As razões cruciais para manter negócios e finanças pessoais separados
Publicados: 2020-09-25Se você é como muitos empreendedores, provavelmente usou suas próprias finanças para iniciar seu negócio e não se preocupou em abrir uma conta bancária separada. No entanto, se você começou seu negócio como um negócio paralelo, queria testar uma ideia de negócio ou está trabalhando como contratado independente, misturar negócios e finanças pessoais nunca é uma boa ideia. Quando você começa a ganhar dinheiro e/ou acumular despesas, está correndo riscos desnecessários.
Mantendo negócios e finanças pessoais separados
À medida que o negócio cresce, é crucial estabelecer limites entre o seu negócio e as finanças pessoais. Aqui está o que você precisa saber:
Passatempo vs. O negócio
O IRS assume que as empresas são iniciadas para obter lucro. Os hobbies podem ou não dar lucro. Quaisquer lucros que você faça com seu hobby são listados como renda em suas declarações de impostos pessoais e você deve pagar impostos sobre eles. A desvantagem de um hobby é que você não pode reivindicar quaisquer deduções comerciais para despesas que você possa incorrer relacionadas ao hobby.
Se você deseja reivindicar despesas comerciais como deduções, deve relatar qualquer receita ou perda em um Anexo C (Formulário 1040). Manter negócios e finanças pessoais separados apoia sua intenção de realmente administrar um negócio e não um hobby aos olhos do IRS, permitindo que você faça essas deduções.
Escolhendo uma Entidade Empresarial
A estrutura legal da sua empresa também exige que você mantenha as finanças pessoais e comerciais separadas. Se você configurar sua empresa como uma corporação ou Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC), a empresa é considerada uma entidade legal separada e, portanto, requer um livro contábil e contas bancárias separadas. Se você estruturou seu negócio como uma empresa individual e todos os lucros/perdas estão vinculados a você pessoalmente, é ainda mais essencial manter negócios e finanças pessoais separados caso o IRS decida auditá-lo. Uma auditoria exige que você divulgue provas de suas despesas e receitas comerciais, por isso é importante manter bons registros. Registros financeiros de negócios separados também facilitam o gerenciamento de contas e responsabilidades fiscais.
As empresas não correm apenas o risco de uma auditoria do IRS. Outras agências estaduais e federais podem solicitar registros financeiros em relação ao registro, conformidade corporativa, emprego e impostos sobre vendas.
Financiamento da Lei CARES
Quando o COVID-19 chegou e o governo criou a Lei CARES, pequenas e grandes empresas em todo o país se esforçaram para reunir a papelada para solicitar financiamento de ajuda a desastres. As empresas com sua documentação financeira e legal pronta para ir tiveram a primeira chance do dinheiro. As empresas que lutam para mostrar lucros e perdas do negócio ficaram de fora. Além disso, alguns credores exigiam que as empresas tivessem contas bancárias comerciais, enquanto outros aceitavam apenas empresas incorporadas.
Se você teve a sorte de receber dinheiro do Programa de Proteção ao Contracheque (PPP) e/ou do Empréstimo por Desastres por Acidentes Econômicos (EIDL), você acabará sendo obrigado a mostrar como o dinheiro foi gasto. O Departamento de Justiça já abriu processos de fraude contra empresas que receberam financiamento de socorro e gastaram o dinheiro em despesas ilegítimas.
O PPP exige que 75% do empréstimo seja utilizado para custeio da folha de pagamento; 25 por cento podem ser usados para aluguel, juros e utilidades comerciais. Os fundos do EIDL devem ser usados para dívidas fixas (aluguel, etc.), folha de pagamento, contas a pagar e outras contas não pagas devido a desastres. Quando seu credor volta para você para provar para que os fundos foram usados, ter finanças separadas é ainda mais crucial para provar que os fundos foram alocados adequadamente.
Empreiteiros Independentes e o AB5
Para contratados independentes, agora mais do que nunca, é importante mostrar as finanças empresariais como separadas das finanças pessoais. A partir de 1º de janeiro de 2020, o Assembly Bill 5 da Califórnia (ou AB5) exige novas diretrizes para determinar se um trabalhador é considerado um contratado independente ou um funcionário. Até agora, a reação dos empregadores e contratados independentes resultou em muitas categorias sendo isentas do AB5 – mais recentemente escritores e tradutores freelancers.
No entanto, muitos contratantes terão o ônus da prova para manter seu status independente. Para ser considerado um contratado independente, a pessoa deve demonstrar que controla seu próprio tempo, tarefas e técnicas; trabalhar em uma indústria separada; e estabeleceram operações comerciais. Manter negócios separados e finanças pessoais ajuda bastante nessa posição.
Muitos contratados independentes também estão mudando a estrutura legal de seus negócios, estabelecendo uma corporação ou LLC. Como uma entidade legal separada, o trabalho que está sendo feito é pago à empresa e não ao indivíduo, provando ainda que o contratado não é um funcionário.
Em todo o país, a classificação para os trabalhadores da economia gig está sob escrutínio minucioso. Manter as finanças separadas, configurar o negócio como uma entidade separada e manter bons registros pode manter seu negócio protegido contra riscos desnecessários.
O véu corporativo
Conforme observado acima, quando você forma uma LLC ou corporação, isso significa que a empresa é considerada sua própria entidade legal e os acionistas, executivos e diretores não serão pessoalmente responsabilizados pelas ações da corporação. Para manter esse “Véu Corporativo” ou “Escudo Corporativo” em vigor, a empresa é responsável por quaisquer dívidas e responsabilidades legais incorridas e deve manter suas próprias finanças.
Quando mantida em situação regular, a personalidade jurídica ajuda a proteger os proprietários de ter que entregar bens pessoais para pagar as dívidas ou resolver as questões legais da empresa. Se um tribunal determinar que a corporação ou LLC comprometeu a separação, isso é chamado de “perfuração” ou “levantamento” da personalidade jurídica e a proteção de responsabilidade não se aplica mais. Misturar negócios e finanças pessoais é uma maneira de os empresários colocarem o véu corporativo em risco. Uma vez que o véu corporativo é perfurado, os indivíduos por trás da entidade comercial são pessoalmente responsáveis por quaisquer dívidas ou irregularidades legais da empresa.
Outras maneiras de furar o véu corporativo são deixar de manter LLC ou registros corporativos exigidos pelo estado, usar ativos comerciais para fins pessoais, pagar compras pessoais com um cartão de crédito da empresa e garantir pessoalmente um empréstimo comercial ou usar bens pessoais como garantia para um empréstimo comercial.
Não apenas as finanças pessoais e comerciais devem ser mantidas separadas, a empresa também deve conduzir toda a correspondência comercial usando o nome da empresa, incluindo propostas, contratos, faturas, recibos de vendas, materiais de marketing e todos os documentos financeiros.
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