Warum Immobilienmakler eine Transaktionsmanagementlösung benötigen

Wir hören oft von CRMs. Und tatsächlich haben wir sogar eine Liste mit einigen der besten CRMs für Immobilien zusammengestellt.

Aber etwas, das manchmal vernachlässigt wird, ist das Transaktionsmanagement. Und das ist eine Schande, da es für zufriedene und loyale Käufer und Verkäufer absolut entscheidend ist, sicherzustellen, dass die gesamte Immobilientransaktion so reibungslos wie möglich verläuft.

Hier kann Ihnen eine Immobilientransaktionsmanagement-Software wirklich helfen, den Überblick zu behalten.

Was genau ist ein Transaktionsmanagementsystem? Welche Funktionen soll es haben? Und was sind derzeit die besten Optionen auf dem Markt? Lass uns einen Blick darauf werfen.

Warum Immobilientransaktionsmanagement-Software?

Jede Immobilientransaktion umfasst mehrere Transaktionen, Dokumente und Papierkram. Wenn Sie eine Immobilienfirma oder ein Maklerunternehmen sind, das mit mehreren Kunden und Maklern zu tun hat, müssen Sie mehrere Aufgaben bewältigen. Es könnte sicherstellen, dass Ihre Verträge rechtzeitig vom Kunden unterzeichnet werden.

Oder es könnte den Überblick über die Aufgaben behalten, die Ihre Mitarbeiter erledigen müssen. Es könnte sogar die Provision verfolgen, die Ihre Makler nach Abschluss eines erfolgreichen Geschäfts erhalten.

Der Versuch, all dies manuell durchzuführen, ist nur machbar, bis Sie einen kleinen Kundenstamm oder eine kleine Anzahl von Agenten haben. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie ein erstklassiges Team aufbauen , werden Sie feststellen, dass wichtige Aufgaben versäumt werden. Das führt zu größerer Frustration, verpassten Gelegenheiten und folglich zu einem Verlust an Unternehmenseinnahmen.

Eine gute Immobilientransaktionsmanagement-Software hilft Ihnen, alle kritischen Aufgaben im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Sie Ihr Geschäft nahtlos ausbauen können. Im Wesentlichen ist eine papierlose Transaktionsverwaltungssoftware ein Online-System, das die Aktenschränke oder die Online-Dateispeicherung eines Immobilienunternehmens ersetzen soll.

Es soll Ihnen bei der Verwaltung der verschiedenen komplexen Prozesse helfen, die mit der Immobiliendokumentation verbunden sind. Der Einsatz von Transaktionsmanagement-Software kann Kosten senken, die Effizienz steigern und Ihr Immobiliengeschäft schneller wachsen lassen.

Funktionen, auf die Sie in einer Software zur Verwaltung von Immobilientransaktionen achten sollten

Bevor Sie fortfahren und eine Software zur Verwaltung von Immobilientransaktionen kaufen, sollten Sie nach einigen wichtigen Funktionen des Softwaresystems Ausschau halten. Diese sind:

1) Aufgabenverwaltung

Bewerten Sie, ob die betreffende Software über ein robustes Task-Management-Modul verfügt. Den Überblick über Aufgaben zu behalten, ist für ein Immobilienunternehmen unerlässlich, und ein Aufgabenverwaltungsmodul sollte es Ihnen ermöglichen, benutzerdefinierte Checklistenvorlagen für alle Ihre Immobiliengeschäfte zu erstellen.

Auf diese Weise können Sie Aufgaben automatisieren, die sonst zeitaufwändig wären. Sie sollten auch in der Lage sein, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, um Ihr Team zu unterstützen.

2) Vertragsmanagement

Verträge sind das Lebenselixier eines jeden Immobilienunternehmens. Es kann jedoch ein Albtraum sein, Verträge entweder in Papierform oder willkürlich im lokalen Speicher oder in der Cloud gespeichert zu halten.

