Por qué los agentes inmobiliarios necesitan una solución de gestión de transacciones

A menudo escuchamos sobre los CRM. Y, de hecho, incluso hemos elaborado una lista de algunos de los mejores CRM que existen para el sector inmobiliario.

Pero algo que a veces se descuida es la gestión de transacciones. Y es una pena, ya que asegurarse de que toda la transacción de bienes raíces se realice de la mejor manera posible es absolutamente fundamental para compradores y vendedores felices y leales.

Ahí es donde el software de administración de transacciones de bienes raíces realmente puede ayudarlo a mantenerse al tanto de su juego.

¿Qué es exactamente un sistema de gestión de transacciones? ¿Qué tipo de características necesita que tenga? ¿Y cuáles son algunas de las mejores opciones en el mercado en este momento? Vamos a ver.

¿Por qué un software de gestión de transacciones inmobiliarias?

Cualquier transacción de bienes raíces implica múltiples transacciones, documentos y trámites. Si usted es una empresa de bienes raíces o una agencia de corretaje que trata con múltiples clientes y corredores, debe tener múltiples tareas que administrar. Podría ser asegurarse de que sus contratos sean firmados por el cliente a tiempo.

O podría estar haciendo un seguimiento de las tareas que su personal debe completar. Incluso podría hacer un seguimiento de la comisión que obtienen sus corredores después de completar un trato exitoso.

Tratar de llevar a cabo todo esto manualmente solo será manejable hasta que tenga una pequeña base de clientes o una pequeña cantidad de agentes. A medida que su negocio crece y crea un equipo de clase mundial , se dará cuenta de que se están perdiendo tareas críticas. Eso se traduce en mayores niveles de frustración, oportunidades perdidas y, posteriormente, una pérdida de ingresos de la empresa.

Un buen software de administración de transacciones de bienes raíces lo ayudará a realizar un seguimiento de todas las tareas críticas y garantizará que pueda hacer crecer su negocio sin problemas. En esencia, un software de gestión de transacciones sin papel es un sistema en línea destinado a reemplazar los archivadores o el almacenamiento de archivos en línea de una empresa de bienes raíces.

Está destinado a ayudarlo en la gestión de los diversos procesos complejos que están involucrados en los trámites inmobiliarios. El uso de software de gestión de transacciones puede reducir costos, aumentar la eficiencia y hacer crecer su negocio inmobiliario más rápido.

Características a tener en cuenta en un software de gestión de transacciones inmobiliarias

Antes de seguir adelante y comprar cualquier software de administración de transacciones de bienes raíces, debe buscar algunas características vitales en el sistema de software. Estos son:

1) Gestión de tareas

Evalúe si el software en cuestión tiene un módulo de gestión de tareas robusto. Hacer un seguimiento de las tareas es esencial para una empresa de bienes raíces, y un módulo de administración de tareas debería permitirle crear plantillas de listas de verificación personalizadas para todas sus transacciones de bienes raíces.

Si lo hace, le permitirá automatizar tareas que de otro modo llevarían mucho tiempo. También debería poder crear flujos de trabajo personalizados para ayudar a su equipo.

2) Gestión de contratos

Los contratos son el alma de cualquier empresa de bienes raíces. Sin embargo, hacer un seguimiento de los contratos, ya sea en papel o almacenados al azar en el almacenamiento local o en la nube, puede ser una pesadilla.

Un buen software de gestión de transacciones inmobiliarias debe tener una gestión de contratos sólida, lo que le permite almacenar todos sus contratos en un formato sin papel de manera que sean fácilmente accesibles.

3) Firma Electrónica

El almacenamiento de contratos en un formulario sin papel es solo el primer paso si está considerando un software de gestión de transacciones. El siguiente paso es poder implementar firmas electrónicas. Si lo hace, le ayudará a aumentar la eficiencia de su empresa a la hora de atender a sus clientes.

Su empresa podrá ejecutar negocios inmobiliarios más rápido. Como resultado, podrá vender sus propiedades de manera más rápida y eficiente.

4) Plantillas de documentos

Un buen software de gestión de transacciones para bienes raíces debe tener plantillas de documentos personalizables que su equipo pueda usar. Algunas de las plantillas pueden ser contratos, acuerdos de listado, respuestas de inspección del comprador, cartas de oferta y escrituras de venta.

