Emlakçılar Neden Bir İşlem Yönetimi Çözümüne İhtiyaç Duyarlar?

CRM'leri sıklıkla duyarız. Hatta emlak için en iyi CRM'lerin bir listesini bile hazırladık.

Ancak bazen ihmal edilen bir şey işlem yönetimidir. Ve bu utanç verici çünkü tüm gayrimenkul işleminin mümkün olduğunca sorunsuz geçmesini sağlamak, mutlu ve sadık alıcılar ve satıcılar için kesinlikle çok önemlidir.

İşte bu noktada emlak işlem yönetimi yazılımı oyununuzun zirvesinde kalmanıza gerçekten yardımcı olabilir.

İşlem yönetim sistemi tam olarak nedir? Ne tür özelliklere sahip olması gerekiyor? Ve şu anda piyasadaki en iyi seçeneklerden bazıları nelerdir? Hadi bir bakalım.

Neden Gayrimenkul İşlem Yönetim Yazılımı?

Herhangi bir gayrimenkul işlemi, birden fazla işlem, belge ve evrak içerir. Birden fazla müşteri ve komisyoncu ile çalışan bir emlak firması veya komisyoncuysanız, yönetmeniz gereken birden fazla göreviniz olmalıdır. Sözleşmelerinizin müşteri tarafından zamanında imzalanmasını sağlamak olabilir.

Veya personelinizin tamamlaması gereken görevleri takip ediyor olabilir. Başarılı bir anlaşmanın tamamlanmasından sonra brokerlerinizin aldığı komisyonu bile takip ediyor olabilir.

Tüm bunları manuel olarak yapmaya çalışmak, yalnızca küçük bir müşteri tabanınız veya az sayıda temsilciniz olana kadar yönetilebilir. İşiniz büyüdükçe ve birinci sınıf bir ekip kurdukça, kritik görevlerin atlandığını fark edeceksiniz. Bu, daha fazla hayal kırıklığı seviyelerine, fırsatların kaçırılmasına ve ardından şirket gelirinde bir kayıp anlamına gelir.

İyi bir gayrimenkul işlem yönetimi yazılımı, tüm kritik görevleri takip etmenize ve işinizi sorunsuz bir şekilde büyütmenize yardımcı olur. Özünde, kağıtsız bir işlem yönetimi yazılımı, bir emlak şirketinin dosya dolaplarını veya çevrimiçi dosya deposunu değiştirmeyi amaçlayan çevrimiçi bir sistemdir.

Gayrimenkul evrak işlerinde yer alan çeşitli karmaşık süreçlerin yönetiminde size yardımcı olmak içindir. İşlem yönetimi yazılımını kullanmak maliyetleri azaltabilir, verimliliği artırabilir ve gayrimenkul işinizi daha hızlı büyütebilir.

Gayrimenkul İşlem Yönetimi Yazılımında Dikkat Edilmesi Gereken Özellikler

Devam etmeden ve herhangi bir gayrimenkul işlem yönetimi yazılımı satın almadan önce, yazılım sistemindeki birkaç hayati özelliğe dikkat etmelisiniz. Bunlar:

1) Görev Yönetimi

Söz konusu yazılımın sağlam bir görev yönetimi modülüne sahip olup olmadığını değerlendirin. Bir emlak firması için görevleri takip etmek çok önemlidir ve bir görev yönetimi modülü, tüm emlak anlaşmalarınız için özel kontrol listesi şablonları oluşturmanıza izin vermelidir.

Bunu yapmak, aksi takdirde zaman alıcı olacak görevleri otomatikleştirmenize olanak tanır. Ayrıca ekibinizi desteklemek için özel iş akışları da oluşturabilmelisiniz.

2) Sözleşme Yönetimi

Sözleşmeler, herhangi bir gayrimenkul firmasının can damarıdır. Bununla birlikte, sözleşmelerin kağıt biçiminde veya yerel depolamada veya bulutta gelişigüzel bir şekilde saklanması bir kabus olabilir.

İyi bir gayrimenkul işlem yönetimi yazılımı, tüm sözleşmelerinizi kolayca erişilebilecek şekilde kağıtsız bir biçimde saklamanıza olanak tanıyan sağlam bir sözleşme yönetimine sahip olmalıdır.

