Pourquoi les agents immobiliers ont besoin d'une solution de gestion des transactions

On entend souvent parler des CRM. Et en fait, nous avons même dressé une liste de certains des meilleurs CRM pour l'immobilier.

Mais quelque chose qui est parfois négligé est la gestion des transactions. Et c'est dommage car s'assurer que toute la transaction immobilière se déroule le mieux possible est absolument essentiel pour des acheteurs et des vendeurs heureux et fidèles.

C'est là qu'un logiciel de gestion des transactions immobilières peut vraiment vous aider à rester au top de votre forme.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des transactions ? De quel type de fonctionnalités avez-vous besoin ? Et quels sont certains des meilleurs choix sur le marché en ce moment ? Nous allons jeter un coup d'oeil.

Pourquoi un logiciel de gestion des transactions immobilières ?

Toute transaction immobilière implique plusieurs transactions, documents et documents. Si vous êtes une firme immobilière ou une maison de courtage traitant avec plusieurs clients et courtiers, vous devez avoir plusieurs tâches à gérer. Il peut s'agir de s'assurer que vos contrats sont signés par le client à temps.

Ou il peut s'agir de suivre les tâches que votre personnel doit accomplir. Il pourrait même s'agir de suivre la commission que vos courtiers reçoivent après la conclusion d'une transaction réussie.

Essayer d'effectuer tout cela manuellement ne sera gérable que jusqu'à ce que vous ayez une petite clientèle ou un petit nombre d'agents. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous construisez une équipe de classe mondiale , vous vous rendrez compte que des tâches critiques sont manquées. Cela se traduit par des niveaux de frustration plus élevés, des opportunités perdues et, par conséquent, une perte de revenus pour l'entreprise.

Un bon logiciel de gestion des transactions immobilières vous aidera à suivre toutes les tâches critiques et vous permettra de développer votre entreprise de manière transparente. Essentiellement, un logiciel de gestion des transactions sans papier est un système en ligne destiné à remplacer les classeurs ou le stockage de fichiers en ligne d'une société immobilière.

Il est destiné à vous aider dans la gestion des différents processus complexes impliqués dans la paperasserie immobilière. L'utilisation d'un logiciel de gestion des transactions peut réduire les coûts, augmenter l'efficacité et développer plus rapidement votre activité immobilière.

Caractéristiques à rechercher dans un logiciel de gestion des transactions immobilières

Avant d'aller de l'avant et d'acheter un logiciel de gestion des transactions immobilières, vous devez rechercher quelques fonctionnalités essentielles dans le système logiciel. Ceux-ci sont:

1) Gestion des tâches

Évaluez si le logiciel en question dispose d'un module de gestion des tâches robuste. Le suivi des tâches est essentiel pour une agence immobilière, et un module de gestion des tâches devrait vous permettre de créer des modèles de liste de contrôle personnalisés pour toutes vos transactions immobilières.

Cela vous permettra d'automatiser des tâches qui autrement prendraient du temps. Vous devriez également être en mesure de créer des flux de travail personnalisés pour soutenir votre équipe.

2) Gestion des contrats

Les contrats sont la pierre angulaire de toute agence immobilière. Cependant, garder une trace des contrats sous forme papier ou stockés de manière aléatoire dans un stockage local ou dans le cloud peut être un cauchemar.

Un bon logiciel de gestion des transactions immobilières doit avoir une gestion des contrats robuste, vous permettant de stocker tous vos contrats sous une forme sans papier de manière à ce qu'ils soient facilement accessibles.

3) Signature électronique

Stocker les contrats sous forme dématérialisée n'est que la première étape si vous envisagez un logiciel de gestion des transactions. La prochaine étape est de pouvoir mettre en place des signatures électroniques. Cela vous aidera à accroître l'efficacité de votre entreprise lorsqu'il s'agit de servir vos clients.

Votre entreprise sera en mesure d'exécuter des transactions immobilières plus rapidement. Ainsi, vous pourrez vendre vos propriétés plus rapidement et de manière plus efficace.

4) Modèles de documents

Un bon logiciel de gestion des transactions immobilières doit disposer de modèles de documents personnalisables que votre équipe peut utiliser. Certains des modèles peuvent être des contrats, des accords d'inscription, des réponses d'inspection des acheteurs, des lettres d'offre et des actes de vente.

L'utilisation d'un logiciel de gestion des transactions peut vous aider à gagner du temps car tous les documents critiques seront à portée de clic.

