Por que os agentes imobiliários precisam de uma solução de gerenciamento de transações

Muitas vezes ouvimos falar de CRMs. E, de fato, até montamos uma lista de alguns dos melhores CRMs disponíveis para imóveis.

Mas algo que às vezes é negligenciado é o gerenciamento de transações. E isso é uma pena, pois garantir que toda a transação imobiliária seja o mais tranquila possível é absolutamente fundamental para compradores e vendedores felizes e leais.

É aí que o software de gerenciamento de transações imobiliárias pode realmente ajudá-lo a ficar no topo do seu jogo.

O que exatamente é um sistema de gerenciamento de transações? Que tipo de recursos você precisa que ele tenha? E quais são algumas das melhores opções do mercado atualmente? Vamos dar uma olhada.

Por que um software de gerenciamento de transações imobiliárias?

Qualquer transação imobiliária envolve várias transações, documentos e papelada. Se você é uma imobiliária ou corretora que lida com vários clientes e corretores, deve ter várias tarefas para gerenciar. Pode ser garantir que seus contratos sejam assinados pelo cliente a tempo.

Ou pode estar acompanhando as tarefas que sua equipe precisa concluir. Pode até estar acompanhando a comissão que seus corretores recebem após a conclusão de um negócio bem-sucedido.

Tentar fazer tudo isso manualmente só será gerenciável até que você tenha uma pequena base de clientes ou um pequeno número de agentes. À medida que sua empresa cresce e você constrói uma equipe de classe mundial , você perceberá que tarefas críticas estão sendo deixadas de lado. Isso se traduz em maiores níveis de frustração, perda de oportunidades e, consequentemente, perda de receita da empresa.

Um bom software de gerenciamento de transações imobiliárias ajudará você a acompanhar todas as tarefas críticas e garantirá que você possa expandir seus negócios sem problemas. Em essência, um software de gerenciamento de transações sem papel é um sistema on-line destinado a substituir os armários de arquivamento de uma empresa imobiliária ou o armazenamento de arquivos on-line.

Destina-se a ajudá-lo na gestão dos vários processos complexos que envolvem a papelada imobiliária. O uso de software de gerenciamento de transações pode reduzir custos, aumentar a eficiência e expandir seus negócios imobiliários mais rapidamente.

Recursos a serem observados em um software de gerenciamento de transações imobiliárias

Antes de comprar qualquer software de gerenciamento de transações imobiliárias, você deve procurar alguns recursos vitais no sistema de software. Estes são:

1) Gerenciamento de Tarefas

Avalie se o software em questão possui um módulo robusto de gerenciamento de tarefas. Manter o controle das tarefas é essencial para uma empresa imobiliária, e um módulo de gerenciamento de tarefas deve permitir que você crie modelos de lista de verificação personalizados para todos os seus negócios imobiliários.

Isso permitirá que você automatize tarefas que, de outra forma, consumiriam tempo. Você também deve ser capaz de criar fluxos de trabalho personalizados para dar suporte à sua equipe.

2) Gestão de Contratos

Os contratos são a alma de qualquer empresa imobiliária. No entanto, manter o controle de contratos em papel ou armazenados de maneira aleatória em armazenamento local ou na nuvem pode ser um pesadelo.

Um bom software de gerenciamento de transações imobiliárias deve ter um gerenciamento de contratos robusto, permitindo que você armazene todos os seus contratos em um formulário sem papel de maneira que sejam facilmente acessíveis.

3) Assinatura Eletrônica

Armazenar contratos em um formulário sem papel é apenas o primeiro passo se você estiver considerando um software de gerenciamento de transações. O próximo passo é poder implementar assinaturas eletrônicas. Isso ajudará você a aumentar a eficiência da sua empresa quando se trata de atender seus clientes.

Sua empresa poderá realizar negócios imobiliários mais rapidamente. Como resultado, você poderá vender seus imóveis de maneira mais rápida e eficiente.

4) Modelos de Documentos

Um bom software de gerenciamento de transações para imóveis deve ter modelos de documentos personalizáveis ​​que sua equipe possa usar. Alguns dos modelos podem ser contratos, acordos de listagem, respostas de inspeção do comprador, cartas de oferta e escrituras de venda.