3) Elektronik İmza

İşlem yönetimi yazılımını düşünüyorsanız, sözleşmeleri kağıtsız bir biçimde saklamak yalnızca ilk adımdır. Bir sonraki adım, elektronik imzaları uygulayabilmektir. Bunu yapmak, müşterilerinize hizmet verme konusunda şirketinizin verimliliğini artırmanıza yardımcı olacaktır.

Şirketiniz gayrimenkul anlaşmalarını daha hızlı gerçekleştirebilecek. Sonuç olarak, mülklerinizi daha hızlı ve daha verimli bir şekilde satabileceksiniz.

4) Belge Şablonları

Gayrimenkul için iyi bir işlem yönetimi yazılımı, ekibinizin kullanabileceği özelleştirilebilir belge şablonlarına sahip olmalıdır. Şablonlardan bazıları sözleşmeler, listeleme sözleşmeleri, alıcı inceleme yanıtları, teklif mektupları ve satış tapuları olabilir.

İşlem yönetimi yazılımını kullanmak, zaman kazanmanıza yardımcı olabilir, çünkü tüm kritik belgeler sadece bir tık uzağınızda olacaktır.

5) Komisyon Yönetimi

Birden fazla acentesi olan bir emlak firmasıysanız, emlak işlem yönetimi yazılımınızda komisyon yönetimi modülünün olması çok önemlidir. Komisyon yönetimi modülü, acentelerinize komisyonlarıyla ilgili tüm bilgileri sağlayacak bir araç olacaktır.

Temsilcilerinize hem bireysel hem de şirket hedefleri söz konusu olduğunda ilerlemelerini takip etmelerine yardımcı olacak güncel veriler sağlayacak kadar esnek olmalıdır.

6) İşlem İncelemesi

İyi bir işlem yönetimi yazılımının ayrıca, hem aracıların hem de denetçilerin belirli bir süre boyunca gerçekleşen tüm işlemleri gözden geçirmesine olanak tanıyan bir işlem inceleme modülü olmalıdır.

Kolayca oluşturulabilen ve çeşitli paydaşlara dağıtılabilen sağlam bir raporlama sistemine sahip olmalıdır.

Gayrimenkul işlem yönetim sisteminin faydaları nelerdir?

1) Maliyetleri Azaltın

İşlem yönetimi yazılımını kullanmak, depolama birimleri, dosya klasörleri, kağıt, toner ve fotokopi makinesi bakımı için yinelenen harcamaları azaltmanıza yardımcı olabilir. Büyük emlak firmaları, işçilik ve ofis masraflarından aylık binlerce dolar tasarruf edebilir.

2) Üretken olan en kaliteli acenteleri cezbedin ve işe alın

En kaliteli acenteler, fırsatlarıyla ilgili ayrıntılara 7 gün 24 saat erişirken her yerden çalışabilmenin keyfini çıkarır. Çok yönlü, basit ancak taşınabilir bir emlak işlem yönetimi yazılımı, temsilcilerinizin daha üretken olmalarına ve temel becerileri olan satışa odaklanmalarına yardımcı olacaktır.

3) Temsilcilerinizi Elde Tutun

Emlakçılar, etkili ancak basit araçlar ister. Temsilcilerinize hareketlilik sunan, ancak basit bir işlem yönetim sistemi, yüksek verimli acentelerinizi elde tutmada ve onları mutlu etmede etkili olacaktır.

4) Denetimi kolay olun

İyi bir işlem yönetimi yazılımı, tüm gayrimenkul işlemlerinizin takibi kolay ve eksiksiz bir denetim izini korumanıza yardımcı olur. Sonuç olarak, denetçiniz sorunsuz denetimler sağlamaya yardımcı olan doğru ve kapsamlı işlem bilgileri alacaktır.

5) Bordronuzda mutlu acenteler bulundurun

Hareketlilik sunan bir işlem yönetim sistemi mutlu temsilcilerle sonuçlanacaktır. Belgeleri görüntülemek veya imzalamak için ofise gelmek yerine, ilgili tüm belgelere mobil cihazlarından erişebilirler. Sahada kalmaya ve daha fazla komisyon kazanmaya konsantre olabilirler. Sizin için bir kazan-kazan!

