I motivi cruciali per mantenere separati affari e finanze personali
Pubblicato: 2020-09-25Se sei come molti imprenditori, probabilmente hai utilizzato le tue finanze per avviare la tua attività e non ti sei preoccupato di aprire un conto bancario separato. Tuttavia, sia che tu abbia avviato la tua attività come un trambusto secondario, desideri testare un'idea imprenditoriale o lavori come appaltatore indipendente, mescolare affari e finanze personali non è mai una buona idea. Una volta che inizi a fare soldi e/o ad accumulare spese, stai correndo rischi inutili.
Tenere separati affari e finanze personali
Man mano che l'azienda cresce, è fondamentale stabilire dei confini tra la tua attività e le tue finanze personali. Ecco cosa devi sapere:
Hobby vs. Affare
L'IRS presume che le aziende inizino a realizzare un profitto. Gli hobby possono o meno realizzare un profitto. Tutti i profitti che guadagni dal tuo hobby sono elencati come entrate nelle tue dichiarazioni dei redditi personali e devi pagare le tasse sul reddito su di esse. Lo svantaggio di un hobby è che non puoi richiedere eventuali detrazioni aziendali per le spese che potresti sostenere in relazione all'hobby.
Se si desidera richiedere le spese aziendali come detrazioni, è necessario segnalare qualsiasi reddito o perdita su un Allegato C (Modulo 1040). Tenere separati affari e finanze personali supporta la tua intenzione di gestire effettivamente un'impresa e non un hobby agli occhi dell'IRS, permettendoti di fare quelle detrazioni.
La scelta di un'entità aziendale
La struttura legale della tua attività richiede anche di mantenere separate le finanze aziendali e personali. Se imposti la tua attività come società o società a responsabilità limitata (LLC), l'attività è considerata un'entità legale separata e pertanto richiede un registro contabile e conti bancari separati. Se hai strutturato la tua attività come una ditta individuale e tutti i profitti/perdite sono legati a te personalmente, è ancora più essenziale mantenere separate le finanze aziendali e personali nel caso in cui l'IRS decida di controllarti. Un audit richiede di rivelare la prova delle spese e delle entrate aziendali, quindi è importante tenere buoni registri. Registri finanziari aziendali separati semplificano anche la gestione delle bollette e delle responsabilità fiscali.
Le aziende non sono solo a rischio di un audit da parte dell'IRS. Altre agenzie statali e federali potrebbero richiedere documenti finanziari per quanto riguarda la registrazione, la conformità aziendale, l'occupazione e le tasse sulle vendite.
Finanziamento della legge CARES
Quando il COVID-19 ha colpito e il governo ha creato il CARES Act, le piccole e grandi imprese in tutto il paese si sono affrettate a mettere insieme le scartoffie per richiedere finanziamenti per i soccorsi in caso di calamità. Le aziende con le loro scartoffie finanziarie e legali pronte per l'uso hanno avuto il primo colpo di fortuna. Le aziende che lottano per mostrare profitti e perdite dal business hanno perso. Inoltre, alcuni istituti di credito richiedevano alle aziende di avere conti bancari aziendali, mentre altri accettavano solo aziende incorporate.
Se sei stato abbastanza fortunato da ricevere denaro dal Paycheck Protection Program (PPP) e/o dall'Economic Injury Disaster Loan (EIDL), alla fine ti verrà richiesto di mostrare come sono stati spesi i soldi. Il Dipartimento di Giustizia ha già avviato casi di frode contro le imprese che hanno ricevuto finanziamenti per i soccorsi in caso di calamità e hanno speso i soldi per spese illegittime.
Il PPP richiede che il 75% del prestito debba essere utilizzato per i costi del personale; Il 25 percento può essere utilizzato per l'affitto, gli interessi e le utenze aziendali. I fondi EIDL devono essere utilizzati per debiti fissi (affitto, ecc.), buste paga, conti da pagare e altre fatture non pagate a causa di un disastro. Quando il tuo prestatore torna da te per la prova dell'uso dei fondi, avere finanze separate è ancora più cruciale per dimostrare che i soldi sono stati assegnati correttamente.
Appaltatori indipendenti e AB5
Per i contraenti indipendenti, ora più che mai, è importante mostrare le finanze aziendali come separate dalle finanze personali. A partire dal 1 gennaio 2020, l'Assemblea Bill 5 (o AB5) della California richiede nuove linee guida per determinare se un lavoratore è considerato un appaltatore indipendente o un dipendente. Finora, il contraccolpo da parte di datori di lavoro e appaltatori indipendenti ha portato molte categorie a essere esentate dall'AB5, più recentemente scrittori e traduttori freelance.
Tuttavia, molti appaltatori avranno l'onere della prova di mantenere il loro status di indipendenza. Per essere considerato un appaltatore indipendente, la persona deve dimostrare di controllare il proprio tempo, compiti e tecniche; lavorare in un settore separato; e hanno stabilito operazioni commerciali. Mantenere separate le finanze aziendali e personali fa molto per sostenere quella posizione.
Molti appaltatori indipendenti stanno anche cambiando la struttura legale delle loro attività creando una società o LLC. In quanto persona giuridica separata, il lavoro svolto viene pagato all'azienda e non all'individuo, dimostrando ulteriormente che l'appaltatore non è un dipendente.
In tutto il paese, la classifica dei lavoratori della gig economy è sotto stretto controllo. Tenere le finanze separate, impostare l'attività come entità separata e tenere buoni registri può proteggere la tua attività da rischi inutili.
Il velo aziendale
Come indicato sopra, quando si forma una LLC o una società significa che l'azienda è considerata come una propria entità legale e gli azionisti, i funzionari e i direttori non saranno ritenuti personalmente responsabili delle azioni della società. Al fine di mantenere in essere quel "velo aziendale" o "scudo aziendale", l'azienda è responsabile per eventuali debiti e responsabilità legali in cui incorre e deve mantenere le proprie finanze.
Se mantenuto in regola, il velo aziendale aiuta a proteggere i proprietari dal dover cedere beni personali per pagare i debiti o risolvere le questioni legali dell'azienda. Se un tribunale determina che la società o LLC ha compromesso la separazione, si parla di "piercing" o "sollevamento" del velo aziendale e la protezione della responsabilità non si applica più. Mescolare affari e finanze personali è un modo in cui gli imprenditori mettono a repentaglio il velo aziendale. Una volta che il velo aziendale è stato trafitto, le persone dietro l'entità aziendale sono quindi personalmente responsabili di eventuali debiti o illeciti legali dell'azienda.
Altri modi per perforare il velo aziendale sono il mancato mantenimento della LLC o dei registri aziendali richiesti dallo stato, l'utilizzo di beni aziendali per scopi personali, il pagamento di acquisti personali con una carta di credito aziendale e la garanzia personale di un prestito aziendale o l'utilizzo di proprietà personali come garanzia per un prestito d'affari.
Non solo le finanze aziendali e personali devono essere mantenute separate, l'azienda dovrebbe anche condurre tutta la corrispondenza commerciale utilizzando il nome dell'azienda e ciò include proposte, contratti, fatture, ricevute di vendita, materiali di marketing e tutti i documenti finanziari.
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