Soluções chave na mão: o suficiente para o seu negócio em crescimento?

Definição de soluções chave na mão: As soluções chave na mão são soluções prontas para uso que são facilmente implantadas em uma empresa, efetivamente precisando que o usuário final simplesmente “gire a chave” para começar. As soluções prontas para uso são muito úteis para organizações que procuram resolver um problema específico, mas há certas desvantagens em que as ofertas prontas para uso podem não ter a personalização e a integração necessárias para os negócios atuais; particularmente aqueles para quem a flexibilidade e a escalabilidade são importantes.

Eles contrastam com uma solução projetada sob medida, construída especificamente para a empresa em mente.

Soluções chave na mão têm vantagens e desvantagens dependendo do negócio, seu tamanho, setor e as necessidades do tomador de decisão.

Obviamente, a razão pela qual a maioria dos tomadores de decisão avaliará por que eles podem precisar de uma solução pronta para uso é porque chegaram à conclusão de que precisam começar a incorporar algum nível de digitalização em suas organizações, mas não têm certeza de qual abordagem é necessário.

Eles precisam de uma solução rápida para um servidor de e-mail legado desatualizado? Ou algo um pouco maior, como uma plataforma UCaaS para seus recursos de comunicação com sua organização? Ou talvez algo ainda mais profundo?

Há muitos caminhos para modernizar um negócio. A transformação digital busca uma mudança fundamental de uma empresa que usa a tecnologia digital para melhorar todos os aspectos de sua empresa, e sua necessidade de que as PMEs se mantenham competitivas trouxe uma nova luz sobre se as soluções prontas para uso são adequadas para substituir sistemas antigos que precisam de mudanças.

Embora um plano de transformação digital possa ser adotado rapidamente, ele não deve ser apressado, e as empresas devem estar confiantes na estratégia que estabelecem e claras em suas ambições e resultados esperados – a maioria das transformações falha porque a estratégia é mal planejada.

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Hoje, veremos se uma solução pronta para uso atenderá às suas necessidades e como sua situação atual e suas necessidades de negócios afetam o que você deve implementar.

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Antes de optar por uma solução chave na mão

Uma solução pronta para uso é uma estratégia digital leve para obter a funcionalidade de que uma empresa precisa de maneira rápida e econômica. No entanto, antes de optar por uma solução chave na mão:

1. Analise os pontos fortes e fracos da sua empresa: Esta solução complementará adequadamente a primeira e mitigará a segunda?
2. Estude os processos que mudarão: Esta solução demonstra escalabilidade ou precisará ser substituída se um negócio crescer ou encolher?
3. Considere os funcionários ou usuários que usarão principalmente esta solução: como isso afetará a maneira como eles trabalham? Você é capaz de treiná-los adequadamente durante o período de implementação?
4. Calcule os custos de longo prazo da solução: embora possa custar menos no início, há potencial para taxas ocultas ou despesas adicionais posteriormente? Por exemplo, você está considerando uma solução SaaS que inicialmente tem custos mais baixos, mas se você deseja escalar aumentos além do que estaria disposto a pagar?

Uma solução chave na mão é a melhor opção?

Uma solução pronta para uso pode ser apropriada para um negócio específico, principalmente quando:

• Você não precisa atender a uma necessidade muito específica. É improvável que uma SMB de comércio eletrônico precise de um CRM personalizado, porque as opções já existentes no mercado existem para satisfazer essa necessidade de forma perfeitamente adequada.
• A redução de custos é uma prioridade. As soluções prontas para uso tendem a ser muito mais baratas do que as soluções personalizadas.
• A empresa precisa de uma estratégia testada e comprovada. As soluções prontas para uso de fornecedores estabelecidos no setor terão uma montanha de estudos de caso e análises para seus produtos e serão uma mercadoria conhecida para você.
• A transformação digital em grande escala não é possível ou desejada. Se você está apenas procurando por seus pés digitais, ou quer uma solução confiável do setor, então uma solução pronta para uso pode funcionar muito bem.

Em geral, soluções prontas para uso são razoáveis ​​quando uma empresa precisa de uma solução pronta para uso que não precise de muita personalização.

Para muitas PMEs em crescimento, isso pode ser tudo o que elas precisam. Se o seu plano de transformação digital estiver centrado na atualização de sua infraestrutura de tecnologia, por exemplo, soluções prontas para uso podem ser adequadas para você.

Um exemplo óbvio de uma solução pronta para uso que atenderá a maioria das empresas imediatamente seria um aplicativo como o Microsoft Dynamics 365 Business Central, uma solução projetada para acomodar uma ampla gama de necessidades profissionais diárias sem qualquer ajuste.

Os planejadores de recursos empresariais (ERPs) como o Dynamics 365 são um bom exemplo de soluções prontas para uso.

Por definição, eles se destinam a atender praticamente qualquer negócio, independentemente do setor.