O uso de software de gerenciamento de transações pode ajudá-lo a economizar tempo, pois todos os documentos críticos estarão a apenas um clique de distância.

5) Gestão de Comissão

Se você é uma empresa imobiliária com vários agentes, é essencial ter um módulo de gerenciamento de comissões em seu software de gerenciamento de transações imobiliárias. O módulo de gerenciamento de comissões será uma ferramenta que fornecerá aos seus agentes todas as informações relevantes sobre suas comissões.

Deve ser flexível o suficiente para fornecer aos seus agentes dados atualizados para ajudá-los a acompanhar seu progresso quando se trata de metas individuais e da empresa.

6) Revisão da transação

Um bom software de gerenciamento de transações também deve ter um módulo de revisão de transações, que permita que agentes e supervisores revisem todas as transações que ocorreram em um determinado período de tempo.

Deve ter um sistema de relatórios robusto que possa ser gerado facilmente e divulgado a várias partes interessadas.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão de transações imobiliárias?

1) Reduzir Custos

O uso do software de gerenciamento de transações pode ajudá-lo a reduzir gastos recorrentes em unidades de armazenamento, pastas de arquivos, papel, toner e manutenção de copiadoras. Grandes empresas imobiliárias podem economizar milhares de dólares mensais em despesas trabalhistas e de escritório.

2) Atrair e recrutar agentes de alta qualidade que sejam produtivos

Agentes de alta qualidade gostam de poder trabalhar em qualquer lugar e acessar detalhes sobre seus negócios 24 horas por dia, 7 dias por semana. Um software de gerenciamento de transações imobiliárias versátil, simples e portátil ajudará seus agentes a serem mais produtivos e a se concentrarem em suas principais habilidades – vender.

3) Retenha seus agentes

Agentes imobiliários querem ferramentas que sejam eficazes, mas simples. Um sistema de gerenciamento de transações que ofereça mobilidade aos seus agentes, mas que seja simples, será eficaz para reter seus agentes de alta produtividade e mantê-los satisfeitos.

4) Seja fácil de auditar

Um bom software de gerenciamento de transações ajuda você a manter uma trilha de auditoria completa e fácil de seguir de todas as suas transações imobiliárias. Como resultado, seu auditor obterá informações de transação precisas e abrangentes que ajudam a garantir auditorias simples.

5) Tenha agentes felizes em sua folha de pagamento

Um sistema de gerenciamento de transações que oferece mobilidade resultará em agentes felizes. Em vez de precisar ir ao escritório para visualizar ou assinar documentos, eles podem acessar todos os documentos relevantes de seus dispositivos móveis. Eles podem se concentrar em permanecer no campo e ganhar mais comissões. Um ganha-ganha para você!

Como encontrar o melhor software de gestão de transações imobiliárias para o seu negócio?

Antes de identificar qual software de transação imobiliária é o melhor para o seu negócio, você deve seguir os seguintes passos:

1) Saiba o que você precisa

A mudança é sempre complicada e deve ser feita com o máximo de cuidado. Você deve estar ciente de quão bem seus agentes e funcionários administrativos seguem seu processo existente. Com quais ferramentas e sistemas eles já estão confortáveis? Identifique quais partes do seu processo atual precisam ser corrigidas e quais não precisam antes de verificar qualquer novo software.

2) Certifique-se de fazer as perguntas adequadas ao provedor de serviços

Algumas perguntas críticas a serem feitas ao provedor de serviços são:

– Quão personalizável é o produto para as necessidades do meu negócio?

– O produto ajudará a resolver meus pontos problemáticos?

– A solução será eficaz para minha equipe?

– Qual é o plano de implementação?

– A solução ajudará a manter minha empresa em conformidade?

– A implementação da solução fará sentido financeiro para minha empresa?

3) Obtenha uma demonstração abrangente do produto

Uma demonstração do produto é uma parte vital da avaliação de como um novo sistema pode atender às suas necessidades comerciais exclusivas. Certifique-se de obter uma demonstração abrangente do produto de qualquer software de transação imobiliária que esteja considerando.

Isso significa uma demonstração do sistema real com dados fictícios e não apenas uma apresentação do PowerPoint.

