16 dicas para uma reunião de almoço bem-sucedida

À medida que mais e mais reuniões de negócios saem das salas de conferência para ambientes mais casuais, como reuniões de almoço, há algumas coisas importantes a serem lembradas. Ter um almoço bem-sucedido pode trazer muitos benefícios, pois pode ser um pouco mais descontraído e informal, e você pode ter conversas mais francas.

Para ajudá-lo a maximizar suas chances de sucesso, reunimos o guia definitivo para reuniões de almoço, repleto de dicas e truques úteis.

O que é uma Reunião de Almoço de Trabalho?

Uma reunião de almoço de trabalho é uma parte simples da vida profissional e pode assumir várias formas. Você pode ter reuniões de trabalho fora do escritório indo a um restaurante próximo.

Ou se você estiver conhecendo um cliente em potencial, levá-lo para almoçar pode ajudá-lo a conhecê-lo melhor de uma maneira mais casual, e você pode conduzir a reunião em território neutro. Como alternativa, você pode convidar participantes para um almoço de reunião no escritório, como fazer um almoço em uma sala de conferências.

Por que você deve ter reuniões regulares de almoço

Se você optar por almoçar no escritório ou ir a um restaurante, um almoço de trabalho pode ser uma ótima maneira de falar sobre questões urgentes em um ambiente mais informal. É um passo simples que você pode dar para ajudar a estabelecer um relacionamento, conhecer um ao outro e pode ser uma boa mudança que aumenta o moral.

Veja por que você deve considerar fazer das reuniões de almoço uma ocorrência regular:

1. Pé de igualdade: um almoço de negócios pode ajudar a equalizar a situação, principalmente com clientes em potencial ou funcionários mais juniores, dando-lhes a chance de relaxar.
2. Reúna os funcionários: almoços de negócios regulares fora do escritório são uma ótima maneira de se unir em equipe e se reunir fora de apenas ir às mesas uns dos outros e conversar durante uma refeição.
3. Fácil de agendar: Ao contrário das reuniões matinais ou noturnas, o almoço tende a ser relativamente simples de agendar e dá às pessoas tempo para retornar a outros trabalhos agendados posteriormente.
4. Território neutro: se você estiver se reunindo com clientes em potencial ou tiver um assunto mais delicado para discutir, um almoço fora do escritório pode ser mais propício para discussões confidenciais.
5. Evento social: os almoços tendem a ser mais sociais de qualquer maneira, portanto, até mesmo organizar um evento informal no escritório ou pedir refeições para a equipe pode ajudar a elevar o moral e incentivar as equipes a conversarem com outras pessoas em um ambiente mais casual.
6. Mostra apreço: Esteja você tratando clientes ou funcionários com comida, é sempre um gesto apreciado que pode ajudar a construir boa vontade no relacionamento.

16 dicas para o almoço perfeito

Então, agora que estabelecemos por que as reuniões de almoço podem ser benéficas, aqui estão alguns conselhos úteis para tornar sua próxima reunião um sucesso!

1. Envie convites online e com antecedência

Certifique-se sempre de formalizar todos os planos de almoço com um convite online e enviá-lo com antecedência. Mesmo que você tenha conversado sobre isso pessoalmente ou por telefone, ter o convite online sincronizado com a agenda de alguém com antecedência aumenta a probabilidade de que eles estejam cientes do evento e participem.

2. Escolha o local perfeito

Onde você hospeda seu almoço faz uma enorme diferença para um almoço de negócios. Geralmente, é sempre melhor se encontrar fora do escritório, pois é mais fácil ser sincero e é menos provável que você seja interrompido. Se ir a um restaurante for um desafio, considere bloquear uma parte do escritório.

