Imposto sobre vendas para vendedores on-line, desmistificado

Estou disposto a apostar que você não começou a vender on-line porque estava super empolgado para navegar no mundo selvagem da conformidade com impostos sobre vendas.
Assim como a contabilidade ou a contagem de estoque, a coleta e o arquivamento do imposto sobre vendas é um daqueles aborrecimentos comerciais que você precisa resolver. Para piorar as coisas, não há imposto nacional sobre vendas, então cada estado pode governar o imposto sobre vendas, e todos fazem isso de maneira um pouco diferente.
Este guia o guiará pelo que você precisa saber como vendedor de produtos sobre impostos sobre vendas. Vamos cavar.

Quem deve recolher e declarar o imposto sobre vendas?

Quarenta e cinco estados e Washington DC têm nexo de imposto sobre vendas. Os varejistas, se você vende produtos on-line, em uma loja física ou em outro lugar, são obrigados a coletar imposto sobre vendas tributáveis ​​feitas em um estado em que tenham “nexo de imposto sobre vendas”.

O nexo de impostos sobre vendas é apenas uma maneira legal de dizer “conexão significativa” com um estado. Se você tem nexo em um estado, esse estado o considera no gancho para cobrar imposto sobre vendas aos compradores no estado. Você sempre terá um nexo de imposto sobre vendas em seu estado de origem, mas pode descobrir que certas atividades comerciais também criam nexo em outros estados. Eles incluem:

• Um local - um escritório, armazém, loja ou outro local físico de negócios
• Pessoal - um funcionário, contratado, vendedor, instalador ou outra pessoa trabalhando para sua empresa
• Inventário - A maioria dos estados considera armazenar estoque no estado para causar nexo, mesmo que você não tenha outro local de negócios ou pessoal
• Afiliados – Alguém que anuncia seus produtos em troca de uma parte dos lucros cria nexo em muitos estados
• Um relacionamento de envio direto - Se você tiver um envio de terceiros para seus compradores, poderá criar um nexo
• Venda de produtos em uma feira ou outro evento - Alguns estados consideram que você tem nexo, mesmo que você venda apenas temporariamente

Para ajudá-lo a determinar se suas atividades comerciais fornecem ou não nexo de imposto sobre vendas, você pode descobrir o que as leis de cada estado têm a dizer sobre nexo aqui.

O que estou vendendo é tributável?
A grande maioria dos produtos que você vende será tributável. No entanto, os estados podem decidir o que consideram tributável e não tributável, portanto, alguns estados podem considerar coisas como mantimentos, roupas ou livros didáticos como não tributáveis. Você pode descobrir mais sobre o que seu estado considera tributável e não tributável aqui.

Registre-se para uma licença de imposto sobre vendas
Se você tem nexo em um estado e vende produtos tributáveis, seu próximo passo é se registrar para uma autorização de imposto estadual sobre vendas.

Não pule esta etapa! Os estados consideram ilegal a cobrança de impostos sobre vendas sem autorização, independentemente de suas intenções.

Quando você se registra, seu estado lhe atribuirá uma frequência de arquivamento – geralmente mensal, trimestral ou anual. Como regra geral, quanto mais vendas você fizer em um estado, mais frequentemente esse estado desejará que você arquive.

Você pode encontrar instruções sobre como se registrar para uma autorização de imposto sobre vendas em cada estado aqui.

Recolher o imposto sobre vendas
Depois de obter sua permissão de imposto sobre vendas, o próximo passo é coletar o imposto sobre vendas de seus compradores em seu estado ou estados do nexo.
Certifique-se de configurar a cobrança de impostos sobre vendas em todos os seus canais de vendas em todos os estados do nexo. Além disso, certifique-se de levar em consideração coisas como a taxa de envio. Mais uma vez – cada estado é diferente, e isso inclui legislar se os vendedores devem ou não incluir impostos sobre vendas nas taxas de envio que cobram dos compradores. (Dica profissional: você pode esquecer de se preocupar com isso se tiver frete grátis para seus clientes!)

Os carrinhos de compras on-line mais estabelecidos permitem que você colete impostos sobre vendas de seus compradores. Você pode ver guias para configurar a cobrança de impostos sobre vendas nos principais carrinhos de compras online aqui.

Informe quanto imposto sobre vendas você coletou
Em breve, essa data de vencimento do imposto sobre vendas mensal, trimestral ou anual chegará. Agora é hora de relatar quanto imposto sobre vendas você coletou para que você possa se preparar para apresentar uma declaração de imposto sobre vendas ao estado.

Esta é uma das partes mais complicadas do imposto sobre vendas, porque os estados tornam isso difícil. Eles não apenas querem saber quanto de imposto sobre vendas você coletou, eles querem que você o divida por condado, cidade e outro distrito tributário especial.

Isso pode ser especialmente oneroso para os vendedores on-line, porque na maioria dos estados você é obrigado a recolher o imposto sobre vendas à alíquota do imposto sobre vendas da localização do seu comprador, e isso pode variar muito em todo o estado.

É aqui que entra uma boa solução de automação de impostos sobre vendas. Você pode conectar todos os carrinhos de compras on-line e mercados nos quais você vende, e sua solução de automação de impostos sobre vendas fornecerá um relatório pronto para declaração de impostos sobre vendas. Tudo que você precisa fazer é inserir os números em sua declaração de imposto sobre vendas e arquivar online! Ou, se você realmente nunca mais quiser tocar em uma declaração de imposto sobre vendas, você pode até mesmo arquivar automaticamente suas declarações de imposto sobre vendas na maioria dos estados.

E por falar em arquivamento…

Concluir: arquivar suas declarações de imposto sobre vendas
Quando a data de vencimento do seu imposto sobre vendas chegar, é hora de apresentar suas declarações de imposto sobre vendas. Se você não optar por AutoFile com uma solução de automação de impostos sobre vendas, a maioria dos estados exige que você faça isso online, por meio da autoridade tributária de seu estado (geralmente chamada de “Departamento de Receita [Estadual]”).

Mantenha estas duas coisas em mente ao arquivar:
• Sempre arquivar “devoluções zero” – Faça uma devolução mesmo que você não tenha feito uma venda ou cobrado um centavo de imposto sobre vendas no período de arquivamento anterior. Os estados querem ouvir de você mesmo que você não tenha nenhuma remessa de impostos sobre vendas, e arquivar o arquivo pode até resultar em penalidades e multas.
• Não se esqueça dos descontos nos impostos sobre vendas – Cerca de metade dos estados com impostos sobre vendas percebem que a cobrança de impostos sobre vendas sobrecarrega os vendedores. Para isso, eles permitem que os vendedores mantenham uma parcela muito pequena (geralmente de 1 a 3%) do imposto sobre vendas que coletaram dos clientes. Mas isso só é permitido se você arquivar a tempo. Portanto, certifique-se de marcar seu calendário e reivindicar seu dinheiro grátis! Veja uma lista de estados com descontos de impostos sobre vendas aqui.

E é isso! Agora você está bem familiarizado com os fundamentos do imposto sobre vendas. Para muito mais, leia nosso Sales Tax 101 for Online Sellers Guide ou junte-se a nós em nosso grupo do Facebook Sales Tax for eCommerce Sellers!
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