Confira o fluxo de trabalho existente e faça perguntas sobre o quão personalizável ele realmente é. Os vendedores podem tentar fazer com que você se comprometa prometendo recursos que serão implementados após o pagamento.

Lembre-se de que tal afirmação, com toda a probabilidade, é apenas uma tática de vendas, e você pode ficar preso a um sistema que não atende às suas necessidades.

4) Você pode experimentá-lo antes de comprar o produto?

Antes de se comprometer com qualquer software de gerenciamento de transações imobiliárias em particular, você deve sempre pedir ao provedor de serviços para permitir que você experimente o software primeiro. Verifique todos os recursos e teste o software completamente com dados de demonstração para ver como ele se adapta aos seus processos de negócios.

Mais importante ainda, deixe seus agentes e administradores experimentarem o software, pois eventualmente o usarão. Se uma opção de avaliação gratuita não estiver disponível, você deve realizar uma pesquisa completa em fóruns online e grupos do setor.

5) Evite sistemas que visam prendê-lo a longo prazo

Quando se trata de qualquer novo sistema de software, você deve ter cuidado com duas coisas:

1. a) Preços baseados no usuário que podem parecer econômicos para começar, mas podem ser uma barreira para seus esforços de recrutamento e crescimento.
2. b) Sistemas proprietários que não oferecem uma maneira de fazer backup ou recuperar todos os seus dados em um formato que você possa visualizar fora do sistema do software.

6) Obtenha referências de clientes atuais e anteriores

Antes de comprar qualquer novo sistema, você precisa obter feedback de clientes atuais e anteriores. Os clientes existentes do software de gerenciamento de transações que você está considerando estão satisfeitos? Se não, existem deficiências que você deve estar ciente?

Quando se trata de clientes anteriores, você deve descobrir com eles o quão fácil ou difícil é mudar para outras soluções se surgir a necessidade.

Recomendações de Software de Gerenciamento de Transações Imobiliárias

Antes de adquirir um software de gestão de transações imobiliárias, aqui estão algumas recomendações:

1) Skyslope

A Skyslope oferece um software de gerenciamento de transações imobiliárias que possui listas de verificação personalizadas e um processo de revisão simplificado.

Ele fornece análises abrangentes que incluem rastreamento de conformidade e estatísticas de participação de mercado. No entanto, você não recebe uma avaliação gratuita e precisa desembolsar taxas de configuração. Além do mais, você está vinculado a um contrato anual. Quando se trata de suporte ao usuário, você tem a facilidade de acessar uma base de conhecimento online.

2) Dotloop

O Dotloop é outro software de gerenciamento de transações imobiliárias que se integra às plataformas de marketing, contabilidade e CRM. Você obtém listas de tarefas e modelos de transação. Há um custo de instalação que cobre o treinamento.

Quando se trata de suporte ao usuário, você conta com um gerente de sucesso dedicado e também pode obter respostas a consultas de uma base de conhecimento on-line. Se você for um usuário premium, terá suporte por telefone 14 horas por dia durante a semana e 12 horas por dia nos fins de semana.

3) Pipeline sem papel

Uma das principais empresas de software de transações imobiliárias que oferece uma avaliação gratuita, preços transparentes cobrindo usuários ilimitados e sem contratos para vinculá-lo. Configuração, treinamento e suporte são totalmente gratuitos. Você obtém suporte ilimitado por e-mail, com respostas aos e-mails em até uma hora durante o horário comercial. Alguns dos recursos líderes do setor que você obtém no Paperless Pipeline são:

• Listas de verificação de transações personalizáveis
• Capacidade de fazer backup de dados gratuitamente
• Gere relatórios de transações personalizados
• Facilidade para carregar e revisar documentos de qualquer lugar
• Você obtém espaços de trabalho separados para diferentes departamentos, escritórios e departamentos no mesmo software.

Resumindo

É 2021 e, como empresa imobiliária, você já tem desafios suficientes para superar no meio de uma pandemia que ocorre uma vez em um século. Se você trabalha com arquivos em papel e sistemas de arquivamento, é hora de considerar como um sistema de gerenciamento de transações imobiliárias pode ajudá-lo a ser mais eficiente e garantir um crescimento mais rápido.

Siga as dicas deste artigo para saber como identificar o melhor software de gestão de transações imobiliárias para o seu negócio.

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