Eine gute Software für das Immobilientransaktionsmanagement sollte über ein robustes Vertragsmanagement verfügen, das es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Verträge in papierloser Form so zu speichern, dass sie leicht zugänglich sind.

3) Elektronische Signatur

Die papierlose Speicherung von Verträgen ist nur der erste Schritt, wenn Sie eine Transaktionsverwaltungssoftware in Betracht ziehen. Der nächste Schritt ist die Implementierung elektronischer Signaturen. Dadurch steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens bei der Betreuung Ihrer Kunden.

Ihr Unternehmen kann Immobiliengeschäfte schneller abschließen. Dadurch können Sie Ihre Immobilien schneller und effizienter verkaufen.

4) Dokumentvorlagen

Eine gute Transaktionsverwaltungssoftware für Immobilien sollte über anpassbare Dokumentvorlagen verfügen, die Ihr Team verwenden kann. Einige der Vorlagen können Verträge, Listungsvereinbarungen, Käuferkontrollantworten, Angebotsschreiben und Kaufurkunden sein.

Die Verwendung von Transaktionsmanagement-Software kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, da alle wichtigen Dokumente nur einen Klick entfernt sind.

5) Provisionsverwaltung

Wenn Sie ein Immobilienunternehmen mit mehreren Maklern sind, ist ein Provisionsverwaltungsmodul in Ihrer Immobilientransaktionsverwaltungssoftware unerlässlich. Das Provisionsverwaltungsmodul wird ein Tool sein, das Ihren Agenten alle relevanten Informationen über ihre Provisionen liefert.

Es sollte flexibel genug sein, um Ihre Agenten mit aktuellen Daten zu versorgen, damit sie ihre Fortschritte verfolgen können, wenn es um individuelle und Unternehmensziele geht.

6) Transaktionsprüfung

Eine gute Transaktionsverwaltungssoftware sollte auch über ein Transaktionsprüfungsmodul verfügen, mit dem sowohl Agenten als auch Vorgesetzte alle Transaktionen überprüfen können, die über einen bestimmten Zeitraum stattgefunden haben.

Es sollte über ein robustes Berichtssystem verfügen, das einfach erstellt und an verschiedene Interessengruppen weitergegeben werden kann.

Was sind die Vorteile eines Immobilientransaktionsmanagementsystems?

1) Kosten senken

Der Einsatz von Transaktionsmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, wiederkehrende Ausgaben für Speichereinheiten, Aktenordner, Papier, Toner und Kopiererwartung zu reduzieren. Große Immobilienfirmen können monatlich Tausende von Dollar an Arbeits- und Bürokosten sparen.

2) Gewinnen und rekrutieren Sie erstklassige Agenten, die produktiv sind

Erstklassige Agenten genießen es, von überall aus arbeiten zu können und gleichzeitig rund um die Uhr auf Details zu ihren Geschäften zugreifen zu können. Eine vielseitige, einfache und dennoch tragbare Software für das Immobilientransaktionsmanagement hilft Ihren Maklern, produktiver zu sein und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren – den Verkauf.

3) Behalten Sie Ihre Agenten

Immobilienmakler wollen Tools, die effektiv und dennoch einfach sind. Ein Transaktionsmanagementsystem, das Ihren Agenten Mobilität bietet und dennoch einfach ist, wird Ihre hochproduktiven Agenten effektiv halten und sie glücklich machen.

4) Einfach zu auditieren sein

Eine gute Transaktionsverwaltungssoftware hilft Ihnen dabei, einen leicht verständlichen und vollständigen Prüfpfad für alle Ihre Immobilientransaktionen zu führen. Als Ergebnis erhält Ihr Prüfer genaue und umfassende Transaktionsinformationen, die zu reibungslosen Prüfungen beitragen.

