Perché gli agenti immobiliari hanno bisogno di una soluzione di gestione delle transazioni

Si sente spesso parlare di CRM. E in effetti, abbiamo persino messo insieme un elenco di alcuni dei migliori CRM disponibili per il settore immobiliare.

Ma qualcosa che a volte viene trascurato è la gestione delle transazioni. Ed è un peccato poiché assicurarsi che l'intera transazione immobiliare si svolga il più agevolmente possibile è assolutamente fondamentale per acquirenti e venditori felici e leali.

È qui che il software di gestione delle transazioni immobiliari può davvero aiutarti a rimanere al passo con il tuo gioco.

Che cos'è esattamente un sistema di gestione delle transazioni? Che tipo di caratteristiche devi avere? E quali sono alcune delle migliori scelte sul mercato in questo momento? Diamo un'occhiata.

Perché un software di gestione delle transazioni immobiliari?

Qualsiasi transazione immobiliare comporta più transazioni, documenti e scartoffie. Se sei una società immobiliare o un intermediario che si occupa di più clienti e broker, devi avere più attività da gestire. Potrebbe essere garantire che i tuoi contratti vengano firmati dal cliente in tempo.

Oppure potrebbe tenere traccia delle attività che il tuo personale deve completare. Potrebbe anche tenere traccia della commissione che i tuoi broker ottengono dopo il completamento di un accordo di successo.

Cercare di eseguire tutto questo manualmente sarà gestibile solo fino a quando non avrai una piccola base di clienti o un numero limitato di agenti. Man mano che la tua attività cresce e crei un team di prim'ordine , ti renderai conto che le attività critiche vengono perse. Ciò si traduce in maggiori livelli di frustrazione, opportunità perse e, di conseguenza, una perdita di entrate aziendali.

Un buon software di gestione delle transazioni immobiliari ti aiuterà a tenere traccia di tutte le attività critiche e ti assicurerà di essere in grado di far crescere la tua attività senza problemi. In sostanza, un software di gestione delle transazioni senza carta è un sistema online destinato a sostituire gli schedari di una società immobiliare o l'archiviazione di file online.

Ha lo scopo di aiutarti nella gestione dei vari processi complessi coinvolti nelle pratiche burocratiche immobiliari. L'utilizzo del software di gestione delle transazioni può ridurre i costi, aumentare l'efficienza e far crescere più rapidamente la tua attività immobiliare.

Funzionalità da tenere d'occhio in un software di gestione delle transazioni immobiliari

Prima di procedere all'acquisto di qualsiasi software di gestione delle transazioni immobiliari, dovresti cercare alcune funzionalità vitali nel sistema software. Questi sono:

1) Gestione delle attività

Valuta se il software in questione dispone di un robusto modulo di gestione delle attività. Tenere traccia delle attività è essenziale per un'impresa immobiliare e un modulo di gestione delle attività dovrebbe consentirti di creare modelli di checklist personalizzati per tutti i tuoi affari immobiliari.

Ciò ti consentirà di automatizzare attività che altrimenti richiederebbero molto tempo. Dovresti anche essere in grado di creare flussi di lavoro personalizzati per supportare il tuo team.

2) Gestione del contratto

I contratti sono la linfa vitale di qualsiasi impresa immobiliare. Tuttavia, tenere traccia dei contratti in formato cartaceo o archiviati in modo casuale nell'archiviazione locale o nel cloud può essere un incubo.

Un buon software di gestione delle transazioni immobiliari dovrebbe avere una solida gestione dei contratti, che ti consenta di archiviare tutti i tuoi contratti in una forma senza carta in modo che siano facilmente accessibili.

3) Firma elettronica

L'archiviazione dei contratti in forma non cartacea è solo il primo passo se stai considerando un software di gestione delle transazioni. Il passo successivo è essere in grado di implementare le firme elettroniche. Ciò ti aiuterà ad aumentare l'efficienza della tua azienda quando si tratta di servire i tuoi clienti.

La tua azienda sarà in grado di eseguire operazioni immobiliari più rapidamente. Di conseguenza, sarai in grado di vendere le tue proprietà più velocemente e in modo più efficiente.

4) Modelli di documenti

Un buon software di gestione delle transazioni per il settore immobiliare dovrebbe avere modelli di documenti personalizzabili che il tuo team può utilizzare. Alcuni dei modelli potrebbero essere contratti, accordi di quotazione, risposte all'ispezione dell'acquirente, lettere di offerta e atti di vendita.

