpfen Sie die Aufgaben, an denen Sie arbeiten, immer mit den Projekten, zu denen sie gehören“, schreibt Borch.

13. Lernen Sie aus Zeiterfassungsdaten

Charlie Worrall ist Digital Marketing Executive bei Imaginaire Digital. Er sagt, dass Sie aus den gesammelten Daten große geschäftliche Lektionen lernen können.

„Bei der Zeiterfassung sollte es nicht immer darum gehen, wie schnell Ihre Mitarbeiter arbeiten können“, sagt er. „Es sollte etwas sein, von dem man lernen kann. Wenn Mitarbeiter an einem bestimmten Punkt in einem Prozess stecken bleiben, kann etwas damit nicht stimmen. Und es gibt möglicherweise eine Möglichkeit, die Zeit durch Automatisierung und Upgrades zu verkürzen.“

14. Zeiterfassung mit Schätzungen verknüpfen

Software kann Ihnen dabei helfen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten. Sie können es auch verwenden, um bessere Schätzungen für zukünftige Projekte zu erstellen. Sie können die gesammelten Daten verwenden, um einen wettbewerbsfähigen Preis festzulegen. Oder Sie können nach Orten suchen, an denen Sie die Kosten senken können, bevor Sie einen Kostenvoranschlag erstellen.

15. Haben Sie einen Plan

Es ist wichtig, die Dinge einfach zu halten. Das gilt unabhängig davon, ob Sie Software oder etwas wie eine Tabellenkalkulation verwenden, um die Zeit zu verfolgen. Ein wenig Vorplanung ist eine gute Idee. Sie sollten beispielsweise entscheiden, ob Sie Projekte oder einzelne Mitarbeiter bei Ihrer Arbeit verfolgen möchten.

Wenn Sie verstehen, was Sie tun möchten, können Sie das richtige Produkt auswählen.

Was sind die Vorteile der Mitarbeiterzeiterfassung?

Dean Mathews ist Gründer und CEO von OnTheClock. Er lieferte einige Gedanken zu den Vorteilen der Zeiterfassung.

„Zunächst ist die Erfassung der Personalzeit gesetzlich vorgeschrieben“, schreibt er. „Das Arbeitsministerium (DOL) gibt an, dass die gesamte stündliche Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst werden muss.“

Er sagt auch, dass das Sammeln von Zeiterfassungsdaten geschäftliche Erkenntnisse liefert. Es reduziert Lohnstreitigkeiten durch die Beseitigung von Fehlern und spart generell Zeit. Mathews sagt, dass die Zeiterfassung auch den Arbeitnehmern zugute kommt.

„Mitarbeiter profitieren davon, dass sie ihre geleisteten Arbeitsstunden, Urlaubsanträge/Salden und ihre geplanten Arbeitspläne sehen können“, sagt er.

Er fügt einen letzten Punkt hinzu, wie man den Mitarbeitern die Idee präsentieren kann, dass man ihre Zeit erfassen möchte: „Die Zeiterfassung sollte für Arbeitgeber und Arbeitnehmer von beiderseitigem Nutzen sein. Wenn nicht, wird es von den Mitarbeitern nur als „Big Brother“-Taktik angesehen.“

Was ist die beste App zur Zeiterfassung für Mitarbeiter?

Abgesehen von OnTheClock stehen viele Apps zur Zeiterfassung für Mitarbeiter zur Auswahl. Diese sollen dazu beitragen, dass die Arbeit sowohl aus Sicht der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber reibungsloser abläuft.

  • TSheets. Diese Option bietet interaktive Echtzeitberichte. Einer der anderen großen Boni ist die Tatsache, dass Sie Gehaltsabrechnungssoftware mit diesem Produkt verbinden können. Es gibt sogar eine mobile App, mit der Sie Mitarbeiter darüber informieren können, wann sie ein- und ausstempeln müssen.
  • Tick ​​ist eine einfache Lösung. Kleine Unternehmen müssen eine Aufgabe oder ein Projekt auswählen und einfach auf eine Schaltfläche klicken, um die Zeiterfassung zu starten. Erhalten Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion mit diesem Produkt. Es gibt sogar eine Tick Apple Watch App für vielbeschäftigte Unternehmer.
  • Everhour bietet eine Liste von Integrationen, die kleine Unternehmen hilfreich finden würden. Dieses Produkt lässt sich beispielsweise in Slack integrieren. Es bietet die Möglichkeit, Ihre Budgets in Echtzeit im Auge zu behalten

Lesen Sie für noch mehr: Zeit- und Spesenerfassungs-Apps: 27 Lösungen

Wie wähle ich eine Zeiterfassungslösung aus?

Mathews sagt, dass eine Checkliste, die Ihre Ziele definiert, wenn Sie sich mit der Zeiterfassung befassen, der erste Schritt ist. Er skizziert einige Bereiche, die es zu berücksichtigen gilt: „Was sind Ihre Schmerzpunkte, die Probleme, die Sie lösen möchten, und was möchten Sie erreichen?“

Er schlägt vor, dass Sie nach den folgenden Funktionen suchen, wenn Sie die Zeit in Ihrem Unternehmen verfolgen möchten.

  • Mitarbeiter müssen sich ein- und ausstempeln können
  • Unterstützung für bezahlte Freizeit (PTO) und Personalanfragen für PTO
  • Telefon-Apps
  • Mitarbeiterplanung
  • Standortüberwachung und -kontrolle für mobile Mitarbeiter (GPS, Geo-Fencing etc.)
  • Integration mit einem Gehaltsabrechnungsanbieter
  • Online vs. On-Premise-Optionen
  • Auftrags- und Projektkalkulation
  • Unterstützung der Angestellten
  • Warnungen und Benachrichtigungen zur Unterstützung bei der Verwaltung Ihres Unternehmens
  • Berichtsfunktionen

Als nächstes kommt laut Mathews die Auswahl potenzieller Zeiterfassungssysteme. Er gibt ein paar Tipps:

"Google-Suchbegriffe wie ' Mitarbeiter-Stempeluhr ' oder 'Stempeluhr'", schreibt er. „Seien Sie erfinderisch, damit Sie eine umfassende Liste potenzieller Optionen erhalten. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und andere Geschäftsinhaber nach Empfehlungen, was sie zuvor verwendet haben.“

Schließlich müssen Sie das Zeiterfassungssystem demonstrieren.

Die meisten Zeiterfassungssysteme haben eine kostenlose Testphase. Nutzen Sie die verschiedenen Funktionen, fügen Sie Mitarbeiter hinzu und sehen Sie sich Berichte an.

„Stellen Sie sicher, dass Sie ein paar Support-Anfragen senden, um sicherzustellen, dass Sie Antworten auf alle Fragen erhalten“, sagt Mathews. Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Weitere Tipps finden Sie unter: So wählen Sie die beste Zeiterfassungssoftware aus

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