5) Gestion des commissions

Si vous êtes une société immobilière avec plusieurs agents, il est indispensable d'avoir un module de gestion des commissions dans votre logiciel de gestion des transactions immobilières. Le module de gestion des commissions sera un outil qui fournira à vos agents toutes les informations pertinentes sur leurs commissions.

Il doit être suffisamment flexible pour fournir à vos agents des données à jour pour les aider à suivre leurs progrès en ce qui concerne les objectifs individuels et d'entreprise.

6) Examen des transactions

Un bon logiciel de gestion des transactions devrait également avoir un module de révision des transactions, qui permet aux agents et aux superviseurs de revoir toutes les transactions qui ont eu lieu sur une certaine période de temps.

Il doit disposer d'un système de rapports robuste qui peut être généré facilement et diffusé aux différentes parties prenantes.

Quels sont les avantages d'un système de gestion des transactions immobilières ?

1) Réduire les coûts

L'utilisation d'un logiciel de gestion des transactions peut vous aider à réduire les dépenses récurrentes liées aux unités de stockage, aux chemises de classement, au papier, au toner et à la maintenance des copieurs. Les grandes sociétés immobilières peuvent économiser des milliers de dollars par mois en frais de main-d'œuvre et de bureau.

2) Attirer et recruter des agents de qualité qui sont productifs

Les agents de qualité supérieure aiment pouvoir travailler de n'importe où tout en pouvant accéder aux détails de leurs offres 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Un logiciel de gestion des transactions immobilières à la fois polyvalent, simple et portable aidera vos agents à être plus productifs et à se concentrer sur leurs compétences principales : la vente.

3) Conservez vos agents

Les agents immobiliers veulent des outils à la fois efficaces et simples. Un système de gestion des transactions qui offre la mobilité à vos agents, mais qui est simple, sera efficace pour retenir vos agents à haute productivité et les garder heureux.

4) Soyez facile à auditer

Un bon logiciel de gestion des transactions vous aide à maintenir une piste d'audit facile à suivre et complète de toutes vos transactions immobilières. En conséquence, votre auditeur obtiendra des informations précises et complètes sur les transactions, ce qui contribuera à garantir des audits indolores.

5) Ayez des agents heureux sur votre liste de paie

Un système de gestion des transactions qui offre la mobilité se traduira par des agents heureux. Au lieu de devoir venir au bureau pour consulter ou signer des documents, ils peuvent accéder à tous les documents pertinents à partir de leurs appareils mobiles. Ils peuvent se concentrer sur le fait de rester sur le terrain et de gagner plus de commissions. Un gagnant-gagnant pour vous!

Comment trouver le meilleur logiciel de gestion des transactions immobilières pour votre entreprise ?

Avant d'identifier quel logiciel de transaction immobilière est le meilleur pour votre entreprise, vous devez suivre les étapes suivantes :

1) Sachez ce dont vous avez besoin

Le changement est toujours compliqué et doit être effectué avec le plus grand soin. Vous devez savoir dans quelle mesure vos agents et votre personnel administratif suivent votre processus existant. Avec quels outils et systèmes sont-ils déjà à l'aise ? Identifiez les parties de votre processus actuel qui doivent être corrigées et celles qui ne le sont pas avant de tester un nouveau logiciel.

2) Assurez-vous de poser les bonnes questions au fournisseur de services

Voici quelques questions essentielles à poser au fournisseur de services :

– Dans quelle mesure le produit est-il personnalisable pour les besoins de mon entreprise ?

– Le produit m'aidera-t-il à résoudre mes points douloureux ?

– La solution sera-t-elle efficace pour mon équipe ?

– Quel est le plan de mise en œuvre ?

– La solution contribuera-t-elle à maintenir la conformité de mon entreprise ?

– La mise en œuvre de la solution sera-t-elle rentable pour mon entreprise ?

3) Obtenez une démonstration complète du produit

Une démonstration de produit est un élément essentiel pour évaluer comment un nouveau système peut répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Assurez-vous d'obtenir une démonstration complète du produit de tout logiciel de transaction immobilière que vous envisagez.

Cela signifie une démonstration du système réel avec des données factices et pas seulement une présentation PowerPoint élégante.

Découvrez le flux de travail existant et posez des questions approfondies sur sa personnalisation réelle. Les vendeurs peuvent essayer de vous inciter à vous engager en promettant des fonctionnalités qui seront implémentées après votre paiement.