Portanto, quando você implementa um ERP, normalmente espera encontrar a variedade mais ampla de funcionalidades que encontrará em qualquer solução digital, como:

• Contabilidade Finanças
• Gerenciamento de vendas
• Atendimento ao Cliente
• Operações
• Gerenciamento de Projetos

Em outras palavras, tudo, desde uma grande empresa até uma loja familiar, precisará lidar com essas coisas, portanto, faria todo o sentido considerar um ERP pronto para uso.

Outro exemplo seria uma solução de armazenamento em nuvem pública para seus dados.

Embora muitas empresas exijam um data center privado mais personalizado para fins de segurança, como escritórios de advocacia e hospitais, a segurança dos data centers públicos modernos significa que a maioria das empresas se contenta em utilizá-los para seus dados confidenciais sem a personalização de um data center privado necessário.

No entanto, soluções prontas para uso e um programa abrangente de transformação digital podem ser parceiros difíceis por vários motivos que as PMEs devem estar cientes. Aqui está o porquê:

Transformação Digital e Soluções Chave na Mão

Embora possa ser tentador implantar soluções prontas para uso para simplificar uma transformação digital geral, elas podem se tornar problemáticas a longo prazo e podem não satisfazer necessidades específicas de algumas empresas.

As soluções prontas para uso podem impor várias limitações ao processo de transformação digital e, na verdade, ser contraproducentes para uma PME em crescimento, principalmente para aquelas de determinados setores.

O que pode ser útil no curto prazo pode causar problemas no futuro, à medida que você procura expandir ou retrair a escala de suas soluções.

1. A Transformação Digital tende a ser altamente personalizada

A estratégia de transformação digital de uma empresa deve ser altamente adaptada a esse negócio específico.

Aproximadamente um terço (34%) das empresas tem uma estratégia digital em vigor, 31% estão planejando introduzir uma estratégia e 35% não têm nenhum plano

Em contraste, uma solução pronta para uso tem um custo inicial menor porque é um único produto reproduzido em massa.

As habilidades de personalização são reduzidas, o que significa que será necessário realizar mais personalizações em outras áreas para garantir que a solução seja adequada.

O resultado é que você pode acabar com uma solução que não atende totalmente às suas necessidades exatas, exigindo que você volte mais tarde e desenvolva uma solução integrada personalizada.

Para algumas empresas, isso pode ser um problema, para outras nem tanto, especialmente se estão preocupados com o tempo ou o orçamento, precisam ter um sistema em funcionamento e se contentar em revisitar sua configuração no futuro.

2. As soluções prontas para uso incentivam as empresas a se adaptarem à tecnologia em vez de adotar a tecnologia necessária para seus objetivos

Uma transformação digital deve ser guiada por uma visão que o CEO e o CIO têm sobre o que alcançar com o processo.

Se essa agenda clara de c-suite para mudança tecnológica não existir, a transformação digital provavelmente falhará.

Cerca de 70% das empresas falham em suas transformações digitais porque não possuem uma estratégia adequada e abrangente

As implementações de tecnologia digital e estratégias digitais em geral geralmente falham devido à falta de uma visão coesa do topo.

Nesse caso, se o que foi imaginado não está tomando forma porque os funcionários estão tendo que usar um novo sistema ou ferramenta que não é eficaz para atender a essa visão, esse é um grande problema que pode levar à desilusão com a nova tecnologia digital.

Como tal, é extremamente importante que seus objetivos de transformação digital – principalmente processos de trabalho e mudanças de cultura – com base nas tecnologias prontas para uso escolhidas atendam ao esperado.

Sempre identifique as metas primeiro e decida quais ferramentas ou estratégias sua empresa precisa para alcançá-las.

Uma transformação digital não deve limitar você; deve dar-lhe o impulso para impulsionar o seu negócio.

3. Soluções prontas para uso podem inibir a integração.

Às vezes, as soluções prontas para uso não têm capacidade de integração para que o software ou a tecnologia funcione perfeitamente com outros processos de negócios.

Este é particularmente o caso de sistemas legados de estilo mais antigo e uma das razões pelas quais as soluções em nuvem estão aumentando em destaque.

Por exemplo, uma solução de folha de pagamento pronta para uso pode não ter a capacidade de interagir com um ambiente de impressão para agilizar o fluxo de documentos, como faturas ou contas.

Se uma empresa é capaz de se transformar totalmente digitalmente, é improvável que contar com soluções prontas para uso seja totalmente adequado no futuro.

Certifique-se de que, se estiver planejando implementar quaisquer soluções prontas para uso que sua empresa precise com outros sistemas ou soluções, elas possam ser integradas de forma eficaz e os dados possam ser compartilhados entre eles.

A última coisa que você quer fazer é obter um novo conjunto de ferramentas para o trabalho, apenas para descobrir que criará silos de dados em sua empresa porque seus dados não serão unificados.