5) Haben Sie zufriedene Agenten auf Ihrer Gehaltsliste

Ein Transaktionsmanagementsystem, das Mobilität bietet, wird zu zufriedenen Agenten führen. Anstatt ins Büro zu kommen, um Dokumente einzusehen oder zu unterschreiben, können sie von ihren Mobilgeräten aus auf alle relevanten Dokumente zugreifen. Sie können sich darauf konzentrieren, im Feld zu bleiben und mehr Provisionen zu verdienen. Ein Gewinn für Sie!

Wie finden Sie die beste Immobilientransaktionsmanagement-Software für Ihr Unternehmen?

Bevor Sie herausfinden, welche Immobilientransaktionssoftware die beste für Ihr Unternehmen ist, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen:

1) Wissen, was Sie brauchen

Veränderungen sind immer kompliziert und sollten mit größter Sorgfalt durchgeführt werden. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, wie gut Ihre Agenten und Verwaltungsmitarbeiter Ihren bestehenden Prozess befolgen. Mit welchen Tools und Systemen sind sie bereits vertraut? Identifizieren Sie, welche Teile Ihres aktuellen Prozesses repariert werden müssen und welche nicht, bevor Sie neue Software ausprobieren.

2) Achten Sie darauf, dem Dienstleister die richtigen Fragen zu stellen

Einige wichtige Fragen, die Sie dem Dienstleister stellen sollten, sind:

– Wie anpassbar ist das Produkt für meine Geschäftsanforderungen?

– Hilft das Produkt bei der Lösung meiner Schmerzpunkte?

– Wird die Lösung für mein Team effektiv sein?

– Wie sieht der Umsetzungsplan aus?

– Hilft die Lösung, mein Unternehmen konform zu halten?

– Ist die Implementierung der Lösung für mein Unternehmen finanziell sinnvoll?

3) Holen Sie sich eine umfassende Produktdemo

Eine Produktdemo ist ein wesentlicher Bestandteil der Beurteilung, wie ein neues System Ihre individuellen Geschäftsanforderungen erfüllen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie eine umfassende Produktdemo jeder Immobilientransaktionssoftware erhalten, die Sie in Betracht ziehen.

Das bedeutet eine Demo des tatsächlichen Systems mit Dummy-Daten und nicht nur eine glatte PowerPoint-Präsentation.

Sehen Sie sich den bestehenden Workflow an und stellen Sie Fragen dazu, wie anpassbar er tatsächlich ist. Vertriebsmitarbeiter versuchen möglicherweise, Sie dazu zu bringen, sich zu verpflichten, indem sie Funktionen versprechen, die nach Ihrer Zahlung implementiert werden.

Denken Sie daran, dass eine solche Aussage aller Wahrscheinlichkeit nach nur eine Verkaufstaktik ist und Sie möglicherweise mit einem System festsitzen, das nicht Ihren Anforderungen entspricht.

4) Können Sie es ausprobieren, bevor Sie das Produkt kaufen?

Bevor Sie sich für eine bestimmte Software zur Verwaltung von Immobilientransaktionen entscheiden, sollten Sie den Dienstleister immer bitten, die Software zuerst auszuprobieren. Überprüfen Sie alle Funktionen und testen Sie die Software gründlich mit Demodaten, um zu sehen, wie sie zu Ihren Geschäftsprozessen passt.

Am wichtigsten ist, dass Ihre Agenten und Administratoren die Software ausprobieren, da sie sie schließlich verwenden werden. Wenn keine kostenlose Testoption verfügbar ist, sollten Sie gründliche Recherchen in Online-Foren und Branchengruppen durchführen.

5) Vermeiden Sie Systeme, die darauf abzielen, Sie langfristig zu binden

Wenn es um ein neues Softwaresystem geht, sollten Sie auf zwei Dinge achten:

1. a) Benutzerbasierte Preisgestaltung, die zunächst wirtschaftlich erscheinen mag, aber ein Hindernis für Ihre Rekrutierungs- und Wachstumsbemühungen sein kann.
2. b) Proprietäre Systeme, die Ihnen keine Möglichkeit bieten, alle Ihre Daten in einem Format zu sichern oder abzurufen, das Sie außerhalb des Softwaresystems anzeigen können.