El uso de software de gestión de transacciones puede ayudarlo a ahorrar tiempo porque todos los documentos críticos estarán a solo un clic de distancia.

5) Gestión de comisiones

Si eres una inmobiliaria con múltiples agentes, es fundamental contar con un módulo de gestión de comisiones en tu software de gestión de transacciones inmobiliarias. El módulo de gestión de comisiones será una herramienta que proporcionará a tus agentes toda la información relevante sobre sus comisiones.

Debe ser lo suficientemente flexible como para proporcionar a sus agentes datos actualizados para ayudarlos a realizar un seguimiento de su progreso en lo que respecta a los objetivos individuales y de la empresa.

6) Revisión de transacciones

Un buen software de gestión de transacciones también debe tener un módulo de revisión de transacciones, que permita que tanto los agentes como los supervisores revisen todas las transacciones que se han realizado durante un cierto período de tiempo.

Debe tener un sistema de informes robusto que pueda generarse fácilmente y difundirse entre varias partes interesadas.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de transacciones inmobiliarias?

1) Reducir costos

El uso de software de administración de transacciones puede ayudarlo a reducir los gastos recurrentes en unidades de almacenamiento, carpetas de archivos, papel, tóner y mantenimiento de fotocopiadoras. Las grandes empresas inmobiliarias pueden ahorrar miles de dólares mensuales en mano de obra y gastos de oficina.

2) Atraer y reclutar agentes de alta calidad que sean productivos

Los agentes de primera calidad disfrutan de poder trabajar desde cualquier lugar mientras pueden acceder a los detalles de sus acuerdos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Un software de administración de transacciones de bienes raíces que es versátil, simple pero portátil ayudará a sus agentes a ser más productivos y a concentrarse en sus habilidades principales: vender.

3) Retenga a sus Agentes

Los agentes de bienes raíces quieren herramientas que sean efectivas pero simples. Un sistema de gestión de transacciones que ofrezca movilidad a sus agentes, pero que sea simple, será efectivo para retener a sus agentes de alta productividad y mantenerlos contentos.

4) Sea fácil de auditar

Un buen software de gestión de transacciones lo ayuda a mantener un seguimiento de auditoría completo y fácil de seguir de todas sus transacciones inmobiliarias. Como resultado, su auditor obtendrá información de transacciones precisa y completa que ayuda a garantizar auditorías sin problemas.

5) Tenga agentes felices en su nómina

Un sistema de gestión de transacciones que ofrezca movilidad dará como resultado agentes satisfechos. En lugar de tener que ir a la oficina para ver o firmar documentos, pueden acceder a todos los documentos relevantes desde sus dispositivos móviles. Pueden concentrarse en permanecer en el campo y ganar más comisiones. ¡Un ganar-ganar para ti!

¿Cómo encuentra el mejor software de gestión de transacciones inmobiliarias para su empresa?

Antes de identificar qué software de transacciones inmobiliarias es el mejor para su negocio, debe seguir los siguientes pasos:

1) Sepa lo que necesita

El cambio siempre es complicado y debe llevarse a cabo con sumo cuidado. Debe tener en cuenta qué tan bien sus agentes y personal administrativo siguen su proceso existente. ¿Con qué herramientas y sistemas ya se sienten cómodos? Identifique qué partes de su proceso actual deben corregirse y cuáles no antes de probar cualquier software nuevo.

2) Asegúrese de hacer las preguntas adecuadas al proveedor de servicios

Algunas preguntas críticas para hacerle al proveedor de servicios son:

– ¿Qué tan personalizable es el producto para las necesidades de mi negocio?

– ¿Ayudará el producto a resolver mis puntos débiles?

– ¿La solución será efectiva para mi equipo?

– ¿Cuál es el plan de implementación?

– ¿Ayudará la solución a que mi negocio cumpla con las normas?

– ¿Implementar la solución tendrá sentido financiero para mi empresa?

3) Obtenga una demostración completa del producto

Una demostración del producto es una parte vital para evaluar cómo un nuevo sistema puede satisfacer sus necesidades comerciales únicas. Asegúrese de obtener una demostración completa del producto de cualquier software de transacciones inmobiliarias que esté considerando.

Esto significa una demostración del sistema real con datos ficticios y no solo una elegante presentación de PowerPoint.