N'oubliez pas qu'une telle déclaration, selon toute probabilité, n'est qu'une tactique de vente et que vous pourriez vous retrouver avec un système qui ne répond pas à vos besoins.

4) Pouvez-vous l'essayer avant d'acheter le produit ?

Avant de vous engager dans un logiciel de gestion de transactions immobilières particulier, vous devez toujours demander au fournisseur de services de vous laisser essayer le logiciel en premier. Vérifiez toutes les fonctionnalités et testez soigneusement le logiciel avec des données de démonstration pour voir comment il s'adapte à vos processus métier.

Plus important encore, laissez vos agents et administrateurs essayer le logiciel car ils l'utiliseront éventuellement. Si une option d'essai gratuit n'est pas disponible, vous devez effectuer des recherches approfondies sur les forums en ligne et les groupes industriels.

5) Évitez les systèmes qui visent à vous lier à long terme

Lorsqu'il s'agit de tout nouveau système logiciel, vous devez vous méfier de deux choses :

1. a) Une tarification basée sur l'utilisateur qui peut sembler économique au départ, mais peut constituer un obstacle à vos efforts de recrutement et de croissance.
2. b) Les systèmes propriétaires qui ne vous permettent pas de sauvegarder ou de récupérer toutes vos données dans un format que vous pouvez visualiser en dehors du système logiciel.

6) Obtenez des références de clients actuels et précédents

Avant d'acheter un nouveau système, vous devez obtenir les commentaires des clients actuels et précédents. Les clients existants du logiciel de gestion des transactions que vous envisagez sont-ils satisfaits ? Si non, y a-t-il des lacunes dont vous devriez être conscient ?

En ce qui concerne les clients précédents, vous devriez leur demander s'il est facile ou difficile de passer à d'autres solutions si le besoin s'en fait sentir.

Recommandations du logiciel de gestion des transactions immobilières

Avant d'acheter un logiciel de gestion de transactions immobilières, voici quelques recommandations :

1) Skyslope

Skyslope propose un logiciel de gestion des transactions immobilières doté de listes de contrôle personnalisées et d'un processus d'examen simplifié.

Il fournit des analyses complètes qui incluent le suivi de la conformité et des statistiques sur les parts de marché. Cependant, vous ne bénéficiez pas d'un essai gratuit et devez débourser des frais d'installation. De plus, vous êtes lié par un contrat annuel. En ce qui concerne le support utilisateur, vous avez la possibilité d'accéder à une base de connaissances en ligne.

2) Boucle de points

Dotloop est un autre logiciel de gestion des transactions immobilières qui s'intègre aux plateformes de marketing, de comptabilité et de CRM. Vous obtenez des listes de tâches et des modèles de transaction. Il y a un coût d'installation qui couvre la formation.

En ce qui concerne le support utilisateur, vous bénéficiez d'un gestionnaire de réussite dédié et pouvez également obtenir des réponses aux questions à partir d'une base de connaissances en ligne. Si vous êtes un utilisateur premium, vous bénéficiez d'une assistance téléphonique 14 heures par jour en semaine et 12 heures par jour le week-end.

3) Pipeline sans papier

L'une des principales sociétés de logiciels de transactions immobilières qui vous propose un essai gratuit, une tarification transparente couvrant un nombre illimité d'utilisateurs et aucun contrat pour vous lier. L'installation, la formation et l'assistance sont entièrement gratuites. Vous bénéficiez d'une assistance illimitée par e-mail, avec des réponses aux e-mails dans l'heure pendant les heures ouvrables. Certaines des fonctionnalités de pointe que vous obtenez dans Paperless Pipeline sont :

• Listes de contrôle des transactions personnalisables
• Possibilité de sauvegarder les données gratuitement
• Générer des rapports de transactions personnalisés
• Possibilité de télécharger et de réviser des documents de n'importe où
• Vous obtenez des espaces de travail séparés pour différents départements, bureaux et départements dans le même logiciel.

En résumé

Nous sommes en 2021, et en tant que société immobilière, vous avez déjà suffisamment de défis à relever au milieu d'une pandémie qui ne se produit qu'une fois par siècle. Si vous avez travaillé avec des fichiers papier et des systèmes de classement, il est temps pour vous de réfléchir à la manière dont un système de gestion des transactions immobilières peut vous aider à être plus efficace et à assurer une croissance plus rapide.

Suivez les conseils de cet article pour savoir comment identifier le meilleur logiciel de gestion des transactions immobilières pour votre entreprise.

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