6) Holen Sie Referenzen von aktuellen und früheren Kunden ein

Vor dem Kauf eines neuen Systems müssen Sie Feedback von aktuellen und früheren Kunden einholen. Sind bestehende Kunden der Transaktionsmanagementsoftware, die Sie in Betracht ziehen, zufrieden? Wenn nein, gibt es irgendwelche Mängel, die Sie beachten sollten?

Bei früheren Kunden sollten Sie herausfinden, wie einfach oder schwierig es ist, bei Bedarf auf andere Lösungen umzusteigen.

Empfehlungen für Software zur Verwaltung von Immobilientransaktionen

Bevor Sie eine Software für das Immobilientransaktionsmanagement kaufen, hier einige Empfehlungen:

1) Wolkenkratzer

Skyslope bietet eine Immobilientransaktionsverwaltungssoftware mit angepassten Checklisten und einem optimierten Überprüfungsprozess.

Es bietet umfassende Analysen, einschließlich Compliance-Tracking und Marktanteilsstatistiken. Sie erhalten jedoch keine kostenlose Testversion und müssen Einrichtungsgebühren bezahlen. Außerdem sind Sie an einen Jahresvertrag gebunden. Wenn es um Benutzerunterstützung geht, haben Sie die Möglichkeit, auf eine Online-Wissensdatenbank zuzugreifen.

2) Punktschleife

Dotloop ist eine weitere Software zur Verwaltung von Immobilientransaktionen, die sich in Marketing-, Buchhaltungs- und CRM-Plattformen integrieren lässt. Sie erhalten Aufgabenlisten und Vorgangsvorlagen. Es fallen Einrichtungskosten an, die die Schulung abdecken.

Wenn es um Benutzerunterstützung geht, erhalten Sie einen dedizierten Erfolgsmanager und können auch Antworten auf Fragen aus einer Online-Wissensdatenbank erhalten. Wenn Sie ein Premium-Benutzer sind, erhalten Sie an Wochentagen 14 Stunden am Tag und am Wochenende 12 Stunden am Tag telefonischen Support.

3) Papierlose Pipeline

Eines der führenden Unternehmen für Immobilientransaktionssoftware, das Ihnen eine kostenlose Testversion, transparente Preise für unbegrenzte Benutzer und keine Vertragsbindung bietet. Einrichtung, Schulung und Support sind völlig kostenlos. Sie erhalten unbegrenzten Support per E-Mail mit Antworten auf E-Mails innerhalb einer Stunde während der Geschäftszeiten. Einige der branchenführenden Funktionen, die Sie in Paperless Pipeline erhalten, sind:

• Anpassbare Transaktions-Checklisten
• Kostenlose Datensicherung möglich
• Generieren Sie benutzerdefinierte Transaktionsberichte
• Möglichkeit, Dokumente von überall her hochzuladen und zu überprüfen
• Sie erhalten separate Arbeitsbereiche für verschiedene Abteilungen, Büros und Abteilungen in derselben Software.

Zusammenfassend

Wir schreiben das Jahr 2021, und als Immobilienunternehmen haben Sie mitten in einer Jahrhundertpandemie bereits genug Herausforderungen zu meistern. Wenn Sie bisher mit Papierakten und Ablagesystemen gearbeitet haben, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie ein Transaktionsmanagementsystem für Immobilien Ihnen dabei helfen kann, effizienter zu sein und ein schnelleres Wachstum zu gewährleisten.

Befolgen Sie die Tipps in diesem Artikel, um zu erfahren, wie Sie die beste Software für das Immobilientransaktionsmanagement für Ihr Unternehmen finden.

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