Consulte el flujo de trabajo existente y haga preguntas de sondeo sobre cuán personalizable es en realidad. Los vendedores pueden intentar que usted se comprometa prometiéndole características que se implementarán después de que pague.

Recuerde que tal declaración, con toda probabilidad, es solo una táctica de ventas, y es posible que se quede atrapado con un sistema que no satisfaga sus necesidades.

4) ¿Puede probarlo antes de comprar el producto?

Antes de comprometerse con cualquier software de administración de transacciones de bienes raíces en particular, siempre debe pedirle al proveedor de servicios que le permita probar el software primero. Verifique todas las funciones y pruebe el software a fondo con datos de demostración para ver cómo se adapta a sus procesos comerciales.

Lo que es más importante, deje que sus agentes y administradores prueben el software, ya que eventualmente lo usarán. Si una opción de prueba gratuita no está disponible, debe realizar una investigación exhaustiva en foros en línea y grupos de la industria.

5) Evite los sistemas que pretenden atarlo a largo plazo

Cuando se trata de cualquier nuevo sistema de software, debe tener cuidado con dos cosas:

1. a) Precios basados ​​en el usuario que pueden parecer económicos al principio, pero pueden ser una barrera para sus esfuerzos de reclutamiento y crecimiento.
2. b) Sistemas propietarios que no le brindan una forma de respaldar o recuperar todos sus datos en un formato que pueda ver fuera del sistema de software.

6) Obtenga referencias de clientes actuales y anteriores

Antes de comprar cualquier sistema nuevo, debe obtener comentarios de los clientes actuales y anteriores. ¿Están satisfechos los clientes existentes del software de gestión de transacciones que está considerando? Si no es así, ¿hay alguna deficiencia que deba tener en cuenta?

Cuando se trata de clientes anteriores, debe averiguar qué tan fácil o difícil es pasar a otras soluciones si alguna vez surge la necesidad.

Recomendaciones del software de gestión de transacciones inmobiliarias

Antes de comprar un software de gestión de transacciones inmobiliarias, estas son algunas recomendaciones:

1) pendiente del cielo

Skyslope ofrece un software de gestión de transacciones inmobiliarias que tiene listas de verificación personalizadas y un proceso de revisión simplificado.

Proporciona análisis completos que incluyen seguimiento de cumplimiento y estadísticas de cuota de mercado. Sin embargo, no obtiene una prueba gratuita y tiene que desembolsar tarifas de instalación. Además, está atado a un contrato anual. Cuando se trata de soporte al usuario, tiene la posibilidad de acceder a una base de conocimientos en línea.

2) bucle de puntos

Dotloop es otro software de gestión de transacciones inmobiliarias que se integra con plataformas de marketing, contabilidad y CRM. Obtiene listas de tareas y plantillas de transacciones. Hay un costo de instalación que cubre la capacitación.

Cuando se trata de soporte al usuario, obtiene un administrador de éxito dedicado y también puede obtener respuestas a consultas de una base de conocimientos en línea. Si es un usuario premium, obtendrá soporte telefónico durante 14 horas al día entre semana y 12 horas al día los fines de semana.

3) Canalización sin papel

Una de las principales empresas de software de transacciones de bienes raíces que le ofrece una prueba gratuita, precios transparentes que cubren usuarios ilimitados y sin contratos que lo aten. La configuración, la capacitación y el soporte son completamente gratuitos. Obtiene soporte ilimitado por correo electrónico, con respuestas a los correos electrónicos dentro de una hora durante el horario comercial. Algunas de las funciones líderes en la industria que obtiene en Paperless Pipeline son:

• Listas de verificación de transacciones personalizables
• Posibilidad de realizar copias de seguridad de los datos de forma gratuita
• Genere informes de transacciones personalizados
• Facilidad para cargar y revisar documentos desde cualquier lugar
• Obtiene espacios de trabajo separados para diferentes departamentos, oficinas y departamentos en el mismo software.

En resumen

Es 2021 y, como empresa de bienes raíces, ya tiene suficientes desafíos que superar en medio de una pandemia única en un siglo. Si ha estado trabajando con archivos en papel y sistemas de archivo, es hora de que considere cómo un sistema de administración de transacciones de bienes raíces puede ayudarlo a ser más eficiente y garantizar un crecimiento más rápido.

Siga los consejos de este artículo para aprender a identificar el mejor software de gestión de transacciones inmobiliarias para su empresa.

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