İşletmeniz için en iyi gayrimenkul işlem yönetimi yazılımını nasıl buluyorsunuz?

Hangi gayrimenkul işlem yazılımının işletmeniz için en iyisi olduğunu belirlemeden önce aşağıdaki adımları izlemelisiniz:

1) Neye ihtiyacınız olduğunu bilin

Değişim her zaman karmaşıktır ve azami dikkatle yapılmalıdır. Temsilcilerinizin ve yönetici personelinizin mevcut süreçlerinizi ne kadar iyi takip ettiğinin farkında olmalısınız. Hangi araçlar ve sistemlerle zaten rahatlar? Herhangi bir yeni yazılımı kontrol etmeden önce, mevcut sürecinizin hangi bölümlerinin düzeltilmesi gerektiğini ve hangilerinin gerekmediğini belirleyin.

2) Servis sağlayıcıya uygun soruları sorduğunuzdan emin olun.

Servis sağlayıcıya sorulacak bazı kritik sorular şunlardır:

– İş ihtiyaçlarım için ürün ne kadar özelleştirilebilir?

– Ürün ağrı noktalarımı çözmeme yardımcı olacak mı?

– Çözüm ekibim için etkili olacak mı?

– Uygulama planı nedir?

– Çözüm, işletmemin uyumlu kalmasına yardımcı olacak mı?

– Çözümü uygulamak şirketim için iyi bir finansal anlam ifade edecek mi?

3) Kapsamlı bir ürün demosu edinin

Bir ürün demosu, yeni bir sistemin benzersiz iş ihtiyaçlarınızı nasıl karşılayabileceğini değerlendirmenin hayati bir parçasıdır. Düşündüğünüz herhangi bir gayrimenkul işlem yazılımının kapsamlı bir ürün demosunu aldığınızdan emin olun.

Bu, yalnızca kaygan bir PowerPoint sunumu değil, sahte verilerle gerçek sistemin bir demosu anlamına gelir.

Mevcut iş akışına göz atın ve gerçekte ne kadar özelleştirilebilir olduğu hakkında derinlemesine sorular sorun. Satış görevlileri, ödeme yaptıktan sonra uygulanacak vaat eden özelliklerle sizi taahhütte bulunmaya ikna etmeye çalışabilir.

Böyle bir açıklamanın büyük ihtimalle sadece bir satış taktiği olduğunu ve ihtiyaçlarınızı karşılamayan bir sisteme takılıp kalabileceğinizi unutmayın.

4) Ürünü Satın Almadan Önce Deneyebilir misiniz?

Herhangi bir gayrimenkul işlem yönetimi yazılımına taahhütte bulunmadan önce, her zaman hizmet sağlayıcıdan yazılımı denemenize izin vermesini istemeniz gerekir. İş süreçlerinize nasıl uyduğunu görmek için tüm özellikleri kontrol edin ve yazılımı demo verileriyle kapsamlı bir şekilde test edin.

En önemlisi, aracılarınızın ve yöneticinizin, sonunda kullanacakları yazılımı denemelerine izin verin. Ücretsiz deneme seçeneği mevcut değilse, çevrimiçi forumlarda ve endüstri gruplarında kapsamlı bir araştırma yapmalısınız.

5) Sizi Uzun Vadeli Bağlamayı Amaçlayan Sistemlerden Uzak Durun

Herhangi bir yeni yazılım sistemi söz konusu olduğunda, iki şeye karşı dikkatli olmalısınız:

1. a) Başlangıç ​​için ekonomik görünebilecek, ancak işe alım ve büyüme çabalarınız için bir engel olabilecek kullanıcı tabanlı fiyatlandırma.
2. b) Tüm verilerinizi yazılım sisteminin dışında görüntüleyebileceğiniz bir biçimde yedeklemeniz veya geri almanız için size bir yol sağlamayan tescilli sistemler.

6) Mevcut ve Eski Müşterilerden Referans Alın

Herhangi bir yeni sistem satın almadan önce hem mevcut hem de eski müşterilerden geri bildirim almanız gerekir. Düşündüğünüz işlem yönetimi yazılımının mevcut müşterileri memnun mu? Değilse, bilmeniz gereken herhangi bir eksiklik var mı?