L'uso del software di gestione delle transazioni può aiutarti a risparmiare tempo perché tutti i documenti critici saranno a portata di clic.

5) Gestione della Commissione

Se sei una società immobiliare con più agenti, è essenziale disporre di un modulo di gestione delle commissioni nel tuo software di gestione delle transazioni immobiliari. Il modulo di gestione delle commissioni sarà uno strumento che fornirà ai tuoi agenti tutte le informazioni rilevanti sulle loro commissioni.

Dovrebbe essere sufficientemente flessibile da fornire ai tuoi agenti dati aggiornati per aiutarli a tenere traccia dei loro progressi quando si tratta di obiettivi sia individuali che aziendali.

6) Revisione della transazione

Un buon software di gestione delle transazioni dovrebbe anche avere un modulo di revisione delle transazioni, che consente sia agli agenti che ai supervisori di rivedere tutte le transazioni che hanno avuto luogo in un certo periodo di tempo.

Dovrebbe avere un solido sistema di rendicontazione che possa essere generato facilmente e diffuso a varie parti interessate.

Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione delle transazioni immobiliari?

1) Ridurre i costi

L'uso del software di gestione delle transazioni può aiutarti a ridurre le spese ricorrenti per unità di archiviazione, cartelle di file, carta, toner e manutenzione della fotocopiatrice. Le grandi società immobiliari possono risparmiare migliaia di dollari al mese sulle spese di lavoro e d'ufficio.

2) Attrarre e reclutare agenti di alta qualità che siano produttivi

Gli agenti di alta qualità si divertono a lavorare da qualsiasi luogo pur essendo in grado di accedere ai dettagli sulle loro offerte 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Un software di gestione delle transazioni immobiliari versatile, semplice ma portatile aiuterà i tuoi agenti a essere più produttivi e a concentrarsi sulle loro competenze principali: la vendita.

3) Conserva i tuoi agenti

Gli agenti immobiliari vogliono strumenti efficaci ma semplici. Un sistema di gestione delle transazioni che offre mobilità ai tuoi agenti, ma è semplice, sarà efficace nel trattenere i tuoi agenti ad alta produttività e mantenerli felici.

4) Sii facile da controllare

Un buon software di gestione delle transazioni ti aiuta a mantenere una traccia di controllo completa e facile da seguire di tutte le tue transazioni immobiliari. Di conseguenza, il tuo revisore riceverà informazioni sulle transazioni accurate e complete che aiutano a garantire audit indolori.

5) Avere agenti felici sul libro paga

Un sistema di gestione delle transazioni che offre mobilità si tradurrà in agenti felici. Invece di dover venire in ufficio per visualizzare o firmare documenti, possono accedere a tutti i documenti rilevanti dai loro dispositivi mobili. Possono concentrarsi sul rimanere sul campo e guadagnare più commissioni. Una vittoria per te!

Come trovi il miglior software di gestione delle transazioni immobiliari per la tua attività?

Prima di identificare quale software di transazione immobiliare è il migliore per la tua attività, dovresti seguire i seguenti passaggi:

1) Sapere di cosa hai bisogno

Il cambiamento è sempre complicato e dovrebbe essere effettuato con la massima attenzione. Dovresti essere consapevole di quanto bene i tuoi agenti e il personale amministrativo seguono il tuo processo esistente. Con quali strumenti e sistemi sono già a loro agio? Identifica quali parti del tuo processo attuale devono essere corrette e quali no prima di provare qualsiasi nuovo software.

2) Assicurati di porre le domande appropriate al fornitore di servizi

Alcune domande critiche da porre al fornitore di servizi sono:

– Quanto è personalizzabile il prodotto per le mie esigenze aziendali?

– Il prodotto aiuterà a risolvere i miei punti dolenti?

– La soluzione sarà efficace per il mio team?

– Qual è il piano di attuazione?

– La soluzione aiuterà a mantenere la mia azienda conforme?

– L'implementazione della soluzione avrà un buon senso finanziario per la mia azienda?

3) Ottieni una demo completa del prodotto

Una demo del prodotto è una parte fondamentale per valutare in che modo un nuovo sistema può soddisfare le tue esigenze aziendali specifiche. Assicurati di ottenere una demo completa del prodotto di qualsiasi software di transazione immobiliare che stai considerando.

Ciò significa una demo del sistema reale con dati fittizi e non solo una presentazione PowerPoint.