Os benefícios dos ERPs

Falamos sobre o papel que os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais desempenham nas organizações modernas.

Devido às suas amplas e variadas aplicações nos negócios e à prevalência da tecnologia em nuvem, os ERPs tornaram-se uma parte essencial das PMEs modernas.

Para explicar melhor os benefícios de um ERP e por que tantas organizações estão investindo neles, vamos dar uma breve olhada neles.

Um ERP conta com uma variedade de módulos para trazer o gerenciamento de um processo sob o mesmo teto.

Eles têm várias vantagens, incluindo:

• A capacidade de operar em tempo real
• Suporte para todos os aplicativos em um processo de negócios
• Consistência em sua aparência em todos os módulos
• Flexibilidade na implantação. Existem opções internas e SaaS
• Incorporação das melhores práticas de acordo com cada processo de negócio
• Sistematização de estoques e processos
• A capacidade de vincular e analisar a eficácia dos processos existentes
• Espaço para personalização adicional conforme necessário

Os ERPs funcionam melhor quando são projetados e implementados com processos organizacionais específicos em mente.

Aqui na Impact Networking, mergulhamos profundamente na avaliação dos processos de um negócio para que possamos entender a melhor forma de implementar e configurar as ferramentas certas para suas necessidades a um preço fixo.

Ao trabalhar com um MSP para implementação de ERP, certifique-se de que eles tenham uma compreensão clara do que você deseja e apresentem as ferramentas certas para o trabalho. Desconfie de MSPs que oferecem soluções de apenas um número limitado de fornecedores, pois isso sugere que seu processo de verificação de soluções pode não ser abrangente e o que eles oferecem pode não ser adequado para suas necessidades.

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Existem MSPs que oferecem soluções prontas para uso, mas acreditamos que a abordagem que adotamos de fornecer uma solução personalizada com uma taxa mensal fixa que também cobre o serviço é o método mais eficaz para implementação e gerenciamento de tecnologia.

Dessa forma, o cliente sabe exatamente o que está recebendo, não perde nada de que precisa e não precisa lidar com custos ocultos ou horas adicionais para futuras implementações ou serviços.

Essa é a abordagem que funcionou para nossos clientes ao longo de vários anos, à medida que transformam os recursos digitais de seus negócios.

Uma palavra sobre desenvolvimento de aplicativos personalizados

Falamos muito hoje sobre ERPs, mas devemos falar rapidamente sobre aplicativos personalizados.

Quando falamos de soluções prontas para uso que ficam aquém de uma necessidade específica, geralmente é uma solução de software personalizada que pode intervir para compensar a folga e melhorar um processo.

Essas soluções são comuns para a maioria das empresas, seja no escritório ou no armazém.

É claro que a maior consideração que as organizações precisam fazer em relação ao desenvolvimento de software é o tempo que leva para desenvolver e o custo, nenhum dos quais é particularmente atraente para uma PME.

Código baixo

Low-code é um tipo de desenvolvimento de software que utiliza uma interface visual (daí o código “baixo”; bem como plataformas de código “não”), permitindo que os usuários essencialmente arrastem e soltem widgets para criar aplicativos.

O mercado de desenvolvimento low-code foi avaliado em US$ 5,6 bilhões em 2018 e deve chegar a US$ 52,3 bilhões até 2024

O low-code permite que as empresas criem aplicativos e ferramentas para praticamente qualquer processo imaginável, enquanto o tempo e os custos de desenvolvimento são significativamente reduzidos.

No contexto de soluções chave na mão, o low-code é uma ferramenta muito útil porque está permitindo cada vez mais às pequenas e médias empresas a flexibilidade de projetar seus próprios aplicativos e integrá-los em ERPs de prateleira com muito mais facilidade do que os meios tradicionais para desenvolvimento de software.

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Prós e contras de soluções chave na mão

As soluções prontas para uso têm vantagens e desvantagens para PMEs em crescimento.

Os benefícios incluem:

• Custos mais baixos
• Redução do tempo de implementação
• Uniformidade de prateleira
• Praticidade para pequenas empresas

Os problemas incluem:

• Custos mais altos a longo prazo
• Pagando mais do que o necessário
• Perda de vantagem competitiva
• Capacidades insuficientes e falta de personalização

Escolhendo entre soluções prontas e personalizadas

As soluções prontas para uso são adequadas para a maioria das empresas, especialmente aquelas que estão apenas começando suas jornadas de transformação digital.

É importante que as PMEs tenham uma compreensão clara de quais ferramentas e sistemas digitais precisam para suas necessidades exclusivas, para que suas estratégias não fiquem aquém.

As organizações devem entender que, para muitos aplicativos, não é uma situação de ou/ou. Desde que a integração de quaisquer soluções personalizadas futuras seja uma opção viável, não há razão para que você não possa ter um sistema perfeitamente simplificado que consiste em ambos.

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