Önceki müşterilere gelince, ihtiyaç duyulduğunda başka çözümlere geçmenin ne kadar kolay veya zor olduğunu onlardan öğrenmelisiniz.

Gayrimenkul İşlem Yönetim Yazılımı Önerileri

Bir gayrimenkul işlem yönetimi yazılımı satın almadan önce, işte bazı öneriler:

1) Skyslope

Skyslope, özelleştirilmiş kontrol listeleri ve kolaylaştırılmış bir inceleme süreci olan bir emlak işlem yönetimi yazılımı sunar.

Uyumluluk takibi ve pazar payı istatistiklerini içeren kapsamlı analitik sağlar. Ancak, ücretsiz bir deneme almazsınız ve kurulum ücretlerini ödemeniz gerekir. Dahası, yıllık bir sözleşmeye bağlısınız. Kullanıcı desteği söz konusu olduğunda, çevrimiçi bir bilgi tabanına erişme olanağına sahipsiniz.

2) Nokta Döngüsü

Dotloop, pazarlama, muhasebe ve CRM platformlarıyla bütünleşen başka bir gayrimenkul işlem yönetimi yazılımıdır. Görev listeleri ve işlem şablonları elde edersiniz. Eğitimi kapsayan bir kurulum maliyeti vardır.

Kullanıcı desteği söz konusu olduğunda, özel bir başarı yöneticisi edinirsiniz ve ayrıca çevrimiçi bir bilgi tabanından sorulara yanıt alabilirsiniz. Premium kullanıcıysanız, hafta içi günde 14 saat, hafta sonu ise günde 12 saat telefon desteği alırsınız.

3) Kağıtsız Boru Hattı

Size ücretsiz deneme, sınırsız kullanıcıyı kapsayan şeffaf fiyatlandırma ve sizi bağlayacak herhangi bir sözleşme sunmayan önde gelen emlak işlem yazılımı şirketlerinden biri. Kurulum, eğitim ve destek tamamen ücretsizdir. E-postalara mesai saatleri içinde bir saat içinde yanıt vererek e-posta ile sınırsız destek alırsınız. Paperless Pipeline'da elde ettiğiniz sektör lideri özelliklerden bazıları şunlardır:

• Özelleştirilebilir işlem kontrol listeleri
• Verileri ücretsiz yedekleme özelliği
• Özel işlem raporları oluşturun
• Belgeleri her yerden yükleme ve inceleme olanağı
• Aynı yazılımda farklı departmanlar, ofisler ve departmanlar için ayrı çalışma alanları elde edersiniz.

Özetle

Yıl 2021 ve bir emlak firması olarak, yüzyılda bir görülen bir salgının ortasında üstesinden gelmek için zaten yeterince zorluğunuz var. Kağıt dosyalar ve dosyalama sistemleri ile çalışıyorsanız, bir emlak işlem yönetim sisteminin daha verimli olmanıza ve daha hızlı büyüme sağlamanıza nasıl yardımcı olabileceğini düşünmenin zamanı geldi.

İşletmeniz için en iyi gayrimenkul işlem yönetimi yazılımını nasıl belirleyeceğinizi öğrenmek için bu makaledeki ipuçlarını izleyin.

Ve özellikle emlak pazarlaması için hazırlanmış harika bir web sitesine ihtiyacınız varsa VE ihtiyacınız olan tüm açılış sayfası oluşturma araçlarını içeriyorsa, AgentFire'ın Spark Sites'ına göz atın, art arda birkaç yıldır 1 numara.

Ve en iyi kısmı? 10 günlük deneme sürümümüzle tüm şaşırtıcı özelliklerini ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

Tüm ücretsiz ve değerli içeriğimizden haberdar olmak istiyorsanız, bültenimize abone olun. Bunun gibi değerli makaleleri ve rehberleri düzenli olarak yayınlıyoruz. Bu şekilde pazarlama becerilerinizi sürekli geliştirebilir ve daha etkili bir emlak pazarlamacısı olabilirsiniz.