Ao escolher restaurantes para almoço de negócios, considere:

• Como é conveniente para os participantes
• Se os menus podem atender a restrições alimentares
• Permite fazer uma reserva e/ou tem uma ampla sala de estar para que não tenha de esperar por uma mesa

3. Escolha opções de comida fáceis de comer

Se você estiver encarregado de escolher um local, verifique o menu antes de fazer sua seleção. Idealmente, o almoço deve ser uma refeição mais leve, caso contrário, todos ficarão lentos para voltar ao trabalho e não muito bagunçados para evitar derramamento. Opte por menus que só comem garfos, pois serão os mais fáceis de gerenciar.

4. Reserve sua mesa com antecedência

Se possível, tente reservar sua mesa com antecedência. Fazer uma reserva garante que você tenha assentos garantidos durante a hora do almoço e não terá que deixar seu convidado esperando. Também ajuda a agilizar as coisas e mantê-lo funcionando a tempo, já que todo o grupo precisa chegar a tempo para fazer a reserva.

5. Anuncie as opções do menu antes do almoço de negócios

Depois de fazer sua seleção, você deve enviar o menu aos participantes com antecedência. Dessa forma, todos podem estar cientes do que vão comer, e restrições/problemas alimentares podem ser sinalizados com antecedência. Se você planeja pedir antes no restaurante ou servir comida, deixe os participantes fazerem suas seleções primeiro.

6. Certifique-se de que todos tenham o mesmo número de cursos

Parte de um almoço de negócios bem-sucedido é garantir que todos estejam comendo em velocidades relativamente semelhantes e que ninguém seja esquecido. Ter um número definido de cursos com antecedência evita esses problemas e garante que todos recebam tratamento semelhante.

7. Escolha um facilitador para conduzir os negócios

Antes do almoço, selecione uma pessoa para ser o facilitador do almoço de negócios. durante a refeição. O que isso significa é que é responsabilidade deles trazer à tona questões, ou levar a discussão da conversa fiada aos detalhes concretos. Isso ajuda a manter as coisas nos trilhos, especialmente quando você está tentando conciliar vários objetivos.

8. Sempre chegue cedo a um almoço de negócios

Chegar cedo ao local do almoço é bom por dois motivos. Em primeiro lugar, permite identificar e sinalizar possíveis problemas com assentos ou refeições antes da chegada da sua festa e, em segundo lugar, a pontualidade sempre cria uma boa impressão.

9. Espere todos chegarem antes de se sentar

Idealmente, todo o seu grupo deve estar presente antes de se sentar para tornar a reunião o mais tranquila possível e fazer com que todos comecem suas refeições juntos. Se isso não for possível, tente fazer com que o organizador se sente de frente para a porta para que eles possam receber as chegadas tardias à mesa.

10. Preste atenção à etiqueta de jantar

Para tornar sua reunião de almoço o mais bem-sucedida possível, seguir a etiqueta de jantar é extremamente importante para causar uma boa impressão. Coisas importantes a serem lembradas incluem:

• Encomende itens fáceis de encontrar que não farão bagunça
• Não comece a comer até que a comida dos outros chegue
• Deixe o telefone de lado durante o almoço ou, pelo menos, coloque-o no modo silencioso

11. NÃO beba em uma reunião de almoço de negócios!

Beber em um almoço de negócios durante o dia geralmente é uma má ideia. Pode ser considerado pouco profissional pelo seu cliente e, como todos precisarão voltar ao trabalho depois, pode não refletir bem. Não ofereça para comprar bebidas durante a reunião e evite beber quando oferecido por um convidado e mantenha a reunião produtiva.

12. Mantenha o foco e discuta os tópicos pretendidos

Almoços de negócios tendem a ser um equilíbrio delicado. Você quer ficar no caminho certo e discutir assuntos importantes, mas também não quer alienar ninguém indo direto ao ponto. A melhor maneira de alcançar esse equilíbrio. Você pode discutir a agenda por curso para mais foco. Você também pode começar o almoço com alguns quebra-gelos ou conversa fiada geral para criar um relacionamento antes de iniciar os negócios.