Dai un'occhiata al flusso di lavoro esistente e fai domande di indagine su quanto sia effettivamente personalizzabile. I venditori potrebbero cercare di convincerti a impegnarti promettendo funzionalità che verranno implementate dopo il pagamento.

Ricorda che una tale affermazione, con ogni probabilità, è solo una tattica di vendita e potresti essere bloccato con un sistema che non soddisfa le tue esigenze.

4) Puoi provarlo prima di acquistare il prodotto?

Prima di impegnarti in un particolare software di gestione delle transazioni immobiliari, dovresti sempre chiedere al fornitore di servizi di farti provare prima il software. Controlla tutte le funzionalità e testa a fondo il software con i dati demo per vedere come si adatta ai tuoi processi aziendali.

Soprattutto, lascia che i tuoi agenti e amministratore provino il software poiché alla fine lo utilizzeranno. Se non è disponibile un'opzione di prova gratuita, è necessario eseguire ricerche approfondite su forum online e gruppi di settore.

5) Evita i sistemi che mirano a legarti a lungo termine

Quando si tratta di un nuovo sistema software, dovresti stare attento a due cose:

1. a) Prezzi basati sull'utente che possono sembrare economici all'inizio ma possono essere un ostacolo ai tuoi sforzi di reclutamento e crescita.
2. b) Sistemi proprietari che non ti danno un modo per eseguire il backup o recuperare tutti i tuoi dati in un formato che puoi visualizzare al di fuori del sistema software.

6) Ottieni referenze da clienti attuali e precedenti

Prima di acquistare qualsiasi nuovo sistema, è necessario ricevere feedback dai clienti attuali e precedenti. I clienti esistenti del software di gestione delle transazioni che ritieni soddisfatti? In caso negativo, ci sono delle carenze di cui dovresti essere a conoscenza?

Quando si tratta di clienti precedenti, dovresti scoprire da loro quanto sia facile o difficile passare ad altre soluzioni in caso di necessità.

Raccomandazioni del software di gestione delle transazioni immobiliari

Prima di acquistare un software di gestione delle transazioni immobiliari, ecco alcuni consigli:

1) Skyslope

Skyslope offre un software di gestione delle transazioni immobiliari con liste di controllo personalizzate e un processo di revisione semplificato.

Fornisce analisi complete che includono il monitoraggio della conformità e le statistiche sulle quote di mercato. Tuttavia, non ottieni una prova gratuita e devi sborsare i costi di installazione. Inoltre, sei legato a un contratto annuale. Quando si tratta di supporto per gli utenti, hai la possibilità di accedere a una base di conoscenza online.

2) Ciclo di punti

Dotloop è un altro software di gestione delle transazioni immobiliari che si integra con le piattaforme di marketing, contabilità e CRM. Ottieni elenchi di attività e modelli di transazione. C'è un costo di installazione che copre la formazione.

Quando si tratta di supporto per gli utenti, ottieni un responsabile del successo dedicato e puoi anche ottenere risposte alle domande da una base di conoscenza online. Se sei un utente premium, ottieni assistenza telefonica per 14 ore al giorno nei giorni feriali e 12 ore al giorno nei fine settimana.

3) Pipeline senza carta

Una delle principali società di software per transazioni immobiliari che ti offre una prova gratuita, prezzi trasparenti che coprono utenti illimitati e nessun contratto a cui vincolarti. Installazione, formazione e supporto sono completamente gratuiti. Ottieni supporto illimitato via e-mail, con risposte alle e-mail entro un'ora durante l'orario lavorativo. Alcune delle funzionalità leader del settore che ottieni in Paperless Pipeline sono:

• Liste di controllo delle transazioni personalizzabili
• Possibilità di eseguire il backup dei dati gratuitamente
• Genera rapporti sulle transazioni personalizzati
• Possibilità di caricare e rivedere i documenti da qualsiasi luogo
• Ottieni spazi di lavoro separati per diversi reparti, uffici e reparti nello stesso software.

In sintesi

È il 2021 e, come società immobiliare, hai già abbastanza sfide da superare nel bel mezzo di una pandemia che capita una volta in un secolo. Se hai lavorato con file cartacei e sistemi di archiviazione, è giunto il momento di considerare come un sistema di gestione delle transazioni immobiliari può aiutarti a essere più efficiente e garantire una crescita più rapida.

Segui i suggerimenti in questo articolo per scoprire come identificare il miglior software di gestione delle transazioni immobiliari per la tua attività.

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